Manolo Alvarez: Blog

Consistencia, el camino mas directo a la productividad

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Todo empieza con la la idea que tenemos  de que ser mas productivos es hacer mas cosas cada día. Este no es el caso. Ser ma productivos significa constantemente hacer las cosas mas importantes. Debemos recordar que en todo momento, sin importar que sea en lo que estamos trabajando, las cosas  realmente  importantes son pocas. Nos debemos entrenar para poderlas identificar.

Ser productivo implica mantener una velocidad promedio constante en unas cuantas cosas y no llevar mil cosas a toda velocidad.

Es por esto que la estrategia es importante. Si hacemos las cosas importantes a la primer hora del día, todos los días podremos terminar algo que es importante. No se ustedes, pero para mi la fuerza de voluntad es bastante mas fuerte por la mañana. Adicionalmente a esta hora del día aún no han salido tareas del “día a día” que deben ser atendidas dejando así bastante tiempo sin interrupciones para poder trabajar en nuestras prioridades.

Así que para ser mas productivos la clave esta en ser consistentes. Lograr terminar 2 a 3 tareas de las mas importante de una manera perseverante todos los días. La mejor manera de hacer esto es todos los días alocar de 1 a 2 horas (preferiblemente temprano por la mañana) para mantener un avances constante en lo que realmente nos importa.

Esta idea está tomada del artículo The Only Productivity Tip You’ll Ever Need de James Clear.

Como se diferencian las actividades de diversión de las actividades productivas

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En nuestra vida todos dedicamos tiempo a actividades que podemos considerar de productividad o de diversión. Una actividad productiva es algo que usualmente hacemos todos los días  y mientras mejor la ejecutamos, mejores resultados tenemos. Una actividad de diversión es algo nuevo que hacemos con el fin de  entretenernos y la calidad con que la hacemos no es importante, en este tipo de actividad la profundidad de la experiencia es lo que cuenta.

Las actividades de productividad se relacionan con el ahorro de tiempo en la toma de decisiones y la eficiencia con que podemos lograr resultados. Por ejemplo, que camino tomar al trabajo, donde hacer ejercicio, como revisar el email, etc.

Las actividades de diversión se relacionan con un sentido de  sorpresa, la felicidad  y la experiencia que se tiene como persona en el mundo. Por ejemplo, que película ir a ver, a donde tomar unas vacaciones o con que persona salir.

Para aclarar un poco mas esto evaluemos la decisión de comer algo. Si lo que vas a comer lo vas a seleccionar en base  a un objetivo de nutrición (estas entrenando deporte, etc.) la variedad se reduce y el proceso se vuelve una rutina. Si sales a comer con tu pareja la decisión es mas por diversión, las opciones se expanden y se vuelve una decisión de variedad.

Así que si te quieres divertir busca la mayor cantidad de opciones y variedad posible. Sal de la rutina y experimenta profundamente lo que estés haciendo. Si vas a ser productivo busca la rutina, reduce las decisiones a tomar e igual metete de lleno en lo que vayas a hacer.

Algunos tips para despertarte temprano

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Desde dichos populares hasta artículos científicos, está claro que los beneficios de despertar temprano son muchos. Por mi experiencia y la plática con muchas personas, sé que esto es algo muy importante para un alto % de las personas. Recientemente he empezado a medir un poco que tan bien estoy durmiendo utilizándola app Sleep Cycle para iPhone. Estoy muy interesado en ver como la calidad de mi sueño afecta mi rendimiento en los deportes y el trabajo.

Dados mis propios experimentos y el interés que he visto en varias personas en el tema copio acá un infographic muy interesante que lista varios tips para dormir mejor:

Los tips mas importantes según el infographic son:

  • Planea un buen desayuno, tendrás algo que esperar al despertarte.
  • Toma agua antes de acostarte, te relaja y rejuvenece.
  • Utilizada una frazada que te mantenga caliente, la temperatura ideal para dormir es entre 62 y 70 F.
  • No dejes tu alarma cerca, te obligará a levantarte cuando suene.
  • Duerme en obscuridad total, la melatonina (hormona del sueño) es producto de la obscuridad.
  • Planea tus actividades mas importantes en la mañana, para estar entusiasmado de empezarlos a hacer desde temprano!

