Manolo Alvarez: Blog

Son mas importantes los resultados que el esfuerzo

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Casi que cualquier persona que sabe lo que está haciendo en el mundo de los negocios estará de acuerdo con el enunciado “al final del día necesito resultados, el esfuerzo es secundario”. En un nivel muy primitivo creo que todos sabemos que esto es cierto. ¿Por qué entonces nos comportamos como que lo que mas vale es el esfuerzo? A ver me explico…..

En particular se me viene a la mente el proceso de reporte de status de proyectos o tareas. Este proceso se ve viciado por una predilección absoluta del esfuerzo sobre los resultados. Es decir, la manera en que lo manejamos indica a todos los involucrados que lo importante es el esfuerzo realizado y no los resultados obtenidos.

Al momento de solicitar el status de un proyecto o de una tarea, lo primero que automáticamente se recibe es una historia detallando todo el esfuerzo realizado. Hago notar que el status de la tarea puede ser verde, amarillo o rojo. Esto es indiferente. Pero lo que siempre se recibirá primero es el detalle de cuanto esfuerzo se ha realizado sin importar que resultado se ha logrado.

Considero sumamente importante que se propague siempre, dentro de las mejores empresas, una cultura de excelencia en la cual los resultados siempre tomen precedencia sobre el esfuerzo realizado. Una manera muy simple de lograr esto es inculcar en todos los miembros de la organización el hábito de responder a las solicitudes de status con una respuesta directa de un a palabra: verde, amarillo  o rojo. Que resultado se está obteniendo respecto a la tarea o proyecto. Luego de esto se puede entrar en detalle de cuanto esfuerzo se está realizando y los por menores de lo que se está trabajando. Pero primero ya se dio a conocer el resultado que es lo más importante.

Para aquellos de ustedes que estén interesados en profundizar mas en este tema les sugiero visitar Manager Tools en donde hay muchos podcasts gratuitos de muy alta calidad, incluyendo este donde se toca este tema en específico.

Suerte con esto y espero que esto les ayude a dar mejores resultados y la enriquecer la cultura en sus empresas.

Avanti!

Top Grading, mejorando el reclutamiento de personal (videos)

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Hace alrededor de un año escribí un post sobre el libro “Who” el cual está dedicado a la técnica de Top Grading, un proceso de selección de personal que garantiza contratar a las personas que están en el Top 10 % de todos los candidatos.

Brad Smart, relacionado con este libro y Presidente de Smart & Associates, una firma de consultoría para selección de personal, ha publicado una serie de videos que detallan el proceso básico de Top Grading en muy poco tiempo. La serie de vídeos se puede ver gratis en línea aquí o siguiendo los links que detallo abajo. La serie consta de 1 video introductorio, 1 video para cada paso del Top Grading (12 en total) y un video que resume todo el proceso.

Si están teniendo problemas reclutando las mejores personas, perdiendo tiempo y recursos debido a la rotación de personal o simplemente no saben a quien necesitan contratar, les recomiendo mucho este programa y todo el material relacionado.

El programa consta de estos 14 videos (Inglés):

Como llevar una startup de pequeña a grande

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Toda startup necesita crecimiento y prosperidad. ¿Pero que pasa cuando estas empresas empiezan a experimentar un crecimiento rápido? Muchas veces es ahí donde vienen los problemas, la falta de recursos, procesos, estructura e incluso con frecuencia, el colapso total.
Es indiscutible que es necesario que para que una empresa logré una taza de crecimiento considerable debe madurar.

Se debe inculcar un sentido de formalidad en la cultura de la organización. Sin embargo, esto no puede significar perder la identidad, dinamismo y energía que generó ese crecimiento inicialmente de la “startup”.

Esto no implica que toda la operación sea descontrolada y se deje la operación a la suerte. Los líderes de la empresa deben encontrar un delicado balance entre una burocracia que puede llegar a matar el espíritu emprendedor que es el combustible de la empresa y un libertinaje desordenado que no ofrecerá los controles y procesos necesarios para sostener el crecimiento que se esté experimentado.

Complementando el tema de balance y cultura, es de suma importancia tener una evaluación periódica de personal. ¿Que tan frecuente debe ser? Pues mientras más rápido se está creciendo, mas frecuente se debe hacer todo dentro de la empresa.

Si se está creciendo a un ritmo acelerado, lo más seguro es que se están experimentando cambios drásticos dentro de la empresa. Es necesario poder evaluar quienes pueden mantener el ritmo y quienes no. Se debe poder identificar quienes son sus jugadores claves hoy, no hace 6 meses.

