Tonos de Gris

El emprendimiento es una montaña rusa de emociones que puede hacer que hasta el más valiente se quiera bajar llorando. En los negocios nada es definitivo, todo tiene distintos matices. Suena bastante parecido al juego de la vida, ¿no?

En más de 25 años de estar emprendiendo —todos ellos en el área de tecnología— he aprendido mucho. Que funciona, que no funciona, como comportarse en que situaciones, que hacer, que NO hacer, etc. ¿Saben qué es lo más importante que he aprendido en todo este tiempo?

Lo más importante que he aprendido es que tanto la vida como los negocios se deben experimentar en tonos de gris. Nunca en blanco y negro, como tanto nos gusta hacerlo a la gran mayoría de personas.

Blanco y negro se refiere a que lo que está en discusión tiene que ser extremadamente bueno o terriblemente malo. Algunos ejemplos son: “Esto nos va a llevara la bancarrota o esto nos va a llevar al siguiente nivel exponencial de facturación”, “Todos en mi familia están dispuestos a dar su vida por mi por tanto que me quieren o todos en esta casa darían lo que sea por qué yo me fuera de aquí”, “Este cliente nos va a comprar 100% de sus pedidos solo a nosotros o este cliente nunca más volverá a hacer negocios con nosotros.” Este tipo de cosas.

Como se hace evidente al leer estos ejemplos un tanto dramáticos, casi nada en el mundo real es así de extremo. La mayoría de situaciones usualmente caen dentro de los límites extremos que creamos en nuestra imaginación.

Por ejemplo, un evento externo a la empresa puede ser que reduzca o aumente la facturación. La probabilidad de que un evento inmediatamente vaya a destruir una empresa —fuera de situaciones excepcionales como esta del Covid–19— es relativamente baja. Lo mismo sucede con el enunciado de llegar al siguiente nivel de facturación exponencial de un día al otro. Es muy poco probable que esto suceda debido a un solo evento.

Aunque mucho de esto se comprende a nivel intelectual, ustedes eran los primeros en decirme que no me equivoco al decirles que no se siente así. Muchos de estos eventos se sienten como de vida o muerte o, para volver a la analogía, los experimentamos en blanco y negro.

Y es acá en donde entran los tonos de gris. Todo lo que ocurre, tanto en la vida como en los negocios, inclina un poco la balanza. Rara vez algo es 100% determinante. Es por esto que el enfoque siempre debe estar en poco a poco mover la aguja hacia dónde se quiere llegar.

Cuando algo en contra ocurre nunca es el fin del mundo. Cuando el viento sopla a tu favor tampoco quiere decir que ya has llegado. Tan solo quiere decir que la tonalidad de la situación ha cambiado. Ajusta tus planes de acuerdo. Aprende a ver los distintos tonos de gris.

¿Quién da el primer paso?

Hay situaciones complejas que se dan en todos los momentos de la vida. Estas van desde los pequeños problemas en que se meten los niños con sus travesuras hasta las terribles encrucijadas de vida o muerte que a veces nos tocan vivir cuando somos adultos.

No importa que tanto las tratemos de evitar, estas situaciones se estarán presentando una y otra vez a la puerta de nuestras vidas. Son parte de estar vivos.

Rara vez estas situaciones pueden ser resueltas por una sola persona a la vez. Usualmente la resolución de algo así requiere de colaboración. Y la colaboración a su vez requiere de alguien que empiece a tomar acción.

En realidad lo que muchas veces pasa es que cuando algo así está ocurriendo y varias personas están involucradas, muchos optan por esconderse detrás del el anonimato de la muchedumbre y esperar que alguien más resuelva la situación.

El problema de esta manera de operar es que se crea una carrera para ser el ultimo en actuar. Nadie quiere hacer nada mientras todos esperan a que alguien más tome cartas en el asunto.

Está claro que pensar así detiene considerablemente la resolución de problemas y limita las posibilidades de encontrar una pronta solución.

El otro lado de la moneda es estar dispuesto a dar el primer paso, siempre. Es dejar de sentarse para esperar a ver quién va a ser el valiente que va a levantar la mano de primero. Es decir “yo” cuándo se necesita.

