Manolo Alvarez: Blog

La puntualidad en las reuniones y la cultura de una empresa

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Es un hecho innegable que en la mayoría de las organizaciones “profesionales” las reuniones nunca empiezan a tiempo. Este es un comportamiento muy contraproducente ya que una reunión atrasada retrasa el resto de actividades del día, incluyendo otras reuniones, considerablemente.

Esta situación tiene una agravante bastante serio. El hecho de empezar las reuniones tarde es “culturalmente” aceptado en un 99% de las organizaciones. Se debe recordar que empezar una reunión a tiempo es un “entregable” muy simple. Es un compromiso de algo que se debe hacer y tiene su fecha de entrega.

¿A que voy con esto? Un entregable no es más que -> Quien hace qué y para cuando. ¿Qué entregable más sencillo se puede tener que “Tu — estar presente — a las 8:00am”? Es decir, presentarse a tiempo y empezar una reunión a tiempo en sí es un entregable para todos  los asistentes.

¿Que es lo que pasa? Si la cultura organizcional incluye una tolerancia y aceptación hacia el inicio no puntual de las reuniones, consecuentemente la cultura organizacional grita “los entregables y proyectos que se manejan pueden ser entregados tarde. No hay problema. Así nos manejamos aquí“. Esto inevitablemente compromete el rendimiento de la organización.

Y esto no es un invento. Hay varios estudios realizados que han encontrado una estrecha correlación entre la puntualidad y eficiencia de las reuniones de una organización con el cumplimiento de las fechas de sus proyectos y entregables.

Así que si tu eres encargado de coordinar reuniones, asegurate de manejarlas de una manera  profesional, eficiente y productiva. Si a ti te toca asistir a reuniones, asegurate de mostrarle a tus compañeros lo importante que es para tí cumplir con tus entregables al estar listo de una manera puntual. Creanme, les ayudará a todos.

Quisiera saber un poco más de como se manejan las reuniones y esta cultura en donde ustedes trabajan. Dejenme un comentario y lo platicamos.

La manera más fácil de mejorar el rendimiento de tu empresa

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Todos saben que un buen gerente es aquel que logra subir el rendimiento de su equipo. Al final del día, el mundo de los negocios califica a aquellos que logran mejorar el rendimiento de su organización como buenos líderes. Tomando esto en cuenta no es ningun secreto que sí una persona quiere crecer como gerente, debe ser un maestro en la obtención de mejores resultados.

Pero, ¿cómo se logra un incremento substancial en el rendimiento de un grupo de personas? La respuesta es bastante simple.

Cambiando su comportamiento. Las habilidades de las personas no son nada a menos que estas sean utilizadas para bien. Antes de que la habilidad de una persona pueda contribuir al rendimiento del equipo, esta persona debe elegir aportar esta habilidad al equipo. 

Estas ideas vienen de unos artículos que estuve revisando respecto a la retroalimentación. Estaba pensando en lo importante que es hacer referencia a las consecuencias de las elecciones de una persona cuando estamos corrigiendola y nunca referirnos a que la falta reside en su persona. Es tan cierto!

Todo lo que se debe hacer para mejorar el rendimiento del equipo es identificar que patrones de conducta necesita la organización de sus colaboradores y cambiar su comportamiento para que se ejecuten las actividades que en realidad agregan valor a la organización. Es necesario apoyar a todos a que tomen las decisiones correctas como:

  • Trabajar en equipo
  • Colaborar
  • Aportar sus ideas y compartir información
  • Ser puntuales
  • Cumplir con su objetivos

Es obvio que esta lista pudiera no tener fin y que todos estos tipos de comportamiento están estrechamente vinculados a una linea de pensamiento de “alto rendimiento”. Todo lo que se debe hacer es cambiar el comportamiento de los colaboradores. Recuerda que en todo momento te debes enfocar en los patrones de conducta de las personas, sus intereses y aquellas sutilezas que hacen que cada persona, como individuo, se sienta en la mejor disposición de dar lo mejor de sí. Tu, ¿como manejas el comportamiento de tu equipo?

Manejo de Personal cerca de Navidad

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Estoy seguro que al día de hoy muchos de ustedes ya tienen la cabeza puesta en las fiestas  de fin de año y ya es obvia la baja en el rendimiento de su personal. Y si son atentos pueden ver que no solo es su personal el que ya está en “modo de fiesta”. Son todos: proveedores, acreedores, clientes, Gobierno, etc.

