Manolo Alvarez: Blog

Que hueva las reuniones

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Hoy tuve mi reunión de seguimiento semanal con mi equipo. Les soy franco, y me da un poco de pena admitirlo, usualmente nos lleva 2.5 horas. Que hueva! Y hasta hoy caí en cuenta de lo que estamos haciendo….

Se que en lo personal a mi me gusta mucho hablar e interactuar con las personas. Pero las reuniones no son para esto. Hoy no me voy a sentar acá a escribir lo que tantas veces se ha dicho sobre lo caras que son las reuniones, etc. Tan solo quiero dejar mis reflexiones y un concreto mensaje.

Hoy, a partir de la primer hora de reunión me di cuenta que el nivel de energía había caído dramáticamente en el salón. No solo el mío, pero el de todos los participantes.Creo que esto se debe a darle vueltas una y otra vez a al mismo tema para evadir ver un problema o tomar una decisión que mueva las cosas hacia adelante.

A los seres humanos nos energiza resolver problemas y buscar soluciones. Estar encontrando las mejores opciones. Y esto es justo lo que una reunión debe hacer. Identificar problemas u oportunidades por medio de copartir información relevante y forzar a los presentes a tomar decisiones y asignar los siguientes pasos que se deben tomar para lograr los objetivos.

Si una reunión está haciendo algo mas o menos que esto, que hueva!

El café y la comida como indicadores de la importancia de una tarea

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No es broma! Es muy común oír decir a la gente, en especial a las mujeres, “como mucho por qué estoy nervioso/a”.

¿En las oficinas por qué hay tanto café, agua, dulces, meriendas chucherias y cuanta otra cosa? Por qué todos consumimos mucho mientras trabajamos.

Mi teoría sobre esta conspiración es la siguiente. Todas las cosas importantes que queremos lograr en la vida requieren de esfuerzo e incomodidad. Como se dice por ahí, nada viene de gratis. Esta incomodidad, ansiedad o incluso miedo la sentimos en el cuerpo. Mientras mas fuerte se sienta la sensación, mas importante es lo que tienes que hacer.

Cuando comemos o bebemos, en especial café, esta sensación desaparece. Así que por transitividad, si te encuentras tomando mucho café antes de empezar una tarea ten por seguro que estás a punto de hacer algo importante.

Ojo, nota cuanto tiempo gastas en evitar sentir esa sensación, hacer lo que debes hacer y lograr tus metas por estar evadiendo esa sensación de incomodidad!

Spotify como una herramienta de trabajo

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Desde que recuerdo la mayor cantidad de mi trabajo ha sido en una computadora. También recuerdo que siempre me ha gustado la música y trabajar escuchando. Recuerdo los primeros MP3s que bajé, etc.

Hoy mi servicio preferido es Spotify. La cantidad de canciones y playlists disponibles es impresionante. Tanto así que Spotify puede ser utilizando como una herramienta de trabajo. Si! La música como herramienta de trabajo.

Recientemente encontré una categoría de Playlists que se llama Focus. Hay un Playlist en particular que se llama Deep Focus. Esta música en combinación de un buen “bulletproof coffee” y una tarea bien definida te puede ayudar a entrar en la zona y experimentar un poco de “flow” incrementando tu productividad considerablemente.

Dale una probadita tanto al café como a Spotify y nos cuentas como te fue!

Placebos en el lugar de trabajo: herramientas de productividad

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Todos queremos ser mas productivos. Todos estamos buscando las mejores herramientas para hacer nuestro trabajo. ¿Cual es la mejor app para llevar control de mis tareas? ¿Cual es el mejor calendario compartido para mantenerme en sintonía con el equipo? ¿El mejor cliente de correo? ¿El mejor chat para comunicarme?

Según Wikipedia “Un placebo es una sustancia farmacológicamente inerte que se utiliza como control en un ensayo clínico. El placebo es capaz de provocar un efecto positivo a ciertos individuos enfermos, si éstos no saben que están recibiendo una sustancia inerte (ej. agua, azúcar) y que creen que es un medicamento. Esto se denomina efecto placebo y es debido a causas psicológicas.”

¿Que pasa si todas estas herramientas no son mas que placebos? Osea que lo único que hacen es que nos hacen creer que somos mas productivos pero en realidad no nos agregan mayor valor real. En realidad creo que no importa. Ya sea por qué son placebos y nos motivan de maneras irracionales o de verdad nos ayudan a ser mas productivos, las herramientas de productividad que tenemos disponibles hoy si están haciendo una gran diferencia.

Como tener una reunión de seguimiento diaria exitosa con tu equipo

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Muchas empresas tenemos reuniones de seguimiento diario con los diferentes equipos. Estas pueden variar desde tener una reunión tipo “daily huddle” en un ambiente scrum hasta la costumbre de almorzar juntos todos los días para poder intercambiar impresiones y sugerencias.