Es muy probable que hayan personas dentro de la organización que fueron parte clave del lanzamiento inicial pero que hoy por hoy estén deteniendo el crecimiento. Evalúe a todos siempre.

Otro concepto que no puede faltar es “crecer requiere dinero, crecer rápido requiere mucho dinero”. Siempre que se está experimentando un crecimiento rápido es necesario invertir tiempo, dinero y todos los recursos disponibles en rodearse de personas hábiles en las finanzas. Es imposible crecer sin un buen flujo de efectivo. Si esto no se toma en cuenta, la startup se quedará sin “oxigeno”.

En teoría no es tan dificil llevar a una empresa de pequeña a grande (dije en teoría!). Los puntos claves a recordar son:

  • Mantener la identidad y el espíritu innovador que dio a la startup su empujón inicial.
  • Evaluar constantemente al personal y ver que estén alineados con la misión y comportamientos que requiere la empresa en su fase de desarrollo actual.
  • Contar con excelentes financieros alrededor para que nunca le falte “oxigeno” — dinero a la empresa para poder crecer.

Me gustaría mucho escuchar en su experiencia que es lo que ustedes consideran importante para poder crecer una startup y dar ese salto a la grandesa. Déjenme una nota con sus experiencias.

Que es saber discutir profesionalmente?

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La palabra discutir tiene una muy mala reputación. Es algo que se sugiere evitar. Discutir no es bueno. Creo que todo esto está equivocado. Discutir es sumamente importante y tenemos que saber hacerlo, tenemos que buscarlo.

Como dijo Henry Ford:
“Si los dos estamos siempre de acuerdo, seguro uno de nosotros ya no es necesario.” 


Es importante incorporar este concepto al comportamiento. Tanto en el propio comportamiento como en el comportamiento de las personas con que se trabaja y/o comparte. Discutir trae grandes beneficios.

La semana pasada tuvimos que resolver un problema. Mi equipo de trabajo y yo nos enfrentamos al reto de encontrar un modelo de negocio nuevo para pasar un servicio de cobro por evento a una suscripción diaria.

Nos reunimos durante más de dos horas y discutimos. Por momentos hubo un poco de tensión y cada participante defendió de manera “fuerte” sus ideas. Argumentamos, discutimos y presentamos opciones. Todo siempre en un tono positivo.

Finalmente encontramos una solución satisfactoria para todos. No lo que alguien quería. Encontramos lo que era correcto para el proyecto.

Con esto lo que quiero decir es que hay que saber discutir profesionalmente. Bien, pero, ¿Que es discutir profesionalmente?

  • Es iniciar la discusión con el propósito de encontrar la mejor solución para todos y no pretender que se haga lo que yo quiero. Esto no quiere decir dejar de pelear y defender la propuesta que se presenta.
  • Es respetar las ideas de los demás y entender que lo que se decida como mejor opción se debe apoyar aunque no sea lo que se quiere. Acaso no es esto lo que esperamos de los demás si nuestra opción es elegida. En corto, no boicotear una opción que no sea la propia al momento de ejecutar.
  • No agregar sentimientos a la mezcla. Todo lo que se presente debe estar respaldado por datos y evidencia tangible. No es válido recurrir a argumento como “Tengo un presentimiento que esto va a matar la empresa”.
  • Es reconocer el valor de cada uno de los participantes y siempre mantener una mente abierta para ver las contribuciones que otros puedan tener respecto el tema siendo discutido.
  • Es actuar en un 100% sobre la decisión tomada y eliminar cualquier posibilidad de retomar otra idea en caso falle la opción decidida. Es comprometerse de lleno con lo que se elija y hacerlo una realidad.

Esto es discutir con profesionalismo. Lastimosamente es algo que se enseña a evitar. Es algo de lo que nos debemos alejar.

Pues espero que esta nota haga a más de alguien reflexionar y le ayude a encontrar mejores soluciones al perderle el miedo a la discusión y al conflicto constructivo. Espero que alguien mas quiera discutir….

En realidad escuchas tus clientes / usuarios?

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Hace unos 4 días empezamos el trabajo de integrar uno de nuestros productos, Grupito.com, con Facebook. Grupito le permite al usuario crear grupos de hasta 10 amigos y escribirle a todos enviando tan solo 1 mensajito SMS al grupo. Todos los que reciben el mensaje lo reciben gratis. El único costo está en el envío único del mensaje (costo menor a tener que enviar mensaje por mensaje).

La situación es la siguiente. A las pocas horas de tener la aplicación integrada con Facebook empezamos a recibir una buena cantidad de retroalimentación. Bastante de esta retroalimentación iba orientada a problemas que estaban experimentando los usuarios con la integración. Recibimos comentarios de otro tipo de problemas y mejoras sugeridas por los usuarios. También tuvimos varios comentarios de reconocimiento al buen trabajo.

