Las preguntas que más ayudan a liderar

Asumamos que tienes la intención de ayudar a alguien a mejorar. También asumamos que tus intenciones son genuinas y no quieres que la mejora se dé por tu propio bien —quiero ayudar mi compañero de trabajo a ser más productivo para yo poder trabajar menos, etc.
Dadas estas premisas pasemos a distinguir los tres grandes grupos de preguntas que se le pueden hacer a una persona cuando se le quiere dar retroalimentación.

  1. Preguntas de “por qué”. Estas preguntas son las menos efectivas. Son altamente confrontativas y sé perciben como acusatorias. Ejemplos: ¿Por qué no está lista la presentación? ¿Por qué no avisaste que no ibas a terminar a tiempo?
  2. Preguntes de “que”. Estas preguntas clasifican como preguntas efectivas y ayudan mucho la receptividad evitando la sensación de confrontación. Ejemplos: ¿Qué pudiste haber hecho diferente para tener la presentación lista a tiempo? ¿Qué te impidió tener la presentación lista a tiempo? ¿Qué vas a hacer diferente la próxima vez para tener la presentación lista a tiempo?
  3. Preguntas de “como”. También clasifican como preguntas efectivas y adicionalmente invitan a la reflexión, proceso indispensable para el crecimiento. Ejemplos: ¿Cómo te sientes respecto a la entrega de la presentación? ¿Cómo te puedo ayudar a mejorar?

Sin duda alguna, la ruta más directa para desarrollar a alguien es el uso de preguntas efectivas. Pero no todas las preguntas son creadas igual. Usa las preguntas correctas y podrás multiplicar el efecto de tus esfuerzos como líder.

No tienes que llegar primero

“El que pega primero pega dos veces”. Esto es cierto y no hay duda que existe una ventaja en ser el primero. Cuando se es el primero en llegar a un mercado, en crear una industria o desarrollar un nuevo producto se llevará la delantera.

Pero esto no quiere decir que la historia esté escrita. Ni el qué llegó de primero ha ganado ni los que vienen atrás han perdido. En el mundo del emprendimiento nada es estático y todo está en constante fluctuación.

Un consejo para los que llegan primero. Estén vigilantes por qué si su producto es exitoso la competencia tomará nota. Y si el producto es muy exitoso, más agresiva será la competencia en venir por ustedes. No se duerman en sus laureles y por cada unidad de éxito re-inviertan dos unidades en constantemente mejorar su producto.

Ahora un consejo para los que están “persiguiendo” al líder. Si el primero en llegar está teniendo éxito, la validación de mercado ya está dada. No hay más dudas. Si creen que pueden ser mejores, inviertan todo lo que tienen en ir tomar el liderato. No pierdan tiempo. Estudien, analicen y sean creativos. “Caballo que alcanza gana.”

¿Quién da el primer paso?

Hay situaciones complejas que se dan en todos los momentos de la vida. Estas van desde los pequeños problemas en que se meten los niños con sus travesuras hasta las terribles encrucijadas de vida o muerte que a veces nos tocan vivir cuando somos adultos.

No importa que tanto las tratemos de evitar, estas situaciones se estarán presentando una y otra vez a la puerta de nuestras vidas. Son parte de estar vivos.

Rara vez estas situaciones pueden ser resueltas por una sola persona a la vez. Usualmente la resolución de algo así requiere de colaboración. Y la colaboración a su vez requiere de alguien que empiece a tomar acción.

En realidad lo que muchas veces pasa es que cuando algo así está ocurriendo y varias personas están involucradas, muchos optan por esconderse detrás del el anonimato de la muchedumbre y esperar que alguien más resuelva la situación.

El problema de esta manera de operar es que se crea una carrera para ser el ultimo en actuar. Nadie quiere hacer nada mientras todos esperan a que alguien más tome cartas en el asunto.

Está claro que pensar así detiene considerablemente la resolución de problemas y limita las posibilidades de encontrar una pronta solución.

El otro lado de la moneda es estar dispuesto a dar el primer paso, siempre. Es dejar de sentarse para esperar a ver quién va a ser el valiente que va a levantar la mano de primero. Es decir “yo” cuándo se necesita.

