Las razones porque jugamos (el camino a empresas más productivas)

Las personas jugamos juegos para ganar. Nos gusta jugar cuando conocemos las reglas del juego y sabemos cómo va el marcador. Cuando una de estas dos cosas hace falta, el juego pierde su razón de ser. Cuando no sabemos cómo va el marcador o no entendemos qué es lo que podemos hacer o no para ganar, perdemos el interés.

Este entendimiento de por qué nos gusta jugar es una herramienta muy útil en el ámbito empresarial. Después de todo, los trabajos son muy parecidos a los juegos. En algunos aspectos son prácticamente idénticos pero esa es una discusión para otro día.

Así que, si los juegos y el trabajo son tan similares, ¿Cómo podemos utilizar lo que nos gusta de jugar para mejorar el desempeño laboral de las personas en el trabajo?

Analicemos una por una.

1. Conocer las reglas.

Cuando alguien conoce claramente todas las reglas, pierde el miedo de infringirlas y por ignorancia ser penalizado. En el mundo laboral esta penalización puede significar la pena máxima, un despido.

Cuando las personas sienten este tipo de miedo se limitan y dejan de tomar riesgos calculados. Se cierran y se rehusan a empujar los límites de su capacidad. No lo pueden dar todo porque tienen temor de romper una regla que pudieran desconocer. La productividad y creatividad de todos se ve mermada.

2. Saber cómo va el marcador.

Para que un marcador sea efectivo se debe tener muy claro cómo se calculan los puntos del juego que se está jugando. De nuevo, en el mundo laboral, esto se traduce a saber exactamente qué se espera de cada individuo y su puesto de trabajo. Si una persona no sabe cómo se le está midiendo y que se espera de ella, no sabe cómo anotar. Le resulta imposible ganar.

Todos queremos saber qué tan bien los estamos haciendo y qué tenemos que hacer para mejorar. Estos son los elementos esenciales que eventualmente nos llevan a querer seguir jugando y eventualmente ganar.

Si no tenemos un marcador visible, preciso y claro de cómo va el juego, el juego se convierte en una simple chamusca y todos los que están participando se dejan de esforzar.

Así nadie puede ganar.

Un buen panel de control

Todos usamos distintos paneles de control todos los días. Créanme, sin ellos no llegaríamos muy lejos. El microondas nos dice cuánto tiempo falta para que nuestra comida esté lista. El carro nos dice a qué velocidad vamos, cuánta gasolina nos queda y cuál es la temperatura del aceite. Operar cualquiera de estas simples máquinas sería prácticamente imposible sin tener la retroalimentación adecuada en un panel de control visible.

Ahora, parece ser que en algunos casos mientras más compleja sea la situación que se quiere administrar, menos datos se tienen a la mano. Es cierto que crear un panel de control útil, limpio, intuitivo y simple es difícil. Pero esto no es razón para no hacerlo. “Lo que no se mide se puede gestionar”, decía el gran Peter Drucker. Conforme más compleja sea la situación que se quiere gestionar, mejores paneles de control se deberán tener.

Conforme la complejidad de algo crece la necesidad de tener información simple y en tiempo real para administrarlo también crece. Tal ves un microondas se pudiera llegar a manejar sin un buen panel de control pero este no es el caso para un avión. Mucho menos para gestionar una empresa o para un emprendedor que está buscando obtener los mejores resultados de su equipo. Lograr los ambiciosos objetivos que tenemos en nuestras vidas no es fácil. Para alcanzarlos, primero necesitamos un buen panel de control.

Retroalimentación visible

Imagina unas 200 casas, todas iguales. Están situadas una al lado de la otra en una bella provincia holandesa. Al fondo se pueden ver unos extensos campos llenos de tulipanes y varios molinos que parecieran haber sido extraídos de la más linda pintura con la que jamás hayas soñado.

