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Etiqueta: productividad

El arte de la recta final

Hay personas que prefieren tomarse su tiempo. A mí me gusta la adrenalina de la recta final. Aunque si me preguntaran les diría que la recta final me causa ansiedad y que la detesto, la verdad es que es la recta final es lo que saca lo mejor en mí.

La historia siempre es igual. Esta vez sí lo voy a hacerlo con tiempo. Esta vez no lo voy a dejar para última hora. ¡Mentiras! Una vez más estoy por irme a dormir temprano tan solo para levantarme mañana súper temprano, con el filo de la navaja balanceándose sobre mi, para cerrar con broche de oro lo que debo terminar. Realmente vivo en el arte de la recta final.

Las metas cambian comportamientos

A principio de año definí una meta de leer 37 libros durante el año. También hice un compromiso serio conmigo de cumplirla. Para efectos prácticos si leo 3 libros al mes voy a cumplir mi meta.

Hoy por la mañana que terminé mi sesión de lectura me di cuenta que me faltaba 11% para terminar el libro que actualmente estoy leyendo. En ese momento tuve muy presente que este es el libro número 21 que estoy leyendo y que hoy termina el séptimo mes del año. Ah, el poder de las metas. Aunque fácilmente podía haber leído ese 11% que me faltaba mañana y estar tan solo un día atrás de mi meta de leer 3 libros al mes, el no cumplir con tener 21 libros leídos al terminar Julio no me dejó en paz. Me senté otros 40 minutos y terminé el libro hoy. Ya estoy al día.

Esta es la maravilla de las metas. Nos empujan, no nos dejan bajar la guardia hasta que las cumplimos. Cambian nuestros comportamientos. Hay algo muy profundo en cada ser humano que, cuando libremente se compromete a lograr una meta, sale a relucir para llevarlo al siguiente nivel. Las metas cambian nuestros comportamientos para bien. Son herramientas de crecimiento. Usémoslas más seguido.

Un ambiente colaborativo, la importancia de la confianza

Un ambiente colaborativo no solo es más agradable, también es más productivo. Cuando la mayoría de las personas que están trabajando por un objetivo en común aportan algo al proceso, las cosas salen mejor. El peso que cada uno de los participantes tiene que cargar es menor y todos tienen la oportunidad de dar todo en su particular área de experticia.

En mi experiencia, crear un ambiente colaborativo empieza con la confianza. Un equipo en el que no hay confianza no puede colaborar. La ausencia de confianza crea inseguridad, egoísmo y temor. El objetivo principal deja de ser la colaboración grupal y se convierte en la supervivencia del más fuerte. Todo mundo empieza a velar por sus propios huesos.

Ah, pero que diferencia hace la confianza. Cuando hay confianza cada miembro del equipo sabe que todos están empujando por el mismo objetivo: el éxito de la misión grupal. Los deseos, necesidades y ambiciones personales pasan a un segundo plano que está muy por atrás de lo que el grupo necesita para alcanzar el éxito. También, nadie cuestiona las decisiones y acciones de los demás. Todos asumen que cada movimiento se ejecuta buscando los principales intereses del grupo.

La confianza asume intención positiva y requiere de mucha comunicación. La transparencia es casi que un sinónimo de confianza y se debe mantener siempre, incluso en los más difíciles momentos que sin duda se tendrán que afrontar. Cuando hay confianza los ambientes colaborativos pueden nacer y cuando existe un ambiente colaborativo cada miembro del equipo puede empezar a brillar!

Lo importante de primero

La capacidad de enfoque y concentración de las personas se degrada conforme pasa el día. En un día normal, desde que se empieza a trabajar, se deben tomar decisiones, pensar en soluciones, resolver problemas, coordinar equipos y ejecutar tareas. Todo esto consume energía. Por lo tanto las mejores horas del día, las más productivas, son las primeras horas de la sesión de trabajo. Es cuando la mente está fresca y enfocada y la energía abunda.

Es por esto que recomiendo que lo importante se haga de siempre de primero. Si algo es importante, vale la pena dedicarle las mejores horas del día. Lo importante merece tener una mente fresca y enfocada trabajando en ello. El impacto que puede tener hacer algo importante con excelencia es exponencial. Cuando se trabaja en algo importante cada pequeño detalle se magnifica, la atención al detalle es elemental.

Quiero aclarar que con esta propuesta no estoy sugiriendo que todos deben trabajar temprano por la mañana. Sé que hay personas que son nocturnas y las mañanas les cuestan. Tan solo estoy proponiendo que sin importar a qué hora se empiece a trabajar, ya sea por la mañana o por la noche, que lo primero que se haga durante la sesión de trabajo sea lo más importante. Todo lo demás puede esperar.