Quienes hayan visto o leído el libro de el “Señor de los anillos” podrán recordar la escena cuando la comunidad del anillo se está formando en Rivendel. Todos están en una gran discusión inútil sobre quién debiera llevar el anillo a Mordor hasta que Frodo con gran humildad y miedo en su rostro dice “yo lo llevaré”. A esto es lo que me refiero con decir “yo”.

Dejemos por un lado el miedo, la flojera y las ganas de pasar desapercibidos. Cambiemos todo esto por el poder de tomar acción, ser protagonistas en nuestras propias vidas y hacer todo lo que se pueda dentro de nuestro rango de acción.

La proxima vez que no esté claro quién va a dar el primer paso, recuerda que la respuesta correcta siempre es “yo”.

Todos pueden ser héroes. Hoy.

A lo largo de la historia de la humanidad siempre han habido momentos devastadores. Guerras, desastres naturales, plagas y otro sin fin de problemáticas que han requerido de héroes para ser superados.

Al leer “héroes” y “momentos devastadores” en la misma frase saltan muchos nombres rápidamente a la mente. Para mí algunos de estos nombres son: Marco Aurelio, Winston Churchill, Reina Isabela, Gandhi, Napoleon, Cleopatra, George Washington, Simon Bolivar, etc.

Cualquier persona que quiera saber un poco mas acerca de cómo estos grandes personajes vencieron los retos de sus tiempos solo debe buscar sus nombres en Google y listo. También puede comprar cualquiera de los cientos de libros que han sido escritos acerca de ellos.

Pero lo que el internet y los libros de historia han dejado olvidado por siempre –tal vez porque es algo imposible de registrar– son las historias de los millones de hombres y mujeres que han dado forma al mundo desde el anonimato.

Estas son las historias de los millones de almas que a su propia manera vivieron y murieron como héroes; cargando con valor y dignidad los pesos que la fortuna los destinó a cargar. Almas que nunca se rindieron y siempre lucharon por construir un mañana mejor. Almas a las que no les importó el precio que tuvieran que pagar por llegar a ver, como dijo Martin Luther King, Jr., “la tierra prometida”.

Todos estos millones de almas nos recuerdan que ser héroe no solo es liderar a tu país hacia su independencia; también es unir a tu familia y llenarla de felicidad. Ser héroe no solo es guiar a tu imperio a dominar el mundo; también es tomarte el tiempo de guiar a un niño por el camino del bien. Ser héroe no solo es darle esperanza y motivar a todo un país en tiempo de guerra; también es darle esperanza el desamparado que cree que el mundo está por acabar. Ser héroe no solo es pelear por los derechos y la libertad de tus compatriotas; también es actuar libremente y defender tus creencias sin importar lo que piensen los demás.

Estamos en un momento histórico en el cual el mundo que tendrá la humanidad mañana depende de cómo cada uno de nosotros se comporte hoy. Esto no está en las manos de los “líderes” políticos y los futuros héroes sobre los cuales algún día se escribirán libros. El pequeño mundo que cada uno de nosotros tiene a su alrededor necesita de lo mejor que tenemos en nuestro corazón.

No olvidemos ahora que todos pueden ser héroes. Hoy.

Lo que es malo para el panal es malo para la abeja

Sí, hoy estamos viviendo momentos muy difíciles. Pero estoy convencido que podemos encontrar refugio y guía en la sabiduría de aquellos que vinieron antes que nosotros. Es en momentos como este que volver al pasado y estudiar a los más grandes de la historia puede ayudarnos a forjar un mejor futuro.

Ahora los invito a que me acompañen a regresar mas de 2,000 años a visitar al emperador romano y filósofo estoico, Marco Aurelio. Marco Aurelio siempre fomentó una postura de unión e interdependencia entre los habitantes de su imperio.

“Cuando necesitas motivación, piensa en las cualidades de las personas que tienes a tu alrededor.”, solía decir. “Esta es energía, aquella es modestia, otra es generosidad, y así sucesivamente. Nada es más fortalecedor que cuando las virtudes son visiblemente mostradas por aquellos a nuestros alrededor.”

