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Etiqueta: productividad

Un equipo de trabajo de calidad – consejo para CEOs

Como CEO de una empresa es común cometer el error de creer que los grandes resultados dependen de las mejoras personales que uno pueda hacer. Sí, ser CEO implica una gran responsabilidad personal, pero el grueso de los resultados que se obtengan dependen de la calidad del equipo de trabajo que se construya. No de los logros individuales que uno pueda lograr.

Aceptar esta realidad no siempre es fácil. Especialmente para personas con personalidades fuertes que están acostumbradas a lograr sus objetivos a costa de todo —los prototípicos CEOs. Un buen CEO debe constantemente enfocar su atención en la calidad del equipo de trabajo que tiene a su disposición. De esto dependen sus resultados.

Es inevitable para un CEO dejar de buscar su propio crecimiento y constante mejora (lo cual es bueno). La recomendación es que dirija una buena porción de estos esfuerzos a desarrollar sus habilidades de liderazgo, gerencia y reclutamiento. Si hay algo con lo que un CEO puede multiplicar la inversión que hace en crecer sus propias habilidades es en dirigirlas a desarrollar su equipo.

El objetivo siempre es desarrollar todas las habilidades que el CEO identifique como necesarias para mejorar la calidad de su equipo. Todo lo demás pasa a ser secundario. El rendimiento y los resultados que el equipo esté logrando determinan en qué debe trabajar el CEO.

Si su equipo está desmotivado, el CEO debe aprender a motivar. Si su equipo no sabe hacia dónde ir, debe aprender a construir visión. Si su equipo no está inspirado, debe aprender a transmitir propósito. Si su equipo no está dando los resultados que necesita, el CEO debe aprender a coachear. Y si esto no funciona, debe aprender a contratar mejor.

¿Cómo se evalúa entonces a un CEO? Por el rendimiento de su equipo. Nada más ni nada menos. Por ende, el CEO efectivo tiene que trabajar en constantemente en sí mismo para poder maximizar el rendimiento y la calidad de su equipo de trabajo.

La oficina del mañana

El concepto de la oficina se ha venido redefiniendo por varios años. El proceso se ha acelerado durante los últimos meses. Al mismo tiempo, varias empresas como Automattic y Basecamp, han estado obteniendo muy buenos resultados con sus experimentos en el área del trabajo remoto/distribuido. Podemos aprender de lo que ellos están haciendo.
Sin duda alguna, los cambios que llegaron con la pandemia, han motivado a una gran cantidad de empresas a empezar a diseñar su «oficina del mañana». Nosotros somos una de ellas.
Para mí, el rediseño empieza con una visión clara de que se espera de una oficina:

  • ¿Qué queremos que sea la oficina para nosotros?
  • ¿Qué rol debe jugar la oficina en nuestra organización?

Para empezar a encontrar respuestas, primero hay que entender cuál era el rol de la oficina hasta ahora. La oficina era un espacio físico con el objetivo principal de proveer un área en donde realizar trabajo individual. Por trabajo individual me refiero a todo ese trabajo que hacemos solos, usualmente frente a una computadora. La gran mayoría de nuestro trabajo.
Aunque ya las organizaciones están empezando a promover rutinas de trabajo más colaborativo, estimo que un 70% del trabajo que hacemos las personas dentro de una empresa sigue y seguirá siendo trabajo individual. El restante 30% del tiempo se utiliza en reuniones, lluvias de ideas, planeaciones y colaboración en general. Un Paretto.
Para mi, la oficina debe ser el lugar en donde potenciamos al máximo ese 30% del trabajo que es colaborativo —el trabajo más valioso que hacemos. Es el lugar en donde podemos llegar a conectar con nuestro sentido de pertenencia y a construir comunidad. Es en donde nos juntamos a compartir los logros de la empresa y a desarrollar las relaciones personales que mantienen viva nuestra organización. Es donde compartimos.
La oficina debe promover el intercambio de ideas y facilitar la planeación estratégica. Debe ser un lugar en donde las conversaciones más importantes se pueden tener cara a cara y en donde nuestros clientes nos pueden visitar en cualquier momentos y sentirse en casa.
Finalmente, la oficina debe ser el lugar al que sabemos que siempre podemos llegar cuando nos sentimos perdidos o necesitamos el apoyo de un compañero de trabajo. Debe ser nuestro refugio en donde sabemos que siempre hay alguien con quien podamos contar.

