Manolo Alvarez: Blog

La documentación de los proyectos es importante

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Documentar un proyecto tiene 2 objetivos. Primero, poder definirlo y delimitarlo en su fase de concepción y segundo, poder controlarlo y medirlo durante la fase de implementación. Yo básicamente trabajo con proyectos de tecnología sobre el Internet y debo admitir que hasta hace unos cuantos meses la documentación la utilizaba para adornar el proyecto y muchas ves para tener algo que presentar.

Bien, algo siempre me estuvo diciendo que todos esos Gantts, Wireframes, Mockups y diagramas de flujo tenían un propósito más grande que esto. Compré Communicating Design de Dan Brown (No el del Código de Davinci) y aprendí a poner todos estos documentos en contexto. No solo esto, aprendí técnicas de presentación y redacción de cada uno de estos documentos que son vitales para ejecutar un proyecto de manera exitosa.

Actualmente estoy liderando un proyecto muy grande (4 – 5 personas en distintos países y más de un año de trabajo) y ya el conocimiento adicional está empezando a rendir frutos.

La comunicación de los requerimientos y expectativas a todos los interesados se está logrando de una manera muy eficiente.

Muy pronto empezaré un serie en donde iré entrando en detalle sobre como trabajar cada uno de los documentos. Manténganse al tanto.

Una vez más, el e-mail baja la productividad

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Lo he argumentado varias veces. El e-mail es una tecnología que limita la productividad. Hoy por la mañana leí un artículo de Stewart Mader en el cual se analiza una encuesta respecto a la cantidad de correo laboral que están manejando las personas.

Esta encuesta es parte de un estudio más grande que trata de responder el por qué las empresas no colaboran. La pregunta que se presenta en este caso es simple: ¿Cuantos Emails recibes al día? Sin embargo los comentarios más comunes que se encontraron en los resultados son bastante interesantes:

  • Es imposible leer todo el correo y también hacer mi trabajo.
  • 30% de los correos son accionables, 35% contienen contenido que puede ser útil más tarde y el resto no son importantes.
  • Tan solo puedo responder de una manera diligente el 25% de los correos que recibo.
  • El E-mail causa problemas administrativos significantes.
  • Muchos correos son un desperdicio de ancho de banda.
  • La mayoría de veces un solo correo genera una reacción de varios correos y conversaciones que se acumulan y nunca se resuelven.

En fin, es necesario tener cuidado con el correo. Les recomiendo mucho leer el informe completo:  Por qué las empresas no Colaboran.

Por qué los sistemas no pueden solos

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Una gran cantidad de consultorías empiezan con una llamada para identificar las fallas de uno u otro sistema. Existe una muy fuerte tendencia a adjudicar los problemas de eficiencia a los sistemas. Esto no puede ser.

A lo mejor esto sea una opinión muy personal pero en mi experiencia es rara la vez en que se encuentra que la deficiencia es ocasionada de raíz por un sistema de informática. Casi siempre el problema de raíz es el comportamiento de las personas.

Hace no mucho escuché a una de las personas de Manager Tools decir que un gran sistema no puede obtener excelentes resultados de personas promedio pero que una persona excelente puede obtener excelentes resultados en medio del peor de los sistemas. Me suena muy lógico.

El enfoque en culpar a los sistemas tiene un origen en el manejo de personal. Es más fácil para un encargado culpar a un sistema que corregir a un colaborador que no está actuando de acuerdo a lo que se espera. No hay sistema que pueda contra esta tendencia. Debemos aprender a manejar el personal.

En fin, creo que los sistemas están para apoyar procesos y facilitar la ejecución de personas comprometidas, motivadas y con una actitud correcta. Es por esto que los sistemas no pueden solos. Como dicen por ahí, ¿agarra el mejor software del mundo y métele basura de información para procesar y que obtendrás? Basura de regreso. Asegúrate que el personal esté haciendo lo que debe hacer y deja que el sistema haga lo que tiene que hacer. Facilitar el trabajo de todos.

Elance.com, un recurso de outsourcing invaluable

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Luego de haber leído Wikinomics hace un par de años, poco a poco he ido incursionando en esta novedosa manera de hacer negocios. Uno de los casos de estudio más prácticos presentados en el libro es elance.com.

elance.com es un portal de trabajo en el cual las personas que necesitan algún tipo de servicio tan solo lo requieren (claro, siguiendo ciertas especificaciones) y en segundos miles de profesionales alrededor del mundo subastan sus ofertas para atender las necesidades.

