El Factor X de la Empresa

Hace un par de semanas empezamos a implementar los Rockefeller Habits en la empresa en donde estoy coordinando los esfuerzos de desarrollo tecnológico. Uno de los puntos más importantes es la identificación Factor X de la empresa.

El Factor X de una empresa es aquel diferenciador que le da una ventaja competitiva extrema sobre la competencia. Se debe notar que el Factor X es singular. No son una seri de factores. Es EL DIFERENCIADOR que si se logra conquistar hará toda la diferencia en el futuro de la empresa.

El Factor X reduce el factor de riesgo para una empresa al ofrecerle una ventaja exponencial que la pone al menos 2 veces por encima de la competencia en un área clave como: precio, retención de empleados, distribución, etc.

Es muy importante que la empresa considere como prioridad encontrar este Factor X y ponerlo a trabajar para la empresa. Una vez que se encuentra este Factor X y se inicia la estrategia para conquistarlo se debe mantener un muy bajo perfil para que la competencia no tome ventaja de lo que se ha encontrado.

Todo es mas claro con ejemplos. Cito 2 de los ejemplos mencionados en el artículo original (diciembre 2003) de Verne Harnish.

Starbucks

El Factor X de Starbucks en su inicio fue cobrar 2 a 3 veces más que la competencia. En una época donde todos creían que nadie pagaría más de U.S.$ 0.50 por una taza de café, Howard Schultz decidió sumergir a los clientes en deliciosos Espressos preparados a $3.50 y luego utilizar ese excelente margen para replicar la experiencia miles de veces alrededor de los Estados Unidos.

Blockbuster

La limitante para TODOS los servicios de alquiler de videos siempre fue el costo de adquirir las películas. El costo promedio por video que se tenía que pagar a un estudio era de alrededor de $65. Esto hasta que en 1997 Blockbuster identificó esto como su Factor X y luego de bastante tiempo, análisis y trabajo llegó a un acuerdo con los estudios para adquirir las películas a U.S.$6.00 + 40% del fee de los alquileres. No hace falta mucho para darse cuenta de la reducción en costo de crecimiento de inventario que esto le ofreció a Blockbuster. La competencia simplemente no podía mantener el ritmo.

El artículo finalmente describe un tercer caso, el de Outback Steak House, empresa que logró ventaja al encontrar que su Factor X era la rotación de gerentes de restaurantes.

Estos 3 ejemplos abren la mente a ideas, posibilidades. El concepto del Factor X tiene el poder de darle la vuelta a una empresa en cuestión de meses sino es que en semanas. Nosotros ya creemos tener identificado nuestro Factor X y estamos priorizando nuestros recursos para ponerlo a trabajar para nosotros. Y tu, ¿vas a buscar tu Factor X?

En realidad, ¿que motiva al personal? No el dinero!

De alguna manera u otra todos lo sabemos. Ya sea por qué nosotros seguimos ese patrón de conducta o por qué lo vemos reflejado en el comportamiento de otros.

¿A que me refiero? A que en el ambiente profesional las decisiones no solo se basan en dinero. De hecho, en ciertos casos, el dinero puede ir en detrimento del rendimiento. Se que hay muchos gerentes que leen este blog y el video que les presento de una presentación de Dan Pink los va a poner a pensar ya que muestra de una manera científica que el dinero (el incentivo mas utilizado por bastante) no es muy buen motivador.

La idea que presenta Pink es que mientras mas capacidad cognoscitiva requiere un trabajo, menos motivación aporta el dinero. Si el trabajo es repetitivo y manual, el dinero funciona bien como motivador.

Dejen sus comentarios en base a sus experiencias luego de ver este excelente video!

 
 

Del trabajo en equipo

Hasta que regreso a escribir un poco. Espero ahora ser mas constante.

El trabajo en equipo. ¿Que les puedo decir? Se toma como algo que hacen los equipos deportivos profesionales y las empresas multinacionales. Es algo que aunque se menciona a diario es ajeno a casi todos.