Esta tendencia social ya arraigada en la cultura está hoy por hoy tan marcada que el impacto que tiene es muy fuerte. Pero, ¿que podemos hacer? No podemos cerrar las empresas y detener producción durante toda la segunda mitad de Diciembre. Les cuento, de acuerdo a mi mi experiencia, como se puede aprovechar este tiempo de la segunda quincena de Diciembre.

Al igual que siempre debes utilizar las condiciones y el ambiente a tu favor. Tu personal está en un estado de ánimo festivo y con muchas ganas de socializar. ¿Que mejor época para realizar unos cuantos talleres de trabajo en equipo y fortalecer los lazos interpersonales de la organización?

El costo de realizar estas actividades en estas fechas es considerablemente menor si se toma en cuenta la baja en productividad que de por sí se da en este período de tiempo.

De igual manera se pueden realizar actividades de “renovación y limpieza”. Se puede utilizar este tiempo para hacer una limpieza general de escritorios y la oficina en general. ¿Por qué no romper la monotonía y mover al personal de lugar y hacer leves modificaciones en la decoración de la oficina? Y ya que se está en estas se puede utilizar un poco de creatividad y vincular estas ideas con la sugerencia inicial de talleres de trabajo en equipo para lograr todo esto como una oportunidad de renovación.

Estas son algunas de las ideas que se me ocurrieron hace un par de años que vi a todo mi personal con la mente fuera de la ventana.

Siguiendo esta línea de pensamiento, ¿que más se les ocurre que se puede hacer para aprovechar estos días?

Una muy buena definición de trabajo

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La palabra “trabajo” tiene distintos significados y varias connotaciones dependiendo del contexto en donde se utilice. Justo la semana pasada en una reunión de trabajo un buen amigo me comentaba sobre una definición de esta palabra que se ajusta muy bien al contexto de la gerencia y manejo de empresas.

Trabajo no es más que realizar actividades que agreguen valor. Simple y directo. Me llamo mucho la atención esto por qué en la cultura empresarial de mi país casi todo lo referente a trabajo se mide en tiempo y sacrificio. Es decir que las expresiones más comunes son del tipo: “Vaya, el siempre está tarde en la oficina” o “el siempre viene los fines de semana”. Este tipo de cosas. Hay muy poca atención en la productividad y la adición de valor.

Esto puede llevar a una cultura organización donde estar ocupado todo el día haciendo algo que no agregue valor sea confundido con trabajo y obviamente llevar a serios problemas de rendimiento que nunca nadie podrá ver ya que todo están “ocupados”.

Todo esto me pareció interesante y buscando un poco en Internet de hecho encontré que hay empresas en otras partes del mundo donde las personas son despedidas por trabajar horas extras. Esto puede sonar muy extraño pero en realidad es muy lógico.

Las personas cuentan con descripciones de puesto y actividades muy bien definidas que están ajustadas para su horario normal de trabajo. Si una persona, constantemente necesita horas extras para cumplir con su labor, simplemente no tiene las capacidades para llenar las expectativas o está haciendo algo mal. Bajo este esquema es importante notar que siempre habrán excepciones y las horas extras siempre se darán bajo situaciones excepcionales pero esto no debe ser la regla.

En fin, creo que este es un excelente punto de partida para un cambio de paradigma muy profundo en las empresas que puede llevar la atención del sacrificio de los colaboradores a los resultados de la empresa.

El trabajo ES agregar valor. 

Cómo Liderar en Tiempos Difíciles

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Es cierto, cuando todo va bien tu trabajo como gerente o líder de un equipo es bastante fácil. ¿Pero que pasa cuando los engranajes se atoran? Es en estos momentos cuando los verdaderos líderes se hacen presentes y sacan adelante a sus equipos. De igual manera, son estos momentos los que te ponen a prueba y requieren tu mejor esfuerzo. Son estos los momentos que te invitan a dejar todo, ponerte de mal humor y mostrar ese lado pesimista que a la larga solo daña el ambiente de trabajo y tus probabilidades de salir adelante.

No te dejes llevar. Tu equipo te necesita y no pueden perder su guía. Si la persona a cargo no tiene la energía o el optimismo necesario para marcar el camino, el equipo ya ha perdido. No puedes dejar que esto le pase a tu equipo. No los puedes defraudar, ellos te necesitan. Cuentan con tus habilidades para salir de ese difícil momento. Aprovecha esta oportunidad para brillar y marcar el camino hacia tiempos mejores.

