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Etiqueta: liderazgo

Maximizar el tiempo durante las reuniones de equipo

La especialización en las empresas es algo muy importante. La combinación de habilidades especializadas es la razón por la cual las empresas y los equipos existen. Si hacemos una analogía con los deportes lo podemos entender mejor. Un portero se especializa en prevenir goles, un delantero se especializa en hacer goles. Un equipo de futbol conformado por solo delanteros nunca ganará un campeonato.

El manejo de la especialización dentro de una empresa es algo complejo. La especialización requiere de objetivos específicos y muy bien definidos. Esto hace que la colaboración con otras áreas de la empresa cuyas especialidades y objetivos son diferentes sea difícil.

Cuando hay un director en una empresa que tiene líderes de equipo a su cargo debe asegurarse de maximizar el uso del tiempo de sus reuniones de equipo. Uno de los principales errores que se cometen en relación a esta administración de tiempo es la estructuración de dichas reuniones. Estas reuniones de equipo usualmente reúnen a todos los líderes de equipo que le reportan al director para tratar temas específicos de cada uno de ellos. Esto es una pérdida de tiempo.

Como hablamos al inicio, la especialización es extremadamente importante. También lo es la coordinación. Es por esto que recomiendo sostener dos tipos de reuniones de equipo, una general con todo el equipo (reunión de coordinación) y otra especializada con cada uno de los equipos asignados a un objetivo en particular (reunión de seguimiento especializado).

Los beneficios de tener estos dos tipos de reuniones son muchos, siendo el principal el aprovechamiento del tiempo. Si hay algo que todos deben saber se ve en la reunión de coordinación. El seguimiento de avances y cumplimiento de objetivos particulares se ve específicamente con los líderes a cargo de los mismos y nadie más. Este esquema permite un balance muy bueno entre la especialización y la coordinación.

El siguiente nivel

Todos quieren llegar al siguiente nivel. Al mismo tiempo, muy pocos quieren afrontar la incrementada dificultad que viene con subir de nivel. Cada vez que se sube de nivel se deja lo familiar atrás para enfrentar los desconocidos retos del siguiente nivel. Ojo, no es un video juego de lo que estoy hablando. Estoy hablando de liderar el crecimiento de una empresa.

Es cierto que hay muchas similitudes entre jugar un video juego y crecer una empresa. Cuando finalmente llegamos a dominar el nivel en el que estamos jugando inevitablemente lo terminamos y subimos al siguiente nivel. Cuando empezamos a jugar en este siguiente nivel muchas veces no tenemos ni idea de lo que está pasando y lo único con que contamos son las habilidades que desarrollamos en el nivel anterior, estas usualmente no son de mucho valor en el nuevo nivel.

En este momento nos enfrentamos con una decisión crucial: O nos aburrimos repitiendo el nivel que acabamos de terminar para siempre o afrontamos la frustración de fracasar una y otra vez para ser exitosos en el siguiente nivel. ¿Qué tipo de persona eres tú? ¿Te gusta subir de nivel o te gusta mantenerte en tu zona de confort?

El siguiente nivel es incómodo y desconocido. También es el único lugar en donde se puede seguir creciendo. El siguiente nivel da miedo pero también motiva a lograr cosas que antes no se creían posibles. El siguiente nivel puede ser el que ya no podamos pasar pero también puede ser el último nivel que nos falta para terminar el juego que tanteo anhelamos completar. Vale la pena volverlo intentar.

Bienvenido sea el portador de malas noticias

Para muchos de nosotros la reacción inicial que tenemos al recibir una mala noticia es igual que la noticia, negativa. Y cómo dice el viejo dicho, le disparamos al mensajero, es decir, descargamos nuestra frustración y/o enojo con la persona que nos trae las malas noticias.

Algunos de los comportamientos que mostramos, muchas veces sin estar conscientes, en contra de los portadores de malas noticias son:

  • Alzar la voz y reclamar en contra de la noticia
  • Negar el mensaje y acusar al mensajero de estar mintiendo o algo similar
  • Dirigir un berrinche hacia el mensajero que ni siquiera es responsable de lo ocurrido

Todos estos compartimientos y muchos otros similares son altamente destructivos y pueden causar la caída de empresas de cualquier tamaño. Enseñarle a las personas a que traernos malas noticias resultará en algo negativo para ellos solo tiene un posible resultado: aquellos problemas que necesitan de nuestra atención nunca más llegarán a nuestros oídos.