Ahora que ya tienes esta imagen en la cabeza te hago la siguiente pregunta. ¿Por qué si todas las casas son prácticamente iguales, la mitad de ellas consumen 30% menos de electricidad al mes? Para ser un poco más específico agrego que adicionalmente a que todas las casas tienen la misma estructura, el tamaño y perfil de las familias que viven en ellas es también muy similar.

Bien, pues lo que sucede es que un tercio de las casas, por alguna razón desconocida, tienen el contador de electricidad cerca de la sala principal, en donde es altamente visible para todos. El resto de las casas lo tienen escondido en un sótano en donde nadie lo puede ver.

Lo que en realidad está sucediendo es que el comportamiento de las familias en las casas en donde los contadores están visibles es distinto al comportamiento de las familias que nunca ven el contador. Las familias que pueden ver el disco del contador girar escuchan “oye, estás gastando electricidad” todo el tiempo. Obviamente estas familias son mucho más cuidadosas con su consumo. Exactamente 30% más cuidadosas. Las familias que no tienen esta retroalimentación visible no se preocupan tanto de optimizar su consumo.

¿La moraleja de la historia? Poder ver la retroalimentación constantemente en tiempo real ayuda a optimizar cualquier resultado deseado. El simple hecho de que estés recibiendo retroalimentación (data, información, comunicación, noticias, tendencias, etc.) con cierto retraso te pone en desventaja.

La manera más eficiente de mejorar los resultados que se obtienen es acelerar los ciclos de retroalimentación. Poder ver el progreso (o la falta de) en tiempo real usualmente es una muy buena cura para el bajo rendimiento.

Tendencias

Las pequeñas acciones que tomamos todos los días nos mueven, poco a poco, en una dirección determinada. Si hay constancia en estas acciones, ya sean buenas o malas, muy pronto empezaremos a ver tendencias de hacia dónde vamos. Poder identificar estas tendencias temprano ayuda a corregir o reforzar el rumbo en el que vamos.

Podemos considerar una tendencia como buena cuando esta se va acercando a lo que queremos. Por el contrario, si la tendencia se va a alejando de nuestro objetivo decimos que la tendencia es mala.

Como podemos ver, para que podamos identificar una tendencia como buena o mala se necesita de una línea base u objetivo contra que compararla. Si no hay un punto de referencia, la tendencia existe pero para el observador esta será una tendencia totalmente irrelevante. No estará interesado en cambiarla en una u otra dirección.

Consideremos el ejemplo de una persona que se pesa todos los días. Al tener los datos diarios de su peso de unas tres semanas completas ya podrá identificar si su tendencia es hacia subir o bajar de peso. La categorización de la tendencia como buena o mala dependerá de la línea base de la persona (quiere subir o bajar de peso). Mientras antes pueda identificar la tendencia respecto a su peso y compararla contra su objetivo, antes podrá cambiar su estilo de vida para corregir rumbo de acuerdo a lo que busca.

En resumen, las tendencias no son más que patrones que permiten identificar hacia dónde va algo. Ese algo puede ir acercando o alejando de lo que queremos.

Primero es importante saber hacia donde queremos ir y luego es vital que si algo no va en la dirección que queremos que estemos dispuestos a hacer lo que haga falta para darle la vuelta lo antes posible.

La manera más simple de hacer que algo mejore

Las iniciativas nunca escasean en las organizaciones. Siempre hay un empuje para mejorar esto o aquello. En todo momento hay algo que alguien quiere que se haga de mejor manera. Con esta abundancia de procesos, estrategias, modelos y tácticas por mejorar tan solo se puede decir que hacer que un equipo logre esas mejoras es una victoria extremadamente importante de ganar.

¿Y qué hacer para lograr que algo mejore? Dos cosas principalmente: medir obsesivamente lo que se quiere mejorar y hacer las preguntas correctas.

“Lo que no se mide no se puede mejorar”, solía decir Peter Drucker, gurú de la gerencia empresarial. Resulta ser que para poder mejorar algo primero hay que saber cuál es su estado actual. ¿Y cómo se encuentra el estado actual de algo? Correcto, midiéndolo. También, para saber si algo está mejorando hay que poder saber si cambió en dirección a la meta deseada respecto a la medición original. Una vez más, ¿Cómo hacer esto? Midiendo una y otra vez.

