Manolo Alvarez: Blog

Son mas importantes los resultados que el esfuerzo

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Casi que cualquier persona que sabe lo que está haciendo en el mundo de los negocios estará de acuerdo con el enunciado “al final del día necesito resultados, el esfuerzo es secundario”. En un nivel muy primitivo creo que todos sabemos que esto es cierto. ¿Por qué entonces nos comportamos como que lo que mas vale es el esfuerzo? A ver me explico…..

En particular se me viene a la mente el proceso de reporte de status de proyectos o tareas. Este proceso se ve viciado por una predilección absoluta del esfuerzo sobre los resultados. Es decir, la manera en que lo manejamos indica a todos los involucrados que lo importante es el esfuerzo realizado y no los resultados obtenidos.

Al momento de solicitar el status de un proyecto o de una tarea, lo primero que automáticamente se recibe es una historia detallando todo el esfuerzo realizado. Hago notar que el status de la tarea puede ser verde, amarillo o rojo. Esto es indiferente. Pero lo que siempre se recibirá primero es el detalle de cuanto esfuerzo se ha realizado sin importar que resultado se ha logrado.

Considero sumamente importante que se propague siempre, dentro de las mejores empresas, una cultura de excelencia en la cual los resultados siempre tomen precedencia sobre el esfuerzo realizado. Una manera muy simple de lograr esto es inculcar en todos los miembros de la organización el hábito de responder a las solicitudes de status con una respuesta directa de un a palabra: verde, amarillo  o rojo. Que resultado se está obteniendo respecto a la tarea o proyecto. Luego de esto se puede entrar en detalle de cuanto esfuerzo se está realizando y los por menores de lo que se está trabajando. Pero primero ya se dio a conocer el resultado que es lo más importante.

Para aquellos de ustedes que estén interesados en profundizar mas en este tema les sugiero visitar Manager Tools en donde hay muchos podcasts gratuitos de muy alta calidad, incluyendo este donde se toca este tema en específico.

Suerte con esto y espero que esto les ayude a dar mejores resultados y la enriquecer la cultura en sus empresas.

Avanti!

Como llevar una startup de pequeña a grande

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Toda startup necesita crecimiento y prosperidad. ¿Pero que pasa cuando estas empresas empiezan a experimentar un crecimiento rápido? Muchas veces es ahí donde vienen los problemas, la falta de recursos, procesos, estructura e incluso con frecuencia, el colapso total.
Es indiscutible que es necesario que para que una empresa logré una taza de crecimiento considerable debe madurar.

Se debe inculcar un sentido de formalidad en la cultura de la organización. Sin embargo, esto no puede significar perder la identidad, dinamismo y energía que generó ese crecimiento inicialmente de la “startup”.

Esto no implica que toda la operación sea descontrolada y se deje la operación a la suerte. Los líderes de la empresa deben encontrar un delicado balance entre una burocracia que puede llegar a matar el espíritu emprendedor que es el combustible de la empresa y un libertinaje desordenado que no ofrecerá los controles y procesos necesarios para sostener el crecimiento que se esté experimentado.

Complementando el tema de balance y cultura, es de suma importancia tener una evaluación periódica de personal. ¿Que tan frecuente debe ser? Pues mientras más rápido se está creciendo, mas frecuente se debe hacer todo dentro de la empresa.

Si se está creciendo a un ritmo acelerado, lo más seguro es que se están experimentando cambios drásticos dentro de la empresa. Es necesario poder evaluar quienes pueden mantener el ritmo y quienes no. Se debe poder identificar quienes son sus jugadores claves hoy, no hace 6 meses.

Es muy probable que hayan personas dentro de la organización que fueron parte clave del lanzamiento inicial pero que hoy por hoy estén deteniendo el crecimiento. Evalúe a todos siempre.

