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Etiqueta: productividad

Como romper un circulo vicioso en momentos difíciles

Durante las últimas semanas, no, seamos honestos…. durante los últimos meses he sentido que todo lo que debo hacer es extremadamente difícil. Mi primer reacción a todo no ha sido buena y realmente he disfrutado muy pocos momentos en una vida que realmente sé que me gusta.

Mi experiencia durante esta «mala racha» ha sido que cada tarea, por simple que sea, pareciera ser titánica, compleja y extremadamente hábil para generar ansiedad. Esta sensación ha sido tan constante que en los último días, ya cansado de la misma cosa, he empezado a pensar y cuestionar seriamente qué ha estado pasando. Esto es lo que encontré.

Mi primer cuestionamiento fue acerca de las probabilidades de que TODO lo que estoy haciendo sea tan difícil, complejo y lleno de ansiedad. Luego de un poco de tiempo de reflexión la respuesta obvia y honesta es que no. No todo lo que estoy haciendo y está ocurriendo a mi alrededor es taaaan «complicado» como me lo estoy pintando. Simplemente no lo puede ser. Por difícil que sea un momento, lo único que puede hacer que todo se vea negativo es nuestra propia percepción sesgada de la situación.

Mi segundo cuestionamiento está relacionado con mi falta de productividad. Mucha de la sensación de ansiedad viene de una realización que al final del día sé que pude haber hecho más. Mucho más. De que no logré dar lo mejor que pude. ¿Por qué será? Creo que mi estado de ánimo y percepción negativa de la «situación» tienen mucho que ver. Es difícil darlo todo y ser productivos cuando no estamos motivados.

Y todo esto me llevó a pensar en que existe un circulo vicioso muy atractivo que va algo así:

  • Inicialmente surge una situación objetivamente «difícil».
  • El estado de ánimo con él que decidimos enfrentar la situación es negativo.
  • Nuestros niveles de productividad bajan ya que no estamos en un buen estado.
  • La falta de enfoque y productividad generan más situaciones adversas y alimentan un bajo estado de ánimo. Causamos que la cosa se ponga peor.
  • Repita hasta tocar fondo.

Mi conclusión por hoy: es de vital importancia que trabaje más en mi estado de ánimo y mantenerme activo y productivo. Como por ejemplo, escribir acá en el blog después de meses de no hacerlo.

Creo que con comprometerme a mantener un mejor estado de ánimo y darlo todo cada día cambiaré mi experiencia diaria y lograré mover mis metas de una manera mucho más sana hacia adelante.

pd. Y que no se olvide el arte de ser agradecidos con lo que tenemos y todo lo bueno que pasa cada día a nuestro alrededor.

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (2 de 2)

Acá comparto los 5 puntos restantes que faltan para lograr el desarrollo de un sentido de urgencia en tu equipo. Si aún no has leído la primera parte con los 5 puntos iniciales te recomiendo que lo hagas ahora.

