Manolo Alvarez: Blog

Cuando las cosas cambian (berrinches empresariales)

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El entorno en el que las empresas operan constantemente cambia. Esto es cierto hoy más que nunca. Es por esta razón que es tan importante detenernos un momento y reflexionar sobre cuales son las posibles posturas que una empresa puede tomar cuando algo cambia.

Es prudente empezar el ejercicio listando algunos de los cambios de entorno más comunes con los que las empresa deben lidiar:

  • Un producto nuevo se lanza al mercado
  • Se inician operaciones en una nueva región
  • Se introduce un producto existente a un nuevo mercado
  • La empresa embarca en una nueva dirección estratégica
  • Nace un nuevo competidor en el mercado
  • etc.

Todos estos son cambios que requieren una reconfiguración interna de cómo se hacen las cosas en una empresa. Es posible que se requiera de nuevo personal, procesos actualizados, nuevos indicadores y otro sin fin de ajustes de fondo para que la empresa pueda tener éxito en el nuevo entorno en el que ahora debe operar.

La primer reacción que muchos de los líderes dentro de las empresas tienen al momento de afrontar un cambio de esta naturaleza es culpar al nuevo entorno. En el momento en que las cosas dejan de funcionar adentro, aparece el villano favorito de los ejecutivos modernos: el cambio que se está dando afuera.

Con esto me refiero a que cuando las cosas cambian, muy pocos líderes se sientan a evaluar cómo están haciendo las cosas adentro y se aferran a la terca postura de que el problema está afuera. “Los clientes no debieran exigir tanta calidad”, “El proveedor debiera darnos mejor calidad”, “Nuestros costos de materia prima debieran ser más bajos”, “El competidor no puede estar vendiendo tan barato”, “El ritmo al que nos piden mejoras al producto no debiera ser tan intenso”, etc.

Cuando las cosas cambian, estas posturas no sirven de nada. Tan solo son berrinches de adultos que nunca se debieran dar en un ambiente profesional. No aportan nada y son un reflejo de la falta de responsabilidad que existe en nuestra sociedad.

Cuando las cosas cambian se debe reconocer que la única manera de lidiar con ellas es cambiar nuestra interacción con el nuevo entorno que nos rodea. Desear que las cosas no hubieran cambiado y pretender que de alguna manera siguen siendo como eran antes es cometer suicidio empresarial.

La alternativa es preguntar ¿Qué debemos cambiar para operar exitosamente en este nuevo entorno? Para interactuar de manera positiva con este tipo de pregunta primero se debe aceptar, de todo corazón, que las cosas ya cambiaron y que ahora son como son.

La postura exigente de los clientes es la que es. La calidad que ofrece el proveedor es la que es. El precio del competidor es el que es. Nada de esto es el problema. El problema es que la manera en que se está operando internamente ya no es relevante en el nuevo entorno en el que se está operando hoy.

La única manera de sobrevivir cuando las cosas cambian es cambiando con ellas.

Similitudes entre los deportes y los negocios

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Los deportes y los negocios son dos de las cosas que mas me gustan. Siempre he sabido que los deportes son un “negocio”. Esto no es un secreto para nadie pero hasta hace muy poco empecé a ver la gran cantidad de similitudes que hay entre los dos:

  • Tanto en los deportes como en los negocios no hay campeón que dure para siempre
  • El talento fluye de un equipo a otro y es difícil retener a los mejores jugadores
  • Todo el tiempo hay que estar balanceando el ganar ahora con construir un equipo que sea sostenible a largo plazo
  • Los líderes o entrenadores son fundamentales para el éxito del equipo
  • La competencia es feroz
  • Nadie sabe que equipo o empresa va a estar de pie cuando suene la campana final
  • El descanso y la recuperación son importantes
  • El que no puede identificar talento joven que aún no se ha desarrollado está muerto
  • La cultura le gana al talento todos los días de la semana
  • A veces un jugador clave es suficiente para atraer al resto de piezas que ganaran los campeonatos
  • No siempre gana el que tiene más presupuesto
  • El momentum es importante, ganar ese primer partido cuenta
  • Las temporadas son largas y siempre hay lesiones, tener una buena banca es indispensable
  • No todas las contrataciones funcionan
  • Un jugador que tiene éxito “acá” no necesariamente lo tendrá “allá”
  • Entrenar, entrenar, entrenar

Amigos deportistas y empresarios, ¿Qué estoy dejando de incluir?