La única manera de talar un bosque es un árbol a la vez

Y acá estoy una vez más, sentado frente a el monitor viendo las horas pasar. Sé que hay mucho por hacer pero no se por donde empezar. La sensación de estar abrumado se va apoderando poco a poco de mí. Es imposible arrancar.

Realmente quiero avanzar pero se siente como si estuviera tratando de nadar en arena movediza. Hay una fuerza invisible que paraliza cada fibra de mi ser. Resulta imposible dar el primer paso y empezar a trabajar.

Momentos como estos son muy difíciles y estoy seguro que muchas personas más, al igual que yo, los han tenido que afrontar. Es muy difícil identificar qué es esa fuerza que no me deja arrancar. Estoy seguro que cada caso es diferente y que cada persona tiene su propia lucha interior pero les procedo a compartir lo que estoy identificando en mí.

Soy una persona a la que le gusta enfocarse y soy más eficiente trabajando en una sola cosa a la vez. Cuando comparto mi atención entre varias cosas soy mucho menos efectivo. En las situaciones que tengo bastante que hacer en poco tiempo mi impulso es querer trabajar en todo al mismo tiempo y simplemente no soy bueno para trabajar así. Debo dar un paso a la vez.

Y es acá donde empieza la parálisis. Tengo esta sensación de que si dejo algo sin atender estoy fallando. Es por esto que me empujo a trabajar en todo al mismo tiempo. Pero sé que esto no me funciona. Entonces nunca empiezo y el trabajo se empieza a acumular empeorando el problema. Es un tipo extraño de análisis parálisis.

Aunque no lo parezca, esto ha sido un gran aprendizaje para mí. Por lo menos estoy empezando a reconocer qué es lo que pasa y cómo me siento al respecto. Era imposible que tratara de resolver algo que todavía no había podido ver. Esto es un gran avance.

Ahora que finalmente lo puedo ver, lo voy a resolver. Lo voy a hacer honrando mi manera de trabajar y la fortaleza que tengo de poderme enfocar una cosa a la vez. Voy a construir la posible solución sobre mis fortalezas.

Cuando me esté sintiendo abrumado y la parálisis empiece a descender sobre mí me voy a detener, voy a cerrar los ojos y voy a respirar. Voy a accesar un estado positivo y voy a trabajar en el primer paso que tengo que dar: Crear una simple lista ordenando todo lo que tengo que hacer por orden de prioridad. ¿Cuál será el resultado de tener esta lista? Una serie de pasos en los que me puedo enfocar uno a la vez hasta completar la lista.

Cuando tenga mucho qué hacer voy a recordar que la única manera de talar un bosque es cortando un árbol a la vez.

El mejor tiempo del día

Cada persona es diferente. Algunos prefieren vainilla, otros chocolate. Unos son más productivos en el día, otros hacen su mejor trabajo por la noche. Siendo aún más específicos, algunos destacan temprano en la mañana mientras que otros tienen sus mejores horas tarde por la noche.

Poder identificar este “tiempo mágico” en el día es algo que puede cambiar vidas. Tener claro cuales son esas aproximadamente dos horas al día en las que todo fluye un poco mejor y la energía abunda, incrementa considerablemente la productividad. Durante este tiempo la creatividad está más activa que en cualquier otro momento del día. Es el tiempo ideal para hacer el trabajo más retador de la agenda.

El mejor tiempo del día producirá el mejor trabajo del día. Qué mejor que saber cuál es ese tiempo para dedicarlo a trabajar en lo que verdaderamente es esencial.

Dónde conseguir el tiempo

Todo lo que quieres que vale la pena necesita tiempo. Si tú no estás dispuesto a dedicarle el tiempo que necesita, puedes estar seguro que alguien mas si lo hará.