  1. Retroalimentación, cada vez. En el momento en que una tarea se asigna a un miembro del equipo, esta debe ser recibida con una actitud positiva y debe tener una fecha y hora de entrega específica. Con esto ya se cuenta con un excelente punto de partida para dar retroalimentación al momento en que se venza la facha de entrega. Es bastante simple en realidad. Cuando llegue la hora de la entrega de la tarea habrán dos posibilidades. Si tarea ha sido completada y entregada de una manera satisfactoria se debe dar retroalimentación positiva a la persona encargada de la tarea. De lo contrario, si la tarea no está lista o no se presenta con los estándares de calidad solicitados, es el momento ideal para ofrecerle al colaborador  retroalimentación correctiva. Es muy importante que la retroalimentación, sin importar cual de las dos se necesite utilizar, sea presentada no más de 5 minutos después de la hora de entrega de la tarea que se está recibiendo. Esto enfatiza la importancia de las fechas de entrega.
  2. Todo trabajo asignado debe tener una fecha y hora específica de entrega.
    1. En el caso de que se obtenga la tarea completada satisfactoriamente se debe dar retroalimentación positiva.
    2. En el caso contrario se debe dar una retroalimentación correctiva impersonal que no contenga emociones negativas pero sí transmita el mensaje de que los compromisos de entrega no son flexibles y que se deben cumplir. Habrán consecuencias por no cumplir y cada quien es responsable de sus Compromisos de Entrega.
    3. Para cada compromiso de entrega que se solicita a cualquier persona es indispensable solicitar la hora y fecha de entrega exacta de entrega de la tarea.  Esto permite tener un punto tangible de «corte» en el cual se dará la retroalimentación necesaria.
    4. Se hace un fuerte énfasis en que la tarea no se considera completa hasta que sea «presentada» de una manera satisfactoria. No basta que la tarea esté «hecha» y que nadie sepa que el proceso ha concluido.  El gerente debe estar al tanto y poder ver el entregable antes de cerrar el proceso.
    5. Se debe dar retroalimentación en la hora exacta en que se cumple cada Compromiso de Entrega (incluyendo la notificación de que la tarea fue completada).
  3. Registro de Tiempos de Compromisos de Entrega.
    1. Es de vital importancia que se registren las fechas y horas de cada uno de los Compromisos de Entrega en un lugar visible, seguro y constante.
    2. Este registro permite tener un itinerario en el cual se puede contactar a los responsables de las tareas para solicitar el cumplimiento de un Compromiso de Entrega de una manera puntual y exacta.
    3. Es necesario mantener un mecanismo de recordatorios que permita saber exactamente en qué momento preciso se debe contactar a quien y obtener la tarea completa.
    4. No se puede dejar que pase si quiera un Compromiso de Entrega desapercibido, situación que envía un mensaje de que las fechas y horas definidas no tienen trascendencia y que se fijaron «solo porque sí». En una cultura de Sentido de Urgencia cada Compromiso de Entrega tiene una razón de ser y es inaplazable.
  4. Al diablo con la ruta crítica. Todos estos procesos ponen en perspectiva la condición de que si TODO importa TODO se puede entregar a tiempo. Es por esto que aunque parezca que es algo que va en contra de todo lo que se ha aprendido como gerente, se debe cada vez darle menos importancia a la ruta crítica y centrar el enfoque en todas las tareas. No solo las que se consideran más importantes o más críticas. Si todas las tareasse entregan a tiempo, el proyecto se entregará a tiempo.
  5. Apoyo en los superiores. Al igual que con cualquier otra implementación de cambio, es necesario contar con el apoyo y la aprobación de los superiores. Es muy importante recordar que sin el apoyo integral de toda la organización no se puede llegar lejos. Es cuestión de subir a todos al barco!
Si aún no has leído la primer parte de este artículo te los recomiendo hacerlo ahora para tener una visión completa de todo lo que debemos hacer para establecer el sentido de urgencia en nuestras organizaciones..

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (1 de 2)

Todos tenemos responsabilidad tanto en nuestras vidas como en nuestros trabajos. Esta responsabilidad se reduce a hacer lo mas que podemos con nuestro tiempo. Ya sea esto vivir nuestras mejores vidas o agregar el máximo valor posible en las empresas con las que trabajamos.

Lo mismo aplica para nuestras relaciones, Hobbies, deportes, salud, familia, etc. Realmente creo que el tiempo apremia y para poder tener la mejor experiencia de vida, debemos vivir con un sentido de urgencia. Eres que es la única manera de lograr todo lo que queremos.

Hoy me quiero centrar en algunas estrategias de como lograr que un equipo de trabajo desarrolle un sentido de urgencia saludable     que sin duda ayudará a la organización a lograr mejores resultados en menor tiempo.

Quiero empezar diciéndome a mi mismo que la mejor manera de crear un sentido de urgencia en un equipo es primero desarrollando ese sentido en uno mismo. El sentido de urgencia es una actitud, una manera de atacar las tareas. problemas y situaciones que afrontamos. Como toda actitud, es contagios y el equipo, lo queramos o no, seguirá a su líder. Empecemos.