Para cerrar el tema y hacer énfasis en la melatonina, menciono un experimento en el cual se midió la calidad del sueño versus que tan obscuro está el cuarto. Se encontró que mientras mas obscuro es el cuarto, mejor duermen las personas y mas descansadas amanecen. La luz de una pequeña linterna alumbrando la pierna de una persona afecta la calidad del sueño ya que la piel la detecta y esto afecta la producción de la melatonina!

El ejercicio como plataforma para el trabajo creativo

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Hacer un par de días escribí sobre lo beneficioso que puede ser quedarte en modo creativo por la mañana y aprovechar este tiempo para hacer tu mejor trabajo. Hoy quiero complementar esta idea agregando el ejercicio a la mezcla.

Es interesante que esta idea me vino analizando un poco todo lo que he estado escribiendo acá en el blog. La constancia que he tenido de escribir mas o menos con regularidad me ha ofrecido los datos necesarios para ver cuando escribo mejor y cuando no. Revisando algunas variables como que tan inspirado me siento al escribir, que tan fácil fluyen los artículos, que tan bien redactados están, cuantas faltas de ortografía tienen y que tan bueno es el contenido debo decir que los mejores son los que escribo unos 30 minutos después de salir a correr.

El ejercicio Arecibo oxigena el cerebro y libera varios químicos que nos hacen sentir mas relajados y felices. Esto seguro lleva a mayor creatividad. Nuestros pulmones y corazón trabajan de manera mas eficiente por lo que seguro sentimos mas energía. Finalmente, el hacer ejercicio promueve un mejor sueño, dormimos mejor. Al estar mas descansados tenemos mas energía para el trabajo que queremos hacer.

Así que si estás buscando mejorar tu rendimiento y lograr mas con las horas disponibles que tienes de trabajo, puede ser que el ejercicio periódico puede ser justo lo que te haga falta.

Ser creativo vs ser reactivo, no veas tu email temprano en la mañana

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En lo personal he empezado muchas de mis mañana revisando mi email, viendo que está pasando y “poniéndome al día”. Considero que las mañanas, en especial antes de las 7:00am, son mis momentos mas creativos, inspiradores y productivos. Es acá cuando hago mi mejor trabajo.

Recientemente leí que la mente al recién despertar está en un estado de creatividad muy fuerte. Está terminando de procesar toda la información que se genera mientras dormimos en el subconsciente. Las probabilidades dicen que en este estado podemos encontrar las soluciones mas creativas a los problemas mas complejos que tenemos.

¿Que es lo que pasa si vemos nuestro email o consumimos cualquier tipo de información temprano por la mañana? Interrumpimos nuestro proceso creativo y entramos en un modo reactivo. El consumo de toda esta información o ponernos al tanto de “que está pasando” nos cambia el estado de creativo a reactivo. Empezamos a responder mails, devolver llamadas, apagar fuegos, en fin, a reaccionar a los estímulos que recibimos a través de esta información que recibimos.

Mi experiencia me dice que lo mejor que podemos hacer para empezar bien temprano por las mañanas es primero tener unos 30 minutos de meditación o contemplación en silencio. Darnos ese tiempo para pensar en los grandes temas a resolver. Escuchar a nuestro subconsciente y dejar que nuestro estado natural de creatividad fluya.

Luego de esto dedica 1 hora a realizar el trabajo creativo que mas impacto puede tener en lo que sea que haces. Luego de esto ya puede ser conveniente ver el “email” y empezar a responder todos esos estímulos que sin duda queremos responder para operar bien en el día a día.