Otro concepto que no puede faltar es “crecer requiere dinero, crecer rápido requiere mucho dinero”. Siempre que se está experimentando un crecimiento rápido es necesario invertir tiempo, dinero y todos los recursos disponibles en rodearse de personas hábiles en las finanzas. Es imposible crecer sin un buen flujo de efectivo. Si esto no se toma en cuenta, la startup se quedará sin “oxigeno”.

En teoría no es tan dificil llevar a una empresa de pequeña a grande (dije en teoría!). Los puntos claves a recordar son:

  • Mantener la identidad y el espíritu innovador que dio a la startup su empujón inicial.
  • Evaluar constantemente al personal y ver que estén alineados con la misión y comportamientos que requiere la empresa en su fase de desarrollo actual.
  • Contar con excelentes financieros alrededor para que nunca le falte “oxigeno” — dinero a la empresa para poder crecer.

Me gustaría mucho escuchar en su experiencia que es lo que ustedes consideran importante para poder crecer una startup y dar ese salto a la grandesa. Déjenme una nota con sus experiencias.

Que es saber discutir profesionalmente?

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La palabra discutir tiene una muy mala reputación. Es algo que se sugiere evitar. Discutir no es bueno. Creo que todo esto está equivocado. Discutir es sumamente importante y tenemos que saber hacerlo, tenemos que buscarlo.

Como dijo Henry Ford:
“Si los dos estamos siempre de acuerdo, seguro uno de nosotros ya no es necesario.” 


Es importante incorporar este concepto al comportamiento. Tanto en el propio comportamiento como en el comportamiento de las personas con que se trabaja y/o comparte. Discutir trae grandes beneficios.

La semana pasada tuvimos que resolver un problema. Mi equipo de trabajo y yo nos enfrentamos al reto de encontrar un modelo de negocio nuevo para pasar un servicio de cobro por evento a una suscripción diaria.

Nos reunimos durante más de dos horas y discutimos. Por momentos hubo un poco de tensión y cada participante defendió de manera “fuerte” sus ideas. Argumentamos, discutimos y presentamos opciones. Todo siempre en un tono positivo.

Finalmente encontramos una solución satisfactoria para todos. No lo que alguien quería. Encontramos lo que era correcto para el proyecto.

Con esto lo que quiero decir es que hay que saber discutir profesionalmente. Bien, pero, ¿Que es discutir profesionalmente?

  • Es iniciar la discusión con el propósito de encontrar la mejor solución para todos y no pretender que se haga lo que yo quiero. Esto no quiere decir dejar de pelear y defender la propuesta que se presenta.
  • Es respetar las ideas de los demás y entender que lo que se decida como mejor opción se debe apoyar aunque no sea lo que se quiere. Acaso no es esto lo que esperamos de los demás si nuestra opción es elegida. En corto, no boicotear una opción que no sea la propia al momento de ejecutar.
  • No agregar sentimientos a la mezcla. Todo lo que se presente debe estar respaldado por datos y evidencia tangible. No es válido recurrir a argumento como “Tengo un presentimiento que esto va a matar la empresa”.
  • Es reconocer el valor de cada uno de los participantes y siempre mantener una mente abierta para ver las contribuciones que otros puedan tener respecto el tema siendo discutido.
  • Es actuar en un 100% sobre la decisión tomada y eliminar cualquier posibilidad de retomar otra idea en caso falle la opción decidida. Es comprometerse de lleno con lo que se elija y hacerlo una realidad.

Esto es discutir con profesionalismo. Lastimosamente es algo que se enseña a evitar. Es algo de lo que nos debemos alejar.

Pues espero que esta nota haga a más de alguien reflexionar y le ayude a encontrar mejores soluciones al perderle el miedo a la discusión y al conflicto constructivo. Espero que alguien mas quiera discutir….

En realidad, ¿que motiva al personal? No el dinero!

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De alguna manera u otra todos lo sabemos. Ya sea por qué nosotros seguimos ese patrón de conducta o por qué lo vemos reflejado en el comportamiento de otros.

