Manolo Alvarez: Blog

Un buen plan

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Un buen plan es un mapa que se utiliza para llegar a alcanzar un objetivo claro y bien definido. No tiene mucho sentido hacer y seguir un plan si no se sabe a dónde se quiere llegar. Un buen plan siempre empieza con un objetivo.

Un buen plan es una serie de tareas y actividades qué se deben ejecutar para poder cumplir un objetivo. Cada tarea o actividad el plan debe estar claramente definida y cómo mínimo debe detallar:

  • Quien es la persona responsable de completar la tarea
  • Que es exactamente lo que se debe hacer
  • En que fecha y hora se debe completar la tarea
  • El listado de insumos y/o requisitos necesarios para poder completar la tarea

Un buen plan está diseñado para exigir lo mejor de la persona que lo va a ejecutar. Un buen plan requiere de creatividad y compromiso para poderse completar. Un buen plan permite lograr más. Los objetivos que se pueden alcanzar con un buen plan son hasta 10x más grandes que los objetivos que se tratan de alcanzar por improvisación.

Un buen plan es flexible y toma en cuenta imprevistos. Permite cambios de dirección repentinos y la búsqueda de caminos alternos que te llevan al objetivo original por otro lugar. Un buen plan está vivo y se sabe ajustar a los cambios que inevitablemente se darán. Un buen plan puede cambiar sin comprometer el cumplimiento del objetivo final.

Un buen plan incorpora un seguimiento de avances semanal. Un plan que no se evalúa, revisa y ajusta por lo menos una vez a la semana deja de ser un plan y está destinado fracasar.

Un buen plan organiza y ordena. Un buen plan da claridad y ayuda a priorizar. Un buen plan ayuda a predecir si el objetivo final se va a lograr o no.

Un buen plan ayuda a medir. Ayuda a determinar el rendimiento hasta este momento y a estimar el rendimiento futuro. Un buen plan identifica recursos faltantes que se necesitan para no fracasar.

Un buen plan es simple y elegante. Busca eliminar actividades innecesarias y enfocar todos los recursos y energía en donde más impacto pueden tener. Un buen plan es inteligente e ingenioso.

Un buen plan es la herramienta te ayuda a alcanzar lo que más quieres lograr.

Liderazgo de proceso versus contexto

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En toda situación hay 2 maneras de liderar. La más conocida, segura y popular es liderar con proceso. La más dinámica y ágil es liderar con contexto. Ambas son necesarias.

Revisemos primero que es lo que significa liderar con proceso. Este tipo de liderazgo está basado en la definición de reglas, políticas y procesos que las personas deben seguir para conformar con las expectativas del grupo. Una organización construida sobre la base de este tipo de liderazgo priorizará la seguridad y la estabilidad sobre la innovación y el cumplimiento de reglas sobre la velocidad.

Es obvio que este tipo de liderazgo es ideal para organizaciones que operan en ciertos tipos de industrias donde la seguridad no es negociable y la innovación no es lo principal. Por ejemplo, ninguno de nosotros se quisiera subirse a un avión en donde la empresa que lo fabrica no tiene procesos y políticas de prueba sumamente estrictas. Lo mismo va para neurocirujanos.

Ahora, en industrias en donde la innovación y la velocidad son necesarias para sobrevivir, este enfoque no funciona. ¿Qué es lo que sucede? Cuando una organización define su estilo de liderazgo empieza a contratar y retener personas que se acoplan a su estilo. Una empresa en la cual el estilo de liderazgo se basa en proceso, atraerá personas que naturalmente les gusta seguir políticas y reglas. Estas personas por su misma naturaleza no son innovadoras y son adversas al riesgo. Les cuesta adaptarse y tomar riesgos. Nos podemos olvidar de que esta pueda llegar a ser una empresa agil y creativa.

Como ya lo dije anteriormente, esto no es algo necesariamente malo. Simplemente es que tiene su lugar en ciertos tipos de industrias y actividades.

¿Pero que hay de las empresas que necesitan innovar para mantenerse relevantes? Estas empresas necesitan personas que se puedan adaptar en segundos a cualquier cambio en su ambiente. Necesitan personas que puedan tomar decisiones, cuestionar y tomar riesgos. Estas son personas que no se sienten a gusto siguiendo reglas y procesos. ¿Cómo liderar este tipo de personas?

Para crear una organización liderada por contexto lo principal es que los líderes tengan la capacidad de poder articular de una manera muy clara los objetivos que desean que sus equipos logren. Y no solo esto. También deben tener la habilidad de transmitir el contexto en el que cada persona debe actuar de manera precisa y consistente. Finalmente, deben poder dejar que su gente trabaje sin su intervención.