Esta particular manera de ver la interconexión entre no solo seres humanos sino que entre todos los seres vivientes fue una de las fortalezas que le ayudó a liderar a Roma durante la Peste Antonina. Es espeluznante imaginarnos lo difícil que este reto debió ser para Marco Aurelio. Entre 3.5 y 5 millones de Romanos murieron durante la pandemia.

Sin duda alguna, su frase más conocida respecto a la interconexión entre nuestras acciones y los que nos rodean es:

“Lo que es malo para el panal es malo para la abeja” – Marco Aurelio

Y que cierto sigue siendo hoy! Si una persona es extremadamente exitosa pero su comunidad se va a la ruina, esta persona se irá a la ruina con su comunidad. Igualmente, si una persona está en la ruina pero su comunidad es fuerte, esta persona tendrá una mayor oportunidad de recuperarse.

No funciona pensar a corto plazo cegados únicamente por nuestros propios intereses. Cada cosa que hacemos afecta al panal. Para bien o para mal.

No podemos seguir haciéndonos de la vista gorda al hecho de que todo lo qué hacemos afecta a aquellos a nuestro alrededor. Y todo lo que ellos hacen nos afecta a nosotros. ¿No me creen? Pregúntenle a la persona que tuvo contacto con un murciélago en Wuhan, China a finales del 2019.

Es de vital importancia que nos sentemos a reflexionar y pensemos un poco más allá de nuestro diminuto círculo de interés. Si queremos salir de esto es muy importante que veamos un panorama más amplio.

Es primordial que reconozcamos que sí dañamos el panal, en algún momento nos veremos afectados. No podemos olvidar hoy la milenaria lección: “lo que es malo para el panal es malo para la abeja.”

taller de gerencia efectiva

En esta presentación, basada en el genial libro The Effective Manger de Mark Hostman, hago referencia a las respuestas de las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué es tan importante conocer a tus directos?
  • ¿Que hace que un gerente sea efectivo?
  • ¿Cuales son las dos responsabilidades principales de un gerente?
  • ¿Cuales son los 4 comportamientos que un gerente debe mostrar para liderar efectivamente a su equipo?
  • ¿Como obtener el máximo rendimiento de un equipo?

Actualmente estoy usando esta presentación para guiar un Taller de Gerencia Efectiva en librería Sophos.

Mejores Resultados en tu Empresa, Enfoque en Comportamiento

Actualmente estoy impartiendo un Taller de Gerencia Efectiva. Uno de los puntos principales que estamos explorando es que el comportamiento de las personas es la causa de raíz del éxito o fracaso de una empresa. Determina su nivel de rendimiento.

La sesión pasada estuvimos debatiendo un poco sobre como esto puede o no ser del todo cierto. Las opiniones estaban bastante divididas. ¿Que pasa con la estrategia? ¿El plan de Marketing? ¿La disponibilidad de capital? etc. Seguro que todos estos elementos también influyen en que una empresa es exitosa o no.

Escuchando la discusión, me llamó mucho la atención como es que todos tenemos tan desarrollada la capacidad de negar la participación humana en tantas cosas que nos rodean y las atribuimos de inmediato al destino, caso fortuito o simplemente, en el peor de los casos, las vemos ajenas a cualquier tipo de intervención humana.

Como yo lo veo, si. El éxito depende de las calidad de estrategias, planes, acceso a capital, ejecución y otro millón de cosas que deben ocurrir. Sin embargo, la pregunta que yo hago es ¿quien desarrolla la estrategia, el plan de marketing o consigue los fondos? ¿Quien ejecuta? Espero que sea evidente que la respuesta es: las personas que trabajan para la empresa.

Hagamos el siguiente experimento mental:

¿Puede un presentador estar muerto del miedo y aparentar estar muy seguro ante su audiencia? Por supuesto que si. Hay una diferencia muy importante entre lo que está experimentando el presentador y lo que la audiencia es capaz de percibir.

