Manolo Alvarez: Blog

Como tener una reunión de seguimiento diaria exitosa con tu equipo

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Muchas empresas tenemos reuniones de seguimiento diario con los diferentes equipos. Estas pueden variar desde tener una reunión tipo “daily huddle” en un ambiente scrum hasta la costumbre de almorzar juntos todos los días para poder intercambiar impresiones y sugerencias.

Sin importar cual sea el estilo particular de la organización es muy importante que la reunión apalanque las 3 herramientas mas poderosas que tiene un líder para poder generar un buen rendimiento en el equipo:

  • presión de grupo
  • inteligencia colectiva
  • comunicación clara

Si la reunión logra integrar estas tres herramientas todos los días, los resultados de la organización crecerán considerablemente.

La reunión debe durar entre 5 y 15 minutos y puede ser a cualquier hora del día pero la asistencia debe ser obligatoria y respetada por todos, todos los días. Es una buena idea involucrar a todo el equipo en la selección de la hora en que se tendrá la reunion diariamente.

Es muy importante que la reunión sea corta, punzante, empiece y termine a tiempo y sobre todo NO debe ser utilizada para resolver problemas. Si la reunión dura mas de 15 minutos las personas descartarán el hábito. Para lograr trabajar abajo de este tiempo el equipo se debe limitar a identificar los problemas que están limitando la operación.

La reunión debe ser liderada por alguien que sea naturalmente estructurado y disciplinado, no necesariamente esta persona será el líder del equipo. La función principal de esta persona es hacer que todo corra en tiempo y se respete la agenda. De la misma manera esta es la persona que debe indicar algunos miembros del equipo que sigan trabajando fuera de la reunión si se van por un tangente y empiezan a tratar de resolver un problema particular.

La Agenda

Durante los primeros 5 minutos cada asistente reporta “que hay”. En otras palabras, cada quien comunica en que está trabajando y que ha pasado. Esto permite visualizar conflictos, agendas cruzadas y oportunidades desaprovechadas.

Como siguiente paso se revisan las métricas de rendimiento diarias de la empresa. Por ejemplo, una empresas dedicada a ventas revisará la cantidad de propuestas enviadas el día anterior, una empresa de internet revisará cuantas visitas tuvo el día anterior a su sitio Web y alguien como Walmart revisará el precio de su acción en el bolsa. De la misma manera se deben revisar indicadores basados en cada contribuidor individual que evalúen el comportamiento de cada uno de ellos. Esto puede ser algo como las cuentas por cobrar, tiempo para completar proyectos o el tiempo necesario para cerrar contratos. En resumen, esto debe ser algún tipo de comportamiento medible.

El tercer y último punto es donde está cada uno de los miembros del equipo trabado. Acá se están buscando cuellos de botella u obstáculos que son los enemigos del negocio. Utilizar la energía y el enfoque del equipo en cualquier otro lugar que no sean los obstáculos es un desperdicio de recursos.

También, la discusión acerca de los obstáculos descubre quien está haciendo y quien NO está haciendo su trabajo. Cada vez que alguien pase un par de días sin reportar un obstáculo, seguro que hay un problema mas grande a la vuelta de la esquina. Las personas productivas, que están ocupadas y que están constantemente haciendo algo significativo siempre tienen obstáculos en su camino. Las únicas personas sin obstáculos son aquellas que no están haciendo nada. Se debe tener cuidado y llamar la atención a aquellos que todos los días  reportan “todo va bien”.

La última recomendación es que se debe tener cuidado que esta discusión sobre los obstáculos no divague en una discusión sobre como resolverlos. Eso se resuelve fuera de la reunión.

Manejo de Personal, el número de tus directos en tu teléfono

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Esto puede sonar a una trivialidad pero el mensaje que transmite esta práctica es muy poderoso. Es muy importante que todo líder de  equipo dentro de una empresa no solo tenga los números de teléfono de todos sus directos en su teléfono, los debe tener como favoritos.