Pero, ¿qué es esto de contexto? Simplemente es el rango de parámetros dentro de los cuales las personas pueden tomar decisiones y actuar. Por ejemplo, imaginemos un restaurante en donde se está entrenando a un nuevo chef.

En un restaurante donde el liderazgo es basado en proceso seguramente se le darán las recetas y protocolos a seguir. Se le evaluará en base a que tan bien cumple con las recetas y la consistencia con que las logra reproducir.

En el restaurante donde el liderazgo es por contexto se le dará el recetario y se le dirá que por favor agregue su toque personal a cada una de las recetas siempre y cuando cumpla con que la “personalidad” del restaurante se mantenga.

Por qué cuesta cambiar la situación actual

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Cuando una empresa quiere cambiar, lo primero que necesita hacer es un análisis profundo y muy real de su situación actual. Esta tarea no debe ser tomada a la ligera ya que mientras más real sea el análisis, mejor será el punto de partida desde donde se iniciará el proceso de mejora.

No tener clara la situación actual genera falsos supuestos sobre qué necesita cambiar. Si la empresa arranca un proceso de cambio sobre supuestos falsos acerca de su situación actual, estará trabajando en cambios que no darán los resultados deseados.

Es como querer manejar de una ciudad a otra y trazar la ruta asumiendo que se está saliendo de una ciudad que no es en la que realmente se está. Cuando no se sabe de dónde se está partiendo, es imposible llegar a donde se pretende arribar.

Todo cambio empieza con aceptar la situación actual. Y no uso la palabra aceptar por casualidad. La parte más difícil de entender una situación es aceptarla. Cuando el análisis de una empresa no es realista, rara vez se debe a una falta de habilidad o falla en el proceso. Típicamente el análisis no es realista simplemente por qué a el equipo ejecutivo le duele ver la realidad tal y como es.

Contratación de gerentes en empresas en crecimiento

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Hay una muy fuerte tendencia en el mundo del emprendimiento que dice que cuando se van a contratar gerentes para una “startup” se deben seleccionar candidatos que puedan hacer el trabajo que la empresa requerirá en 2 a 3 años.

La idea va a algo así. La empresa está creciendo muy rápido. Si se contrata a alguien que no tenga las capacidades necesarias para tener éxito dentro de la empresa en 12 a 24 meses para que contratarlo. Hay que anticipar. De lo contrario habrá que volver a contratar en poco tiempo.

“Totalmente equivocado”, nos dice Ben Horowitz en su obra maestra The Hard Thing About Hard Things. Horowitz resalta varias fallas importantes en la lógica de este argumento.

Primero que nada, traer hoy a un gerente experimentado que pueda hacer el trabajo que se requiera cuando la empresa tenga 100 personas es una locura. Asumamos que hoy la empresa tiene 12 personas y el perfil de esta persona puede ser que sea el adecuado para dentro de un año. ¿Cuál es el problema? Que el perfil NO es el adecuado hoy.

Por definición una persona experimentada en gerenciar dentro de empresas más grandes se especializa en dar resultados trabajando por medio de un equipo. Lo que se requiere en una empresa de 12 personas son contribuidores multidisciplinarias que hagan lo que haga falta para sobrevivir ahora. Que se arremanguen las mangas. Por buscar un match de perfil a futuro, se comprometen las necesidades del equipo ahora.

Otro tema importante a tomar en cuenta es el impacto en presupuesto y costos laborales. Un gerente capaz de manejar empresas grandes requerirá de presupuesto para construir su equipo. Es la manera en que sabe operar par dar resultados. La contratación probablemente hará que los números empiecen a crecer bastante rápido.

¿Que recomienda Horowitz? Buscar personas que puedan hacer el trabajo hoy y muestren la capacidad de poder mantener el ritmo para crecer con la empresa. Que puedan aprender muy rápido. Reconoce que hay una buena probabilidad de que estas personas hagan un buen trabajo inicialmente pero que no mantengan el ritmo. Si este es el caso hay que reemplazarlas de inmediato con alguien nuevo que pueda operar en el nuevo nivel en el que se encuentra la empresa. Corre y va de nuevo.

Como medir la productividad en oficinas remotas

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Y para continuar con la serie en trabajo remoto hoy les quiero compartir mi sentir sobre como medir la productividad cuando hay personas trabajando desde lejos (ojo, trabajo remoto no forzosamente significa trabajar desde casa.).

Primero, revisemos algunos factores que distorsionan la evaluación de productividad de las personas en un ambiente tradicional de oficina presencial.