El trabajo en equipo empieza por fijar el “que es lo correcto” sobre el “quien tiene la razón”. Esta simple premisa debe estar presente en familias, círculos de amigos, pequeñas empresas y cualquier actividad humana donde interactuan mas de dos personas.

De la misma manera a las personas naturalmente les gusta evitar la responsabilidad. Esto también interfiere con el trabajo en equipo. Es más fácil dar la responsabilidad a alguien más que asumirla personalmente. Esto causa un desbalance en la carga de trabajo y responsabilidad que detiene cualquier avance significativo en lo que sea que se esté haciendo. Es importante que las personas en un grupo reconozcan de manera proactiva que es lo que deben aportar al equipo.

El trabajo en equipo no es magia. Es querer hacer bien las cosas y poner el bien de todos antes del bien personal. Es sacrificio, ganas de salir adelante y de asumir la responsabilidad que naturalmente el equipo ha asignado.

Como Tener Reuniones Efectivas, Cálculo de Costos

Ser gerente implica coordinar los esfuerzos de las personas que se encuentran en un equipo. Mucha de esta coordinación se ejecuta por medio de reuniones. Sin embargo, las reuniones son una de las fugas más grandes de una organización. Veamos un breve ejemplo.

Asumamos que se tiene una reunión de una hora a la cual asisten 5 personas cuyo salario promedio es de U.S.$50.00 / hora. El costo hora hombre de esta reunión es de U.S.$ 250.00 (sin tomar en cuenta costos de oprtunidad, café, electricidad, uso de audiovisuales, etc.). A este ritmo, y sabiendo que al salir de la mayoría de reuniones usualmente no se ha logrado mayor cosa, es necesario aprender a tener reuniones más eficientes.

Como primer punto, recordemos las palabras de Henry Ford: “Si los dos estamos de acuerdo, aquí seguro hay alguien de más”. Es necesario entender que si se ha convocado una reunión es por que se debe llegar a un acuerdo. Las personas que esperan “imponer” un aporte, idea o sugerencia y que esta sea aceptada tal y como viene no deben asistir a reuniones. Incisto, al momento de reunirse con una o más personas el propósito debe ser llegar a un acuerdo. No imponer la voluntad de nadie. Todos los asistentes deben estar dispuestos a escuchar. De lo contrario, la reunión y el costo que esta incurre no están justificados.

Con una mentalidad correcta ya establecida, se debe proceder a establecer la puntualidad. Como ya se mencionó, el principal costo de las reuniones es el tiempo. Es una falta de respeto y una perdida de dinero tener a las personas que llegan puntuales a la reunión esperando. Esto no se debe permitir. Este comportamiento se traduce en tirar el dinero de la empresa y decir “no nos interesa lo que estamos por hacer”. Siempre llega temprano.

Una reunión sin agenda se convierte en una charla informal. Especialmente si los asistentes se conocen bien. Siempre se debe tener un plan de acción bien definido. Es de suma importancia elaborar una agenda detallada de los puntos a tratar y los objetivos a alcanzar durante la reunión. Idealmente se debe hacer llegar esta agenda a todos los participantes al menos un día antes de la reunión para que todos se puedan preparar.

Por obvió que sea, no está de más decir que una vez que se inicie la reunión se debe respetar la agenda. Debe existir un moderador, no importa que tan informal sea este puesto, pero debe haber alguien que lleve el control. De lo contrario la planeación relizada se va por un lado, las reuniones no acaban nunca, los costos se disparan y no se logra nada. No se puede permitir que esto pase.

Se cierra la reunión corroborando que los objetivos planteados en la agenda se hayan cumplido. Se asignan tareas y responsabilidades con fechas y horas de entrega de una manera directa. Nadie se debe ir sin reconocer que tiene trabajo que hacer. Se agradece la asistencia de cada persona y se reconoce el esfuerzo que todos han hecho al invertir su tiempo y esfuerzo en tener una verdadera reunión y no en malgastar el tiempo y dinero de la organización.