Los profesionales (tanto empresas como freelancers) que se encuentran en el sitio mayormente están enfocados en prestar servicios de diseño gráfico y desarrollo Web. Sin embargo, hay personas dedicadas a ofrecer servicios como creación de planes de negocios y estudios de mercado. Hay bastante variedad.

¿Funciona? Hoy les doy un sí rotundo. El viernes solicité en diseño gráfico para un proyecto que estoy trabajando. Pagué vía paypal, siempre dentro de elance, un 30% de anticipo y bam! 3 horas después recibí el primer borrador del diseño. Un trabajo muy profesional trabajdo en Argentina. Si, ya que el proyecto es en español restringí las ofertas a latinoamérica!

En estos momentos estamos afinando los detalles de este diseño y negociando un nuevo logo para el proyecto.

En realidad les recomiendo visitarlo y estudiar como funciona. Tanto si necesitan realizar un trabajo como si quieren ofrecer sus servicios a un mercado global por ahí.

Si tienen dudas de cómo funciona, alguna otra inquietud o experiencia que compartir, a los comentarios!

La regla 10-20-30 para dar mejores presentaciones

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Es cierto, no todas las presentaciones son igual de importantes. Si tienes que dar una presentación importante es necesario que tomes lo siguiente muy en cuenta.

  • Nunca utilices más de 10 slides. Más allá de esto estas o repitiendo contenido o abusando del apoyo audiovisual.
  • Da tu presentación en menos de 20 minutos. Este es el tiempo límite que tu audiencia puede mantener la atención en el tema siendo presentado.
  • Utiliza Font tamaño 30. O al menos pon la cantidad de texto que te cabría con un tipo de letra de este tamaño. Nadie quiere ver a otra persona ir a “leer” diapositivas. Recuerda, es APOYO audiovisual, no un resumen de lo que quiere decir.

Estos tips son tomados del libro Reality Check de Guy Kawasaki. En el contexto original son dirigidos a emprendedores que están presentando sus proyectos a inversionistas. Las ideas me parecen fantásticas y creo que se pueden aplicar a cualquier tipo de presentación “importante”. Simple, directo y eficiente.

Espero les sirvan.

Manejo de Personal, Motivación

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La motivación de personal es algo que se ha ido perdiendo y muchas veces se percibe como algo no real. Sin embargo, en el fondo todo gerente sabe que el nivel de energía y la calidad de las actitudes de su equipo son determinantes en el rendimiento de la organización. A pesar de esto, muy pocas personas saben como mantener un equipo motivado. Les listo algunas políticas e ideas que se pueden seguir para subir la moral de un equipo.