Una nueva manera de trabajar

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Conforme una empresa avanza, evoluciona. Los procesos que antes funcionaban dejan de funcionar y los requerimientos de cada nuevo nivel al que se llega son cada vez más complejos. En estos puntos de inflexión, toda empresa necesita encontrar una nueva manera de trabajar para seguir creciendo.

El instinto de muchos emprendedores es buscar los cambios mínimos necesarios para seguir adelante. Buscan una salida relativamente segura al problema y la juegan conservadores. Pero a veces ser muy conservador es la gota que derrama el vaso del fracaso. Esto es cada día más cierto. El mundo actual premia a los valientes. Hoy se requiere de grandes cambios para tan solo poder mantenerse relevante.

La invitación de hoy es a buscar nuevas maneras de trabajar. A realmente pensar fuera de la caja y encontrar soluciones novedosas que pueden parecer arriesgadas pero que en realidad son mucho más seguras que seguir haciendo lo mismo una y otra vez.

Una nueva manera de trabajar es una aventura que todo emprendedor debe de buscar. El mundo está cambiando muy rápido y los emprendimientos que están creciendo aceleradamente van aún a una mayor velocidad. Seguir haciendo lo mismo no es más que una receta para el desastre. La falta de innovación interna eventualmente pasa su factura. La única manera de salir de acá vivos es encontrando una nueva manera de trabajar.

Retroalimentación visible

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Imagina unas 200 casas, todas iguales. Están situadas una al lado de la otra en una bella provincia holandesa. Al fondo se pueden ver unos extensos campos llenos de tulipanes y varios molinos que parecieran haber sido extraídos de la más linda pintura con la que jamás hayas soñado.

Ahora que ya tienes esta imagen en la cabeza te hago la siguiente pregunta. ¿Por qué si todas las casas son prácticamente iguales, la mitad de ellas consumen 30% menos de electricidad al mes? Para ser un poco más específico agrego que adicionalmente a que todas las casas tienen la misma estructura, el tamaño y perfil de las familias que viven en ellas es también muy similar.

Bien, pues lo que sucede es que un tercio de las casas, por alguna razón desconocida, tienen el contador de electricidad cerca de la sala principal, en donde es altamente visible para todos. El resto de las casas lo tienen escondido en un sótano en donde nadie lo puede ver.

Lo que en realidad está sucediendo es que el comportamiento de las familias en las casas en donde los contadores están visibles es distinto al comportamiento de las familias que nunca ven el contador. Las familias que pueden ver el disco del contador girar escuchan “oye, estás gastando electricidad” todo el tiempo. Obviamente estas familias son mucho más cuidadosas con su consumo. Exactamente 30% más cuidadosas. Las familias que no tienen esta retroalimentación visible no se preocupan tanto de optimizar su consumo.

¿La moraleja de la historia? Poder ver la retroalimentación constantemente en tiempo real ayuda a optimizar cualquier resultado deseado. El simple hecho de que estés recibiendo retroalimentación (data, información, comunicación, noticias, tendencias, etc.) con cierto retraso te pone en desventaja.

La manera más eficiente de mejorar los resultados que se obtienen es acelerar los ciclos de retroalimentación. Poder ver el progreso (o la falta de) en tiempo real usualmente es una muy buena cura para el bajo rendimiento.

Las dos maneras en que el dinero motiva a las personas (aumentos salariales)

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Es imposible negar que el dinero motiva a las personas. En la gran mayoría de sociedades modernas el dinero es sinónimo de supervivencia. Sin dinero es prácticamente imposible sobrevivir. Llegar a cubrir nuestras necesidades básicas es un gran motivador.