¿Cuanto cuestan tus reuniones? Calcúlalo acá!

El sitio Meet or Die ha creado una muy buena herramienta que te ayuda a calcular el costo de las reuniones que tienes totalmente GRATIS! Pruébenlo y compartan en los comentarios sus costos de reuniones.

 
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Gracias Mauro (@noiz777 en twitter) por el link de Meet or Die!

Bien, con el tiempo que van a ahorrar al tener reuniones más cortas, eficientes y productivas, espero escuchar sus comentarios e historias de que han visto en reuniones a las que han asistido. Dejen sus comentarios.

Who, Solve your #1 Problem

Es más fácil saber que hacer qué encontrar QUIEN lo puede hacer. Este es el tema central de Who : Solve Your #1 Problem, un libro dirigido a directores y gerentes escrito por Geoff Smart y Randy Street.

No voy a detallar el A-Method para contratar en este post ya que lo que me propongo hoy es hacer una breve reseña del libro. Seguro esté escribiendo bastante y en detalle del método en la sección de Manejo de Personal del blog.

Bien, el libro está escrito de una manera muy simple y directa. El lenguaje que se utiliza no es elevado y todo el contenido teórico del libro es respaldado con anécdotas y casos de estudio muy acertados. Aunque el libro está orientado para ayudar a un gerente en una organización de cualquier tamaño, se debe notar que los casos de estudio y anécdotas que se presentan usualmente están en contexto de contrataciones multimillonarias.

¿Que enseña Who? Lo primero que se presenta es la importancia que tiene para una organización encontrar a las personas correctas para hacer el trabajo y prestar más atención al proceso de reclutamiento que a la optimización de procesos y actividades similares. Se presenta la importancia de tener “A Players” en el equipo.

Un “A Player” es un candidato que tiene 90% de probabilidad de lograr un rendimiento óptimo que solo el 10% más hábil de candidatos podría lograr.

Who presenta la idea de que la cantidad de candidatos no es tan importante como la calidad de las personas que se reclutan. Para poder trabajar en estos términos se introduce el “Scorecard”. Una breve descripción de lo que se espera de la persona una vez que esta forme parte del equipo. Este “Scorecard” cambia bastante del concepto clásico que se conoce de la descripción de puesto.

Siguiendo la idea de calidad versus cantidad, Who describe los canales ideales para ubicar a los “A Players” cerca del Gerente que está reclutando. No es sorpresa que los canales masivos como anuncios de periódico y similares salen desfavorecidos con respecto a la búsqueda en las redes profesionales de los miembros de la empresa y conocidos dentro de la industria. Se estudian varios canales y la manera en que estos pueden ser utilizados con la mayor eficiencia.

Una vez que se muestra al lector donde conseguir los “A players” Who entra en la parte mas densa del libro, el proceso de selección. Se describen en detalle varios tipos de entrevistas que se deben utilizar para empatar al candidato con la “Scorecard” mencionada anteriormente. Me limitaré a decirles que una sesión de entrevistas recomendad debe ser de un día completo por candidato.

Claro, ¿de que sirve encontrar a un “A Player” si este no quiere formar parte del equipo? Who, luego de detallar las técnicas de entrevista procede a mostrar como se debe “cerrar la venta” y lograr que el candidato desee unirse al equipo.

Déjenme decirles que el libro se lee muy rápido y aporta muchas ideas muy simples al proceso de reclutamiento de personal que seguro mejorarán la taza de éxito que se puede lograr al momento de buscar candidatos para su organización.

Muy recomendado.

Piensa bien agregar mas gente a tu equipo de trabajo

Muchos, pero muchos proyectos se ven atrasados antes de siquiera acercarse su fecha de entrega. Una tendencia muy, pero muy popular es “agreguemos más gente al proyecto”. Esta puede, o no, ser la solución adecuada, dependiendo del tipo de proyecto que se esté manejando.