La función de favoritos dentro de los teléfonos modernos surgió de la idea de que todos hablamos mas con unas personas que con otras. Dado que la gran mayoría de la comunicación que tenemos es relacionada al trabajo y dentro del trabajo las personas con que mas debiese hablar un líder es con su equipo, lo natural es que todos los miembros de su equipo estén como favoritos.

El mensaje que esto manda a un equipo es poderoso. Tener a todos los miembros del equipo dentro de los favoritos o “speed dial” significa que el líder está dispuesto a tener una comunicación abierta con su equipo. Quiere decir que cada uno de los miembros de su equipo es importante para el y que la comunicación constante con ellos es parte del éxito del equipo.

He visto muchos líderes tener que buscar, e incluso en varios casos, no encontrar el contacto de alguna persona de su equipo. Creo que no es necesario que les diga que mensaje envía este tipo de situación.

El mito de que para decidir mejor se necesita mas tiempo y esfuerzo

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“El mundo actual y la sociedad colectiva nos enseña desde muy pequeños que la calidad de las decisiones está directamente relacionada al tiempo y esfuerzo que se puso en tomarlas. Por ejemplo, si un doctor tiene un diagnóstico muy complicado, pedirá mas pruebas  Si nosotros mismos no estamos seguros de lo que nos dice, pedimos una segunda opinión. ¿Y que le decimos a nuestros hijos y niños pequeños? Mejor ve siempre lento pero seguro. No juzgues un libro por la portada. Detente y piensa. En realidad pensamos que siempre estamos mejor consiguiendo la mayor cantidad de información posible y utilizando la mayor cantidad de tiempo deliberando acerca de algo. En realidad solo confiamos en la toma de decisiones consciente.”

– Malcolm Gladwell, Blink

Pero, ¿que pasa si las decisiones que tomamos de una manera muy, muy, rápida pueden llegar a ser tan buenas como aquellas que tomamos deliberadamente y con cautela? ¿Que pasa si hay algunas situaciones en las cuales podemos confiar en nuestros instintos? Y mejor aún ¿que pasa si podemos aprender a diferenciar CUANDO escuchar a nuestros instintos y cuando obtener mas información?

Pues bien. Gladwell en su libro Blink intenta, de una manera muy contundente, de responder estas preguntas y muchas otras respecto a como funciona el cerebro humano con respecto a este interesante tema de la toma de decisiones. Como ya lo hemos visto, en especial se centra en la diferencia entre decidir por instinto de una manera muy rápida y decidir racionalmente en base de la recopilación de mas datos y deliberación.

¿Cómo te sientes mas como decidiendo?

Emociones, motivación y resultados

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Todo lo que podemos llegar a hacer empieza con algo. Y ese algo es el deseo interno de actuar. Es imposible conseguir mas recursos, aprender mas o empujar con mas fuerza si primero no tenemos las ganas o fuerza interior para hacerlo.

Esta voluntad viene de nuestras emociones, como nos sentimos y que tan motivados estamos. Cada uno de nosotros es diferente y en este plano emocional cada persona tiene “triggers” diferentes. Es de vital importancia poder encontrar primer nuestros “triggers” y luego los de las personas que conforman nuestros equipos.

Debemos aprender a ponernos en contacto con nuestras emociones, nuestros motivadores. Aprender a reconocer que nos prende y que nos da  miedo. Que es aquello que nos despierta las ganas de comernos el mundo y hacer de el un lugar mejor. Al encontrar esto y buscarlo todos los días, seguro empezaremos a obtener mejores resultados.

La pregunta que te ayudará a desarrollar a tu personal

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De nuevo otra genialidad de Mark y Mike en Manager Tools. Este episodio habla de como la pregunta: ¿Que harías tú? ayuda a un gerente a desarrollar a su personal. La premisa básica gira entorno a que como gerentes desaprovechamos muchas oportunidades para hacer pensar a nuestros directos sobre como resolver las cosas. Estas oportunidades básicamente son todas aquellas ocasiones en las cuales nos piden consejo o ayuda en como resolver algo.

¿Cual es la situación real que se da cuando un directo pide un consejo u opinión a su jefe?