Al mismo tiempo, conforme los ingresos de una persona crecen, el dinero se empieza a convertir en un indicador de cuánto éxito una persona ha alcanzado en su vida. Mostrarnos a nosotros mismos y a los demás lo mucho que hemos logrado también un gran motivador.

Así que ahí lo tenemos. Dependiendo de la situación económica de cada persona el dinero puede servir para cubrir las necesidades básicas y mitigar el miedo e inseguridad que vienen con la escasez de dinero o también puede servir como un indicador interno y externo de auto realización.

En otras palabras, dependiendo de en dónde se encuentra una persona en un momento dado dentro de la pirámide de necesidades de Maslow, la motivación para obtener dinero puede ser totalmente distinta.

Fig 1. La pirámide de necesidades de Maslow.

Es importante entender este fenómeno, especialmente al momento de presentar aumentos salariales en una empresa. Las personas que están buscando cubrir las necesidades de la parte de abajo de la pirámide medirán una oferta en términos absolutos del aumento a recibir. i.e. Voy a pasar de ganar 1,000 a 1,500. Es importante para las personas en esta situación saber en términos absolutos cuanto más podrán comprar con el aumento.

Por el otro lado, las personas que ya tienen cubiertas las necesidades básicas de la pirámide y para quienes el dinero se empieza a convertir en un indicador de éxito medirán el aumento en términos porcentuales. i.e. Voy a crecer mis ingresos en un 15%. Esto se traduce en que este año seré 15% más exitoso que el año pasado.

El significado que cada persona le da al dinero no es predecible y los seres humanos somos muy complejos. Nadie puede predecir con exactitud qué es lo que exactamente motivará a quién pero lo acá presentado creo que es una aproximación bastante cercana a la realidad en la mayoría de casos. Vale la pena tomarlo en cuenta a la hora de calcular planes de compensación y aumentos.

Encuentren al culpable

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Cuando algo sale mal en un equipo deportivo o en una empresa el impulso inicial, en la mayoría de casos, es buscar a el culpable. Esto no tiene beneficio alguno y tan solo es un gasto innecesario de energía para todos los involucrados.

La única razón por la cual puede tener sentido querer buscar a un “culpable” es para pedirle información relevante para solventar el problema —pedirle que ayuda a rectificar la situación. Fuera de esto, culpar a alguien tan solo es una evasión de responsabilidad y una perdida de tiempo.

Del otro lado dela moneda lo que sucede es que la persona responsable de la falla, debido a la cultura opresiva en que opera, esconde su falla y no la comparte con el resto del equipo. Esto previene que la organización pueda encontrar una solución inmediata al problema y los efectos de la falla se multiplican.

Como es obvio, una cultura que le gusta estar buscando culpables crea un circulo vicioso que perpetua la mediocridad y previene la solución efectiva de problemas. El costo de culpar es extremadamente caro y hay un sin fin de empresas y equipos que han llegado a su fin por estar adictos a la caserías de brujas.

Esta vez sin quemarlo

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Hay algunas cosas que funcionan mejor que otras. Y también hay cosas que no funcionan para nada. La reacción natural que muchas personas tienen, sin que se les pueda para nada culpar, es de alejarse de las cosas que no funcionan y gravitar hacia aquellas que funcionan mejor.

Definitivamente que esto no es para nada una mala estrategia. Dedicarle más tiempo y energía a aquello que funciona mejor es una buena idea. ¿Pero qué pasa cuando se abusa? ¿Qué sucede cuando el impulso natural nos guía por el camino del exceso? ¿Qué pasa cuando no entendemos?

Uno de los principales errores que veo cometerse es que aquello que funciona bien se empieza a utilizar como la “bala de plata”— una solución que se aplica todo el tiempo a cualquier situación que surja. A lo mejor una reunión semanal logra alinear muy bien los objetivos de todo un equipo. Después de un par de semanas es probable que la expectativa sea que esta misma reunión que alinea objetivos muy bien también resuelva los problemas de comunicación entre miembros del equipo o incluso, con proveedores. Si esto funciona para resolver A, usémoslo también para resolver B aunque B no tenga nada que ver con A.

