Manolo Alvarez: Blog

Communicating Design de Dan Brown

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Recien hace unos minutos acabo de leer Communicating Design de Dan Brown. El libro básicamente describe los documentos que se deben generar para definir en detalle un proyecto Web.

Los documentos presentados están acompañados de los procesos, datos y estrategias que se deben seguir para su efectiva generación. En complemento a la generación de los documentos cada capitulo detalla la manera en que se deben llevar las presentaciones y reuniones de cada tipo de documento.

Estos documentos, clasificados por categoría son:
  • Documentos de Necesidades de Usuarios
    • Personas
    • Planes de pruebas de usabilidad
    • Reportes de Usabilidad
  • Documentos de Estrategia
    • Análisis Competitivo
    • Medole del Concepto
    • Inventario de Contenido
  • Documentos de Diseño
    • Mapas del Sitio
    • Diagramas de Flujo
    • Wireframes
    • Diseños de Pantallas

El autor hace un excelente trabajo de describir en detalle cada documento, incluyendo: Una descripción a fondo del documento, qué información debe incluir, tips de como generar el contenido, cómo presentar el documento a los clientes, posibles problemas que surgen en las reuniones de presentación del documento y como evitarlos, etc.

En lo personal a esto es lo que me dedico. A tomar las necesidades de un cliente y documentarlas para armar la definición de un proyecto que un equipo de desarrolladores puede ejecutar. Llevo años haciéndolo.

Es por esto que me identifico tanto con el libro. De una manera u otra (debo admitirlo, a veces muy pobre) he generado algo que se asemeja a cada uno de los documentos descritos. Sin embargo, siempre los realicé de acuerdo a lo que se me venía a la cabeza para cada proyecto.

Ya no. El libro lo que logra hacer es ordenar y definir cada uno de estos documentos y guiar al consultor en un proceso muy simple que le permite documentar el proyecto de una manera muy profesional.

Ya he puesto en práctica algunas de las ideas. Y en realidad funcionan. Por ejemplo, el enviar una serie de diseños gráficos que serán presentados el día anterior (dos horas antes del cierre de oficina) a los clientes en realidad ayuda el flujo de la reunión de presentación.

En fin, si alguien está a cargo de proyectos Web, los desarrolla o está por contratar a alguien que les haga uno, este libro es para ustedes.

Taller: El Ejecutivo Eficaz de Peter Drucker

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Y ha llegado la hora. La semana que viene estará dando inicio el Taller de 8 semanas que discute a fondo la técnicas y conceptos de administración magistralmente trabajados en el libro el Ejecutivo Eficaz de Peter Drucker.

El taller será impartido en Sophos, Ciudad de Guatemala. Listo los detalles:

A pesar de que Peter Drucker, el padre de la Administración moderna, escribió El Ejecutivo Eficaz hace ya más de 30 años, sus principios y enseñanzas son tan vigentes hoy como cuando se escribió el libro.

Los principios de Administración y Gerencia presentados son los fundamentos de todas las teorías y corrientes modernas que se utilizan hoy por hoy. Es imprescindible conocer y entender estas bases para poder llegar ha ser un verdadero Ejecutivo Eficaz.

Este libro es considerado por muchos “la voz a escuchar” con respecto a los siguientes temas que prueban ser centrales para la administración:

  • Manejo del tiempo
  • Enfoque en contribución y resultados
  • Desarrollar fortalezas
  • Definir las prioridades correctas
  • Tomar decisiones efectivas.

Tomando como punto de partida la noción de que la eficacia puede ser aprendida, el presente curso se enfoca en la discusión y profundización de estos 5 pilares de la Administración.

  • Imparte: Manolo Álvarez
  • Inicia: miércoles 15 de julio de 2009.
  • Taller de 8 semanas
    Una sesión semanal de 2 horas, los miércoles de 6 a 8 de la tarde
  • Matrícula: Q.950.00
    Incluye: Libro de acompañamiento (El Ejecutivo Eficaz, de Peter Drucker), refrigerio en cada sesión y diploma de participación

Para mayor información y, registro y el programa detallado del curso visita la página oficial del taller en SophosEnLinea.