Como líderes como responsables de entregar resultados y lograr objetivos. Muchas veces, si la organización está funcionando bien, tenemos fechas bien definidas para la entrega de estos resultados.  A menudo  volteamos a ver a nuestro equipo y a primera vista notamos que simplemente no se mueve al tiro necesario para lograr las metas. En este momento surgen las siguientes preguntas:

¿Por qué no comprenden que lo tenemos que entregar a tiempo? ¿Que le pasa a mi equipo? ¿Acaso no les importa cumplir con sus fechas de entrega? ¿No entienden lo importante que es esto?

Esta situación es bastante común y se la podemos atribuir a una falta de sentido de urgencia y está tan presente en tantas empresas que se le puede considerar como una epidemia gerencial. 

El problema no está en que todos los equipos de trabajo son incapaces o que se estén experimentando efectos extraños del más allá. El problema radica en el comportamiento que nosotros mismos tenemos como líderes y gerentes. Un gerente tiene la capacidad de crear una cultura de sentido de urgencia en su equipo y lo puede lograr en muy poco tiempo  siguiendo diez simples tácticas que detallo a continuación.
Reconocimiento: Este contenido está basado en el excelente trabajo de Micheal Auzenne y Mark Horstman de Manager Tools
  1. Haz las preguntas correctas. No es lo mismo preguntar ¿Cuándo podemos tener esto listo? que preguntar ¿que nos hace falta para tener esto listo el martes? Es muy importante que nuestras preguntas respecto al cumplimiento de tareas y fechas de compromisos sean directas y en ningún momento tengan tono de «negociación». La manera en que formulamos las preguntas y que preguntas elegimos realizar transmitirán un sentido formal de que estamos muy interesados en que se cumplan las fechas propuestas. Nestras preguntas siempre deben transmitir lo importantes que es la fecha de entrega.
  2. Fija una fecha, no preguntes. Es indispensable evitar el error de otorgar la potestad de fijar las fechas de entrega a las personas que ejecutan las tareas. Es difícil comprender como la mayoría de gerentes sabiendo que tienen una fecha de entrega que cumplir aún preguntan para cuando se les puede tener lista la tarea y se sacrifican quedando entre la espada de la pared por el simple hecho de no atreverse a solicitar la tarea para cuando la organización lo necesita. El gerente en todo momento debe solicitar la acción de su equipo para cuando la organización la necesita, no para cuando el equipo dispone entregarla.
  3. Aprende a combatir malas respuestas. Especialmente al inicio de la transición hacia una cultura de un sentido de urgencia es importante saber responder a malas respuestas. ¿Cuantas veces has preguntado si un proyecto va en tiempo y recibes mil excusas sin siquiera poder llegar a escuchar si el proyecto va en tiempo o no? Al momento de solicitar una fecha de entrega la mayoría de veces (95% estimo yo) te enfrentaras con un listado muy impresionantemente largo de las cosas que la persona con la que estas hablando tiene que hacer. En este momento debes escuchar de una manera muy cortez y educada y en cuanto la lista finalice, di algo cómo «que bien, comprendo que estás cargado de trabajo. Ahora, «Vamos a tener esto listo el martes, ¿correcto?» En este momento se debe reiterar el apoyo incondicional y total disposición para hacer lo que sea necesario de tu parte para lograr el objetivo.
  4. Acorta tus fechas de entrega. Conforme se va logrando la implementación de un sentido de urgencia las personas estarán siendo más efectivas y enfocándose cada vez más en su trabajo. Debes estar atento de este cambio positivo y empezar a reducir en alrededor un 10% el tiempo disponible para realizar una tarea. Algo que llevaba 50 días en ejecutar ahora se debe solicitar en unos 45 días y así sucesivamente según sea  el caso.
  5. Utiliza las actualizaciones pasivas. Muchos gerentes pasan una cantidad de tiempo inconcebible obteniendo reportes de actualizaciones de el status de los proyectos que están manejando. Esto no debe ser así. El equipo le debe reportar al gerente. El gerente nunca debe ir a buscar esta información. Sin importar que metodología o sistema se utilice para llevar el control de seguimiento de tareas, gerencia debe garantizar que el equipo utilice dicho sistema de una manera regular y eficiente. De la misma manera que se dan fechas de entrega, se debe establecer un itinerario regular en el cual el equipo debe actualizar sus avances en un sistema o canal de comunicación  determinado.