La otra cosa que veo pasar es que la frecuencia con qué se utiliza algo que funciona incrementa dramáticamente mientras mejor funciona. Si tener una sesión para revisar el progreso de un proyecto está funcionando muy bien en un ciclo quincenal, no pasa mucho tiempo hasta que a alguien se le ocurre moverlo a un ciclo semanal para “acelerar el ritmo del proyecto”.

Cada actividad o solución tiene su propio ritmo y si está funcionando bien es porque está obedeciendo a su ciclo natural. Las cosas, al igual que un buen vino, necesitan tiempo para respirar. Necesitan descansar. Esto no quiere decir que no hayan actividades cuya naturaleza sea diaria y que se benefician de ejecutarse todos los días. Pero tratar de forzar un ciclo de ejecución más frecuente a algo solo porque funciona bien simplemente no tiene sentido.

Cuando se encuentra algo que funciona nos podemos sentir muy dichosos. No es algo que pase todos los días y en el momento que llega a suceder debemos entender bien por qué está funcionando y particularmente es importante que entendamos su ciclo de ejecución.

Usar algo más de lo necesario disminuye su efectividad. Usémoslo otra vez pero esta vez, sin quemarlo.

Aún mejor que administrar el tiempo, administrar la energía

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Mucha de la teoría gerencial moderna sugiere que el secreto “non plus ultra” para maximizar la productividad es la administración del tiempo. Se nos ha enseñado que administrar el tiempo es lo que ha llevado a las más grandes personas de nuestros tiempos a alcanzar logros “imposibles” con sus vidas. “Es su habilidad para manejar el tiempo lo que ha cambiado el mundo”, nos dicen los grandes de la gerencia como Peter Drucker.

Y con esta manera de pensar han nacido un sin fin de mecanismos, teorías y libros sobre cómo manejar mejor el tiempo —todos en el nombre de subir la productividad. Puede ser que yo esté equivocado, pero hoy los quiero convencer que hay algo más importante y efectivo que la administración del tiempo para subir nuestra productividad.

Arranquemos con la siguiente pregunta. Qué es más importante, ¿Organizar el tiempo o lo que hacemos con el tiempo que tenemos disponible? Yo creo que lo que hacemos con nuestro tiempo es mucho más importante. De nada sirve tener bloques de tiempo perfectamente organizados si durante ese tiempo no traemos nuestro mejor ser a lo que debemos hacer en ese momento. Lo más importante es lo que hacemos con el tiempo, no cómo lo administramos.

Ahora, ¿Cuál es el factor que determina qué tanto podemos hacer en un período determinado de tiempo? Sin duda alguna: la energía que tenemos en ese momento. De nada sirve tener una semana perfectamente organizada si cuando nuestro calendario indica que es hora de hacer algo no tenemos la energía (y por ende ni la motivación ni las ganas) de hacerlo. Seguro que este será un bloque de tiempo perdido.

Con esto no quiero decir que calendarizar y alocar el tiempo sea algo innecesario y que no sirve para nada. Lo único que estoy proponiendo es que la administración de energía es más importante que la administración del tiempo. A mayor energía tengamos, más productivos seremos. Cuando tenemos altos niveles de energía y no tenemos tiempo disponible, encontramos el tiempo que necesitamos para hacer lo que queremos. Cuando tenemos el tiempo disponible y no tenemos energía dentro de nuestro ser, tomamos una siesta enfrente del monitor.

Me gustaría saber si alguien quisiera que profundice un poco más sobre la administración de ese fuego interno que llamamos energía. Es de este fuego que nace la motivación. Déjame saber si debiera escribir más acerca de esta idea con un comentario.