¿Cuántas veces has visto a alguien más lograr algo que tú querías hacer? La reacción es siempre la misma. “Yo debí haberlo hecho, yo lo iba a hacer.” Pero la realidad es que tu no lo hiciste. La otra persona sí. Ella si le dedico el tiempo, tú no.

Si quieres hacer ese proyecto que puede cambiar el mundo —o al menos cambiar tu vida— necesitas encontrar el tiempo necesario para hacerlo. Las horas no solo aparecen de la nada. Las tienes que crear tú. ¿De dónde vas a sacar el tiempo?

El tiempo que necesitas lo debes robar. “Las horas que necesitas se las debes robar a la comodidad”, escribe Derek Sivers en el artículo que inspiró este post. Qué cierto es! Cosas como eliminar distracciones, apagar Netflix y perder menos tiempo con el teléfono pueden ser las primeras cosas que puedes considerar.

También le puedes robar tiempo al miedo. Hay muchas horas disponibles escondiéndose detrás del miedo que no te deja empezar el proyecto, que no te permite tomar la decisión. Hay mucho tiempo perdido por la parálisis que el miedo a fracasar te está causando.

Suficiente tiempo perdido, ha llegado el momento de actuar.

Prohibidos los niñeros

La función principal de un líder de equipo —prefiero ese término a el de gerente— es guiar y verificar el trabajo de su equipo. El líder debe tomar las decisiones difíciles y definir los estándares que el equipo debe cumplir.

Cualquier evaluación objetiva de un líder de equipo se debe hacer en base a 2 criterios, y 2 criterios nada más:

  1. ¿El equipo de el líder está logrando los objetivos que la empresa necesita?
  2. ¿El líder está logrando retener a el personal que conforma su equipo?

El primer punto es obvio. Si el equipo de un líder no está logrando los objetivos que la empresa necesita, el líder no está dando los resultados esperados.

El segundo punto está diseñado para lograr un cumplimiento de objetivos que sea sostenible en el tiempo. De nada sirve estar cumpliendo los objetivos hoy sí se está desmotivando tanto a la gente que mañana se van a querer ir. Debe existir un balance.

Ahora que ya dimos un repaso a lo que un buen líder de equipo debe hacer, podemos pasar a hablar del rol del líder en un ambiente de trabajo remoto.

Uno de los más fuertes argumentos que hay en contra del trabajo remoto es que las personas van a ser menos productivas. Se argumenta que la calidad de el trabajo va a ser inferior por la falta de constante supervisión. Prohibidos los niñeros.

Si la función principal de un líder se limita a guiar y verificar el trabajo de su equipo, entonces su equipo debe producir trabajo de calidad y ser productivo SIN la necesidad de constante supervisión. Ya sea que el equipo esté trabajando en la oficina o remoto. Eso da igual.

La función de un líder NO es estar detrás de su equipo como el papá que está detrás del niño que no quiere hacer sus tareas en cuarentena —¿alguien se puede relacionar? Si este fuera el caso el último de los problemas que hay es el trabajo remoto. Existe un problema más profundo que solucionar.

Por favor, dejemos de culpar al trabajo remoto. Reconozcamos que para qué una organización sea eficiente los equipos deben de producir resultados sin supervisión constante. No importa en dónde estén trabajando.

Prohibidos los niñeros…

Trabajo remoto no es lo mismo que trabajo en casa

La introducción que muchos empresarios y trabajadores han tenido al trabajo en casa durante la pandemia no le hace justicia al verdadero potencial del trabajo remoto.

«Trabajo de casa» y «trabajo remoto» son dos términos muy distintos que hoy se están utilizando de manera intercambiable. Esto es un error. Basta hacer notar que el trabajo remoto se puede hacer desde muchos lugares -cafeterías, bibliotecas, parques, espacios de coworking- que no son «casa». El día de hoy prácticamente todo el trabajo remoto se está haciendo desde casa.

El trabajo en casa que estamos haciendo la mayoría de personas hoy también incluye cuidar niños y aprender a ser profesores. No solo se está trabajando únicamente desde casa sino que también se está trabajando en hogares con dinámicas muy alejadas de lo «normal». Esto no es trabajo remoto en el sentido tradicional.