La audiencia está enfocada en el comportamiento del presentador. Es lo único que puede hacer. Simplemente no pueden estar dentro del presentador y saber si está nervioso o si tiene miedo. Lo que si pueden hacer es evaluar si el presentador:

  • ¿Está jugando con sus manos?
  • ¿Está tartamudeando?
  • ¿Se mueve sin dirección o propósito alguno incansablemente de un lado al otro?

Todos estos SI son comportamientos que llevan a tener un efecto en como la audiencia percibe al presentador. El hecho de que este nervioso o confiado es totalmente irrelevante. Es su comportamiento lo único que importa en términos de los resultados de su presentación.

Como nos dice Andy Grove (High Output Management y ex CEO de Intel): Una persona que no está logrando los resultados esperados está fallando solo por una de dos razones:

  • No está motivada
  • No tiene las habilidades requeridas para lograr lo que se espera de ella

Una vez mas, si la persona está o no motivada, su comportamiento será distinto en cada uno de los casos. Si una persona puede o no hacer una tarea, seguro su comportamiento será diferentes cada uno de los casos. La motivación o nivel de habilidad determinarán su comportamiento. El comportamiento entregará o no los resultados.

Si quieres mejores resultados en tu equipo o empresa, asegúrate de enfocarte en cambiar el comportamiento futuro de las personas que trabajan contigo.

Contenido adicional gratis: presentación descargable de el taller de gerencia efectiva.

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (2 de 2)

Acá comparto los 5 puntos restantes que faltan para lograr el desarrollo de un sentido de urgencia en tu equipo. Si aún no has leído la primera parte con los 5 puntos iniciales te recomiendo que lo hagas ahora.

  1. Retroalimentación, cada vez. En el momento en que una tarea se asigna a un miembro del equipo, esta debe ser recibida con una actitud positiva y debe tener una fecha y hora de entrega específica. Con esto ya se cuenta con un excelente punto de partida para dar retroalimentación al momento en que se venza la facha de entrega. Es bastante simple en realidad. Cuando llegue la hora de la entrega de la tarea habrán dos posibilidades. Si tarea ha sido completada y entregada de una manera satisfactoria se debe dar retroalimentación positiva a la persona encargada de la tarea. De lo contrario, si la tarea no está lista o no se presenta con los estándares de calidad solicitados, es el momento ideal para ofrecerle al colaborador  retroalimentación correctiva. Es muy importante que la retroalimentación, sin importar cual de las dos se necesite utilizar, sea presentada no más de 5 minutos después de la hora de entrega de la tarea que se está recibiendo. Esto enfatiza la importancia de las fechas de entrega.
  2. Todo trabajo asignado debe tener una fecha y hora específica de entrega.
    1. En el caso de que se obtenga la tarea completada satisfactoriamente se debe dar retroalimentación positiva.
    2. En el caso contrario se debe dar una retroalimentación correctiva impersonal que no contenga emociones negativas pero sí transmita el mensaje de que los compromisos de entrega no son flexibles y que se deben cumplir. Habrán consecuencias por no cumplir y cada quien es responsable de sus Compromisos de Entrega.
    3. Para cada compromiso de entrega que se solicita a cualquier persona es indispensable solicitar la hora y fecha de entrega exacta de entrega de la tarea.  Esto permite tener un punto tangible de “corte” en el cual se dará la retroalimentación necesaria.
    4. Se hace un fuerte énfasis en que la tarea no se considera completa hasta que sea “presentada” de una manera satisfactoria. No basta que la tarea esté “hecha” y que nadie sepa que el proceso ha concluido.  El gerente debe estar al tanto y poder ver el entregable antes de cerrar el proceso.
    5. Se debe dar retroalimentación en la hora exacta en que se cumple cada Compromiso de Entrega (incluyendo la notificación de que la tarea fue completada).
  3. Registro de Tiempos de Compromisos de Entrega.
    1. Es de vital importancia que se registren las fechas y horas de cada uno de los Compromisos de Entrega en un lugar visible, seguro y constante.
    2. Este registro permite tener un itinerario en el cual se puede contactar a los responsables de las tareas para solicitar el cumplimiento de un Compromiso de Entrega de una manera puntual y exacta.
    3. Es necesario mantener un mecanismo de recordatorios que permita saber exactamente en qué momento preciso se debe contactar a quien y obtener la tarea completa.
    4. No se puede dejar que pase si quiera un Compromiso de Entrega desapercibido, situación que envía un mensaje de que las fechas y horas definidas no tienen trascendencia y que se fijaron “solo porque sí”. En una cultura de Sentido de Urgencia cada Compromiso de Entrega tiene una razón de ser y es inaplazable.
  4. Al diablo con la ruta crítica. Todos estos procesos ponen en perspectiva la condición de que si TODO importa TODO se puede entregar a tiempo. Es por esto que aunque parezca que es algo que va en contra de todo lo que se ha aprendido como gerente, se debe cada vez darle menos importancia a la ruta crítica y centrar el enfoque en todas las tareas. No solo las que se consideran más importantes o más críticas. Si todas las tareasse entregan a tiempo, el proyecto se entregará a tiempo.
  5. Apoyo en los superiores. Al igual que con cualquier otra implementación de cambio, es necesario contar con el apoyo y la aprobación de los superiores. Es muy importante recordar que sin el apoyo integral de toda la organización no se puede llegar lejos. Es cuestión de subir a todos al barco!
Si aún no has leído la primer parte de este artículo te los recomiendo hacerlo ahora para tener una visión completa de todo lo que debemos hacer para establecer el sentido de urgencia en nuestras organizaciones..