Las dos responsabilidades principales de un gerente

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Evaluar a un colaborador individual dentro de una empresa no es muy complicado. Resulta relativamente fácil, dependiendo del puesto claro, poder determinar si la persona está haciendo un buen trabajo o no. ¿Llegó a su meta de ventas? ¿Entregó sus proyectos a tiempo y con la calidad esperada? ¿Están listos los reportes financieros? Etc.

Ahora bien, cuando se busca evaluar a un gerente las aguas se ponen un poco más turbias. ¿Qué se espera de un gerente? ¿Cuales son sus responsabilidades principales? No es algo tan fácil de ver.

Para empezar a aclarar cuales son las responsabilidades de un gerente es importante entender que los gerentes trabajan con equipos de personas. Su trabajo no es producir. Su trabajo es ayudar a otros a producir. Con esto ya definido, podemos pasar a estudiar las dos responsabilidades principales de un gerente.

1. Obtener los resultados que la empresa necesita de su equipo

En otras palabras, la primer responsabilidad de un gerente son los resultados que su equipo genere. Un gerente se mide principalmente por lo que su equipo puede o no hacer. El buen gerente logra que su equipo de excelentes resultados. El mal gerente tiene un equipo de bajo rendimiento.

Un gerente se evalúa principalmente por los resultados que produce su equipo.

2. Retener a los miembros de su equipo

Hay muchas formas en las que un gerente puede lograr los resultados que necesita de su equipo. Algunas son más sostenibles que otras. Algunas contribuyen al clima organizacional de la empresa mientras que otras destruyen la moral de los miembros del equipo.

Un buen gerente construye a su equipo, motiva a sus miembros y los inspira a lograr más. Los miembros de un equipo bien liderado quieren formar parte de su equipo de trabajo por mucho tiempo y un equipo con baja rotación de personal contribuye a la salud de la empresa.

No es ningún secreto que dos de los costos “escondidos” más grandes de una empresa son el reclutamiento y la capacitación de su personal. Un gerente que logra resultados de corto plazo por medio de “apretar” constantemente a su equipo de trabajo no está haciendo un buen trabajo. Tendrá un equipo con alta rotación de personal. El buen gerente retiene al personal de su equipo durante largos períodos de tiempo contribuyendo a las finanzas y cultura de la empresa.

El buen gerente tiene un equipo que da buenos resultados Y logra retener a los miembros de su equipo.

El trabajo como expresión personal

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En la sociedad moderna la mayoría de personas adultas pasan alrededor de un 70% a 75% de su tiempo trabajando. Sin duda alguna, el trabajo es en donde más tiempo estamos pasando.

Esta es una realidad del mundo moderno en que vivimos y no es malo. Solo es como estamos estructurados en la sociedad en que vivimos. El problema surge cuando esta gran cantidad de tiempo que se pasa trabajando no es un canal para la expresión personal.

Creo que una empresa puede ser un canal de expresión para cada uno de sus colaboradores. Ser este canal es la única manera en que cada una de las personas que trabajan en la empresa pueden dar su máximo aporte. También es la única manera en que la empresa puede esperar que sus colaboradores pasen un tiempo prolongado trabajando en ella.

Trabajar para una empresa es la manera dominante en que las personas sustentan sus vidas y en muchos casos, las de sus familias. Mi percepción es que acá es dónde casi todos dejan de exigirle a las empresas en donde trabajan. “Intercambio mi tiempo por dinero y así estoy bien”. Esta pareciera ser la postura general. Creo que no es suficiente.

El trabajo puede ser un vehículo maravilloso para usar el tiempo de una persona para construir algo que le es importante. La capacidad de poder colaborar con otras personas que están comprometidas con lograr los mismos objetivos que uno es el mejor camino para lograr grandes proyectos que son importantes para el individuo.

Cuando una persona puede dejar su huella en un proyecto que está alineado con su propósito, la recompensa que recibe va mucho mas allá de un salario devengado o utilidades recibidas. En este caso el trabajo no solo es un medio de sustento. Es un vehículo para la expresión personal.