Yo trato de empezar me día de trabajo a las 5:00am. No siempre lo logro. Ustedes, ¿a que hora arrancan? ¿Cual creen que es la mejor hora?

La lista de por hacer versus la lista de completados

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Hay infinitas aplicaciones, metodologías, estrategias, etc. a cerca de como subir la productividad y ser mas efectivos utilizando las famosas listas por hacer o “to do lists. Todo diseñado para ayudarnos a planear que tareas debemos completar y en que orden. Aunque todas las aplicaciones y metodologías son muy diferentes, todas tienen algo en común: Todas desaparecen o sacan de el protagonismo las tareas que han sido completadas (grayed out, strike through, etc.).

Pensando un poco en lo bien que nos hace sentir completar tareas y ver todo el avance que hemos realizado creo que no es una mala idea ofrecer a nuestros equipos de trabajo un app o un lugar en donde puedan tener una lista de completados o un “done list” en el cual se muestre con orgullo todo el trabajo que ha sido orgullosamente completado.

Una “to do list” siempre sigue creciendo y en cuanto se completa algo se pierde y aparece algo nuevo que hacer. En un “done list” cada vez que algo se completa la lista crece y se agrega un nuevo “trofeo” al área de logros. Creo que esto puede ser un gran motivador para nuestros equipos y tener un impacto significativo en su productividad.

¿Que tal les parece la idea?

De las malas prácticas y por qué los periódicos son tan grandes

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No se si alguna vez te has preguntado por qué los periódicos son de papel grande. Yo pr muchos años pensé que tenía que ver con que producir en papel mas grande de una u otra manera reducía los costos. La realidad es que mi premisa no es correcta. De hecho, imprimir el periódico en papel mas grande resulta mas caro!

Pero entonces, ¿por que se hace así? Porque en 1,712, hace mas de 300 años, el gobierno inglés puso un impuesto a los periódicos que se cobraba de acuerdo a la cantidad de páginas que tenía el periódico. Por ende, mas grandes las páginas, menos páginas, menos impuesto. Lo realmente interesante es que cerca de 1,800 este impuesto fue eliminado. No obstante, al día de hoy, seguimos con el mismo tamaño de periódico!

A lo que voy con esto es que tenemos que tener mucho cuidado con lo que se considera una “mejor práctica”. Puede que está en realidad sea una mal práctica. Creo que puede ser una muy buena idea cuestionar cualquier proceso, sistema, métrica, etc. para siempre encontrar cual es el propósito que está sirviendo. Si el propósito no está alineado con un mejor resultado, la mejor “práctica” debe ser reemplazada al igual que el tamaño en que se imprimen los periódicos debiera ser reemplazado por uno mas pequeño.

Los bosques no existen, una lección en administración de proyectos

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Conforme los proyectos se vuelven más complejos y la cantidad de tareas individuales que los componen crece, el stress relacionado con manejar el proyecto indudablemente crece. Nos sentimos abrumados y muchas veces ni siquiera sabemos por donde empezar. Las dependencias, los recursos, la ruta crítica, las fechas de entrega, los cambios de prioridad, etc. Es un verdadero caos.

Hablemos entonces, de arboles y bosques para encontrar un poco de serenidad y una metodología muy simple para administrar proyectos grandes. Si lo pensamos bien, en realidad los bosques no existen. Un “bosque” tan solo es una construcción conceptual que nos ayuda a representar y referirnos a un grupo o conjunto de arboles. Ahora, si nos preguntamos, ¿como talar un bosque? la respuesta correcta debe ser, pues un árbol a la vez. No importa que tan grande sea el bosque, que herramientas tengamos a nuestra disposición o por donde queramos empezar, para talar el bosque, siempre lo haremos un árbol a la vez.

Lo mismo ocurre con los proyectos. Los proyectos no existen. Tan solo son una representación que nos ayuda a conceptualizar un conjunto o grupo de tareas. Entonces, ¿como completas un proyecto? Pues una tarea a la vez. Cuando tengamos un proyecto grande o complejo, lo primero que debemos recordar es que al final del día solo debemos terminar varias tareas. Y lo mejor es atacarlas una a la vez.