También pueden llamar al (502) 2419-7070.

Espero tener el gusto de verlos por allá.

La documentación de los proyectos es importante

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Documentar un proyecto tiene 2 objetivos. Primero, poder definirlo y delimitarlo en su fase de concepción y segundo, poder controlarlo y medirlo durante la fase de implementación. Yo básicamente trabajo con proyectos de tecnología sobre el Internet y debo admitir que hasta hace unos cuantos meses la documentación la utilizaba para adornar el proyecto y muchas ves para tener algo que presentar.

Bien, algo siempre me estuvo diciendo que todos esos Gantts, Wireframes, Mockups y diagramas de flujo tenían un propósito más grande que esto. Compré Communicating Design de Dan Brown (No el del Código de Davinci) y aprendí a poner todos estos documentos en contexto. No solo esto, aprendí técnicas de presentación y redacción de cada uno de estos documentos que son vitales para ejecutar un proyecto de manera exitosa.

Actualmente estoy liderando un proyecto muy grande (4 – 5 personas en distintos países y más de un año de trabajo) y ya el conocimiento adicional está empezando a rendir frutos.

La comunicación de los requerimientos y expectativas a todos los interesados se está logrando de una manera muy eficiente.

Muy pronto empezaré un serie en donde iré entrando en detalle sobre como trabajar cada uno de los documentos. Manténganse al tanto.

Una vez más, el e-mail baja la productividad

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Lo he argumentado varias veces. El e-mail es una tecnología que limita la productividad. Hoy por la mañana leí un artículo de Stewart Mader en el cual se analiza una encuesta respecto a la cantidad de correo laboral que están manejando las personas.

Esta encuesta es parte de un estudio más grande que trata de responder el por qué las empresas no colaboran. La pregunta que se presenta en este caso es simple: ¿Cuantos Emails recibes al día? Sin embargo los comentarios más comunes que se encontraron en los resultados son bastante interesantes:

  • Es imposible leer todo el correo y también hacer mi trabajo.
  • 30% de los correos son accionables, 35% contienen contenido que puede ser útil más tarde y el resto no son importantes.
  • Tan solo puedo responder de una manera diligente el 25% de los correos que recibo.
  • El E-mail causa problemas administrativos significantes.
  • Muchos correos son un desperdicio de ancho de banda.
  • La mayoría de veces un solo correo genera una reacción de varios correos y conversaciones que se acumulan y nunca se resuelven.

En fin, es necesario tener cuidado con el correo. Les recomiendo mucho leer el informe completo:  Por qué las empresas no Colaboran.

Los Celulares, Twitter y Facebook están haciendo historia

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TED, uno de mis sitios favoritos en todo el Web, ha publicado hoy una conferencia de el profesor de NYU Clay Shirky que trata como los Celulares, Twitter y Facebook pueden hacer historia. Aborda los temas de redes sociales, censura (casos recientes en China) y la capacidad de producción de contenido por personas “amateurs” en los nuevos medios digitales. 

Sumamente recomendado para cualquiera que quiera entender el comportamiento social y la distribución de contenido en la nueva era digital.

 

Por qué los sistemas no pueden solos

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Una gran cantidad de consultorías empiezan con una llamada para identificar las fallas de uno u otro sistema. Existe una muy fuerte tendencia a adjudicar los problemas de eficiencia a los sistemas. Esto no puede ser.

A lo mejor esto sea una opinión muy personal pero en mi experiencia es rara la vez en que se encuentra que la deficiencia es ocasionada de raíz por un sistema de informática. Casi siempre el problema de raíz es el comportamiento de las personas.

Hace no mucho escuché a una de las personas de Manager Tools decir que un gran sistema no puede obtener excelentes resultados de personas promedio pero que una persona excelente puede obtener excelentes resultados en medio del peor de los sistemas. Me suena muy lógico.