Y no podemos resolver aquello que no sabemos qué está ocurriendo. Si no aprendemos a reaccionar ante las malas noticias muy pronto estaremos volando en instrumentos, es decir, no sabremos qué está realmente pasando a nuestro alrededor. Es en este tipo de ambiente en donde pequeños problemas crecen y crecen y nadie tiene el valor de evidenciarlos. Los líderes de la empresa no pueden hacer nada pues no están conscientes de la realidad que los rodea. El fin está cerca.

Es por esto que para poder resolver todas aquellas situaciones que indudablemente se darán en nuestras empresas el primer paso es darle la bienvenida al portador de malas noticias. El segundo paso es recompensarlo por ser el “mensajero de la muerte”. Ahora que ya sabemos qué es lo que está roto nuestro tercer paso es irlo a arreglar sin culpar a nadie.

La manera más simple de hacer que algo mejore

Las iniciativas nunca escasean en las organizaciones. Siempre hay un empuje para mejorar esto o aquello. En todo momento hay algo que alguien quiere que se haga de mejor manera. Con esta abundancia de procesos, estrategias, modelos y tácticas por mejorar tan solo se puede decir que hacer que un equipo logre esas mejoras es una victoria extremadamente importante de ganar.

¿Y qué hacer para lograr que algo mejore? Dos cosas principalmente: medir obsesivamente lo que se quiere mejorar y hacer las preguntas correctas.

“Lo que no se mide no se puede mejorar”, solía decir Peter Drucker, gurú de la gerencia empresarial. Resulta ser que para poder mejorar algo primero hay que saber cuál es su estado actual. ¿Y cómo se encuentra el estado actual de algo? Correcto, midiéndolo. También, para saber si algo está mejorando hay que poder saber si cambió en dirección a la meta deseada respecto a la medición original. Una vez más, ¿Cómo hacer esto? Midiendo una y otra vez.

Ahora pasamos a hablar sobre las preguntas correctas. Las personas responden a lo que perciben que es importante en su ambiente. Si alguien sabe que para su jefe es importante que él reduzca costos, reducirá costos. Si para el jefe de alguien más lo importante es subir ventas, los miembros de su equipo trataran, a lo mejor de sus habilidades, subir las ventas. El secreto está en aprender cómo hacerle saber a los demás que es lo que realmente es importante.

Es más fácil de lo que se imaginan. Se le hace saber a los demás qué es lo importante por las preguntas que se les hacen. Si un líder constantemente pregunta ¿cuánto vendimos hoy? está enviando un claro mensaje de que las ventas son lo más importante. Si el mismo líder constantemente pregunta ¿cuánto nos gastamos en publicidad? Obviamente para él, en este caso, los gastos de publicidad son lo más importante.

Así que, para qué algo mejore:

  1. Medir constantemente
  2. Preguntar acerca de cómo va directamente lo que se está mejorando

Las dos responsabilidades principales de un gerente

Evaluar a un colaborador individual dentro de una empresa no es muy complicado. Resulta relativamente fácil, dependiendo del puesto claro, poder determinar si la persona está haciendo un buen trabajo o no. ¿Llegó a su meta de ventas? ¿Entregó sus proyectos a tiempo y con la calidad esperada? ¿Están listos los reportes financieros? Etc.

Ahora bien, cuando se busca evaluar a un gerente las aguas se ponen un poco más turbias. ¿Qué se espera de un gerente? ¿Cuales son sus responsabilidades principales? No es algo tan fácil de ver.

Para empezar a aclarar cuales son las responsabilidades de un gerente es importante entender que los gerentes trabajan con equipos de personas. Su trabajo no es producir. Su trabajo es ayudar a otros a producir. Con esto ya definido, podemos pasar a estudiar las dos responsabilidades principales de un gerente.

1. Obtener los resultados que la empresa necesita de su equipo

En otras palabras, la primer responsabilidad de un gerente son los resultados que su equipo genere. Un gerente se mide principalmente por lo que su equipo puede o no hacer. El buen gerente logra que su equipo de excelentes resultados. El mal gerente tiene un equipo de bajo rendimiento.