Ahora pasamos a hablar sobre las preguntas correctas. Las personas responden a lo que perciben que es importante en su ambiente. Si alguien sabe que para su jefe es importante que él reduzca costos, reducirá costos. Si para el jefe de alguien más lo importante es subir ventas, los miembros de su equipo trataran, a lo mejor de sus habilidades, subir las ventas. El secreto está en aprender cómo hacerle saber a los demás que es lo que realmente es importante.

Es más fácil de lo que se imaginan. Se le hace saber a los demás qué es lo importante por las preguntas que se les hacen. Si un líder constantemente pregunta ¿cuánto vendimos hoy? está enviando un claro mensaje de que las ventas son lo más importante. Si el mismo líder constantemente pregunta ¿cuánto nos gastamos en publicidad? Obviamente para él, en este caso, los gastos de publicidad son lo más importante.

Así que, para qué algo mejore:

  1. Medir constantemente
  2. Preguntar acerca de cómo va directamente lo que se está mejorando

Las dos responsabilidades principales de un gerente

Evaluar a un colaborador individual dentro de una empresa no es muy complicado. Resulta relativamente fácil, dependiendo del puesto claro, poder determinar si la persona está haciendo un buen trabajo o no. ¿Llegó a su meta de ventas? ¿Entregó sus proyectos a tiempo y con la calidad esperada? ¿Están listos los reportes financieros? Etc.

Ahora bien, cuando se busca evaluar a un gerente las aguas se ponen un poco más turbias. ¿Qué se espera de un gerente? ¿Cuales son sus responsabilidades principales? No es algo tan fácil de ver.

Para empezar a aclarar cuales son las responsabilidades de un gerente es importante entender que los gerentes trabajan con equipos de personas. Su trabajo no es producir. Su trabajo es ayudar a otros a producir. Con esto ya definido, podemos pasar a estudiar las dos responsabilidades principales de un gerente.

1. Obtener los resultados que la empresa necesita de su equipo

En otras palabras, la primer responsabilidad de un gerente son los resultados que su equipo genere. Un gerente se mide principalmente por lo que su equipo puede o no hacer. El buen gerente logra que su equipo de excelentes resultados. El mal gerente tiene un equipo de bajo rendimiento.

Un gerente se evalúa principalmente por los resultados que produce su equipo.

2. Retener a los miembros de su equipo

Hay muchas formas en las que un gerente puede lograr los resultados que necesita de su equipo. Algunas son más sostenibles que otras. Algunas contribuyen al clima organizacional de la empresa mientras que otras destruyen la moral de los miembros del equipo.

Un buen gerente construye a su equipo, motiva a sus miembros y los inspira a lograr más. Los miembros de un equipo bien liderado quieren formar parte de su equipo de trabajo por mucho tiempo y un equipo con baja rotación de personal contribuye a la salud de la empresa.

No es ningún secreto que dos de los costos “escondidos” más grandes de una empresa son el reclutamiento y la capacitación de su personal. Un gerente que logra resultados de corto plazo por medio de “apretar” constantemente a su equipo de trabajo no está haciendo un buen trabajo. Tendrá un equipo con alta rotación de personal. El buen gerente retiene al personal de su equipo durante largos períodos de tiempo contribuyendo a las finanzas y cultura de la empresa.

El buen gerente tiene un equipo que da buenos resultados Y logra retener a los miembros de su equipo.

Perdido en un número

Los indicadores tienen un puesto muy privilegiado dentro del mundo de la productividad. Son de las herramientas favoritas de las personas y empresas más que están en constante búsqueda de la eficiencia.

Déjenme decirles que yo también creo mucho en los indicadores y cualquier otra manera que facilite la medición. Pero debemos ser cautelosos de no perder el rumbo. Les cuento por qué.