El enfoque en culpar a los sistemas tiene un origen en el manejo de personal. Es más fácil para un encargado culpar a un sistema que corregir a un colaborador que no está actuando de acuerdo a lo que se espera. No hay sistema que pueda contra esta tendencia. Debemos aprender a manejar el personal.

En fin, creo que los sistemas están para apoyar procesos y facilitar la ejecución de personas comprometidas, motivadas y con una actitud correcta. Es por esto que los sistemas no pueden solos. Como dicen por ahí, ¿agarra el mejor software del mundo y métele basura de información para procesar y que obtendrás? Basura de regreso. Asegúrate que el personal esté haciendo lo que debe hacer y deja que el sistema haga lo que tiene que hacer. Facilitar el trabajo de todos.

Elance.com, un recurso de outsourcing invaluable

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Luego de haber leído Wikinomics hace un par de años, poco a poco he ido incursionando en esta novedosa manera de hacer negocios. Uno de los casos de estudio más prácticos presentados en el libro es elance.com.

elance.com es un portal de trabajo en el cual las personas que necesitan algún tipo de servicio tan solo lo requieren (claro, siguiendo ciertas especificaciones) y en segundos miles de profesionales alrededor del mundo subastan sus ofertas para atender las necesidades.

Los profesionales (tanto empresas como freelancers) que se encuentran en el sitio mayormente están enfocados en prestar servicios de diseño gráfico y desarrollo Web. Sin embargo, hay personas dedicadas a ofrecer servicios como creación de planes de negocios y estudios de mercado. Hay bastante variedad.

¿Funciona? Hoy les doy un sí rotundo. El viernes solicité en diseño gráfico para un proyecto que estoy trabajando. Pagué vía paypal, siempre dentro de elance, un 30% de anticipo y bam! 3 horas después recibí el primer borrador del diseño. Un trabajo muy profesional trabajdo en Argentina. Si, ya que el proyecto es en español restringí las ofertas a latinoamérica!

En estos momentos estamos afinando los detalles de este diseño y negociando un nuevo logo para el proyecto.

En realidad les recomiendo visitarlo y estudiar como funciona. Tanto si necesitan realizar un trabajo como si quieren ofrecer sus servicios a un mercado global por ahí.

Si tienen dudas de cómo funciona, alguna otra inquietud o experiencia que compartir, a los comentarios!

El mercadeo en línea NO puede ser intrusivo

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Ya con anterioridad escribí de el Principio Base para Entender el Mercadeo en las Redes Sociales. Hoy hablaré un poco de cómo manejar la intrusión en sus campañas de mercadeo Online.

Es necesario primero ver un poco de historia. Los consumidores siempre han permitido intrusiones en sus canales de entretenimiento (TV y Radio). “Obtengo buena programación a cambio de breves intrusiones en los programas.” Y todo estaba bien.

Con la llegada del Internet vino el correo electrónico. Y con el correo electrónico el Spam. El sentido de “pertenencia” de la bandeja de entrada (Inbox) creo un fenómeno: La no tolerancia a la intrusión. “No quiero que los publicistas me escriban si yo no lo solicito. No tienen derecho a meterse en mi Inbox.” Posteriormente surgieron los pop-ups. Intrusivos también. Unos meses después vinieron los pop-up blockers. Está claro. Los consumidores no van a permitir más intrusiones.

Como breve paréntesis le cuento que el éxito de los DVR (Digital Video Recorders — tipo Tivo) no está en el hecho de poder grabar un programa y verlo a cualquier hora. Está en el hecho de que los programas grabados se pueden ver omitiendo los comerciales. ¿Que tal?Bien, esta muy breve visita histórica nos pone en referencia y nos aclara por qué el mercadeo en línea no puede ser intrusivo.