Si el proyecto que se menciona es un proyecto básicamente manual que requiere poca coordinación, adelante. Agrega más gente y a eechar para adelante. Listo, no hay mayor problema.

Quiero hablar de por qué esto no aplica a los proyectos en los que se requiere algo más que “picar piedra” y se algún nivel coordinación administrativa es necesaria. Es decir, aquellos proyectos “intelectuales” o que requieren de conocimiento para ser completados.

Básicamente lo que sucede con este tipo de proyectos son dos cosas:

  1. Durante el desarrollo del proyecto todos los involucrados deben estar al tanto de que están haciendo todos los demás para asegurar que sus partes se complementen y
  2. Finalmente el trabajo realizado por cada persona debe ser integrado por “alguien” en un producto final.

Por naturaleza, esto implica que mientras más personas estén trabajando en un proyecto, más compleja es la coordinación de recursos y la planeación del proyecto. ¿Que tan complejo se puede poner?

Tomando como premisa que lo más complicado de un proyecto en equipo es manejar las relaciones interpersonales, veamos este simple ejemplo:

Existe un proyecto en el que están trabajando 2 personas bajo un coordinador. Llamemosles A, B y C respectivamente a manera de que C coordina a A y a B. En este inicio C es responsable de manejar 1 relación interpersonal. La relación entre A y B.

Si C decide agregar 1 persona más, llamémosle D, la cantidad de relaciones interpersonales NO incrementa en 1.

En este momento C debe manejar las relaciones de A con B, A con C y B con C. La adición de 1 persona ha incrementado considerablemente la cantidad de coordinación necesaria. No lo pretendo hacer acá pero, ¿que pasa si agregas 4 personas más al equipo de trabajo? ufff.

Por ninguna razón estoy planteando que tener más personas trabajando en un equipo esté mal. Tan solo expongo que agregar recursos a un proyecto no es tan fácil como mucho piensan. Es una decisión que considero se ponderará un poco más, ayudaría a la taza de éxito de proyectos profesionales.

Hay varios factores que se deben tomar en cuenta antes de agregar más personas a un equipo de trabajo:

  • Capacidad de coordinación y liderazgo del encargado del proyecto
  • Familiaridad y experiencia trabajando en equipo entre los miembros actuales y futuros del equipo.
  • Tamaño actual del equipo (está probado que a partir de 12 distintas personas es casi imposible coordinar un trabajo intelectual).
  • Complejidad técnica/intelectual del proyecto
  • Curva de aprendizaje de los nuevos integrantes
  • Estado del proyecto

Tomando en cuenta estos factores, se puede tomar una decisión más acertada sobre la adición de nuevos recursos a un proyecto. Mucho de lo que he planteado acá está basado en mi experiencia en el desarrollo de software. En sus industrias particulares, ¿que experiencia han tenido?

La puntualidad en las reuniones y la cultura de una empresa

Es un hecho innegable que en la mayoría de las organizaciones “profesionales” las reuniones nunca empiezan a tiempo. Este es un comportamiento muy contraproducente ya que una reunión atrasada retrasa el resto de actividades del día, incluyendo otras reuniones, considerablemente.

Esta situación tiene una agravante bastante serio. El hecho de empezar las reuniones tarde es “culturalmente” aceptado en un 99% de las organizaciones. Se debe recordar que empezar una reunión a tiempo es un “entregable” muy simple. Es un compromiso de algo que se debe hacer y tiene su fecha de entrega.

¿A que voy con esto? Un entregable no es más que -> Quien hace qué y para cuando. ¿Qué entregable más sencillo se puede tener que “Tu — estar presente — a las 8:00am”? Es decir, presentarse a tiempo y empezar una reunión a tiempo en sí es un entregable para todos  los asistentes.