Esto conforma la introducción y los primeros 5 puntos que te ayudarán a crear una cultura de sentido de urgencia en tu equipo. Puedes encontrar los 5 puntos restante en la segunda parte de este artículo.

Gerencia de alto rendimiento. La legendaria magia de Intel

High Output Management de Andy Grove es un espectacular libro de gerencia que se diferencia de otros libros de gerencia en 3 aspectos fundamentales:

  1. Es conciso. Andy lúcidamente en una frase explica conceptos para los cuales otros autores necesitan libros enteros.
  2. Descubre nuevas ideas de gerencia e introspecciones dentro de estándares ya existentes.
  3. No busca lograr una competencia básica. High Output Management enseña al lector a como ser grandioso.

Si estás interesado en obtener respuestas a preguntas como:

¿Cual es la importancia del diseño de sistemas y procesos cuando tratamos con seres humanos? ¿Y con un sistema de seres humanos?

¿Cómo debe operar idealmente una sociedad corporativa (una empresa)? ¿Cuales son las mejores herramientas para resolver problemas organizacionales  complejos?

¿Cual es la producción cuantificable de un gerente?

puede ser que el taller Gerencia de Alto Rendimiento, la Legendaria Magia de Intel sea algo que te interese hacer.

Durante este taller de 8 semanas nos meteremos de lleno a explorar los siguientes conceptos:

El secreto de la producción
La gerencia como un juego de equipo
El arte de gestionar varios equipos a la vez
Desarrollando a los miembros del equipo

y estaremos resolviendo preguntas y aplicando los conceptos a casos particulares de las empresas de cada uno de los asistentes que desee compartir su situación actual.

Si quieres llevar tu habilidad gerencial al siguiente nivel y apoyarte es nuestra comunidad de emprendedores, te esperamos en Librería Sophos a partir del martes 14 de junio.

Precios y mas información acá.

Solicitud de Inscripción.

image from www.sophosenlinea.com

Que hueva las reuniones

Hoy tuve mi reunión de seguimiento semanal con mi equipo. Les soy franco, y me da un poco de pena admitirlo, usualmente nos lleva 2.5 horas. Que hueva! Y hasta hoy caí en cuenta de lo que estamos haciendo….

Se que en lo personal a mi me gusta mucho hablar e interactuar con las personas. Pero las reuniones no son para esto. Hoy no me voy a sentar acá a escribir lo que tantas veces se ha dicho sobre lo caras que son las reuniones, etc. Tan solo quiero dejar mis reflexiones y un concreto mensaje.

Hoy, a partir de la primer hora de reunión me di cuenta que el nivel de energía había caído dramáticamente en el salón. No solo el mío, pero el de todos los participantes.Creo que esto se debe a darle vueltas una y otra vez a al mismo tema para evadir ver un problema o tomar una decisión que mueva las cosas hacia adelante.

A los seres humanos nos energiza resolver problemas y buscar soluciones. Estar encontrando las mejores opciones. Y esto es justo lo que una reunión debe hacer. Identificar problemas u oportunidades por medio de copartir información relevante y forzar a los presentes a tomar decisiones y asignar los siguientes pasos que se deben tomar para lograr los objetivos.

Si una reunión está haciendo algo mas o menos que esto, que hueva!

El café y la comida como indicadores de la importancia de una tarea

No es broma! Es muy común oír decir a la gente, en especial a las mujeres, «como mucho por qué estoy nervioso/a».