¿Qué hacer? Lo primero es buscar campañas contextuales a los usuarios. Es decir, buscar campañas que por definición estén de acuerdo a los genuinos intereses de los consumidores. La tecnología de Google Adsense es un claro ejemplo. ¿Recuerdan los Banners? Adsense de Google no es muy diferente. Solo que no es un banner genérico intrusivo que no tiene nada que ver con el visitante. Adsense son links de texto relacionados al contenido de la página. Por ende, si el visitante está interesado en el contenido de la página, seguro estará interesado en la publicidad.

Este concepto es muy poderoso. ¿Por qué? Porque ya el mercadeo no es genérico. Se debe manejar a segmentos cada ves más específicos. Las redes sociales están, por su naturaleza, segmentando los usuarios. Esto permite dirigir las campañas a grupos muy específicos de usuarios. Inclusive se pueden hacer varias campañas diferentes para un mismo producto dentro de una sola red social (Facebok por ejemplo). El hecho de personalizar las campañas ayuda bastante a reducir la intrusión.

El siguiente paso es escoger muy bien los medios a utilizar. Es muy importante tratar de NO utilizar listas de distribución de correos masivas. El Spam NO funciona y muy probablemente  dañará la percepción de la marca.

El medio más eficiente al día de hoy son los motores de búsqueda. Recomiendo una inversión de recursos y tiempo en el SEO (Search Engine Optimization) o posicionamiento en los motores de búsqueda. ¿Sabes que 80% de las personas consideran los primeros 5 resultados que obtienen de Google al buscar un producto como líderes del mercado? Es muy importante estar ahí para las palabras clave que te interesen.

Finalmente vale la pena mencionar la influencia en redes sociales, foros y blogs. Aunque no lo creas, la personas están teniendo conversaciones en línea sobre tu marca. Esto se da en los 3 medios mencionados. Es muy importante primero escuchar que piensan los clientes de la marca. Esto permite algo muy importante: alinear lo que en realidad se está entregando con lo que mercadeo ofrece. Es una retroalimentación muy importante. El mercadeo acá se debe enfocar en unirse a estas conversaciones, conocer las percepciones reales del mercado sobre la marca e influenciar, a manera de los posible, estas conversaciones.

Esta participación no intrusiva en estos nuevos medios  es muy importante. Muchas marcas lo evitan por el temor a la transparencia que se maneja y las cosas que se pueden escuchar. Esto no debe frenar a nadie. O se participa o se muere.

Para poder entender un poco más a fondo el concepto de la influencia recomiendo, si no lo han hecho, leer el artículo que habla de el Principio Base para Entender el Mercadeo en las redes Sociales.

Espero que esto les sea de utilidad y que dejen sus comentarios y experiencias en el área de comentarios.

La regla 10-20-30 para dar mejores presentaciones

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Es cierto, no todas las presentaciones son igual de importantes. Si tienes que dar una presentación importante es necesario que tomes lo siguiente muy en cuenta.

  • Nunca utilices más de 10 slides. Más allá de esto estas o repitiendo contenido o abusando del apoyo audiovisual.
  • Da tu presentación en menos de 20 minutos. Este es el tiempo límite que tu audiencia puede mantener la atención en el tema siendo presentado.
  • Utiliza Font tamaño 30. O al menos pon la cantidad de texto que te cabría con un tipo de letra de este tamaño. Nadie quiere ver a otra persona ir a “leer” diapositivas. Recuerda, es APOYO audiovisual, no un resumen de lo que quiere decir.

Estos tips son tomados del libro Reality Check de Guy Kawasaki. En el contexto original son dirigidos a emprendedores que están presentando sus proyectos a inversionistas. Las ideas me parecen fantásticas y creo que se pueden aplicar a cualquier tipo de presentación “importante”. Simple, directo y eficiente.

Espero les sirvan.

Manejo de Personal, Motivación

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La motivación de personal es algo que se ha ido perdiendo y muchas veces se percibe como algo no real. Sin embargo, en el fondo todo gerente sabe que el nivel de energía y la calidad de las actitudes de su equipo son determinantes en el rendimiento de la organización. A pesar de esto, muy pocas personas saben como mantener un equipo motivado. Les listo algunas políticas e ideas que se pueden seguir para subir la moral de un equipo.