Lo primero que hacen los grandes líderes es poner la situación en perspectiva. Si se considera que la situación está fuera de control, de hecho ya se ha perdido el control. Te invito a responder las siguientes tres preguntas para dimensionar la situación:

  1. Esto que está ocurriendo, ¿será relevante dentro de un año? Incluso, ¿Lo roecordaré en un año?
  2. ¿Cómo podría ser esto peor?
  3. ¿Que situaciones similares conozco que hayan sido resueltas con éxito?

Luego de tener una perspectiva correcta de la situación se debe tomar control de la mente. La mente es la computadora más poderosa del universo y tú eres el programador. Los resultados que obtengas de tu mente dependen de como la programes (los pensamientos que dejes entrar). Es necesario que ejercites tu mente y filtres los pensamientos que entran en ella. Los tiempos difíciles tienen la peculiar característica de invitar malos pensamientos de una manera muy seductora a la mente. No los dejes entrar!

Cultiva un estado de mente positivo que se propague a los demás. Recuerda, tu liderazgo y creatividad vienen desde adentro y si por dentro tu mente está marchitada con malos pensamientos, ¿que se puede esperar de su capacidad para liderar? Seguro que no mucho. Así que dirija toda tu energía a maximizar tu capacidad analítica y desarrollar esa energía positiva que se contagiará y eventualmente resolverá los problemas actuales.

Nada dura para siempre. Esta experiencia que te está tocando enfrentar eventualmente será tan solo un recuerdo más en el retrovisor de tu carrera profesional. Sigue adelante y entiende que esto no es más que un regalo que se te ha puesto enfrente para construir tu caracter y desarrollar tus capacidades. Es una prueba que lograrás superar junto con tu equipo y seguro serán una unidad bastante más eficiente de ahora en adelante. Como dijo Einstein, no podemos resolver los problemas que tenemos con lo que sabemos actualmente, es necesario saber más o tener más experiencia para poderlos resolver.

Así que no te frustres, ten fé en tu persona, tu mente y tu capacidad. Sigue los lineamientos acá descritos y lleve a tu equipo al siguiente nivel!

Manejo de Personal, Que es un Salario Justo

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Respondiendo a una pregunta recibida de parte de Freddy, estaré discutiendo un poco la situación de como recompensar justamente a un colaborador.

Recordemos antes que nada: es muy importante tener presente que a la hora de que una persona evalúa su compensación en el trabajo, el dinero no lo es todo. Está lejos de serlo. Existen un sin fin de estudios que muestran que la combinación de prestaciones y el ambiente laboral preceden por bastante a una remuneración puramente económica para la mayoría de las personas.

Pero, ¿Cómo saber que es lo justo a ofrecer?

Un salario debe de ir de acuerdo a las capacidades de una persona. Pero no solo esto. Debe de ir acorde a los resultados que la persona esté logrando en su puesto actual. Esto pone bastante trabajo y presión en el jefe directo y el resto de la organización. ¿Por qué? Porque para poder aplicar esta premisa es indispensable contar con un sistema de evaluación eficiente. Entre otras cosas un implementar un sistema de evaluación eficiente requiere:

  • Descripción de puesto bien definida.
  • Reseñas periódicas de desempeño.
  • Comparación con períodos anteriores.
  • Seguimiento y coaching de la persona
  • etc.

Es imposible hablar de un salario justo si no se tiene idea de que es lo que se espera de la persona desempeñado el trabajo. También es necesario contar con las métricas necesarias para ver que tan cerca se está de cumplir con las expectativas definidas.

Luego de esto se debe prestar atención a que los seres humanos son felices siendo productivos. El mejor salario del mundo no puede compensar la falta de una vida plena. Jamás. Menos hoy en día cuando todas las personas buscan el alusivo balance entre trabajo, estabilidad económica y vida personal. Recomiendo tomar esto en cuenta a la hora de desarrollar una propuesta de compensación.

En lugar de meter todo el dinero en salarios se deben considerar los siguientes aspectos en los cuales se puede invertir el dinero para ofrecer una recompensa más plena a los colaboradores:

  • Bonos por productividad.
  • Prestaciones vinculadas al buen desempeño como
    • Días extra de descanso
    • Actividades extra curriculares en la empresa
    • Capacitaciones y desarrollo personal
    • Flexibilidad de horario de trabajo
  • Mejora continua de instalaciones, equipo y ambiente de trabajo

Recuerda que las personas necesitan crecer. Toma en cuenta ofrecer un plan de carrera y la posibilidad de crecer tanto profesional como económicamente. Una persona sin la ilusión de prosperar no será productiva ni feliz mucho tiempo. Es muy importante que todos en la empresa sepan que hay crecimiento para ellos  vinculado a la mejora de sus rendimiento. Por ende los salarios nunca pueden quedarse estancados mucho tiempo. Ah! Pero tampoco la productividad y rendimiento de los colaboradores se pueden quedar sin crecer.