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (1 de 2)

Todos tenemos responsabilidad tanto en nuestras vidas como en nuestros trabajos. Esta responsabilidad se reduce a hacer lo mas que podemos con nuestro tiempo. Ya sea esto vivir nuestras mejores vidas o agregar el máximo valor posible en las empresas con las que trabajamos.

Lo mismo aplica para nuestras relaciones, Hobbies, deportes, salud, familia, etc. Realmente creo que el tiempo apremia y para poder tener la mejor experiencia de vida, debemos vivir con un sentido de urgencia. Eres que es la única manera de lograr todo lo que queremos.

Hoy me quiero centrar en algunas estrategias de como lograr que un equipo de trabajo desarrolle un sentido de urgencia saludable     que sin duda ayudará a la organización a lograr mejores resultados en menor tiempo.

Quiero empezar diciéndome a mi mismo que la mejor manera de crear un sentido de urgencia en un equipo es primero desarrollando ese sentido en uno mismo. El sentido de urgencia es una actitud, una manera de atacar las tareas. problemas y situaciones que afrontamos. Como toda actitud, es contagios y el equipo, lo queramos o no, seguirá a su líder. Empecemos.

Como líderes como responsables de entregar resultados y lograr objetivos. Muchas veces, si la organización está funcionando bien, tenemos fechas bien definidas para la entrega de estos resultados.  A menudo  volteamos a ver a nuestro equipo y a primera vista notamos que simplemente no se mueve al tiro necesario para lograr las metas. En este momento surgen las siguientes preguntas:

¿Por qué no comprenden que lo tenemos que entregar a tiempo? ¿Que le pasa a mi equipo? ¿Acaso no les importa cumplir con sus fechas de entrega? ¿No entienden lo importante que es esto?

Esta situación es bastante común y se la podemos atribuir a una falta de sentido de urgencia y está tan presente en tantas empresas que se le puede considerar como una epidemia gerencial. 