¿A que me refiero? A que en el ambiente profesional las decisiones no solo se basan en dinero. De hecho, en ciertos casos, el dinero puede ir en detrimento del rendimiento. Se que hay muchos gerentes que leen este blog y el video que les presento de una presentación de Dan Pink los va a poner a pensar ya que muestra de una manera científica que el dinero (el incentivo mas utilizado por bastante) no es muy buen motivador.

La idea que presenta Pink es que mientras mas capacidad cognoscitiva requiere un trabajo, menos motivación aporta el dinero. Si el trabajo es repetitivo y manual, el dinero funciona bien como motivador.

Dejen sus comentarios en base a sus experiencias luego de ver este excelente video!

 
 

Del trabajo en equipo

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Hasta que regreso a escribir un poco. Espero ahora ser mas constante.

El trabajo en equipo. ¿Que les puedo decir? Se toma como algo que hacen los equipos deportivos profesionales y las empresas multinacionales. Es algo que aunque se menciona a diario es ajeno a casi todos.

El trabajo en equipo empieza por fijar el “que es lo correcto” sobre el “quien tiene la razón”. Esta simple premisa debe estar presente en familias, círculos de amigos, pequeñas empresas y cualquier actividad humana donde interactuan mas de dos personas.

De la misma manera a las personas naturalmente les gusta evitar la responsabilidad. Esto también interfiere con el trabajo en equipo. Es más fácil dar la responsabilidad a alguien más que asumirla personalmente. Esto causa un desbalance en la carga de trabajo y responsabilidad que detiene cualquier avance significativo en lo que sea que se esté haciendo. Es importante que las personas en un grupo reconozcan de manera proactiva que es lo que deben aportar al equipo.

El trabajo en equipo no es magia. Es querer hacer bien las cosas y poner el bien de todos antes del bien personal. Es sacrificio, ganas de salir adelante y de asumir la responsabilidad que naturalmente el equipo ha asignado.

Como Tener Reuniones Efectivas, Cálculo de Costos

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Ser gerente implica coordinar los esfuerzos de las personas que se encuentran en un equipo. Mucha de esta coordinación se ejecuta por medio de reuniones. Sin embargo, las reuniones son una de las fugas más grandes de una organización. Veamos un breve ejemplo.

Asumamos que se tiene una reunión de una hora a la cual asisten 5 personas cuyo salario promedio es de U.S.$50.00 / hora. El costo hora hombre de esta reunión es de U.S.$ 250.00 (sin tomar en cuenta costos de oprtunidad, café, electricidad, uso de audiovisuales, etc.). A este ritmo, y sabiendo que al salir de la mayoría de reuniones usualmente no se ha logrado mayor cosa, es necesario aprender a tener reuniones más eficientes.

Como primer punto, recordemos las palabras de Henry Ford: “Si los dos estamos de acuerdo, aquí seguro hay alguien de más”. Es necesario entender que si se ha convocado una reunión es por que se debe llegar a un acuerdo. Las personas que esperan “imponer” un aporte, idea o sugerencia y que esta sea aceptada tal y como viene no deben asistir a reuniones. Incisto, al momento de reunirse con una o más personas el propósito debe ser llegar a un acuerdo. No imponer la voluntad de nadie. Todos los asistentes deben estar dispuestos a escuchar. De lo contrario, la reunión y el costo que esta incurre no están justificados.

Con una mentalidad correcta ya establecida, se debe proceder a establecer la puntualidad. Como ya se mencionó, el principal costo de las reuniones es el tiempo. Es una falta de respeto y una perdida de dinero tener a las personas que llegan puntuales a la reunión esperando. Esto no se debe permitir. Este comportamiento se traduce en tirar el dinero de la empresa y decir “no nos interesa lo que estamos por hacer”. Siempre llega temprano.