Podemos empezar con el hecho de que una persona llegue antes que las demás y se quede más tarde puede dar una falsa percepción de que tiene un mayor compromiso con la empresa y que está logrando mejores resultados. Todos sabemos que esto no necesariamente es cierto!

¿Que tal las personas que caen muy bien y tienen excelentes relaciones interpersonales con todos? Aunque al final del día, una persona que no está produciendo será descubierta eventualmente, la capacidad de ser agradable con los demás puede retrasar mucho este proceso.

¿Y qué hay de la persona que está ocupada todo el tiempo en algo que no está vinculado a lo que se espera que haga como trabajo principal? Hace mucho pero no genera nada de valor. Verla trabajando duro puede nublar nuestro buen juicio.

Y así tenemos muchos ejemplos más de como puede una persona pasar desapercibida sin ser productiva en un ambiente de trabajo tradicional. Esto no ocurre en un formato remoto o distribuido.

Una vez que el superviso NO puede ver a qué hora empieza o termina de trabajar una persona. En el momento que esta persona mayormente interactúa con sus colegas para tener discusiones profesionales y no tiene más opción que enfocarse en ejecutar el trabajo que se le ha asignado, la única evidencia que puede presentar de su rendimiento y productividad es la calidad de su trabajo.

Así es, el trabajo remoto eleva la calidad y puntualidad del trabajo realizado a ser la única manera viable de evaluar a una persona. No hay más remedio. Todo lo demás desaparece. Si se imaginan gerenciando a alguien a quien no pueden ver trabajar, ¿qué otra opción tendrían para evaluarlo?

El reto más grande del trabajo remoto, la comunicación asíncrona

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Desde que nacemos aprendemos a comunicarnos en tiempo real. Estamos frente a frente con nuestros papás y familia. Es la manera en que cientos de miles de años de evolución nos han programado para comunicarnos.

La tecnología y el internet cambiaron la manera en que nos comunicamos prácticamente de la noche a la mañana. Hoy tenemos Skype, Zoom, FaceTime, Google Meet, etc. y suficiente ancho de banda para tener videoconferencias con quien queramos cuando queramos. Este no es el problema.

Estas tecnologías nos ayudan a poder tener comunicación en tiempo real con otras personas de una mejor manera. Es decir, las videoconferencias aunque son una muy pequeña parte del trabajo remoto, no resuelven el problema más grande.

La videoconferencia nos permite comunicarnos desde lugares distintos solventando el problema de la ubicación. Pero el verdadero reto a resolver para lograr trabajo remoto efectivo y poder tomar ventaja de todos su beneficios es el manejo del tiempo.

Una operación remota efectiva implica que cada persona va a manejar sus horarios de maneras distintas. Es parte de la responsabilidad y maravilla de este modalidad de trabajo.

Algunos van a almorzar a las 12 y otros a la 1. También algunos de los que hacen ejercicio en la mañana van a empezar un poco más tarde que los que quieren ir a traer a sus hijos en la tarde y querrán salir temprano. Y así sucesivamente.

Trabajo remoto también significa poder manejar personal en otras zonas horarias que lo más seguro no estará disponible en los mismo horarios que las personas que estén en el horario de la central.

Entonces, lo que debemos aprender a manejar realmente bien es la comunicación asíncrona. Es decir la comunicación y la colaboración que no ocurren “en vivo” o al mismo tiempo. Para lograr esto es vital mejorar nuestra comunicación por escrito y aprender a utilizar herramientas como Mattermost, Slack, Jira, Pipedrive (disclaimer: 3 de las 4 las usamos en mi empresa Ubiquo).

Así que para empezar a pensar en irse remoto les recomiendo ir desarrollando las siguientes habilidades:

  • Comunicación por escrito (creo que esto es lo más importante por mucho)
  • Saber esperar
  • Planificación
  • Empujar la información versus jalar la información (más sobre esto en un futuro artículo de la serie)

Evaluación de consecuencias para mejor toma de decisiones

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Todo el tiempo estamos decidiendo. Y al mismo tiempo cada decisión que tomamos afecta de manera directa nuestras vidas. Y no solo esto. Cada decisión que tomamos afecta a las personas y el mundo que nos rodea. Decidir es lo más importante que estamos haciendo todo el tiempo.

Por lo menos a mi, me cuesta mucho tener esto presente en la manera que llevo mi vida y la mayoría de mis decisiones las tomo de una manera “miope” sin evaluar de una manera consciente las ramificaciones que mis decisiones pueden tener.