Quienes hayan visto o leído el libro de el “Señor de los anillos” podrán recordar la escena cuando la comunidad del anillo se está formando en Rivendel. Todos están en una gran discusión inútil sobre quién debiera llevar el anillo a Mordor hasta que Frodo con gran humildad y miedo en su rostro dice “yo lo llevaré”. A esto es lo que me refiero con decir “yo”.

Dejemos por un lado el miedo, la flojera y las ganas de pasar desapercibidos. Cambiemos todo esto por el poder de tomar acción, ser protagonistas en nuestras propias vidas y hacer todo lo que se pueda dentro de nuestro rango de acción.

La proxima vez que no esté claro quién va a dar el primer paso, recuerda que la respuesta correcta siempre es “yo”.

Prohibidos los niñeros

La función principal de un líder de equipo —prefiero ese término a el de gerente— es guiar y verificar el trabajo de su equipo. El líder debe tomar las decisiones difíciles y definir los estándares que el equipo debe cumplir.

Cualquier evaluación objetiva de un líder de equipo se debe hacer en base a 2 criterios, y 2 criterios nada más:

  1. ¿El equipo de el líder está logrando los objetivos que la empresa necesita?
  2. ¿El líder está logrando retener a el personal que conforma su equipo?

El primer punto es obvio. Si el equipo de un líder no está logrando los objetivos que la empresa necesita, el líder no está dando los resultados esperados.

El segundo punto está diseñado para lograr un cumplimiento de objetivos que sea sostenible en el tiempo. De nada sirve estar cumpliendo los objetivos hoy sí se está desmotivando tanto a la gente que mañana se van a querer ir. Debe existir un balance.

Ahora que ya dimos un repaso a lo que un buen líder de equipo debe hacer, podemos pasar a hablar del rol del líder en un ambiente de trabajo remoto.

Uno de los más fuertes argumentos que hay en contra del trabajo remoto es que las personas van a ser menos productivas. Se argumenta que la calidad de el trabajo va a ser inferior por la falta de constante supervisión. Prohibidos los niñeros.

Si la función principal de un líder se limita a guiar y verificar el trabajo de su equipo, entonces su equipo debe producir trabajo de calidad y ser productivo SIN la necesidad de constante supervisión. Ya sea que el equipo esté trabajando en la oficina o remoto. Eso da igual.

La función de un líder NO es estar detrás de su equipo como el papá que está detrás del niño que no quiere hacer sus tareas en cuarentena —¿alguien se puede relacionar? Si este fuera el caso el último de los problemas que hay es el trabajo remoto. Existe un problema más profundo que solucionar.

Por favor, dejemos de culpar al trabajo remoto. Reconozcamos que para qué una organización sea eficiente los equipos deben de producir resultados sin supervisión constante. No importa en dónde estén trabajando.

Prohibidos los niñeros…

Se paciente mi amigo emprendedor

El emprendimiento por su naturaleza es dinámico, agresivo y se mueve a la velocidad de la luz. Para poder sobrevivir como emprendedor se requiere de agilidad, tenacidad y la mayoría de la veces, saber pegar de primero.

Esta realidad instala la creencia en muchos emprendedores de que actuar de inmediato será recompensando y que la velocidad es lo más importante para poder ganar.

No me voy a sentar aquí a decirles que la velocidad no es uno de los mejores aliados del emprendedor. Eso no es cierto. Pero sí les voy decir que existe algo que es aún más importante que la velocidad al alcance del emprendedor.

Este noble sirviente que tiene el emprendedor a su disposición se llama paciencia. Es posible con lo que acabo de decir pierda a más de la mitad de ustedes pero esto no importa. Aquellos de ustedes que sigan conmigo hasta el final entenderán.

Paciencia se define como: “Calma o tranquilidad para esperar.”

Por rápido que se este moviendo una empresa o un mercado, el emprendedor siempre tendrá que esperar por algo. Puede tener que esperar a tener la información que necesita para tomar una decisión o puede tener que esperar por la materia prima para producir el siguiente lote de productos. En realidad no importa.

Esta es la naturaleza del mundo en que vivimos. Nada es realmente instantáneo y todos siempre estamos esperando por algo. Y si siempre tendremos que esperar por algo les pregunto, ¿qué será mejor? ¿esperar con calma y tranquilidad o esperar con ansiedad y precipitación?