Y así llega el momento de tratar el aspecto psicológico de la situación. No es lo mismo estar trabajando lejos de la oficina por convicción para lograr mejores resultados que estar aislado en casa sin opción a buscar apoyo presencial con mis compañeros de trabajo o supervisores. Las expectativas que voy a tener y el grado de motivación que voy a sentir en cada uno de estos casos es muy diferente.

Seguro cada uno de ustedes puede pensar en decenas de otras diferencias que hay entre «trabajo en casa» y «trabajo remoto». Especialmente dadas las circunstancias actuales.

Y con eso cierro mi caso, definitivamente el trabajo remoto no es lo mismo que el trabajo en casa.

Fecha de entrega, simplemente no puedo existir sin ti. Atentamente, la productividad

Hoy si! Me acabo de «cachar» crucificando la productividad. Tan solo hace unos minutos estaba en un chat coordinando una reunión muy importante. Extremadamente importante. En la reunión se evaluarán varias opciones de trabajo que yo voy a preparar.

«Cuando es lo más alejado que puedo agendar esta reunión?», me escuché preguntar, «así tendré todo el tiempo que quiera para trabajar.» Estos no son los pensamientos más productivos del mundo. En mi defensa, reaccioné de inmediato y puse la reunión lo antes posible para todos.

No me siento orgulloso de lo que acabo de hacer pero creo que algo puedo rescatar y utilizarlo para enfatizar la importancia de las fechas de entrega.

La reacción que estaba teniendo es normal. Una vez que fijamos una fecha de entrega -un compromiso público de cuándo algo debe estar listo- nos sentimos responsables de cumplir. Esta sensación de responsabilidad muchas veces no es cómoda. Pero es esta sensación de responsabilidad uno de los mas fuertes motivadores que existen para lograr nuestros objetivos.

Cuando no tenemos una fecha de entrega es cuándo postergamos. Es cuando somos ineficientes y vemos nuestros sueños y metas escaparse por las ventanas de nuestras oficinas. Es cuando las redes sociales se vuelven más importantes que las tareas que algún día nos dijimos que queríamos hacer.

Así que no le tengamos miedo a comprometernos y dar una fecha de entrega. Tampoco tengamos miedo a ser conscientemente agresivos con las fechas de entrega. ¿Qué es lo peor que puede pasar? Que trabajemos un poco más duro y logremos lo que queríamos un poco antes de lo que esperábamos.

Uno de los mas grandes peligros del trabajo remoto es…

Déjenme empezar diciéndoles que no es un secreto que hay una gran preocupación en todo el mundo por la cantidad de trabajo y el nivel de productividad que se va lograr con el trabajo remoto.

Estimo que pronto vamos a ver datos de productividad de algunas empresas, principalmente del área de tecnología, que ya llevan cerca del mes en trabajo remoto. Ya estaremos viendo qué dice la data.

Mientras tanto, yo tengo una teoría que espero sea acertada ya que de ser correcta, estaremos viendo incrementos de productividad en muchas industrias gracias al trabajo remoto. Por lo menos momentaneamente. Mi teoría es que la mayoría de las personas trabajando remotamente van a trabajar tanto que muchas se van a quemar. El reto está en hacer que el incremento de productividad sea sostenible y ayudar a las personas a que no se quemen.

Creo en que muchas de las personas que estarán trabajando remoto son personas apasionadas que van a estar determinadas en mostrar que esto del trabajo remoto puede funcionar. Quieren lograr buenos resultados para retener los beneficios del teletrabajo en un futuro. Esto sin mencionar el incentivo extra que existe de no querer perder su trabajo en estos tiempos difíciles.

Tener el equipo de trabajo disponible en todo momento en el cuarto de al lado no hace fácil la desconexión. Tampoco es fácil escapar la expectativa y presión de que estamos trabajando en casa y debemos estar disponibles todo el tiempo.

Digamos que un compañero de trabajo me llama a las 6:30am por que necesita un archivos que yo tengo, es muy fácil para mí moverme de la cocina en donde estoy desayunando y sentarme en la computadora para mandárselo. Una cosa lleva a la otra y me quedo viendo otro correo y respondiendo a un cliente y… ya empezó mi jornada del día.