Un gerente se evalúa principalmente por los resultados que produce su equipo.

2. Retener a los miembros de su equipo

Hay muchas formas en las que un gerente puede lograr los resultados que necesita de su equipo. Algunas son más sostenibles que otras. Algunas contribuyen al clima organizacional de la empresa mientras que otras destruyen la moral de los miembros del equipo.

Un buen gerente construye a su equipo, motiva a sus miembros y los inspira a lograr más. Los miembros de un equipo bien liderado quieren formar parte de su equipo de trabajo por mucho tiempo y un equipo con baja rotación de personal contribuye a la salud de la empresa.

No es ningún secreto que dos de los costos “escondidos” más grandes de una empresa son el reclutamiento y la capacitación de su personal. Un gerente que logra resultados de corto plazo por medio de “apretar” constantemente a su equipo de trabajo no está haciendo un buen trabajo. Tendrá un equipo con alta rotación de personal. El buen gerente retiene al personal de su equipo durante largos períodos de tiempo contribuyendo a las finanzas y cultura de la empresa.

El buen gerente tiene un equipo que da buenos resultados Y logra retener a los miembros de su equipo.

Bajo presión

Hacer lo debido en situaciones cómodas es fácil. El carácter y el liderazgo tan solo se forjan bajo presión. Estar bajo presión significa que hay algo que está en juego. Probablemente quiere decir que haya resistencia y que se requiere de fuerza poder para salir del otro lado —y eso está bien.

Los verdaderos héroes, aquellas personas que realmente han destacado y cuyos logros son reconocidos por las grandes mayorías, han cambiado el mundo con las decisiones y acciones que han tomado bajo presión. Ninguno de ellos reescribió la historia con lo que hizo desde una hamaca durante sus vacaciones.

Por definición la presión no se siente bien. Sino dejaría de ser presión. Pero que algo no se sienta bien no quiere decir que se deba evitar. ¿Acaso el enfermo evita el doloroso tratamiento o la horrenda medicina que le ayudará a mejorar? Al contrario, lo busca con todo porque sabe que del otro lado del trago amargo está la dulce recompensa de la recuperación.

Bajo presión el carbón se convierte en diamante y las personas promedio se convierten en excepcionales seres humanos. Bajo presión, lo más formidable del ser humano se hace presente. La creatividad, nobleza y determinación de querer seguir adelante salen a relucir en esos momentos de obscuridad que parecieran ser el fin. Es en estos momentos en donde se crece y se supera, se llega al siguiente nivel.

Al igual que no todos pueden levantar 400 libras en un “bench press”, nadie puede vivir bajo presión todo el tiempo y tampoco nadie puede soportar ciertos niveles intolerables de presión. Lo que sí todos pueden hacer es fortalecer sus músculos de carácter, liderazgo y perseverancia buscando situaciones que les exijan un poco más. Buscando diariamente estar bajo un grado manejable de presión, poco a poco se podrán convertir en las personas que siempre han querido ser.

Acompañado se logra más

La razón por la cual muchos emprendedores no logran objetivos o proyectos más grandes es por qué tratan de hacer demasiado solos. Su instinto usualmente los lleva a tratar de resolver todo por si mismos. Creanme, trabajar así no es una buena experiencia.

Al momento de pensar en un proyecto grande la reacción es casi automática —eso es demasiado para mí, no lo lograré. Es en este momento que se recurre a definir proyectos más pequeños que la persona siente que puede manejar mayormente sola.

Esta manera de pensar nace debido a una pregunta que se ha plantado en nuestras mentes desde que éramos pequeños en el colegio: ¿cómo lo hago? El proceso va así: primero visualizo un proyecto de gran impacto que me entusiasma mucho y que puede cambiar el mundo, luego me pregunto cómo puedo hacer para ejecutar YO TODO el proyecto y finalmente reduzco el proyecto por uno más pequeño por qué me doy cuenta que no puedo hacer todo lo que se requiere para ejecutar el proyecto grande.

Pero al mismo tiempo, vemos proyectos gigantes a nuestro alrededor todo el tiempo. ¿Cómo hacen estas personas para lograrlos? Es simple, después de visualizar su gran proyecto cambian la pregunta “¿cómo lo hago?” por “¿con quién lo hago?”. Esta es una pregunta mucho más poderosa que, aunque requiere de profundos cambios de paradigma para funcionar bien, puede cambiar completamente la vida de un emprendedor y el impacto de los proyectos que logra realizar.