Durante esta cuarentena he incrementando el tiempo que estoy utilizando para leer. Realmente lo que he hecho es cambiar el tiempo que pasaba en el tráfico por tiempo de lectura. Como en otros años, estoy utilizando Goodreads para completar un Reading Challenge anual. El Reading Challenge no es nada más que definir un objetivo de cuántos libros uno quiere leer en el año y darle seguimiento a la cantidad de libros que se leen en el año.

Hace un par de semanas cumplí con mi número de libros a leer en el año. He leído otro par de libros desde entonces. Hoy justo terminé de leer uno de ellos y fue en ese momento que me di cuenta de que me estoy perdiendo en un número.

Escogí un nuevo libro para empezar a leer que me ha llamado mucho la atención desde hace ya mucho tiempo. El encontronazo con la realidad vino cuando me di cuenta que estaba pensando no leerlo por qué tiene 541 páginas. El pensamiento exacto que pasó por mi cabeza fue “Ala gran! Me voy a tardar demasiado en leer este libro y voy a leer menos libros en el año. Mejor busco otro más corto”.

Realmente estoy muy agradecido con los avances que estoy haciendo con la meditación ya que cada vez estoy más consciente de lo que estoy pensando. Este fue uno de esos casos. Lo agarré en el instante. Claro que voy a leer el libro.

Las métricas y las mediciones están para servirnos a nosotros. Nosotros no debemos servirle a las métricas y cumplirlas por cumplir. Debemos recordar que medimos para lograr un objetivo y que este objetivo es más importante que el número que usamos para cuantificar nuestro progreso.

Como medir la productividad en oficinas remotas

Y para continuar con la serie en trabajo remoto hoy les quiero compartir mi sentir sobre como medir la productividad cuando hay personas trabajando desde lejos (ojo, trabajo remoto no forzosamente significa trabajar desde casa.).

Primero, revisemos algunos factores que distorsionan la evaluación de productividad de las personas en un ambiente tradicional de oficina presencial.

Podemos empezar con el hecho de que una persona llegue antes que las demás y se quede más tarde puede dar una falsa percepción de que tiene un mayor compromiso con la empresa y que está logrando mejores resultados. Todos sabemos que esto no necesariamente es cierto!

¿Que tal las personas que caen muy bien y tienen excelentes relaciones interpersonales con todos? Aunque al final del día, una persona que no está produciendo será descubierta eventualmente, la capacidad de ser agradable con los demás puede retrasar mucho este proceso.

¿Y qué hay de la persona que está ocupada todo el tiempo en algo que no está vinculado a lo que se espera que haga como trabajo principal? Hace mucho pero no genera nada de valor. Verla trabajando duro puede nublar nuestro buen juicio.

Y así tenemos muchos ejemplos más de como puede una persona pasar desapercibida sin ser productiva en un ambiente de trabajo tradicional. Esto no ocurre en un formato remoto o distribuido.

Una vez que el superviso NO puede ver a qué hora empieza o termina de trabajar una persona. En el momento que esta persona mayormente interactúa con sus colegas para tener discusiones profesionales y no tiene más opción que enfocarse en ejecutar el trabajo que se le ha asignado, la única evidencia que puede presentar de su rendimiento y productividad es la calidad de su trabajo.

Así es, el trabajo remoto eleva la calidad y puntualidad del trabajo realizado a ser la única manera viable de evaluar a una persona. No hay más remedio. Todo lo demás desaparece. Si se imaginan gerenciando a alguien a quien no pueden ver trabajar, ¿qué otra opción tendrían para evaluarlo?

La verdadera razón para medir el desempeño de un equipo

No se si esto les suceda a ustedes pero cuando yo pienso en que se va a medir mi desempeño regreso a mi época en el colegio y el pavor que le tenía a los días de examen. Mi experiencia me dice que no soy solo yo el que tiene esta reacción ha ser evaluado. Parece ser una reacción muy común.