El costo de las transacciones en las empresas 2.0

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La ley de Coase dice:

“Una firma tan solo debe hacer lo que puede hacer de una manera más eficiente que las otras, y debe realizar fuera todo aquello que otras firmas puedan hacer de una manera más eficiente, después de tomar en cuenta los costos transaccionales que implica trabajar con proveedores externos.”

Esta ley propuesta en 1937 es más actual hoy que nunca. Cada vez más escuchamos la palabra “outsourcing” y vemos que tantas empresas se fusionan o forman alianzas estratégicas. La idea de la empresa todo poderosa que puede hacer todo poco a poco está muriendo. ¿A que se debe este fenómeno?
Al ver detenidamente la ley de Coase nos damos cuenta que las empresas deben tan solo enfocarse en realizar aquellas actividades que pueden ejecutar de la manera más eficiente, todo lo demás debe irse al “outsource”. Dentro de la estimación de este eficiencia la ley incluye el costo transaccional de trabajar con proveedores externos. Es en este punto en el cual debemos centrar nuestra atención.

La Web 2.0 a eso ha venido, a reducir los costos de colaboración y producción compartida. El costo de la colaboración a estado en picada desde hace unos cuantos años al punto en el que el costo de trabajar con alguien al otro lado del mundo puede ser casi el mismo que colaborar con la persona que está en la oficina de al lado.

Y no solo el costo directo de la colaboración está en declive. Las técnicas, metodologías y, por ende, la eficiencia con que se puede colaborar con personas fuera de la firma está incrementando exponencialmente. Esto reduce el costo e incrementa los beneficios directos de trabajar con personas fuera de la firma. Todo de acuerdo a la ley de Coase que fue postulada desde 1937.

Como que si esto fuera poco se tiene que tomar también en cuenta el hecho de la existencia de las grandes comunidades especializadas que están brotando en el Internet y todas aquellas personas motivadas a colaborar y aportar en un nuevo esquema de trabajo.

Es necesario tomar en cuenta sitios como Innocentive e Elance en donde miles de personas ofrecen su conocimiento en un mercado regulado por los mismos miembros de la comunidad y en donde las firmas pueden solicitar la resolución de problemas o la ejecución de proyectos. Lugares en donde miles de proveedores ofrecen sus soluciones propuestas en cuestión de horas. ¿Que pasa? La firma puede elegir al mejor postor tomando en cuenta precio, calidad y reputación del proveedor dentro de la comunidad.

Estos son tan solo algunos de los argumentos que sustentan el por qué estamos viendo tanto outsourcing. El costo de trabajar todo aquello en lo que no se especializa una firma es tan bajo fuera de ella que es necesario sacar todas las transacciones posibles hasta que se encuentre el punto donde sea más barato hacerlas dentro.

Las firmas se necesitan especializar en su negocio nuclear. Ya el mundo de los negocios hoy permite ejecutar todas las actividades que sean periféricas fuera. Procter and Gamble realiza más de la mitad de su investigación fuera de la empresa. BMW ya solo se enfoca en la inegeniería de los carros y el mercadeo de la marca; la fabricación de las partes y el ensamblado de los carros lo hacen fuera. En el mercado local en donde vivo las pizzerias están empezando a subcontratar empresas de mensajería para la entrega a domicilio de las pizzas.

Es necesario que se empiecen a evaluar las transacciones y su costo dentro de las empresas. Se debe encontrar cual es el negocio nuclear. Lo más importante es aprender a manejar todas estas nuevas herramientas y tendencias de colaboración que están brotando y tomar ventajas de ellas para permitirle a una empresa enfocarse en su negocio nuclear y trabajar todo lo demás fuera, posiblemente a costos menores que si lo hiciera internamente.

Bienvenidos a Wikinomics!

5 formas de subir la moral del personal (sin afectar presupuesto)

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Uno de los aspectos más complicados de descifrar en el arte del manejo de personal es como mantener la moral del personal alta. Nuestro instinto gerencial usualmente nos lleva a creer que es necesario invertir bastantes recursos para lograr mantener la moral alta. Se piensa que es prácticamente imposible lograrlo. Esto no es cierto. Este listado de 5 puntos asegura mantener la moral del personal de tu empresa hasta arriba; sin tener que gastar una fortuna!

