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Como Tener Reuniones Efectivas, Cálculo de Costos

Ser gerente implica coordinar los esfuerzos de las personas que se encuentran en un equipo. Mucha de esta coordinación se ejecuta por medio de reuniones. Sin embargo, las reuniones son una de las fugas más grandes de una organización. Veamos un breve ejemplo.

Asumamos que se tiene una reunión de una hora a la cual asisten 5 personas cuyo salario promedio es de U.S.$50.00 / hora. El costo hora hombre de esta reunión es de U.S.$ 250.00 (sin tomar en cuenta costos de oprtunidad, café, electricidad, uso de audiovisuales, etc.). A este ritmo, y sabiendo que al salir de la mayoría de reuniones usualmente no se ha logrado mayor cosa, es necesario aprender a tener reuniones más eficientes.

Como primer punto, recordemos las palabras de Henry Ford: «Si los dos estamos de acuerdo, aquí seguro hay alguien de más». Es necesario entender que si se ha convocado una reunión es por que se debe llegar a un acuerdo. Las personas que esperan «imponer» un aporte, idea o sugerencia y que esta sea aceptada tal y como viene no deben asistir a reuniones. Incisto, al momento de reunirse con una o más personas el propósito debe ser llegar a un acuerdo. No imponer la voluntad de nadie. Todos los asistentes deben estar dispuestos a escuchar. De lo contrario, la reunión y el costo que esta incurre no están justificados.

Con una mentalidad correcta ya establecida, se debe proceder a establecer la puntualidad. Como ya se mencionó, el principal costo de las reuniones es el tiempo. Es una falta de respeto y una perdida de dinero tener a las personas que llegan puntuales a la reunión esperando. Esto no se debe permitir. Este comportamiento se traduce en tirar el dinero de la empresa y decir «no nos interesa lo que estamos por hacer». Siempre llega temprano.

Una reunión sin agenda se convierte en una charla informal. Especialmente si los asistentes se conocen bien. Siempre se debe tener un plan de acción bien definido. Es de suma importancia elaborar una agenda detallada de los puntos a tratar y los objetivos a alcanzar durante la reunión. Idealmente se debe hacer llegar esta agenda a todos los participantes al menos un día antes de la reunión para que todos se puedan preparar.

Por obvió que sea, no está de más decir que una vez que se inicie la reunión se debe respetar la agenda. Debe existir un moderador, no importa que tan informal sea este puesto, pero debe haber alguien que lleve el control. De lo contrario la planeación relizada se va por un lado, las reuniones no acaban nunca, los costos se disparan y no se logra nada. No se puede permitir que esto pase.

Se cierra la reunión corroborando que los objetivos planteados en la agenda se hayan cumplido. Se asignan tareas y responsabilidades con fechas y horas de entrega de una manera directa. Nadie se debe ir sin reconocer que tiene trabajo que hacer. Se agradece la asistencia de cada persona y se reconoce el esfuerzo que todos han hecho al invertir su tiempo y esfuerzo en tener una verdadera reunión y no en malgastar el tiempo y dinero de la organización.

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Gracias Mauro (@noiz777 en twitter) por el link de Meet or Die!

Bien, con el tiempo que van a ahorrar al tener reuniones más cortas, eficientes y productivas, espero escuchar sus comentarios e historias de que han visto en reuniones a las que han asistido. Dejen sus comentarios.

Publicado en gerencia, productividad

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