He acá es donde entra el libro Principios de Ray Dalio. Antes de seguir adelante, tengan por seguro que estaré escribiendo mucho sobre las enseñanzas de Ray Dalio pero por hoy me enfocare en su recomendación sobre como tomar decisiones evaluando consecuencias de segundo y tercer orden.

Todas las decisiones que una persona toma tienen efectos o consecuencias de primer, segundo y tercer orden. La ramificación de las decisiones y las acciones de los seres humanos en realidad pueden llegar a tener consecuencias de infinitos órdenes pero para efectos de ejemplo lo vamos a estar limitando a tres.

La mayoría de las personas evalúan sus decisiones en base a las consecuencias de primer orden y muy rara vez siquiera se percatan de las existencia de consecuencias que van más allá de las de  primer orden y por esto ni siquiera las toman en cuenta en sus decisiones.

Veamos un muy simple ejemplo para poder entender bien el concepto de toma de decisiones en base a consecuencias de primer, segundo y tercer orden.

La situación

Imaginate que estás en tu cama y suena el despertador temprano por la mañana por que quieres ir a hacer ejercicio. Hace frío afuera. Tu cama está calientita.

Decisión basada en las consecuencias de primer orden

Te quedas en la cama por qué en este momento el cuerpo está mejor (más cómodo) evitando el frío. Se siente mejor quedarte durmiendo en una cama caliente. Cualquier persona que esté evaluando la decisión en base a una consecuencia de primer orden se quedará en la cama. Podemos decir que objetivamente es lo que hay que hacer.  Aquí, ahora, en este preciso momento la consecuencia inmediata de salir a hacer ejercicio es incomodidad y molestía mientras que la consecuencia de primer orden de quedarte en la cama es comodidad y placer.

Decisión basada en las consecuencias mas allá del primer orden

Si la persona evalúa las consecuencias más allá del primer orden (la comodidad inmediata) podrá ver las consecuencias que pudieran venir si se queda en cama. Algunos posibles ejemplos de consecuencias de segundo, tercer y mayor orden son:

  • Si no salgo a hacer ejercicio puedo empezar a subir de peso
  • Si no salgo a hacer ejercicio puede tener problemas del corazón
  • Si no salgo a hacer ejercicio me empiezo a convencer que estar cómodo para mi es mas importante que mi salud
  • etc.

Este simple ejemplo sirve para ilustrar como operan los seres humanos en la toma de decisiones de acuerdo a Ray Dalio. A mi me hace mucho sentido y si puedo ver como yo tomo muchas decisiones de esta manera. No es difícil poder aplicar este concepto a todas las áreas de vida de una persona. Tampoco es difícil ver como cambia la calidad de decisiones de primer orden versus las de segundo y tercer orden.

Termino con las siguientes situaciones comunes para que cada uno de ustedes pueda ver que posibles decisiones se pueden tomar ya sea en base a consecuencias de primer orden o consecuencias de segundo, tercer orden, etc.

  • ¿Me quedó un poco mas tarde a terminar lo que me comprometí a hacer en el trabajo o lo dejo a medias?
  • Estoy enojado con mi pareja ¿Dejo que mi ira tomé control y le grito y digo cosas de las que después me voy a arrepentir?
  • Tengo miedo de emprender un nuevo negocio y me presentan la oportunidad de mis sueños. ¿La tomo o la dejo?
  • etc.

Piensa, como cambiaría tu forma de decidir y la vida que tienes si empiezas a decidir en base a consecuencias de mayor orden.

taller de gerencia efectiva

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En esta presentación, basada en el genial libro The Effective Manger de Mark Hostman, hago referencia a las respuestas de las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué es tan importante conocer a tus directos?
  • ¿Que hace que un gerente sea efectivo?
  • ¿Cuales son las dos responsabilidades principales de un gerente?
  • ¿Cuales son los 4 comportamientos que un gerente debe mostrar para liderar efectivamente a su equipo?
  • ¿Como obtener el máximo rendimiento de un equipo?

Actualmente estoy usando esta presentación para guiar un Taller de Gerencia Efectiva en librería Sophos.

Mejores Resultados en tu Empresa, Enfoque en Comportamiento

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Actualmente estoy impartiendo un Taller de Gerencia Efectiva. Uno de los puntos principales que estamos explorando es que el comportamiento de las personas es la causa de raíz del éxito o fracaso de una empresa. Determina su nivel de rendimiento.

La sesión pasada estuvimos debatiendo un poco sobre como esto puede o no ser del todo cierto. Las opiniones estaban bastante divididas. ¿Que pasa con la estrategia? ¿El plan de Marketing? ¿La disponibilidad de capital? etc. Seguro que todos estos elementos también influyen en que una empresa es exitosa o no.