1. Da las gracias. Muchas empresas y gerentes se paralizan respecto al dar gracias a sus colaboradores. Esta parálisis impide que la cultura se dirija a la mejora continua y la colaboración. Esto bota la moral.

2. Jálalos a un lado. El agradecimiento se siente bien; la atención y el sentido de pertenencia se sienten aún mejor. Toma el tiempo necesario para pasar tiempo directo con el personal a tu cargo y discute el futuro de la empresa. Hazles saber que el futuro de la empresa depende de ellos y viceversa. Que la empresa es de ellos.

3. Valora el tiempo familiar. Lo que más valora tu personal es su tiempo; los horarios flexibles y la posibilidad de poder pasar más tiempo en casa con sus familias. Las semanas laborales de 4 días se están empezando a hacer más populares.

4. Invierte en su futuro. Las oportunidades de desarrollo y entrenamiento generan mucha energía. Busca cursos, grupos y organizaciones locales que te permitan capacitar a tu personal.

5. Sorpréndelos!

En tu organización, ¿cómo está la moral? ¿que prácticas se usan para mantener la moral en alto? Cuéntenme…

Lo peligroso de fijar metas, manejo de personal

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Hace ya varios años que ha existido una fuerte tendencia a enfocar las actividades de un equipo al cumplimiento de metas. Las metas son una gran ayuda en el cumplimiento de los objetivos. Pero deben ser utilizadas con cuidado. Las metas mal utilizadas pueden ser peligrosas.

¿Cuando es una meta peligrosa? Ya sea cuando es inalcanzable o muy fácil de alcanzar. ¿Que sucede? Una meta inalcanzable desmoraliza a la persona o equipo a cargo y crea un ambiente de desesperación muy difícil de sobrepasar. Y peor aún, una meta muy fácil de alcanzar crea conformismo y mediocridad. Es en este riego que me quiero extender.

Las personas cree siempre tener límites. Y estos límites siempre son inferiores a las capacidades reales de las personas.

Es más común escuchar un “eso está fuera de mi alcance” que un “¿Cómo es posible que lo haya logrado? Esto no se debe a las capacidades de las personas. Esto se debe al tipo de metas tan “cómodas” que nos fijamos.

En resumen, es necesario conocer bien al personal. Saber los límites reales de cada una de las personas con que se trabaja. Es imperativo saber hasta donde pueden llegar con su máximo esfuerzo. Es justo ahí en donde deben residir las metas. No más, no menos. Y recuerda que:

Nunca debes menospreciar a alguien, seguro nunca te decepcionarán.

Pensamientos de un Gran Líder

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Todo gerente debe saber manejar su más preciado recurso, las personas.  El manejo de este recurso se puede definir como liderazgo. Cualquier persona que espere llegar lejos y agregarle valor a la organización en la que se desempeña como líder debe aprender a liderar su equipo de trabajo. A continuación presento algunos pensamientos de Dale Carnegie respecto al liderazgo y la gerencia.

El integrar estos pensamientos a tu conjunto de “herramientas” y comportamientos gerenciales te ayudará a tomar mejores decisiones frente aquellas situaciones que requieran inmediata atención de liderazgo.

  • Solo hay una manera para lograr que alguien haga algo: Hacer que la otra persona quiera hacerlo.
  • La única manera en esta tierra de influenciar a otra persona es hablar de lo que ellos quieren, y luego mostrarles como obtenerlo.
  • Henry Ford: “Si existe un secreto para el éxito, este yace en la habilidad de obtener el punto de vista de la otra persona y lograr ver las cosas del punto de vista tanto de ellos como el propio”.
  • Primero desarrolle un deseo ansioso en la otra persona. La persona que puede hacer esto tiene todo el mundo. La que no está caminando sola.
  • La única manera de obtener lo mejor de una discusión es evadirla. No se gana nada al probar que otra persona está equivocada. (de hecho siempre se pierde: evítelo a toda costa)
  • A nadie le gusta recibir órdenes. Aproveche las oportunidades para persuadir y solicitar. Ordene si es necesario pero solo como un último recurso y reconozca esta ocasión como lo que es: una falla en su capacidad y destreza de utilizar el arte de la persuasión.
  • El secreto para lograr acción y acordar algo: Dejar que la otra persona sienta que la idea fue de él o ella.

Incorpora estos pensamientos a tu comportamiento y logra influenciar a tus colaboradores para crear no un grupo de trabajo sino que un equipo afinado que siempre entregará lo mejor de sí.