  • La falta de motivación del personal no es culpa de los colaboradores, es culpa de gerencia y las prácticas organizacionales.
  • Los colaboradores felices no necesariamente son colaboradores productivos. Es necesario que una persona sea productiva para que naturalmente sea feliz. Los seres humanos por naturaleza derivan satisfacción de su productividad y un trabajo bien hecho. Es por esto que se vuelve indispensable ofrecer el mejor ambiente y las mejores herramientas posibles. Es necesario que el equipo tenga todo lo necesario a su disposición para hacer el mejor trabajo que pueda realizar.
  • Es muy importante decuar los puestos de trabajo de acuerdo a la generación del empleado. Los valores, necesidades y metas de las personas reflejan su época de crecimiento y es muy necesario tomar esto en cuenta a la hora de asignar derechos y responsabilidades.
  • Una persona nunca logrará “lo mejor que puede” si se le pide que haga algo tan genérico. Las metas difíciles y específicas usualmente dan mejores resultados que la meta genérica de “hacer lo mejor”. No utilices esta frase para describir lo estándares de calidad de cualquier trabajo.
  • No todos quieren participar en ponerse sus metas. Dependiendo de la personalidad de las personas algunos querrán tomar cargo de la planeación de sus metas y objetivos y otros querrán que se les asignen. Se debe de identificar esto y actuar de acuerdo según el caso.
  • Incentivar períodos de “flow”. “Flow” son esos momento de alta concentración en los cuales existe un “bloqueo” del mundo externo y una sumersión total dirigida al cumplimento de la tarea a cumplir. El trabajo en sí puede ser un motivador. Las personas derivan un sentimiento de satisfacción muy grande después de cumplir sus tareas en períodos de “flow”.
  • Regular la perdida de tiempo en el uso personal o inadecuado del Internet. El colaborador promedio en U.S.A pierde 90 minutos al día en este tipo de actividades.
  • Nunca se debe criticar a una persona. Únicamente se critica y corrigen comportamientos. Solo se critican los comportamientos que claramente se identifiquen como estar bajo responsabilidad y control de la persona. Nunca se critican o corrigen comportamientos ocasionados por factores ajenos o externos sobre los cuales las personas no tienen control.
  • Las críticas deben de ser impersonales. “No eres tú el problema. Es la manera en que elegiste comportarte lo que nos afecta”.
  • El resultado que obtenemos de las recompensas es igual a lo que decidimos recompensar. Muchas veces se recompensan las actividades que se desean reprimir y no las que se quieren incentivar. Con cada recompensa se de debe de premiar un comportamiento que en realidad se este buscando fomentar.
  • Las personas siempre se fijan en beneficios relativos y no globales. Buscan referencias contra que compararse, muchas veces dentro de la misma empresa o en trabajos anteriores que han tenido. Las personas tomarán acciones represivas para compensar el hecho de que se sienten “menospreciadas”. Cuando las personas se sienten “sobre preciadas” tienden a sentir culpabilidad y compensan este sentimiento con esfuerzos extras en sus labores diarias.
  • El reconocimiento motiva, y es muy barato. Este es el motivador más grande en el lugar de trabajo. RECONOCIMIENTO. Funciona mejor cuando se otorga en público. Recuerda: Corrige en privado, felicita en público.
  • Se debe de mantener una ambiente de trabajo lleno de apoyo. Un colaborador muy motivado puede bajar sustancialmente su rendimiento si no tiene un ambiente de trabajo colaborativo, ordenado y lleno de apoyo. Debe ser tu prioridad crear dicho ambiente en la empresa.

El seguir estos puntos te ayudará en mantener un equipo muy motivado y podrás ver en muy poco tiempo cambios en el ambiente de tu organización y en el rendimiento en tu equipo.

Reality Check de Guy Kawasaki

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Los libros que escogemos leer reflejan nuestros intereses y circunstancias actuales — en mi caso actualmente estoy emprendiendo y creando nuevos productos tecnológicos.  Por esto no debe ser sorpresa que esté leyendo libros como este. Luego de leer Once you’re lucky, Twice you’re good de Sarah Lacy brinqué a Reality Check de Guy Kawasaki.

Este libro presenta  una guía “irreverente”de como ser más inteligente, administrar mejor, y mercadear mejor que la competencia al momento de emprender con una nueva empresa o proyecto. Guy toma bastante material de la experiencia que tuvo durante los 80’s trabajando para Apple en la división Macintosh. Muy interesante.

El libro está segmentado en capitulos muy pequeños (usualmente de 2 – 5 páginas) en los cuales se tocan temas muy específicos que seguro ayudarán a todos aquellos emprendedores sin mucha experiencia (y enfocados en productos tecnológicos) a enfrentar y solucionar problemas tales como:

  • Buscar Financiamiento y trato con inversionistas
  • Tratar con abogados para estructurar las empresas (bastante tirado a la situacion de Estados Unidos)
  • Contratar personal
  • Crear un ambiente de trabajo agradable
  • Mercadear sus productos
  • Presentar los productos y hacer demos (excelentes tips para el uso de Power Point ySlides)
  • etc, etc, etc.

Estimo que para el área de Latinoamérica un 70% del contenido es muy relevante y puede ayudar de una manera directa al desarrollo de una empresa tecnológica. De igual manera el 30% restante aunque no aplicable directamente (por cuestiones de mercado, legales, etc.) ayuda a estimular la creatividad y generar ideas que pueden ayudar a los emprendedores en la región.

En fin, el libro ayuda, y ayuda bastante al presentar problemas muy obvios que seguro se enfrentan al emprender. El estilo del autor es muy directo e informal. Basta mencionar que hay un capitulo titulado “How to Deal with Assholes”. Me gustó mucho el libro.

Lucho por mis objetivos o por los tuyos

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El ser humano trabaja por objetivos. Siempre. Es la manera en que está programado. Desde las enseñanzas de Aristóteles se ha identificado esta premisa y se ha sugerido el trabajo orientado a objetivos.