¿Con quién lo hago? es muy poderoso por qué invita a pensar en las mejores personas que pueden ejecutar mejor que nosotros mismos alguna parte del proyecto. Al mismo tiempo nos libera de el agobio de sentir que tenemos que hacer todos nosotros mismos. Nos lleva a crear grandes equipos.

Esta pregunta nos lleva a identificar la capacidad de encontrar ey enrolar expertos comprometidos y profesionales como la habilidad número 1 que todo emprendedor debe tener. De lo contrario no es un verdadero emprendedor.

Es indispensable dejar de pensar en el “cómo” y empezar a pensar en el “con quién”. Personalmente sé que esto es algo que ha limitado el tamaño de los proyectos que he podido manejar. Es por esto que estoy leyendo el nuevo libro Who not How que acaba de publicar Dan Sullivan. El libro está buenísimo y si alguien se siente identificado con lo que he escrito acá puede profundizar mucho más comprando el libro con un gran descuento ($0.99) por tiempo limitado acá:

Liderazgo de proceso versus contexto

En toda situación hay 2 maneras de liderar. La más conocida, segura y popular es liderar con proceso. La más dinámica y ágil es liderar con contexto. Ambas son necesarias.

Revisemos primero que es lo que significa liderar con proceso. Este tipo de liderazgo está basado en la definición de reglas, políticas y procesos que las personas deben seguir para conformar con las expectativas del grupo. Una organización construida sobre la base de este tipo de liderazgo priorizará la seguridad y la estabilidad sobre la innovación y el cumplimiento de reglas sobre la velocidad.

Es obvio que este tipo de liderazgo es ideal para organizaciones que operan en ciertos tipos de industrias donde la seguridad no es negociable y la innovación no es lo principal. Por ejemplo, ninguno de nosotros se quisiera subirse a un avión en donde la empresa que lo fabrica no tiene procesos y políticas de prueba sumamente estrictas. Lo mismo va para neurocirujanos.

Ahora, en industrias en donde la innovación y la velocidad son necesarias para sobrevivir, este enfoque no funciona. ¿Qué es lo que sucede? Cuando una organización define su estilo de liderazgo empieza a contratar y retener personas que se acoplan a su estilo. Una empresa en la cual el estilo de liderazgo se basa en proceso, atraerá personas que naturalmente les gusta seguir políticas y reglas. Estas personas por su misma naturaleza no son innovadoras y son adversas al riesgo. Les cuesta adaptarse y tomar riesgos. Nos podemos olvidar de que esta pueda llegar a ser una empresa agil y creativa.

Como ya lo dije anteriormente, esto no es algo necesariamente malo. Simplemente es que tiene su lugar en ciertos tipos de industrias y actividades.

¿Pero que hay de las empresas que necesitan innovar para mantenerse relevantes? Estas empresas necesitan personas que se puedan adaptar en segundos a cualquier cambio en su ambiente. Necesitan personas que puedan tomar decisiones, cuestionar y tomar riesgos. Estas son personas que no se sienten a gusto siguiendo reglas y procesos. ¿Cómo liderar este tipo de personas?

Para crear una organización liderada por contexto lo principal es que los líderes tengan la capacidad de poder articular de una manera muy clara los objetivos que desean que sus equipos logren. Y no solo esto. También deben tener la habilidad de transmitir el contexto en el que cada persona debe actuar de manera precisa y consistente. Finalmente, deben poder dejar que su gente trabaje sin su intervención.

Pero, ¿qué es esto de contexto? Simplemente es el rango de parámetros dentro de los cuales las personas pueden tomar decisiones y actuar. Por ejemplo, imaginemos un restaurante en donde se está entrenando a un nuevo chef.

En un restaurante donde el liderazgo es basado en proceso seguramente se le darán las recetas y protocolos a seguir. Se le evaluará en base a que tan bien cumple con las recetas y la consistencia con que las logra reproducir.

En el restaurante donde el liderazgo es por contexto se le dará el recetario y se le dirá que por favor agregue su toque personal a cada una de las recetas siempre y cuando cumpla con que la “personalidad” del restaurante se mantenga.