Recuerda, para cada tarea define “quien hace que y para cuando”. Repite para todas las tareas. Eso es todo. Los bosques no existen, que lección nos da esto en administración de proyectos!

Tomé esta idea de Mark Horstman de Manager Tools. Les recomiendo que escuchen estos 3 podcasts en donde detalla a fondo como manejar proyectos siguiendo esto que el le llama “Hosrtman’s law of project management”.

Que son las métricas predictivas y como usarlas en tu empresa

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En este punto en la historia de la gerencia ya damos por sentado que lo que no se puede medir no se puede lograr y usualmente ya es una práctica común tener métricas para medir los indicadores más importantes de una empresa.

El problema que existe es que se manejan métricas históricas como “revenue”, usuarios registrado, ventas, etc. Ampliando un poco más elaboro que una métrica histórica es aquella que se define y se mide hasta que su plazo vence. Por ejemplo, las ventas del mes pasado fueron $145,000.00. La deficiencia de este tipo de métrica es que una vez que la medimos ya no se puede hacer nada al respecto para cambiar el resultado. De acá el nombre de métrica histórica.

Ahora, ¿que es la métrica predictiva? Creo que la mejor manera de definirlas es por medio de un ejemplo. Asumamos que una persona quiere perder 10 libras en 3 meses. Esta es la métrica histórica. Al terminar los 3 meses o la persona perdió las 10 libras o no. Si no las perdió ya no puede hacer nada al respecto mas que elaborar una nueva meta.

La métrica predictiva en este caso se puede definir como correr 10kms 3 veces a la semana y no consumir mas de 2,000 kcalorías al día. La persona tiene total control sobre lo que hace todos los días (correr y controlar su consumo de alimentos). Mejor aún! La persona sabe que si cumple con esta métrica predictiva, necesariamente la métrica histórica se cumplirá, no hay opción a que no se dé.

En resumen, la métrica predictiva es aquella que se puede controlar y cuyo cumplimiento garantiza el logro de la meta histórica. No solo eso, sino que la medición de la métrica predictiva ayuda a realizar cambios de comportamiento y estrategia para ayudar a corregir el rumbo y mejorar el % de cumplimiento de las métricas históricas.

El reto que les dejo ahora es tomar sus métricas históricas y encontrar las métricas predictivas que les ayuden a garantizar el cumplimiento de sus métricas históricas. Para esto les dejo algunas preguntas de ejemplo que pueden servir:

  • ¿Cuantas llamadas debo realizar al día para lograr vender $8,000.00 en el mes?
  • ¿Que módulos debo entregar esta semana para lanzar el producto en diciembre?
  • ¿Cuantos candidatos debo entrevistar al día para contratar 5 personas en el trimestre?

Si tienen mas casos y preguntas para enriquecer el ejemplo por favor déjenlos en los comentarios!

Manifesto de diez puntos: Como trabajar mejor

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Estos 10 puntos compilados por el artista suizo Peter Fischli resumen concretamente lo que cualquier persona, en cualquier carrera/industria puede llegar a hacer para lograr ejecutar mejor. El listado está pensado para ayudar a las personas a moverse de una mentalidad utópica a una mentalidad más práctica.

A pesar de ser 10 breves puntos,  este manifiesto tiene la capacidad de cambiar la vida de una persona.

  1. Haga una sola cosa a la vez.
  2. Conozca el problema.
  3. Aprenda a escuchar.
  4. Aprenda a hacer preguntas.
  5. Distinga entre sentido común y lo que es ilógico.
  6. Acepte el cambio como inevitable.
  7. Admita sus errores.
  8. Dígalo de la manera más simple.
  9. Mantenga la calma.
  10. Sonría.
Los puntos están dados, a incrementar la efectividad!