Una reunión sin agenda se convierte en una charla informal. Especialmente si los asistentes se conocen bien. Siempre se debe tener un plan de acción bien definido. Es de suma importancia elaborar una agenda detallada de los puntos a tratar y los objetivos a alcanzar durante la reunión. Idealmente se debe hacer llegar esta agenda a todos los participantes al menos un día antes de la reunión para que todos se puedan preparar.

Por obvió que sea, no está de más decir que una vez que se inicie la reunión se debe respetar la agenda. Debe existir un moderador, no importa que tan informal sea este puesto, pero debe haber alguien que lleve el control. De lo contrario la planeación relizada se va por un lado, las reuniones no acaban nunca, los costos se disparan y no se logra nada. No se puede permitir que esto pase.

Se cierra la reunión corroborando que los objetivos planteados en la agenda se hayan cumplido. Se asignan tareas y responsabilidades con fechas y horas de entrega de una manera directa. Nadie se debe ir sin reconocer que tiene trabajo que hacer. Se agradece la asistencia de cada persona y se reconoce el esfuerzo que todos han hecho al invertir su tiempo y esfuerzo en tener una verdadera reunión y no en malgastar el tiempo y dinero de la organización.

¿Cuanto cuestan tus reuniones? Calcúlalo acá!

El sitio Meet or Die ha creado una muy buena herramienta que te ayuda a calcular el costo de las reuniones que tienes totalmente GRATIS! Pruébenlo y compartan en los comentarios sus costos de reuniones.

 
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Gracias Mauro (@noiz777 en twitter) por el link de Meet or Die!

Bien, con el tiempo que van a ahorrar al tener reuniones más cortas, eficientes y productivas, espero escuchar sus comentarios e historias de que han visto en reuniones a las que han asistido. Dejen sus comentarios.

Who, Solve your #1 Problem

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Es más fácil saber que hacer qué encontrar QUIEN lo puede hacer. Este es el tema central de Who : Solve Your #1 Problem, un libro dirigido a directores y gerentes escrito por Geoff Smart y Randy Street.

No voy a detallar el A-Method para contratar en este post ya que lo que me propongo hoy es hacer una breve reseña del libro. Seguro esté escribiendo bastante y en detalle del método en la sección de Manejo de Personal del blog.

Bien, el libro está escrito de una manera muy simple y directa. El lenguaje que se utiliza no es elevado y todo el contenido teórico del libro es respaldado con anécdotas y casos de estudio muy acertados. Aunque el libro está orientado para ayudar a un gerente en una organización de cualquier tamaño, se debe notar que los casos de estudio y anécdotas que se presentan usualmente están en contexto de contrataciones multimillonarias.

¿Que enseña Who? Lo primero que se presenta es la importancia que tiene para una organización encontrar a las personas correctas para hacer el trabajo y prestar más atención al proceso de reclutamiento que a la optimización de procesos y actividades similares. Se presenta la importancia de tener “A Players” en el equipo.

Un “A Player” es un candidato que tiene 90% de probabilidad de lograr un rendimiento óptimo que solo el 10% más hábil de candidatos podría lograr.

Who presenta la idea de que la cantidad de candidatos no es tan importante como la calidad de las personas que se reclutan. Para poder trabajar en estos términos se introduce el “Scorecard”. Una breve descripción de lo que se espera de la persona una vez que esta forme parte del equipo. Este “Scorecard” cambia bastante del concepto clásico que se conoce de la descripción de puesto.

Siguiendo la idea de calidad versus cantidad, Who describe los canales ideales para ubicar a los “A Players” cerca del Gerente que está reclutando. No es sorpresa que los canales masivos como anuncios de periódico y similares salen desfavorecidos con respecto a la búsqueda en las redes profesionales de los miembros de la empresa y conocidos dentro de la industria. Se estudian varios canales y la manera en que estos pueden ser utilizados con la mayor eficiencia.

Una vez que se muestra al lector donde conseguir los “A players” Who entra en la parte mas densa del libro, el proceso de selección. Se describen en detalle varios tipos de entrevistas que se deben utilizar para empatar al candidato con la “Scorecard” mencionada anteriormente. Me limitaré a decirles que una sesión de entrevistas recomendad debe ser de un día completo por candidato.