¿Que es lo que pasa? Si la cultura organizcional incluye una tolerancia y aceptación hacia el inicio no puntual de las reuniones, consecuentemente la cultura organizacional grita “los entregables y proyectos que se manejan pueden ser entregados tarde. No hay problema. Así nos manejamos aquí“. Esto inevitablemente compromete el rendimiento de la organización.

Y esto no es un invento. Hay varios estudios realizados que han encontrado una estrecha correlación entre la puntualidad y eficiencia de las reuniones de una organización con el cumplimiento de las fechas de sus proyectos y entregables.

Así que si tu eres encargado de coordinar reuniones, asegurate de manejarlas de una manera  profesional, eficiente y productiva. Si a ti te toca asistir a reuniones, asegurate de mostrarle a tus compañeros lo importante que es para tí cumplir con tus entregables al estar listo de una manera puntual. Creanme, les ayudará a todos.

Quisiera saber un poco más de como se manejan las reuniones y esta cultura en donde ustedes trabajan. Dejenme un comentario y lo platicamos.

La manera más fácil de mejorar el rendimiento de tu empresa

Todos saben que un buen gerente es aquel que logra subir el rendimiento de su equipo. Al final del día, el mundo de los negocios califica a aquellos que logran mejorar el rendimiento de su organización como buenos líderes. Tomando esto en cuenta no es ningun secreto que sí una persona quiere crecer como gerente, debe ser un maestro en la obtención de mejores resultados.

Pero, ¿cómo se logra un incremento substancial en el rendimiento de un grupo de personas? La respuesta es bastante simple.

Cambiando su comportamiento. Las habilidades de las personas no son nada a menos que estas sean utilizadas para bien. Antes de que la habilidad de una persona pueda contribuir al rendimiento del equipo, esta persona debe elegir aportar esta habilidad al equipo. 

Estas ideas vienen de unos artículos que estuve revisando respecto a la retroalimentación. Estaba pensando en lo importante que es hacer referencia a las consecuencias de las elecciones de una persona cuando estamos corrigiendola y nunca referirnos a que la falta reside en su persona. Es tan cierto!

Todo lo que se debe hacer para mejorar el rendimiento del equipo es identificar que patrones de conducta necesita la organización de sus colaboradores y cambiar su comportamiento para que se ejecuten las actividades que en realidad agregan valor a la organización. Es necesario apoyar a todos a que tomen las decisiones correctas como:

  • Trabajar en equipo
  • Colaborar
  • Aportar sus ideas y compartir información
  • Ser puntuales
  • Cumplir con su objetivos

Es obvio que esta lista pudiera no tener fin y que todos estos tipos de comportamiento están estrechamente vinculados a una linea de pensamiento de “alto rendimiento”. Todo lo que se debe hacer es cambiar el comportamiento de los colaboradores. Recuerda que en todo momento te debes enfocar en los patrones de conducta de las personas, sus intereses y aquellas sutilezas que hacen que cada persona, como individuo, se sienta en la mejor disposición de dar lo mejor de sí. Tu, ¿como manejas el comportamiento de tu equipo?

Manejo de Personal cerca de Navidad

Estoy seguro que al día de hoy muchos de ustedes ya tienen la cabeza puesta en las fiestas  de fin de año y ya es obvia la baja en el rendimiento de su personal. Y si son atentos pueden ver que no solo es su personal el que ya está en “modo de fiesta”. Son todos: proveedores, acreedores, clientes, Gobierno, etc.

Esta tendencia social ya arraigada en la cultura está hoy por hoy tan marcada que el impacto que tiene es muy fuerte. Pero, ¿que podemos hacer? No podemos cerrar las empresas y detener producción durante toda la segunda mitad de Diciembre. Les cuento, de acuerdo a mi mi experiencia, como se puede aprovechar este tiempo de la segunda quincena de Diciembre.