Sin importar cual sea el estilo particular de la organización es muy importante que la reunión apalanque las 3 herramientas mas poderosas que tiene un líder para poder generar un buen rendimiento en el equipo:

  • presión de grupo
  • inteligencia colectiva
  • comunicación clara

Si la reunión logra integrar estas tres herramientas todos los días, los resultados de la organización crecerán considerablemente.

La reunión debe durar entre 5 y 15 minutos y puede ser a cualquier hora del día pero la asistencia debe ser obligatoria y respetada por todos, todos los días. Es una buena idea involucrar a todo el equipo en la selección de la hora en que se tendrá la reunion diariamente.

Es muy importante que la reunión sea corta, punzante, empiece y termine a tiempo y sobre todo NO debe ser utilizada para resolver problemas. Si la reunión dura mas de 15 minutos las personas descartarán el hábito. Para lograr trabajar abajo de este tiempo el equipo se debe limitar a identificar los problemas que están limitando la operación.

La reunión debe ser liderada por alguien que sea naturalmente estructurado y disciplinado, no necesariamente esta persona será el líder del equipo. La función principal de esta persona es hacer que todo corra en tiempo y se respete la agenda. De la misma manera esta es la persona que debe indicar algunos miembros del equipo que sigan trabajando fuera de la reunión si se van por un tangente y empiezan a tratar de resolver un problema particular.

La Agenda

Durante los primeros 5 minutos cada asistente reporta “que hay”. En otras palabras, cada quien comunica en que está trabajando y que ha pasado. Esto permite visualizar conflictos, agendas cruzadas y oportunidades desaprovechadas.

Como siguiente paso se revisan las métricas de rendimiento diarias de la empresa. Por ejemplo, una empresas dedicada a ventas revisará la cantidad de propuestas enviadas el día anterior, una empresa de internet revisará cuantas visitas tuvo el día anterior a su sitio Web y alguien como Walmart revisará el precio de su acción en el bolsa. De la misma manera se deben revisar indicadores basados en cada contribuidor individual que evalúen el comportamiento de cada uno de ellos. Esto puede ser algo como las cuentas por cobrar, tiempo para completar proyectos o el tiempo necesario para cerrar contratos. En resumen, esto debe ser algún tipo de comportamiento medible.

El tercer y último punto es donde está cada uno de los miembros del equipo trabado. Acá se están buscando cuellos de botella u obstáculos que son los enemigos del negocio. Utilizar la energía y el enfoque del equipo en cualquier otro lugar que no sean los obstáculos es un desperdicio de recursos.

También, la discusión acerca de los obstáculos descubre quien está haciendo y quien NO está haciendo su trabajo. Cada vez que alguien pase un par de días sin reportar un obstáculo, seguro que hay un problema mas grande a la vuelta de la esquina. Las personas productivas, que están ocupadas y que están constantemente haciendo algo significativo siempre tienen obstáculos en su camino. Las únicas personas sin obstáculos son aquellas que no están haciendo nada. Se debe tener cuidado y llamar la atención a aquellos que todos los días  reportan “todo va bien”.

La última recomendación es que se debe tener cuidado que esta discusión sobre los obstáculos no divague en una discusión sobre como resolverlos. Eso se resuelve fuera de la reunión.

El cuento de los zapatos blancos y como evadimos lo que tenemos que hacer

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Esta idea viene de la autora de Atlas Shrugged, Ayn Rand. Ella publicó una serie de ensayos que fueron compilados en un libro sobre como escribir mejor. Uno de los temas en que ella entra en profundidad es el del famoso “Writers’ block” o bloqueo de escritor. Este es un término utilizado para describir esos períodos en los cuales los escritores simplemente pasan semanas, meses o años sin poder “encontrar” la creatividad para escribir algo.

Ella detalla como un escritor, cuando se sienta y tiene que escribir (lo que sabe que tiene que hacer pero al mismo tiempo es algo muy difícil de hacer) si tiene un par de zapatos blancos por ahí en la habitación y su mirada casualmente ve una pequeña mancha en ellos, seguro su mente logrará racionalizar por qué los debe limpiar en ese mismo momento.

En otras palabras, somos buenísimos para evadir lo que tenemos que hacer. Y somos aún mejores para crear historias y  excusas para no hacerlo. Es muy importante tener esto muy presente ya que la mente es tan poderosa que simplemente no nos damos cuenta de lo que estamos haciendo y cuando nos damos cuenta ya estamos, convencidos de que es lo mas importante que podemos hacer, limpiando esos zapatos blancos.

Como estar ocupado puede ser una forma de haraganería

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Hay días en los que tenemos mucho que hacer. La cantidad de trabajo es muy alta y si, estamos ocupados. Tenemos mas que hacer de lo que en realidad podemos hacer. Esto es una realidad.

Pero, ¿que pasa cuando estar ocupado se convierte en estar “ocupado y una excusa para evitar hacer lo que en realidad es importante? A ver, lo explico un poco mas a fondo.

No todas las tareas fueron creadas iguales!