Claro, ¿de que sirve encontrar a un “A Player” si este no quiere formar parte del equipo? Who, luego de detallar las técnicas de entrevista procede a mostrar como se debe “cerrar la venta” y lograr que el candidato desee unirse al equipo.

Déjenme decirles que el libro se lee muy rápido y aporta muchas ideas muy simples al proceso de reclutamiento de personal que seguro mejorarán la taza de éxito que se puede lograr al momento de buscar candidatos para su organización.

Muy recomendado.

Piensa bien agregar mas gente a tu equipo de trabajo

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Muchos, pero muchos proyectos se ven atrasados antes de siquiera acercarse su fecha de entrega. Una tendencia muy, pero muy popular es “agreguemos más gente al proyecto”. Esta puede, o no, ser la solución adecuada, dependiendo del tipo de proyecto que se esté manejando.

Si el proyecto que se menciona es un proyecto básicamente manual que requiere poca coordinación, adelante. Agrega más gente y a eechar para adelante. Listo, no hay mayor problema.

Quiero hablar de por qué esto no aplica a los proyectos en los que se requiere algo más que “picar piedra” y se algún nivel coordinación administrativa es necesaria. Es decir, aquellos proyectos “intelectuales” o que requieren de conocimiento para ser completados.

Básicamente lo que sucede con este tipo de proyectos son dos cosas:

  1. Durante el desarrollo del proyecto todos los involucrados deben estar al tanto de que están haciendo todos los demás para asegurar que sus partes se complementen y
  2. Finalmente el trabajo realizado por cada persona debe ser integrado por “alguien” en un producto final.

Por naturaleza, esto implica que mientras más personas estén trabajando en un proyecto, más compleja es la coordinación de recursos y la planeación del proyecto. ¿Que tan complejo se puede poner?

Tomando como premisa que lo más complicado de un proyecto en equipo es manejar las relaciones interpersonales, veamos este simple ejemplo:

Existe un proyecto en el que están trabajando 2 personas bajo un coordinador. Llamemosles A, B y C respectivamente a manera de que C coordina a A y a B. En este inicio C es responsable de manejar 1 relación interpersonal. La relación entre A y B.

Si C decide agregar 1 persona más, llamémosle D, la cantidad de relaciones interpersonales NO incrementa en 1.

En este momento C debe manejar las relaciones de A con B, A con C y B con C. La adición de 1 persona ha incrementado considerablemente la cantidad de coordinación necesaria. No lo pretendo hacer acá pero, ¿que pasa si agregas 4 personas más al equipo de trabajo? ufff.

Por ninguna razón estoy planteando que tener más personas trabajando en un equipo esté mal. Tan solo expongo que agregar recursos a un proyecto no es tan fácil como mucho piensan. Es una decisión que considero se ponderará un poco más, ayudaría a la taza de éxito de proyectos profesionales.

Hay varios factores que se deben tomar en cuenta antes de agregar más personas a un equipo de trabajo:

  • Capacidad de coordinación y liderazgo del encargado del proyecto
  • Familiaridad y experiencia trabajando en equipo entre los miembros actuales y futuros del equipo.
  • Tamaño actual del equipo (está probado que a partir de 12 distintas personas es casi imposible coordinar un trabajo intelectual).
  • Complejidad técnica/intelectual del proyecto
  • Curva de aprendizaje de los nuevos integrantes
  • Estado del proyecto

Tomando en cuenta estos factores, se puede tomar una decisión más acertada sobre la adición de nuevos recursos a un proyecto. Mucho de lo que he planteado acá está basado en mi experiencia en el desarrollo de software. En sus industrias particulares, ¿que experiencia han tenido?