Al igual que siempre debes utilizar las condiciones y el ambiente a tu favor. Tu personal está en un estado de ánimo festivo y con muchas ganas de socializar. ¿Que mejor época para realizar unos cuantos talleres de trabajo en equipo y fortalecer los lazos interpersonales de la organización?

El costo de realizar estas actividades en estas fechas es considerablemente menor si se toma en cuenta la baja en productividad que de por sí se da en este período de tiempo.

De igual manera se pueden realizar actividades de “renovación y limpieza”. Se puede utilizar este tiempo para hacer una limpieza general de escritorios y la oficina en general. ¿Por qué no romper la monotonía y mover al personal de lugar y hacer leves modificaciones en la decoración de la oficina? Y ya que se está en estas se puede utilizar un poco de creatividad y vincular estas ideas con la sugerencia inicial de talleres de trabajo en equipo para lograr todo esto como una oportunidad de renovación.

Estas son algunas de las ideas que se me ocurrieron hace un par de años que vi a todo mi personal con la mente fuera de la ventana.

Siguiendo esta línea de pensamiento, ¿que más se les ocurre que se puede hacer para aprovechar estos días?

Manejo de Personal, Que es un Salario Justo

Respondiendo a una pregunta recibida de parte de Freddy, estaré discutiendo un poco la situación de como recompensar justamente a un colaborador.

Recordemos antes que nada: es muy importante tener presente que a la hora de que una persona evalúa su compensación en el trabajo, el dinero no lo es todo. Está lejos de serlo. Existen un sin fin de estudios que muestran que la combinación de prestaciones y el ambiente laboral preceden por bastante a una remuneración puramente económica para la mayoría de las personas.

Pero, ¿Cómo saber que es lo justo a ofrecer?

Un salario debe de ir de acuerdo a las capacidades de una persona. Pero no solo esto. Debe de ir acorde a los resultados que la persona esté logrando en su puesto actual. Esto pone bastante trabajo y presión en el jefe directo y el resto de la organización. ¿Por qué? Porque para poder aplicar esta premisa es indispensable contar con un sistema de evaluación eficiente. Entre otras cosas un implementar un sistema de evaluación eficiente requiere:

  • Descripción de puesto bien definida.
  • Reseñas periódicas de desempeño.
  • Comparación con períodos anteriores.
  • Seguimiento y coaching de la persona
  • etc.

Es imposible hablar de un salario justo si no se tiene idea de que es lo que se espera de la persona desempeñado el trabajo. También es necesario contar con las métricas necesarias para ver que tan cerca se está de cumplir con las expectativas definidas.

Luego de esto se debe prestar atención a que los seres humanos son felices siendo productivos. El mejor salario del mundo no puede compensar la falta de una vida plena. Jamás. Menos hoy en día cuando todas las personas buscan el alusivo balance entre trabajo, estabilidad económica y vida personal. Recomiendo tomar esto en cuenta a la hora de desarrollar una propuesta de compensación.

En lugar de meter todo el dinero en salarios se deben considerar los siguientes aspectos en los cuales se puede invertir el dinero para ofrecer una recompensa más plena a los colaboradores:

  • Bonos por productividad.
  • Prestaciones vinculadas al buen desempeño como
    • Días extra de descanso
    • Actividades extra curriculares en la empresa
    • Capacitaciones y desarrollo personal
    • Flexibilidad de horario de trabajo
  • Mejora continua de instalaciones, equipo y ambiente de trabajo

Recuerda que las personas necesitan crecer. Toma en cuenta ofrecer un plan de carrera y la posibilidad de crecer tanto profesional como económicamente. Una persona sin la ilusión de prosperar no será productiva ni feliz mucho tiempo. Es muy importante que todos en la empresa sepan que hay crecimiento para ellos  vinculado a la mejora de sus rendimiento. Por ende los salarios nunca pueden quedarse estancados mucho tiempo. Ah! Pero tampoco la productividad y rendimiento de los colaboradores se pueden quedar sin crecer.