Hay tareas que son mas importantes que otras. Hay tareas que nos dan mas miedo que otras. Hay tareas que crean mas valor cuando se cumplen que otras. Existe una muy fuerte correlación entre el nivel de  inseguridad, miedo y complejidad del  retos de una tarea y que tan importante y que tanto valor generará al ser completada.

Cuando estés procrastinando o sintiéndote tan ocupado que simplemente no tienes tiempo para hacer una tarea que te tiene ansioso, la correlación que acabo de mencionar, indica que esa es una tarea importante de alto valor.

Es acá donde estar “ocupado” toma la connotación de haraganería. Utilizamos, e incluso creamos, tareas de menor valor que utilizamos como escudos para no tener que afrontar las tareas difíciles que realmente moverán las cosas hacia adelante. Nos pasamos todo el día atendiendo todo aquellos con que nos sentimos cómodos. Nos la pasamos “ocupados” como un mecanismo de defensa en contra de hacer lo difícil y ponernos a prueba de que tanto mas podemos realmente hacer.

Lo mas difícil es empezar

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No se si será algo que me pasa a solo a mi o es algo mas general. Tengo ganas de hacer algo, quiero lograr un nuevo proyecto, empezar una nueva rutina o hábito o simplemente hacer una tarea puntual. Es en este momento que muchas veces empieza la lucha.

Por un lado tengo el deseo de ponerme manos a la obra. Por el otro empiezo a contarme historias, divagar y en muchos casos procrastinar de una manera mas que profesional. En este punto mi mente se especializa en crear escenarios ficticios en los cuales lo que quiero hacer parecer una tarea titánica fuera de todo alcance. El esfuerzo requerido para completarla toma una forma desproporcionada a lo que realmente se requiere. La complejidad crece exponencialmente y empiezo a rechazar la tarea.

Lograr sobrepasar este juego mental, para mi, es lo más difícil para lograr cualquier cosa que quiera. La mas difícil es empezar. Lo mas difícil es poner las cosas en perspectiva y dejar de sufrir por un futuro incierto que realmente no estamos dimensionando.

Hoy por hoy se que si logro sobrepasar esta parte del proceso y controlar mi mente uy mis emociones, lograré mucho mas cosas en mucho menos tiempo.

¿A alguien mas le sucede esto? ¿Que recomiendan para hacer que empezar sea mas fácil?

Tu calendario como administrador de tiempo de los demás :-(

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La manera en que muy seguramente estás utilizando tu calendario está mal. La probabilidad y muchos estudios que se han corrido recientemente muestran que prácticamente los calendarios son utilizados para recibir solicitudes de tiempo de otras personas. Es decir, tu calendario es el punto de entrada de otros para acceder a tu recurso mas valioso. Tu tiempo.

¿Por qué es esto? Pienso que con las maravillosas herramientas tecnológicas que tenemos hoy en día para administrar el tiempo no es difícil poder administrar este recurso un poco mejor. Lo que en realidad sucede es que simplemente no organizamos nuestras prioridades y actividades y por ende quedamos a la merced de lo que los demás quieren de nosotros.

¿Que pasa si empiezas a utilizar tu calendario para bloquear tiempo (como lo haces con las reuniones que los demás te  piden) para hacer esa presentación que te es importante? Que pasa si haces una cita con vos mismo para terminar esa estrategia que es tan importante de 2:30pm – 4:00pm este jueves? Y luego no dejas que nada ni nadie se meta en ese tiempo que ya tenés reservado para tu prioridad. Es entonces que el  calendario se vuelve una herramienta y no un elemento de terror que se “chupa” todo el tiempo del mundo.

El secreto está en saber que quieres hacer y cuando lo quieres hacer. Luego tan solo debes crear las citas en tu manejador de calendario favorito y alocarte el tiempo. Finalmente debes tener la disciplina de no dejar que otros se metan en tu calendario. Al menos en las franjas de tiempo que ya tenés reservadas para tu trabajo mas importante.

Si chequeas tu email como lavas tu ropa sucia serás más efectivo

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Es en serio! Si sigues los patrones con los que lavas  la ropa cuando chequeas tu email podrás ser mucho mas efectivo! Voy a empezar con describir brevemente como es que lavamos la ropa.

La mayoría de personas no nos quitamos los calcetines y corremos a meterlos a la lavadora a meterlos y lavarlos. Usualmente vamos acumulando la ropa sucia, luego la clasificamos  y hasta en ese momento, cuando ya vale la pena es que la lavamos. También no olvidemos que regularmente lavamos en un horario predefinido!

Ahora al email. Que es lo que todos hacemos. Tenemos nuestro cliente de email prendido todo el tiempo notificandonos de cada email que entra. ¿Y luego que hacemos? Paramos lo que estamos haciendo para leer ese email y procesarlo (quitarnos el par de calcetines e irlos a lavar).

La efectividad y eficiencia vienen con chequear el email de 2 a 3 veces en el día. Es importante dejar que se acumule y atenderlo por lotes. De preferencia en horarios predefinidos, ¿recuerdan? Al igual que la var la ropa sucia!