La puntualidad en las reuniones y la cultura de una empresa

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Es un hecho innegable que en la mayoría de las organizaciones “profesionales” las reuniones nunca empiezan a tiempo. Este es un comportamiento muy contraproducente ya que una reunión atrasada retrasa el resto de actividades del día, incluyendo otras reuniones, considerablemente.

Esta situación tiene una agravante bastante serio. El hecho de empezar las reuniones tarde es “culturalmente” aceptado en un 99% de las organizaciones. Se debe recordar que empezar una reunión a tiempo es un “entregable” muy simple. Es un compromiso de algo que se debe hacer y tiene su fecha de entrega.

¿A que voy con esto? Un entregable no es más que -> Quien hace qué y para cuando. ¿Qué entregable más sencillo se puede tener que “Tu — estar presente — a las 8:00am”? Es decir, presentarse a tiempo y empezar una reunión a tiempo en sí es un entregable para todos  los asistentes.

¿Que es lo que pasa? Si la cultura organizcional incluye una tolerancia y aceptación hacia el inicio no puntual de las reuniones, consecuentemente la cultura organizacional grita “los entregables y proyectos que se manejan pueden ser entregados tarde. No hay problema. Así nos manejamos aquí“. Esto inevitablemente compromete el rendimiento de la organización.

Y esto no es un invento. Hay varios estudios realizados que han encontrado una estrecha correlación entre la puntualidad y eficiencia de las reuniones de una organización con el cumplimiento de las fechas de sus proyectos y entregables.

Así que si tu eres encargado de coordinar reuniones, asegurate de manejarlas de una manera  profesional, eficiente y productiva. Si a ti te toca asistir a reuniones, asegurate de mostrarle a tus compañeros lo importante que es para tí cumplir con tus entregables al estar listo de una manera puntual. Creanme, les ayudará a todos.

Quisiera saber un poco más de como se manejan las reuniones y esta cultura en donde ustedes trabajan. Dejenme un comentario y lo platicamos.

La manera más fácil de mejorar el rendimiento de tu empresa

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Todos saben que un buen gerente es aquel que logra subir el rendimiento de su equipo. Al final del día, el mundo de los negocios califica a aquellos que logran mejorar el rendimiento de su organización como buenos líderes. Tomando esto en cuenta no es ningun secreto que sí una persona quiere crecer como gerente, debe ser un maestro en la obtención de mejores resultados.

Pero, ¿cómo se logra un incremento substancial en el rendimiento de un grupo de personas? La respuesta es bastante simple.

Cambiando su comportamiento. Las habilidades de las personas no son nada a menos que estas sean utilizadas para bien. Antes de que la habilidad de una persona pueda contribuir al rendimiento del equipo, esta persona debe elegir aportar esta habilidad al equipo. 

Estas ideas vienen de unos artículos que estuve revisando respecto a la retroalimentación. Estaba pensando en lo importante que es hacer referencia a las consecuencias de las elecciones de una persona cuando estamos corrigiendola y nunca referirnos a que la falta reside en su persona. Es tan cierto!

Todo lo que se debe hacer para mejorar el rendimiento del equipo es identificar que patrones de conducta necesita la organización de sus colaboradores y cambiar su comportamiento para que se ejecuten las actividades que en realidad agregan valor a la organización. Es necesario apoyar a todos a que tomen las decisiones correctas como:

  • Trabajar en equipo
  • Colaborar
  • Aportar sus ideas y compartir información
  • Ser puntuales
  • Cumplir con su objetivos

Es obvio que esta lista pudiera no tener fin y que todos estos tipos de comportamiento están estrechamente vinculados a una linea de pensamiento de “alto rendimiento”. Todo lo que se debe hacer es cambiar el comportamiento de los colaboradores. Recuerda que en todo momento te debes enfocar en los patrones de conducta de las personas, sus intereses y aquellas sutilezas que hacen que cada persona, como individuo, se sienta en la mejor disposición de dar lo mejor de sí. Tu, ¿como manejas el comportamiento de tu equipo?