El proceso mental que se experimenta al tener una situación de este tipo debe ser controlada y se debe manejar bien. La reacción instintiva es de molestarse. “¿Que le pasa a mis usuarios?” “Pero si esto funciona!” “Lo están usando mal”. En fin, estas son unas de las ideas que impulsivamente entran en la mente del equipo. No te dejes llevar por estos impulsos.

¿Cual es el mensaje que te están dando tus usuarios/clientes cuando se quejan? Primero que les importa tu producto o servicio y que se quieren tomar el tiempo de decirtelo en lugar de ir a buscar silenciosamente otra solución. Segundo están diciendo que quieren tener una mejor experiencia con tu organización y tercero te están diciendo que tu producto / servicio les es útil.

Nadie conoce un producto / servicio mejor que alguien que lo utiliza todos los días. En el caso particular de Grupito los usuarios nos ayudaron a encontrar problemas que nosotros simplemente no podríamos haber visto. Estamos trabajando con algunos de ellos ya para mejorar la experiencia de toda la comunidad.

En fin, nuestro equipo está entusiasmado en escuchar a nuestros usuarios y estamos muy agradecidos de que se están tomando el tiempo de ayudarnos a mejorar. Estamos trabajando duro para satisfacer las necesidades que nos presentan día a día. Los estamos escuchando. Gracias a todos los que han comentado en la página de Facebook y gracias al Equipo IM por su respuesta!

Y tu equipo, ¿como reacciona a la retroalimentación de sus usuarios / clientes? ¿Estas utilizando las redes sociales para saber que piensa el mercado de tus productos / servicios?

Los Números Críticos de la Empresa

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Seguimos con Gazelles! Vamos con los Números Críticos.

 
“Un número crítico representa una debilidad clave en el corazón del modelo económico o la operación de la empresa que al ser resuelto tendrá un impacto positivo y significante en el negocio.”
Verne Harnish

Idealmente se deben contar con 2 números críticos, uno que viene del Balance General y otro que viene del Estado de Resultados. Un número crítico puede ser algo como la taza de utilización del personal de entrega a domicilio, metas de obtención de fondos o un incremento en el número de cuentas grandes para reducir la vulnerabilidad corporativa.

Es muy importante enfocar los Números Críticos a una causa de raíz y cambiarlos anualmente. Esto permite enfocar la energía en distintas áreas de la organización.

La pregunta, ¿Cuales es ese único punto, medible que debemos lograr en los siguientes 3 – 12 meses? es la clave para encontrar el número crítico. Veamos un ejemplo para concluir por hoy:

Dell Computer

En el 2001 Dell eligió incrementar la taza de ventas de servidores contra ventas de PCs, sabiendo que esto le ayudaría a la organización enfocarse en moverse  del mercado de PCs, que estaba empezando a estancarse, hacia el mercado de alto crecimiento de servidores.

El secreto está en que la “taza de venta de servidores contra ventas de PCs es un número que se puede medir y viene directo de los registros financieros de la empresa. Más aún, el enfoque en este único número determinó todas las acciones de Dell durante todo un año, logrando una alineación empresarial que rindió bastantes frutos.

¿Cual es tu número crítico?

El Factor X de la Empresa

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Hace un par de semanas empezamos a implementar los Rockefeller Habits en la empresa en donde estoy coordinando los esfuerzos de desarrollo tecnológico. Uno de los puntos más importantes es la identificación Factor X de la empresa.

El Factor X de una empresa es aquel diferenciador que le da una ventaja competitiva extrema sobre la competencia. Se debe notar que el Factor X es singular. No son una seri de factores. Es EL DIFERENCIADOR que si se logra conquistar hará toda la diferencia en el futuro de la empresa.

El Factor X reduce el factor de riesgo para una empresa al ofrecerle una ventaja exponencial que la pone al menos 2 veces por encima de la competencia en un área clave como: precio, retención de empleados, distribución, etc.

Es muy importante que la empresa considere como prioridad encontrar este Factor X y ponerlo a trabajar para la empresa. Una vez que se encuentra este Factor X y se inicia la estrategia para conquistarlo se debe mantener un muy bajo perfil para que la competencia no tome ventaja de lo que se ha encontrado.

Todo es mas claro con ejemplos. Cito 2 de los ejemplos mencionados en el artículo original (diciembre 2003) de Verne Harnish.