  • El directo está tratando de evadir responsabilidad si algo sale mal. Después de todo, no puede ser responsable directamente de algo que su jefe le pidió hacer.
  • El gerente está tratando de mostrar cuanto sabe y darle un poco de carió a su ego. En algunos casos cuando el gerente viene de un “background” técnico u operativo esto puede llegar al punto de querer decir “yo se resolver esto y tú no, por eso es que yo estoy aquí y tu allá”.
  • El directo está perdiendo la oportunidad de hacer y decidir algo por si mismo.
  • El gerente está perdiendo la oportunidad de crecer a su directo y permitirle que aprenda.

“El buen juicio viene de la experiencia y la experiencia viene de los malos juicios”.

Mark Horstman

Para solventar esta situación Manager Tools recomienda contestar a cualquier solicitud que haga un directo con la pregunta: ¿Que harías tú? o alguna variación de la misma. Esto logra varias cosas:

  • Que el directo tome la decisión el mismo
  • Que la responsabilidad de los resultados quede del lado del directo
  • Que el directo sienta la confianza que su jefe tiene en su juicio
  • Que el directo experimente fracaso y malos juicios que con el tiempo se volverán en experiencia y luego en buen juicio

El podcast entra en bastante mas detalle y está muy recomendable. Los invito a escucharlo y profundizar mas en el tema.

Para tomar mejores decisiones, trabaja con personas que piensan diferente a ti

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Nos gusta mucho compartir com personas que piensan igual que nosotros. Validamos a todos aquellos que comparten nuestros valores. No es nada nuevo, así se ha comportado el ser humano desde cientos de miles de años atrás. Incluso, este tipo de selección de compañía es considerado pr mucho como un fuerte factor que ayudó en la evolución de nuestra especie.

Sin embargo, los tiempos cambian. En realidad, el dominio que el humano ha logrado tener sobre su entorno a hecho que nuestro ambiente cambie mucho más rápido que va mucho más rápido que lo que nuestros cuerpos y mentes pueden evolucionar a nivel biológico. En el mundo de los negocios actual necesitamos diversidad, variedad y puntos de vista que sean 180 grados opuestos a los nuestros para que nos permitan encontrar soluciones dinámicas y creativas.

Es por esto que es muy importante que al momento de seleccionar el equipo de ejecutivos que estarán tomando decisiones en tu equipo puedas ir contra tu instinto de querer buscar personas que compartan todos tus valores y piensen con patrones muy similares a ls tuyos que seguro te harán sentir muy cómodo. La comodidad no es tan buena. Si quieres tener éxito busca esas personas que te cuestionen de una manera profesional y objetiva y que cuyo único fin sea empujar a encontrar la mejor solución posible. 

Henry Ford lo dijo mucho mejor que yo, “si los dos siempre estamos de acuerdo, entonces uno de los dos está de mas acá”.

Los 3 motivadores principales de un equipo

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Dan Pink ha encontrado 3 motivadores principales que mueven a los equipos de alto rendimiento en la empresa de hoy:

  1. Autonomía
  2. Maestría
  3. Propósito

La autonomía es el intenso deseo de dirigirte a ti mismo y no hay cantidad de dinero, beneficios o prestaciones en el mundo que puedan sustituir esta necesidad básica del ser humano. Es vital permitir que el equipo experimente la intensa satisfacción personal de poder resolver un reto por medio de la toma de decisiones personales.

Por maestría se refiere a la capacidad de poder lograr una tarea con excelencia. La maestría tan solo se puede lograr cuando se le permite a una persona trabajar en una tarea de manera autónoma durante un período de tiempo prolongado. Durante el proceso es importante proveer una cantidad abundante de retroalimentación para asegurar la mejora en rendimiento.

Finalmente tenemos el propósito. Todas las personas quieren ser parte de algo mas grandes que ellos mismos. Hay mucha investigación que apunta a que este es el camino a la verdadera felicidad y la realización interna. Para ayudar al equipo a lograr satisfacer esta necesidad humana lo que se debe hacer es gentilmente guiarlos a internalizar y cumplir la misión de la empresa – crear productos de clase mundial, cambiar el mundo o ayudar a otras personas / organizaciones maximizar su potencial.