Pareciese ser que en muchas instituciones, desde los colegios hasta empresas transnacionales la evaluación del rendimiento se utiliza para hacer obvio lo que una persona aún no puede hacer y aplicar algún tipo de sanción en su contra. Estas sanciones pueden ir desde una burla pública por no saber algo hasta la perdida de un empleo. Esto no tiene por qué ser así. Y aunque estoy consciente de lo difícil que puede ser cambiar un paradigma tan arraigado como este, quiero intentar rescatar la evaluación del desempeño como algo digno, e incluso elemental para la el avance de una empresa.

  1. Sin evaluarte de una manera objetiva y constante no tienes manera de saber donde estás. ¿Como puedes saber cual es tu siguiente paso para no fracasar la próxima vez? ¿Como encontrar el siguiente libro que debes leer si no sabes lo que no sabes? etc. Una evaluación tan solo marca el límite de lo que podemos hacer ahora y nos indica los recursos faltantes para poder lograr mas en el futuro.
  2. Una evaluación bien hecha te certifica como capaz de hacer algo de manera consistente y efectiva. No se ustedes, pero yo no dejaría que un cirujano me operará sin ser un médico certificado. Y, ¿como se certificó este cirujano? Realizando una serie de evaluaciones de desempeño objetivas que lo acreditan como médico.
  3. Los seres humanos queremos superarnos y progresar por naturaleza. Es parte de nuestro ser. No hay sentimiento mas deprimente que sentirse “atascado” y que no hemos crecido. ¿Que diferencia hay entre no percibir progreso y sentirse atascado y evaluarte para saber si estas mejorando? Correcto. No hay mucha diferencia.

En resumen, creo que es natural tener miedo ha ser medido. No es algo a lo que estamos acostumbrados y hay much connotación negativa a este concepto. Es importante notar que si la intención de medir el desempeño de alguien es ayudarlo a crecer y superar sus limitaciones actuales se tendrán buenos resultados. Si la intención de la medición es castigar o impedir el progreso de la persona, vamos por mal camino.

No debemos olvidar que el fracaso y los errores son la manera en que aprendemos y aprender no es mas que tomar una experiencia que vivimos y reconocer que tan bien o mal lo hicimos (evaluar desempeño) para poderlo hacer mejor la próxima vez.

Mide el desempeño de tu equipo para ayudarlo a crecer!

Lean Analytics: Use data to build a better startup faster

Hoy terminé de leer  Lean Analytics: Use Data to Build a Better Startup Faster (Lean Series). Me pareció un excelente libro y una gran adición a  la serie de libros que se han escrito al alrededor del libro que lo empezó todo: The Lean Startup: How Today’s Entrepreneurs Use Continuous Innovation to Create Radically Successful Businesses.

En resumen Lean Analytics presenta las distintas etapas por las cuales pasa una Statup y cuales son las métricas clave que se deben manejar en cada una de las etapas. Claro, hay distintos tipos de Startups y el libro cubre 6 de ellas dentro de las cuales tenemos Startups de SaaS, ecommerce y contenido.

Adicionalmente a describir las etapas y las métricas clave, el libro presenta valores estándar para cada una de las métricas en las distintas verticales que se analizan. Por ejemplo, si una empresa de SaaS tiene un churn mayor al 5% mensual puede que esté en problemas pero tampoco debe tratar de bajarlo abajo de 2% mensual ya que eso es lo mínimo a lo que la data sugiere que se puede aspirar.

La lectura es un poco larga y en momentos repetitiva. El libro no necesariamente debe ser leído de corrido y se pueden ir a buscar la etapas y métricas relevantes de manera directa a los capítulos según el interés del lector. Un libro muy recomendado!

Mira mis reseñas y pasajes favoritos en goodreads:

Lean Analytics: Use Data to Build a Better Startup Faster (Lean (O'Reilly))Lean Analytics: Use Data to Build a Better Startup Faster (Lean by Alistair Croll
My rating: 5 of 5 stars

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