Escuchando la discusión, me llamó mucho la atención como es que todos tenemos tan desarrollada la capacidad de negar la participación humana en tantas cosas que nos rodean y las atribuimos de inmediato al destino, caso fortuito o simplemente, en el peor de los casos, las vemos ajenas a cualquier tipo de intervención humana.

Como yo lo veo, si. El éxito depende de las calidad de estrategias, planes, acceso a capital, ejecución y otro millón de cosas que deben ocurrir. Sin embargo, la pregunta que yo hago es ¿quien desarrolla la estrategia, el plan de marketing o consigue los fondos? ¿Quien ejecuta? Espero que sea evidente que la respuesta es: las personas que trabajan para la empresa.

Hagamos el siguiente experimento mental:

¿Puede un presentador estar muerto del miedo y aparentar estar muy seguro ante su audiencia? Por supuesto que si. Hay una diferencia muy importante entre lo que está experimentando el presentador y lo que la audiencia es capaz de percibir.

La audiencia está enfocada en el comportamiento del presentador. Es lo único que puede hacer. Simplemente no pueden estar dentro del presentador y saber si está nervioso o si tiene miedo. Lo que si pueden hacer es evaluar si el presentador:

  • ¿Está jugando con sus manos?
  • ¿Está tartamudeando?
  • ¿Se mueve sin dirección o propósito alguno incansablemente de un lado al otro?

Todos estos SI son comportamientos que llevan a tener un efecto en como la audiencia percibe al presentador. El hecho de que este nervioso o confiado es totalmente irrelevante. Es su comportamiento lo único que importa en términos de los resultados de su presentación.

Como nos dice Andy Grove (High Output Management y ex CEO de Intel): Una persona que no está logrando los resultados esperados está fallando solo por una de dos razones:

  • No está motivada
  • No tiene las habilidades requeridas para lograr lo que se espera de ella

Una vez mas, si la persona está o no motivada, su comportamiento será distinto en cada uno de los casos. Si una persona puede o no hacer una tarea, seguro su comportamiento será diferentes cada uno de los casos. La motivación o nivel de habilidad determinarán su comportamiento. El comportamiento entregará o no los resultados.

Si quieres mejores resultados en tu equipo o empresa, asegúrate de enfocarte en cambiar el comportamiento futuro de las personas que trabajan contigo.

Contenido adicional gratis: presentación descargable de el taller de gerencia efectiva.

La humildad para lograr mejores resultados en el 2017

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Por lo menos yo, en el estricto sentido de la palabra, no tengo una connotación muy positiva de humildad. De alguna manera lo relaciono con pobreza. Recientemente estuve pensando en esto de la humildad y creo que hay otra manera de entrarle. La investigación y las reflexiones que he hecho me han llevado a pensar que la humildad es necesaria en una empresa para lograr tener una cultura de responsabilidad y alto rendimiento.

Para empezar, todos tenemos información limitada respecto a lo que queremos lograr y como lo queremos lograr. Ninguno de nosotros tiene la habilidad de saber exactamente cual es la mejor manera de resolver el problema que tenemos enfrente o saber exactamente cual es el camino mas eficiente a seguir. No podemos ver el tomar en cuenta las opiniones de los demás en cuenta como una opción, esto es una necesidad.

La humildad es un reconocimiento personal de que no lo podemos lograr solos, de que debemos estar presentes y atentos a lo que los demás nos dicen siempre y que podremos lograr mejores resultados gracias a los aportes de los demás. En el momento que logramos asimilar que las experiencias y el conocimiento de los demás nos puede ayudar a lograr mas, entonces estamos empezando ha ser humildes. Los demás nos ayudan a ser mas exitosos.

Ser humilde implica querer aprender. Es exponerse a preguntar, incluso cuando estas preguntas puedan exponer falta de conocimiento de nuestra parte. Es estar dispuesto a decir “no se”.

Es importante ver los efectos que la humildad puede tener en un equipo de trabajo, una empresa, un país. ¿Que pasaría si todas las personas en tu empresa reconocieran que no pueden solas y que colaborar con los demás dará mas frutos? ¿Y que si todos perdieran el miedo a preguntar cuando no saben algo? ¿Y todos los demás reconocieran el valor que hacer estas preguntas requiere y compartieran sin prejuicio sus experiencias y aprendizajes para ayudar a sus compañeros a crecer? Definitivo, necesitamos mas humildad para tener mejores resultados en el 2017.