Para aquellos de ustedes que estén interesados en profundizar en este tema les recomiendo leer el libro Drive de Dan Pink:

 

Un marshmallow y los beneficios de la gratificación aplazada

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La capacidad de trabajar antes de cosechar resultados es vital para el éxito. Poder aplazar la gratificación es una característica muy distintiva de los mas grandes líderes de toda la historia. El vídeo que les comparto a continuación describe un experimento que se realizó con niños de 4 años y un marshmallow. La idea es que si los niños se quedaban 15 minutos solos con el marshmallow sin comérselo obtenían un segundo marshmallow y se podían comer los 2. 100% de retorno de inversión.

En un estudio de seguimiento realizado 15 años mas tarde se encontró que 100% de los niños que no se comieron el marshmallow tenían vidas que la mayoría de nosotros clasificaríamos como exitosas. Los niños que no lo lograron (2 de cada 3 niños se comieron el marshmallow) estaban teniendo problemas en algún área de su vida.

Vean el vídeo que incluye tomas muy divertidas de los niños siendo “seducidos” por los marshmallows!

Trata el fracaso como si fueras un científico

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Cuando un cientifico hace un experimento los resultados son impredecibles. Algunas veces las hipótesis se probarán correctas, otras veces no, algunas veces habrán explisiones y otras veces se lograrán grandes descubrimientos. Nunca se sabe que puede pasar. Lo único que se puede garantizar es que el resultado de cada un de los experimentos es un dato mas.

Cada uno de estos datos acerca cada vez mas al científico al resultado deseado. Así es como los científicos tratan el fracaso, como la obtención de un dato mas que me acerca a la respuesta o resultado que estoy buscando.

Esto es un punto de vista muy diferente al que utiliza la sociedad para ver el fracaso. Fracasar en un examen significa que no eres lo suficientemente listo, fracasar en el arte significa que no eres creativo, etc., etc.

Esto no le hace sentido al científico. Para el fracasar no significa que sea un mal científico. Al contrario! Probar que su hipótesis está equivocada puede ser tan bueno como probarla correcta ya que se pudo haber descubierto la clave con el error.

Es importante recordar que los resultados que se producen no dicen nada de la persona. Son dos cosas diferentes. Y como menciona Seth Godin: Los fracasos son simplemente un peaje a pagar en el camino a obtener la respuesta correcta.

Los retos mas grandes para crecer una empresa

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Recién acabo de leer un artículo de Seth Godin, un tremendo emprendedor que también resulta ser uno de mis autores favoritos. Ha escrito un sin fin de libros de negocios y marketing buenísimos. Su blog también es muy bueno. Les recomiendo mucho darle un vistazo. En fin, el link me lo envió @sergeiw y el artículo habla de los retos más grandes que enfrenta una organización para poder crecer. Procedo a parafrasearlo escribiendo lo que en particular me dejó. Siempre les recomiendo i a leer el original que está magnifico.

Lo primero que ocurre es que cuando la organización empieza a crecer, los niveles de iniciativa y pasión bajan debido a que mientras más personas se agregan al equipo, mas nos acercamos al promedio o la mediocridad.

De igual manera, al tener más personas se requiere una comunicación mas formal e instrucciones mas directas para ejecutar con precisión. Esto hace que se pierda la capacidad de usar “utiliza tu mejor juicio” y aún así poder garantizar un resultado exitoso.

Crecer de una manera u otra significa burocracia y mas personas interesada en estar cómodos en lugar de experimentar cosas nuevas. También, el éxito trae consigo el miedo de perderlo. Cuando hay mas que perder, la presión para no perderlo es mayor.

Todo esto es lo que hace que crecer una empresa sea tan difícil. La buena noticia es que esto puede ser superado. El secreto está en mantener una constante e intensa lucha por la grandeza. Las personas pueden trabajar para lograr la grandeza.

Para que la organización pueda crecer se debe tener muy presente que la grandeza es un compromiso y no un evento.