  • La falta de motivación del personal no es culpa de los colaboradores, es culpa de gerencia y las prácticas organizacionales.
  • Los colaboradores felices no necesariamente son colaboradores productivos. Es necesario que una persona sea productiva para que naturalmente sea feliz. Los seres humanos por naturaleza derivan satisfacción de su productividad y un trabajo bien hecho. Es por esto que se vuelve indispensable ofrecer el mejor ambiente y las mejores herramientas posibles. Es necesario que el equipo tenga todo lo necesario a su disposición para hacer el mejor trabajo que pueda realizar.
  • Es muy importante decuar los puestos de trabajo de acuerdo a la generación del empleado. Los valores, necesidades y metas de las personas reflejan su época de crecimiento y es muy necesario tomar esto en cuenta a la hora de asignar derechos y responsabilidades.
  • Una persona nunca logrará “lo mejor que puede” si se le pide que haga algo tan genérico. Las metas difíciles y específicas usualmente dan mejores resultados que la meta genérica de “hacer lo mejor”. No utilices esta frase para describir lo estándares de calidad de cualquier trabajo.
  • No todos quieren participar en ponerse sus metas. Dependiendo de la personalidad de las personas algunos querrán tomar cargo de la planeación de sus metas y objetivos y otros querrán que se les asignen. Se debe de identificar esto y actuar de acuerdo según el caso.
  • Incentivar períodos de “flow”. “Flow” son esos momento de alta concentración en los cuales existe un “bloqueo” del mundo externo y una sumersión total dirigida al cumplimento de la tarea a cumplir. El trabajo en sí puede ser un motivador. Las personas derivan un sentimiento de satisfacción muy grande después de cumplir sus tareas en períodos de “flow”.
  • Regular la perdida de tiempo en el uso personal o inadecuado del Internet. El colaborador promedio en U.S.A pierde 90 minutos al día en este tipo de actividades.
  • Nunca se debe criticar a una persona. Únicamente se critica y corrigen comportamientos. Solo se critican los comportamientos que claramente se identifiquen como estar bajo responsabilidad y control de la persona. Nunca se critican o corrigen comportamientos ocasionados por factores ajenos o externos sobre los cuales las personas no tienen control.
  • Las críticas deben de ser impersonales. “No eres tú el problema. Es la manera en que elegiste comportarte lo que nos afecta”.
  • El resultado que obtenemos de las recompensas es igual a lo que decidimos recompensar. Muchas veces se recompensan las actividades que se desean reprimir y no las que se quieren incentivar. Con cada recompensa se de debe de premiar un comportamiento que en realidad se este buscando fomentar.
  • Las personas siempre se fijan en beneficios relativos y no globales. Buscan referencias contra que compararse, muchas veces dentro de la misma empresa o en trabajos anteriores que han tenido. Las personas tomarán acciones represivas para compensar el hecho de que se sienten “menospreciadas”. Cuando las personas se sienten “sobre preciadas” tienden a sentir culpabilidad y compensan este sentimiento con esfuerzos extras en sus labores diarias.
  • El reconocimiento motiva, y es muy barato. Este es el motivador más grande en el lugar de trabajo. RECONOCIMIENTO. Funciona mejor cuando se otorga en público. Recuerda: Corrige en privado, felicita en público.
  • Se debe de mantener una ambiente de trabajo lleno de apoyo. Un colaborador muy motivado puede bajar sustancialmente su rendimiento si no tiene un ambiente de trabajo colaborativo, ordenado y lleno de apoyo. Debe ser tu prioridad crear dicho ambiente en la empresa.

El seguir estos puntos te ayudará en mantener un equipo muy motivado y podrás ver en muy poco tiempo cambios en el ambiente de tu organización y en el rendimiento en tu equipo.