No basta con hacer algo. Es igual de importante saber por qué se hace. El no saber por qué se hace algo es lo que nos crea ansiedad. Si, voy al trabajo. Pero, ¿por qué? Para ganar mi sueldo. Per, ¿por qué? Es muy importante tener un fin bien definido para no estar corriendo de un lado al otro sin un trasfondo real.

Aún más importante. Ya que hablamos de que el ser humano está programado para trabajar por objetivos deben recordar que todo lo que hagan siempre será por lograr un objetvo. Aunque no sea de ustedes. Si no se tienen objetivos bien definidos toda la vida se utilizará para cumplir los objetivos de LOS DEMÁS.

Siempre este seguros de hacer todo por sus propios objetivos (para esto hay que antes definirlos), nunca los de los demás.

Quiero hacer notar que esto está más orientado a objetivos de vida y no metas laborales y /o profesionales del día a día. Para hacer de la vida un logro propio se le debe previamente definir el fin al cual está debe llegar.

5 señales que un proyecto va para mal

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Hoy por la mañana tuve la oportunidad de leer un artículo de Paul Glen titulado “Five Signs a Project is Headed for Trouble” publicado en CIO. Me pareció muy interesante y procedo a presentar mi traducción e impresiones del mismo.

Es tan importante poder saber de antemano que hay problemas en un proyecto. Más ahora en estos tiempos difíciles. Mientras antes se identifique que hay problemas, existe más probabilidad de obtener los resultados esperados. 5 claras señales de que un proyecto va en mala dirección son:

  1. La dirección de la administración es inconsistente o no existente – Si el liderazgo del proyecto está “loqueando”, es probable que la dirección del proyecto va mal. De la misma manera, si las personas a cargo del proyecto están cambiando constantemente, hay un problema.
  2. La administración del proyecto y la administración del negocio se ven desconectadas – Si se tiene una dirección constante y certera para el proyecto pero esta está en desacuerdo con las expectativas de la administración comercial, se viene un lío encima.
  3. El equipo carece un compromiso a un objetivo claro que es entendido por todos – Todo proyecto tiene uno o dos objetivos. Estos pueden ser vagamente discutidos o presentados de una manera concisa. No obstante, ex muy raro que un negocio de dinero para algo que no tiene realmente no tiene un propósito de ser. Esto lleva a la tendencia en creer que el propósito de un proyecto es tan obvio que no vale la pena articularlo. Lamentablemente esto lleva a malentendidos y asumpciones erróneas respecto a las prioridades.
  4. Los miembros del equipo no se escuchan el uno al otro – Aunque los miembros del equipo se llevan bien personalmente, muchas veces no se escuchan los unos a los otros. Esta tendencia lleva al desastre ya que las personas se ven incapacitadas para coordinar actividades y hacer los compromisos necesarios para permitir que los proyectos se muevan para adelante.
  5. El equipo está en estado de discordia – De vez en cuando los equipos se separan en “bando”. Este estado de discordia es un proceso destructivo. Ya se sabe como terminará la historia.

Si se ve cualquiera de estos síntomas se debe actuar ahora. No se puede esperar a que sea obvio que el proyecto es un fracaso esperando a suceder. Al intervenir a la primer sospecha de problema es posible que se pueda rescatar tanto el proyecto como la carrera de las personas involucradas en el mismo.

Nota: Quiero agradecer a “Bruno” en Guatemala por su observación respecto a la cita del material original. Quiero expresar públicamente mis disculpas al autor por inicialmente no haber dado el crédito merecido. Esto no fue intencional.

Un enfoque simple para la administración de proyectos

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La semana pasada tuve la oportunidad de dar una charla respecto al manejo de proyectos a un grupo de estudiantes de la Maestría en Informática de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

La idea principal de la charla que les presento en video es que manejar un proyecto se puede resumir a: “quien hace qué y para cuando”. Enfatizo mucho la importancia de las tareas y las personas en la ejecución de un proyecto. Presento varias tácticas y situaciones que seguro les ayudarán  mejorar sus habilidades como administradores de proyectos.

Pueden encontrar las diapositivas utilizadas en la parte extendida de la entrada.

Las diapositivas utilizadas durante la presentación:

En realidad espero que les sea de mucha utilidad. Quedo a la espera de sus comentarios y aportes al material que presento.