Starbucks

El Factor X de Starbucks en su inicio fue cobrar 2 a 3 veces más que la competencia. En una época donde todos creían que nadie pagaría más de U.S.$ 0.50 por una taza de café, Howard Schultz decidió sumergir a los clientes en deliciosos Espressos preparados a $3.50 y luego utilizar ese excelente margen para replicar la experiencia miles de veces alrededor de los Estados Unidos.

Blockbuster

La limitante para TODOS los servicios de alquiler de videos siempre fue el costo de adquirir las películas. El costo promedio por video que se tenía que pagar a un estudio era de alrededor de $65. Esto hasta que en 1997 Blockbuster identificó esto como su Factor X y luego de bastante tiempo, análisis y trabajo llegó a un acuerdo con los estudios para adquirir las películas a U.S.$6.00 + 40% del fee de los alquileres. No hace falta mucho para darse cuenta de la reducción en costo de crecimiento de inventario que esto le ofreció a Blockbuster. La competencia simplemente no podía mantener el ritmo.

El artículo finalmente describe un tercer caso, el de Outback Steak House, empresa que logró ventaja al encontrar que su Factor X era la rotación de gerentes de restaurantes.

Estos 3 ejemplos abren la mente a ideas, posibilidades. El concepto del Factor X tiene el poder de darle la vuelta a una empresa en cuestión de meses sino es que en semanas. Nosotros ya creemos tener identificado nuestro Factor X y estamos priorizando nuestros recursos para ponerlo a trabajar para nosotros. Y tu, ¿vas a buscar tu Factor X?

Como Tener Reuniones Efectivas, Cálculo de Costos

Manolo Alvarez 1 Comentario

Ser gerente implica coordinar los esfuerzos de las personas que se encuentran en un equipo. Mucha de esta coordinación se ejecuta por medio de reuniones. Sin embargo, las reuniones son una de las fugas más grandes de una organización. Veamos un breve ejemplo.

Asumamos que se tiene una reunión de una hora a la cual asisten 5 personas cuyo salario promedio es de U.S.$50.00 / hora. El costo hora hombre de esta reunión es de U.S.$ 250.00 (sin tomar en cuenta costos de oprtunidad, café, electricidad, uso de audiovisuales, etc.). A este ritmo, y sabiendo que al salir de la mayoría de reuniones usualmente no se ha logrado mayor cosa, es necesario aprender a tener reuniones más eficientes.

Como primer punto, recordemos las palabras de Henry Ford: “Si los dos estamos de acuerdo, aquí seguro hay alguien de más”. Es necesario entender que si se ha convocado una reunión es por que se debe llegar a un acuerdo. Las personas que esperan “imponer” un aporte, idea o sugerencia y que esta sea aceptada tal y como viene no deben asistir a reuniones. Incisto, al momento de reunirse con una o más personas el propósito debe ser llegar a un acuerdo. No imponer la voluntad de nadie. Todos los asistentes deben estar dispuestos a escuchar. De lo contrario, la reunión y el costo que esta incurre no están justificados.

Con una mentalidad correcta ya establecida, se debe proceder a establecer la puntualidad. Como ya se mencionó, el principal costo de las reuniones es el tiempo. Es una falta de respeto y una perdida de dinero tener a las personas que llegan puntuales a la reunión esperando. Esto no se debe permitir. Este comportamiento se traduce en tirar el dinero de la empresa y decir “no nos interesa lo que estamos por hacer”. Siempre llega temprano.

Una reunión sin agenda se convierte en una charla informal. Especialmente si los asistentes se conocen bien. Siempre se debe tener un plan de acción bien definido. Es de suma importancia elaborar una agenda detallada de los puntos a tratar y los objetivos a alcanzar durante la reunión. Idealmente se debe hacer llegar esta agenda a todos los participantes al menos un día antes de la reunión para que todos se puedan preparar.

Por obvió que sea, no está de más decir que una vez que se inicie la reunión se debe respetar la agenda. Debe existir un moderador, no importa que tan informal sea este puesto, pero debe haber alguien que lleve el control. De lo contrario la planeación relizada se va por un lado, las reuniones no acaban nunca, los costos se disparan y no se logra nada. No se puede permitir que esto pase.

Se cierra la reunión corroborando que los objetivos planteados en la agenda se hayan cumplido. Se asignan tareas y responsabilidades con fechas y horas de entrega de una manera directa. Nadie se debe ir sin reconocer que tiene trabajo que hacer. Se agradece la asistencia de cada persona y se reconoce el esfuerzo que todos han hecho al invertir su tiempo y esfuerzo en tener una verdadera reunión y no en malgastar el tiempo y dinero de la organización.

¿Cuanto cuestan tus reuniones? Calcúlalo acá!