Siempre hay tiempo

Hay una gran confusión entre lo que es no tener tiempo y saber manejar nuestras prioridades. La expresión “no tengo tiempo” realmente no tiene sentido. El tiempo en ningún momento deja de existir. Lo que en realidad está sucediendo en estos casos es que decidimos hacer otras cosas con el tiempo que tenemos disponible. Siempre hay tiempo.

Mientras una persona sigue viva en este planeta tiene tiempo. Es imposible que no lo tenga. Es parte de las leyes físicas que rigen nuestra existencia. “No tengo tiempo” es simplemente la excusa que utilizamos para no tener que decir “ahora prefiero hacer otra cosa.”

El tiempo siempre sigue su curso y es indiferente a lo que nosotros decidamos o no decidamos hacer con él. Está en cada uno de nosotros utilizarlo responsablemente para lograr lo que queremos hacer. Cuando algo es suficientemente importante, encontramos el tiempo para hacerlo.

Claro, no se puede hacer todo lo que queremos en este mundo. Es por esto que es tan importante llegar a dominar la habilidad de priorizar. Dado que el tiempo es limitado (y esto no es lo mismo que decir que no hay tiempo) es de vital importancia que aprendamos a identificar que es lo más importante qué queremos hacer con el tiempo que tenemos disponible en una determinada situación.

Entender esto es muy liberador. Eliminar para siempre la sensación de “no tener tiempo” y asumir la responsabilidad que viene con saber que sí tenemos tiempo y lo estamos usando justo como queremos nos empodera. Nos recuerda que nadie, ni siquiera el paso del tiempo nos puede privar de la más grande libertad que cada uno de nosotros tiene —la de decidir.

La vida no es corta

Nadie sabe cuánto tiempo tendrá en este planeta. Pueden ser solo segundos o más de 100 años lo que estemos por acá. Si hay algo que es imposible de predecir es precisamente esto: cuánto tiempo va una persona a vivir.

Es común escuchar el consejo que nos dice que debemos aprovechar nuestro tiempo porque “la vida es corta”. Esto no es cierto. La vida no es corta. Lo que pasa es que demasiadas personas desperdician una gran parte de ella.

Hay personas que pasan solo 14 ó 15 años vivos y construyen vidas trascendentales que cambian el mundo para siempre. Hacen todo lo que sueñan y más. Me resulta difícil creer que las vidas de estas personas sean cortas. Aprovechan cada segundo que tienen a su disposición antes de expirar.

Y también hay personas que viven más de 80 años y deciden ver cómo las agujas del reloj dan vueltas y vueltas sin hacer mucho más que eso con su tiempo disponible. Creo que estas vidas tampoco son cortas. Simplemente son vidas que se han desperdiciado.

Todos estamos acá por alguna razón pero ninguno sabe cuánto tiempo tendrá disponible lograr su misión. Lo único que podemos hacer es dar lo mejor que tenemos en cada momento para que cuando suene la campana, sin importar cuántos años tengamos, nadie pueda decir que nuestra vida fue corta o insignificante.

Productividad antes que felicidad

En algunos casos es fácil confundir la causa y el efecto de un evento. Es parte de la limitada capacidad humana. Es imposible para una persona comprender todas las causalidades del universo.

Por ejemplo, al ver que muchas personas que toman café también son flacas, erróneamente concluimos que el café causa perdida de peso. La realidad es que es más probable que a las personas flacas les guste el café.

Una confusión extremadamente común de causa-efecto es la creencia de que las personas felices son productivas. La realidad es que las personas productivas son felices. Esto es un aprendizaje extremadamente importante de asimilar. Especialmente en las empresas en donde la motivación del personal es baja.

La gran mayoría de personas saludables en el entorno laboral buscan un sentido de cumplimiento que es natural al ser humano. ¿Quién de nosotros no se ha sentido genial al terminar un proyecto? Productividad -> Felicidad.

¿Por qué esto es tan importante? Porque entender esta causalidad puede cambiar radicalmente las inversiones que una empresa decida hacer respecto a sus instalaciones y desarrollo de personal.

Si la empresa equivocadamente cree que las personas felices serán productivas la empresa invertirá en cosas como mesas de pingo pong, comida gratis y áreas de recreación dentro de la oficina. Por el contrario, si la empresa cree, correctamente, que la productividad contribuye a la felicidad de sus colaboradores se invertirá en capacitación, herramientas de trabajo y un agradable ambiente de trabajo que sea altamente productivo.

Esto no quiere decir que la distracción y otros aspectos importantes que contribuyen a la felicidad de las personas deben ser ignorados en la empresa. Son importantes. Lo que no se debe olvidar es que estas cosas NO son la causa de la productividad.