¿En las oficinas por qué hay tanto café, agua, dulces, meriendas chucherias y cuanta otra cosa? Por qué todos consumimos mucho mientras trabajamos.

Mi teoría sobre esta conspiración es la siguiente. Todas las cosas importantes que queremos lograr en la vida requieren de esfuerzo e incomodidad. Como se dice por ahí, nada viene de gratis. Esta incomodidad, ansiedad o incluso miedo la sentimos en el cuerpo. Mientras mas fuerte se sienta la sensación, mas importante es lo que tienes que hacer.

Cuando comemos o bebemos, en especial café, esta sensación desaparece. Así que por transitividad, si te encuentras tomando mucho café antes de empezar una tarea ten por seguro que estás a punto de hacer algo importante.

Ojo, nota cuanto tiempo gastas en evitar sentir esa sensación, hacer lo que debes hacer y lograr tus metas por estar evadiendo esa sensación de incomodidad!

Spotify como una herramienta de trabajo

Desde que recuerdo la mayor cantidad de mi trabajo ha sido en una computadora. También recuerdo que siempre me ha gustado la música y trabajar escuchando. Recuerdo los primeros MP3s que bajé, etc.

Hoy mi servicio preferido es Spotify. La cantidad de canciones y playlists disponibles es impresionante. Tanto así que Spotify puede ser utilizando como una herramienta de trabajo. Si! La música como herramienta de trabajo.

Recientemente encontré una categoría de Playlists que se llama Focus. Hay un Playlist en particular que se llama Deep Focus. Esta música en combinación de un buen «bulletproof coffee» y una tarea bien definida te puede ayudar a entrar en la zona y experimentar un poco de «flow» incrementando tu productividad considerablemente.

Dale una probadita tanto al café como a Spotify y nos cuentas como te fue!

Placebos en el lugar de trabajo: herramientas de productividad

Todos queremos ser mas productivos. Todos estamos buscando las mejores herramientas para hacer nuestro trabajo. ¿Cual es la mejor app para llevar control de mis tareas? ¿Cual es el mejor calendario compartido para mantenerme en sintonía con el equipo? ¿El mejor cliente de correo? ¿El mejor chat para comunicarme?

Según Wikipedia «Un placebo es una sustancia farmacológicamente inerte que se utiliza como control en un ensayo clínico. El placebo es capaz de provocar un efecto positivo a ciertos individuos enfermos, si éstos no saben que están recibiendo una sustancia inerte (ej. agua, azúcar) y que creen que es un medicamento. Esto se denomina efecto placebo y es debido a causas psicológicas.»

¿Que pasa si todas estas herramientas no son mas que placebos? Osea que lo único que hacen es que nos hacen creer que somos mas productivos pero en realidad no nos agregan mayor valor real. En realidad creo que no importa. Ya sea por qué son placebos y nos motivan de maneras irracionales o de verdad nos ayudan a ser mas productivos, las herramientas de productividad que tenemos disponibles hoy si están haciendo una gran diferencia.

Como tener una reunión de seguimiento diaria exitosa con tu equipo

Muchas empresas tenemos reuniones de seguimiento diario con los diferentes equipos. Estas pueden variar desde tener una reunión tipo «daily huddle» en un ambiente scrum hasta la costumbre de almorzar juntos todos los días para poder intercambiar impresiones y sugerencias.

Sin importar cual sea el estilo particular de la organización es muy importante que la reunión apalanque las 3 herramientas mas poderosas que tiene un líder para poder generar un buen rendimiento en el equipo:

  • presión de grupo
  • inteligencia colectiva
  • comunicación clara

Si la reunión logra integrar estas tres herramientas todos los días, los resultados de la organización crecerán considerablemente.

La reunión debe durar entre 5 y 15 minutos y puede ser a cualquier hora del día pero la asistencia debe ser obligatoria y respetada por todos, todos los días. Es una buena idea involucrar a todo el equipo en la selección de la hora en que se tendrá la reunion diariamente.