Liderazgo sin autoridad

La complejidad de hacer negocios se asemeja cada día mas a la de la física nuclear. La cantidad de personas e incentivos que se deben alinear para que un proyecto funcione es espeluznante. Y por si esto fuera poco, la velocidad de ejecución que se necesita pronto se va a empezar a medir en años luz.

Aún así, la mayoría de empresas y equipos de trabajo siguen operando sobre premisas desarrolladas décadas atrás. Es momento de modernizar la manera en que se hacen las cosas. La cantidad de cambios necesarios es demasiado grande para siquiera empezar a listar acá. Así que mejor me enfocaré en un tema muy específico e importante: liderazgo sin autoridad.

Me gustaría empezar por definir que es un equipo. Un equipo son todas las personas requeridas para lograr un resultado. ¿Y qué NO es un equipo? Las personas que le reportan a un líder en común, los miembros de un departamento, los empleados de una empresa, la junta directiva, etc.

Si alguien puede hacer algo para ayudarte a mover un proyecto hacia adelante, entonces esa persona está en tu equipo. No importa si tienes autoridad formal sobre esa persona, si te reporta directamente o si trabaja para tu empresa o no. Si puede ayudar, está en tu equipo.

Esta realización es alentadora. Si todos pueden estar en tu equipo, eso significa que tienes más personas que te pueden ayudar. También la diversidad de habilidades que tendrás a tu disposición será mucho mayor. El conocimiento colectivo y la capacidad de resolver problemas de tu equipo será impresionante.

Pero hay un reto. Que ahora tienes que aprender a liderar sin autoridad formal. Para construir un equipo así debes poder enrolar personas a tu cometido sin tener “control” directo sobre ellas. Imagina que para terminar un proyecto muy importante necesitas a la vez la colaboración de un proveedor y de un cliente. Estás en medio y no puede solo. Tu única solución es encontrar a las personas clave dentro de el proveedor y del cliente y subirlos al barco. Convencerlos a que apoyen tu misión como que si fuera suya. De hecho, lo que se requiere es que encuentres una manera de que ellos hagan tu misión suya. Eso es liderar sin autoridad y es la única manera de que todos sean parte de tu equipo.

Hoy ya no es suficiente tener un equipo “tradicional”. Hoy se necesita más. Se necesita fluidez, colaboración y diversidad. Se necesitan equipos multifuncionales y multidisciplinarios en donde no existen fronteras de funciones, departamentos, empresas o similar. Estos equipos se construyen con liderazgo sin autoridad y el momento de empezar es ya!

Si te interesa el tema y te interesa empezar a trabajar te recomiendo leer este libro:

Las preguntas que más ayudan a liderar

Asumamos que tienes la intención de ayudar a alguien a mejorar. También asumamos que tus intenciones son genuinas y no quieres que la mejora se dé por tu propio bien —quiero ayudar mi compañero de trabajo a ser más productivo para yo poder trabajar menos, etc.
Dadas estas premisas pasemos a distinguir los tres grandes grupos de preguntas que se le pueden hacer a una persona cuando se le quiere dar retroalimentación.

  1. Preguntas de «por qué». Estas preguntas son las menos efectivas. Son altamente confrontativas y sé perciben como acusatorias. Ejemplos: ¿Por qué no está lista la presentación? ¿Por qué no avisaste que no ibas a terminar a tiempo?
  2. Preguntes de «que». Estas preguntas clasifican como preguntas efectivas y ayudan mucho la receptividad evitando la sensación de confrontación. Ejemplos: ¿Qué pudiste haber hecho diferente para tener la presentación lista a tiempo? ¿Qué te impidió tener la presentación lista a tiempo? ¿Qué vas a hacer diferente la próxima vez para tener la presentación lista a tiempo?
  3. Preguntas de «como». También clasifican como preguntas efectivas y adicionalmente invitan a la reflexión, proceso indispensable para el crecimiento. Ejemplos: ¿Cómo te sientes respecto a la entrega de la presentación? ¿Cómo te puedo ayudar a mejorar?

Sin duda alguna, la ruta más directa para desarrollar a alguien es el uso de preguntas efectivas. Pero no todas las preguntas son creadas igual. Usa las preguntas correctas y podrás multiplicar el efecto de tus esfuerzos como líder.