El sitio Meet or Die ha creado una muy buena herramienta que te ayuda a calcular el costo de las reuniones que tienes totalmente GRATIS! Pruébenlo y compartan en los comentarios sus costos de reuniones.

 
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Gracias Mauro (@noiz777 en twitter) por el link de Meet or Die!

Bien, con el tiempo que van a ahorrar al tener reuniones más cortas, eficientes y productivas, espero escuchar sus comentarios e historias de que han visto en reuniones a las que han asistido. Dejen sus comentarios.

La puntualidad en las reuniones y la cultura de una empresa

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Es un hecho innegable que en la mayoría de las organizaciones “profesionales” las reuniones nunca empiezan a tiempo. Este es un comportamiento muy contraproducente ya que una reunión atrasada retrasa el resto de actividades del día, incluyendo otras reuniones, considerablemente.

Esta situación tiene una agravante bastante serio. El hecho de empezar las reuniones tarde es “culturalmente” aceptado en un 99% de las organizaciones. Se debe recordar que empezar una reunión a tiempo es un “entregable” muy simple. Es un compromiso de algo que se debe hacer y tiene su fecha de entrega.

¿A que voy con esto? Un entregable no es más que -> Quien hace qué y para cuando. ¿Qué entregable más sencillo se puede tener que “Tu — estar presente — a las 8:00am”? Es decir, presentarse a tiempo y empezar una reunión a tiempo en sí es un entregable para todos  los asistentes.

¿Que es lo que pasa? Si la cultura organizcional incluye una tolerancia y aceptación hacia el inicio no puntual de las reuniones, consecuentemente la cultura organizacional grita “los entregables y proyectos que se manejan pueden ser entregados tarde. No hay problema. Así nos manejamos aquí“. Esto inevitablemente compromete el rendimiento de la organización.

Y esto no es un invento. Hay varios estudios realizados que han encontrado una estrecha correlación entre la puntualidad y eficiencia de las reuniones de una organización con el cumplimiento de las fechas de sus proyectos y entregables.

Así que si tu eres encargado de coordinar reuniones, asegurate de manejarlas de una manera  profesional, eficiente y productiva. Si a ti te toca asistir a reuniones, asegurate de mostrarle a tus compañeros lo importante que es para tí cumplir con tus entregables al estar listo de una manera puntual. Creanme, les ayudará a todos.

Quisiera saber un poco más de como se manejan las reuniones y esta cultura en donde ustedes trabajan. Dejenme un comentario y lo platicamos.

El secreto para cerrar un proyecto

Manolo Alvarez 2 Comentarios

Y la historia se repite. Actualmente estamos trabajando en lanzar varios proyectos (Startups) y el cierre está requiriendo de bastante esfuerzo y coordinación. El principio de Paretto (80 – 20) está presente. 

El 80% del trabajo ya está hecho. Tan solo hacen falta los pequeños detalles finales, el 20% restante. Pero creanme que este 20% final está requiriendo, por alguna razón u otra, el 80% del esfuerzo invertido en el proyecto. Esto no es nada nuevo y se debe aprender a manejar. ¿Cómo?

Bien, lo primero que se me viene a la mente es la planeación y la regla de las 6 P’s (Proper Prior Planning Prevent Poor Performance). Firmemente creo que un proyecto se complica al momento de cerrar por qué no está bien definido y la planeación es defectuosa. Es muy difícil aterrizar algo que no está definido y que no existe de una manera clara en la mente de los ejecutores.

Como segundo punto debo citar la atención al detalle. En realidad esto es lo que conforma este 20% final de trabajo. Afinar detalles y realizar ajustes menores. Al momento de querer cerrar un proyecto esto es lo que queda pendiente: pequeños detalles. Muchas personas tienen problema con esto. Especialmente porque es difícil afinar detalles de algo que no está definido y/o planeado (ver párrafo anterior).

Finalmente mencionó la paciencia. ¿Por qué? Porque el cerrar un proyecto requiere de infinitas pruebas y un procedimiento de prueba y error muy extenso. Esto es directamente proporcional al tamaño del proyecto. No obstante es una tarea que a muy pocas personas les agrada y una menor cantidad la hacen bien. Para cerrar proyectos se debe ser muy paciente y hábil para realizar pruebas. ¿Cómo saber si las pruebas son exitosas? Las debes evaluar contra tu planeación (ver dos párrafos arriba).

Creo que está claro. Cerrar un proyecto requiere de muchas cosas. Pero el secreto es la planeación y definición del proyecto. Si se tienen buenas especificaciones y objetivos claros acompañados de la atención al detalle y un poco de paciencia los proyectos se cerrarán!