Es muy importante que la reunión sea corta, punzante, empiece y termine a tiempo y sobre todo NO debe ser utilizada para resolver problemas. Si la reunión dura mas de 15 minutos las personas descartarán el hábito. Para lograr trabajar abajo de este tiempo el equipo se debe limitar a identificar los problemas que están limitando la operación.

La reunión debe ser liderada por alguien que sea naturalmente estructurado y disciplinado, no necesariamente esta persona será el líder del equipo. La función principal de esta persona es hacer que todo corra en tiempo y se respete la agenda. De la misma manera esta es la persona que debe indicar algunos miembros del equipo que sigan trabajando fuera de la reunión si se van por un tangente y empiezan a tratar de resolver un problema particular.

La Agenda

Durante los primeros 5 minutos cada asistente reporta «que hay». En otras palabras, cada quien comunica en que está trabajando y que ha pasado. Esto permite visualizar conflictos, agendas cruzadas y oportunidades desaprovechadas.

Como siguiente paso se revisan las métricas de rendimiento diarias de la empresa. Por ejemplo, una empresas dedicada a ventas revisará la cantidad de propuestas enviadas el día anterior, una empresa de internet revisará cuantas visitas tuvo el día anterior a su sitio Web y alguien como Walmart revisará el precio de su acción en el bolsa. De la misma manera se deben revisar indicadores basados en cada contribuidor individual que evalúen el comportamiento de cada uno de ellos. Esto puede ser algo como las cuentas por cobrar, tiempo para completar proyectos o el tiempo necesario para cerrar contratos. En resumen, esto debe ser algún tipo de comportamiento medible.

El tercer y último punto es donde está cada uno de los miembros del equipo trabado. Acá se están buscando cuellos de botella u obstáculos que son los enemigos del negocio. Utilizar la energía y el enfoque del equipo en cualquier otro lugar que no sean los obstáculos es un desperdicio de recursos.

También, la discusión acerca de los obstáculos descubre quien está haciendo y quien NO está haciendo su trabajo. Cada vez que alguien pase un par de días sin reportar un obstáculo, seguro que hay un problema mas grande a la vuelta de la esquina. Las personas productivas, que están ocupadas y que están constantemente haciendo algo significativo siempre tienen obstáculos en su camino. Las únicas personas sin obstáculos son aquellas que no están haciendo nada. Se debe tener cuidado y llamar la atención a aquellos que todos los días  reportan «todo va bien».

La última recomendación es que se debe tener cuidado que esta discusión sobre los obstáculos no divague en una discusión sobre como resolverlos. Eso se resuelve fuera de la reunión.

El cuento de los zapatos blancos y como evadimos lo que tenemos que hacer

Esta idea viene de la autora de Atlas Shrugged, Ayn Rand. Ella publicó una serie de ensayos que fueron compilados en un libro sobre como escribir mejor. Uno de los temas en que ella entra en profundidad es el del famoso «Writers’ block» o bloqueo de escritor. Este es un término utilizado para describir esos períodos en los cuales los escritores simplemente pasan semanas, meses o años sin poder «encontrar» la creatividad para escribir algo.

Ella detalla como un escritor, cuando se sienta y tiene que escribir (lo que sabe que tiene que hacer pero al mismo tiempo es algo muy difícil de hacer) si tiene un par de zapatos blancos por ahí en la habitación y su mirada casualmente ve una pequeña mancha en ellos, seguro su mente logrará racionalizar por qué los debe limpiar en ese mismo momento.

En otras palabras, somos buenísimos para evadir lo que tenemos que hacer. Y somos aún mejores para crear historias y  excusas para no hacerlo. Es muy importante tener esto muy presente ya que la mente es tan poderosa que simplemente no nos damos cuenta de lo que estamos haciendo y cuando nos damos cuenta ya estamos, convencidos de que es lo mas importante que podemos hacer, limpiando esos zapatos blancos.