El problema no está en que todos los equipos de trabajo son incapaces o que se estén experimentando efectos extraños del más allá. El problema radica en el comportamiento que nosotros mismos tenemos como líderes y gerentes. Un gerente tiene la capacidad de crear una cultura de sentido de urgencia en su equipo y lo puede lograr en muy poco tiempo  siguiendo diez simples tácticas que detallo a continuación.
Reconocimiento: Este contenido está basado en el excelente trabajo de Micheal Auzenne y Mark Horstman de Manager Tools
  1. Haz las preguntas correctas. No es lo mismo preguntar ¿Cuándo podemos tener esto listo? que preguntar ¿que nos hace falta para tener esto listo el martes? Es muy importante que nuestras preguntas respecto al cumplimiento de tareas y fechas de compromisos sean directas y en ningún momento tengan tono de “negociación”. La manera en que formulamos las preguntas y que preguntas elegimos realizar transmitirán un sentido formal de que estamos muy interesados en que se cumplan las fechas propuestas. Nestras preguntas siempre deben transmitir lo importantes que es la fecha de entrega.
  2. Fija una fecha, no preguntes. Es indispensable evitar el error de otorgar la potestad de fijar las fechas de entrega a las personas que ejecutan las tareas. Es difícil comprender como la mayoría de gerentes sabiendo que tienen una fecha de entrega que cumplir aún preguntan para cuando se les puede tener lista la tarea y se sacrifican quedando entre la espada de la pared por el simple hecho de no atreverse a solicitar la tarea para cuando la organización lo necesita. El gerente en todo momento debe solicitar la acción de su equipo para cuando la organización la necesita, no para cuando el equipo dispone entregarla.
  3. Aprende a combatir malas respuestas. Especialmente al inicio de la transición hacia una cultura de un sentido de urgencia es importante saber responder a malas respuestas. ¿Cuantas veces has preguntado si un proyecto va en tiempo y recibes mil excusas sin siquiera poder llegar a escuchar si el proyecto va en tiempo o no? Al momento de solicitar una fecha de entrega la mayoría de veces (95% estimo yo) te enfrentaras con un listado muy impresionantemente largo de las cosas que la persona con la que estas hablando tiene que hacer. En este momento debes escuchar de una manera muy cortez y educada y en cuanto la lista finalice, di algo cómo “que bien, comprendo que estás cargado de trabajo. Ahora, “Vamos a tener esto listo el martes, ¿correcto?” En este momento se debe reiterar el apoyo incondicional y total disposición para hacer lo que sea necesario de tu parte para lograr el objetivo.
  4. Acorta tus fechas de entrega. Conforme se va logrando la implementación de un sentido de urgencia las personas estarán siendo más efectivas y enfocándose cada vez más en su trabajo. Debes estar atento de este cambio positivo y empezar a reducir en alrededor un 10% el tiempo disponible para realizar una tarea. Algo que llevaba 50 días en ejecutar ahora se debe solicitar en unos 45 días y así sucesivamente según sea  el caso.
  5. Utiliza las actualizaciones pasivas. Muchos gerentes pasan una cantidad de tiempo inconcebible obteniendo reportes de actualizaciones de el status de los proyectos que están manejando. Esto no debe ser así. El equipo le debe reportar al gerente. El gerente nunca debe ir a buscar esta información. Sin importar que metodología o sistema se utilice para llevar el control de seguimiento de tareas, gerencia debe garantizar que el equipo utilice dicho sistema de una manera regular y eficiente. De la misma manera que se dan fechas de entrega, se debe establecer un itinerario regular en el cual el equipo debe actualizar sus avances en un sistema o canal de comunicación  determinado.

Esto conforma la introducción y los primeros 5 puntos que te ayudarán a crear una cultura de sentido de urgencia en tu equipo. Puedes encontrar los 5 puntos restante en la segunda parte de este artículo.

Manejo de Personal: como evitar el mas grande error de liderazgo

Si nos preguntamos cual es la razón por la cual un miembro de un equipo es promovido a un puesto de liderazgo, estoy seguro que la mayor cantidad de veces la promoción se debe a que la persona es muy hábil en su trabajo y destaca.

Pensémoslo bien. Tenemos una persona que hace su trabajo mejor que los demás. Tiene habilidades técnicas que le permiten producir mas que sus compañeros de trabajo. ¿Y que hacemos? Los removemos del equipo asumiendo que por qué tienen estas habilidades técnicas eso los hace buenos líderes.

La realidad es que las habilidades técnicas no tienen nada que ver con la capacidad de liderar e inspirar un grupo de personas. Este error es muy común y estoy seguro que cuesta cientos de miles de dólares y horas de trabajo alrededor del mundo.

Está alerta. Entiende que la capacidad de producir no es lo mismo que liderar. Conoce que es lo que un verdadero líder debe hacer en un equipo. Conoce bien a tu personal y elige a tus líderes en base a sus verdaderas capacidad de liderazgo y no en base a que tan buenos son para hacer su trabajo actual.