Indudablemente, para subir la motivación y felicidad de un equipo de trabajo la mejor inversión que se puede hacer es crear un ambiente productivo de trabajo. Y cuidado, esto no funciona al revés.

La herramienta en segundo lugar

Por muchos años creí que solo yo era el afectado. Con el paso del tiempo he ido descubriendo una verdad más grande —la mayoría de personas padecemos de lo mismo.

Me refiero a que muchos creemos que lo que necesitamos para poder hacer un trabajo excepcional es una mejor herramienta.

El seguimiento del trabajo en la empresa está fuera de control, necesitamos un mejor sistema de tracking en línea.

No me gusta responder mi correo y por ende no soy efectivo para hacerlo, necesito un cliente de correo más moderno.

Las fotografías que tomo no son suficientemente buenas, necesito una cámara con mejor lente y más meega-pixels.

Las personas que leen los posts que estoy escribiendo no están captando el mensaje que les quiero comunicar, necesito un procesador de palabras más poderoso.

Y sí, todas estas herramientas son importantes y pueden facilitar el trabajo. Pero no son el problema central. Sin embargo, mucho gravitamos a creer que la calidad de todas estas herramientas es la limitación principal.

Esto no es cierto. La limitación principal el 99% de las veces es nuestra falta de habilidad o práctica para hacer el trabajo en cuestión. Una persona habilidosa hará un gran trabajo con herramientas mediocres. Una persona mediocre no podrá lograr un trabajo de clase mundial incluso cuando tiene a su disposición las mejores herramientas del mundo.

La herramienta siempre va en segundo lugar. El desarrollo de nuestras habilidades y capacidades personales va primero.

Antes de dormir

Un listado de cosas a hacer antes de dormir para poder descansar bien y mantener un nivel alto de energía:

  • Escribir a mano un listado de las tres cosas más importantes que quieres hacer mañana
  • Asegurarte que el cuarto esté lo más obscuro posible
  • De ser posible, regular la temperatura de la habitación aentre 18 y 20 grados celsius
  • Agradecer por 3 cosas que te pasaron en el día
  • Recodar que esta puede ser la última vez que cierras los ojos (ejercicio de visualización negativa estoico)
  • Eliminar cualquier tipo de posible ruido que se pueda dar durante la noche

Que descanse, buenas noches…

Aún mejor que administrar el tiempo, administrar la energía

Mucha de la teoría gerencial moderna sugiere que el secreto “non plus ultra” para maximizar la productividad es la administración del tiempo. Se nos ha enseñado que administrar el tiempo es lo que ha llevado a las más grandes personas de nuestros tiempos a alcanzar logros “imposibles” con sus vidas. “Es su habilidad para manejar el tiempo lo que ha cambiado el mundo”, nos dicen los grandes de la gerencia como Peter Drucker.

Y con esta manera de pensar han nacido un sin fin de mecanismos, teorías y libros sobre cómo manejar mejor el tiempo —todos en el nombre de subir la productividad. Puede ser que yo esté equivocado, pero hoy los quiero convencer que hay algo más importante y efectivo que la administración del tiempo para subir nuestra productividad.

Arranquemos con la siguiente pregunta. Qué es más importante, ¿Organizar el tiempo o lo que hacemos con el tiempo que tenemos disponible? Yo creo que lo que hacemos con nuestro tiempo es mucho más importante. De nada sirve tener bloques de tiempo perfectamente organizados si durante ese tiempo no traemos nuestro mejor ser a lo que debemos hacer en ese momento. Lo más importante es lo que hacemos con el tiempo, no cómo lo administramos.

Ahora, ¿Cuál es el factor que determina qué tanto podemos hacer en un período determinado de tiempo? Sin duda alguna: la energía que tenemos en ese momento. De nada sirve tener una semana perfectamente organizada si cuando nuestro calendario indica que es hora de hacer algo no tenemos la energía (y por ende ni la motivación ni las ganas) de hacerlo. Seguro que este será un bloque de tiempo perdido.

Con esto no quiero decir que calendarizar y alocar el tiempo sea algo innecesario y que no sirve para nada. Lo único que estoy proponiendo es que la administración de energía es más importante que la administración del tiempo. A mayor energía tengamos, más productivos seremos. Cuando tenemos altos niveles de energía y no tenemos tiempo disponible, encontramos el tiempo que necesitamos para hacer lo que queremos. Cuando tenemos el tiempo disponible y no tenemos energía dentro de nuestro ser, tomamos una siesta enfrente del monitor.

Me gustaría saber si alguien quisiera que profundice un poco más sobre la administración de ese fuego interno que llamamos energía. Es de este fuego que nace la motivación. Déjame saber si debiera escribir más acerca de esta idea con un comentario.