Y lo mismo me puede ocurrir al final del día. Mi jefe necesita una reporte y me llama a las 6:45pm para pedirlo. Una vez más, me fácilmente me muevo a la computadora, genero el reporte y lo envío a las 7:15pm. Luego de enviarlo veo un correo de otro compañero de trabajo que ya desbloqueo un problema que me tenía detenido un proyecto. Decido trabajar solo una hora en este proyecto para avanzar un poco. Cuando veo ya son las 8:30pm.

Si quitamos una hora de almuerzo ininterrumpido estamos hablando de un día laboral de 11 horas.

Seguro, esto puede parecer un sueño para muchos gerentes. Y por un tiempo puede que lo sea. El problema es que esto no es sostenible. Nadie puede mantener un ritmo así durante mucho tiempo.

Yo estoy viendo un incremento grande en la cantidad de trabajo siendo generado por mi equipo. Y me gusta, me gusta mucho. Pero también quiero estar muy cerca de ellos para ver que nadie se esté quemando. No me gustaría perder a alguno de ellos.

Así que los invito a ver las dos caras de la moneda. Nuestro primer instinto es preocuparnos por qué las personas van a haraganear y producir menos al no ser supervisadas directamente en esta formato de trabajo remoto. También los invito a considerar que muchas personas podrían estar trabajando tanto que se pueden quemar.

Mi recomendación es primero dar el ejemplo y enviar el mensaje de que está bien desconectarse. Desconecten ustedes también. Es suficiente dar un buen día productivo de trabajo y luego «desaparecer». Segundo sugiero establecer una semana de trabajo de aproximadamente 40 horas. Que cada quien las distribuya como prefiera. Y finalmente consideren hablar y comunicarse mucho con cada miembro de su equipo para ver cómo está. Esta comunicación es vital.

Tener esto presente les ayudará a reducir un poco uno de los peligros más grandes del trabajo remoto: que las personas trabajen tanto que se lleguen a quemar.

Como medir la productividad en oficinas remotas

Y para continuar con la serie en trabajo remoto hoy les quiero compartir mi sentir sobre como medir la productividad cuando hay personas trabajando desde lejos (ojo, trabajo remoto no forzosamente significa trabajar desde casa.).

Primero, revisemos algunos factores que distorsionan la evaluación de productividad de las personas en un ambiente tradicional de oficina presencial.

Podemos empezar con el hecho de que una persona llegue antes que las demás y se quede más tarde puede dar una falsa percepción de que tiene un mayor compromiso con la empresa y que está logrando mejores resultados. Todos sabemos que esto no necesariamente es cierto!

¿Que tal las personas que caen muy bien y tienen excelentes relaciones interpersonales con todos? Aunque al final del día, una persona que no está produciendo será descubierta eventualmente, la capacidad de ser agradable con los demás puede retrasar mucho este proceso.

¿Y qué hay de la persona que está ocupada todo el tiempo en algo que no está vinculado a lo que se espera que haga como trabajo principal? Hace mucho pero no genera nada de valor. Verla trabajando duro puede nublar nuestro buen juicio.

Y así tenemos muchos ejemplos más de como puede una persona pasar desapercibida sin ser productiva en un ambiente de trabajo tradicional. Esto no ocurre en un formato remoto o distribuido.

Una vez que el superviso NO puede ver a qué hora empieza o termina de trabajar una persona. En el momento que esta persona mayormente interactúa con sus colegas para tener discusiones profesionales y no tiene más opción que enfocarse en ejecutar el trabajo que se le ha asignado, la única evidencia que puede presentar de su rendimiento y productividad es la calidad de su trabajo.

Así es, el trabajo remoto eleva la calidad y puntualidad del trabajo realizado a ser la única manera viable de evaluar a una persona. No hay más remedio. Todo lo demás desaparece. Si se imaginan gerenciando a alguien a quien no pueden ver trabajar, ¿qué otra opción tendrían para evaluarlo?