Cada uno de estos posibles caminos llevará al emprendedor a lugares y resultados muy distintos. El camino de la calma y la tranquilidad es bastante más creativo y pintoresco que el desenfrenado precipicio de la ansiedad. La calidad de las decisiones e ideas que genera la tranquilidad son superiores.

Así que en medio del torbellino del emprendimiento y la necesidad real de ser veloces en el mercado para poder competir, es importante que los emprendedores recuerden mantener la calma y no actuar de manera impulsiva.

Hay algo que siempre va a ser más importante que la velocidad pura: la capacidad de mantener la calma para juntar la información precisa, entender bien la situación y así tomar las mejores decisiones dentro del tiempo que se tiene disponible.

Diferente trabajo, diferentes requerimientos

El líder del equipo se sienta de nuevo en en su escritorio a pensar. “Quiero que algunos miembros de mi equipo empiecen a trabajar de manera remota”, se vuelve a decir ansiosamente, “pero no sé que hacer con las personas que no van a poder hacerlo. Seguramente esto va a ser un problema…”

Esta es un pensamiento común que no solo ocurre cuando se está evaluando trabajar de manera remota. Hay algo innato que lleva al ser humano a querer dar el mismo trato a todas las personas.

“El trabajo remoto no viene sin sus complicaciones ni sin sus intercambios”, nos dice Jason Fried en su libro Remote: Office not required. “El trabajo remoto tiene como objetivo mejorar la cosas para más personas la mayor cantidad del tiempo.”

La gran mayoría entiende que los requerimientos que existen para cada trabajo son diferentes de acuerdo a su naturaleza. Los requerimientos del guardia de seguridad de un Data Center son diferentes a los requerimientos del ingeniero de software que mantiene los servidores. El ingeniero puede trabajar remotamente. El guardia no. El equipo lo entenderá.

El miedo a la reacción de un equipo de trabajo muchas veces no está fundamentado. Las personas racionales —esperemos que tu proceso de selección haya sido bueno— entenderán por qué las políticas de trabajo remoto no son las mismas para todos.

Ahora, respecto al tema de los horarios. El trabajo remoto, al permitir colaboración asíncrona, fomenta que cada persona en la empresa encuentre el horario que más le convenga. Pero esto no puede aplicar para todos los puestos de trabajo. Hay funciones en la empresa que requieren que ciertas funciones se hagan en horarios predefinidos.

Esto tampoco debe causar preocupación. Es muy difícil que alguien no acepte un argumento como “Nuestros clientes necesitan soporte desde las 9:00am hasta las 5:00pm. A ellos no les importa a que hora trabajó el desarrollador en la nueva funcionalidad que tanto le está facilitando la vida.”

Recuerda, diferentes trabajos, diferentes requerimientos. Tu equipo lo entenderá.

Los dos puestos más importantes en una empresa de tecnología

“En las empresas de tecnología los dos puestos que tienden ha ser los más importantes”, nos insiste Ben Horowitz en su libro, The Hard Thing About Hard Things, “son el VP de ventas y el VP de ingeniería”.

No puedo estar más de acuerdo. Sin un líder tecnológico que pueda construir los productos que la empresa ha visualizado no se va a llegar a ningún lado. El fracaso también será inminente si no se tiene a la persona indicada para vender lo que ingeniería ha construido.

Todo lo demás puede estar un poco flojo y la empresa va a salir a flote. No estoy diciendo que el elenco de soporte no sea importante. Tan solo estoy diciendo que si la empresa tiene un buen producto que está alineado a lo que el mercado quiere y una manera eficiente de conseguir nuevos clientes y cerrar negocios, probablemente estará bien.

El patrón que veo muchas veces en la industria de tecnología es un área de ingeniería usualmente fuerte. Al fin y al cabo, casi siempre la empresa tiene un socio fundador tecnológico que asume ese rol. El lado de ventas es el que frecuentemente es débil.

¿Cuántos buenos productos han tenido una muerte prematura por que la empresa no le dio la importancia necesaria al proceso de venta? Y, ¿Cuántos excelentes vendedores han tenido que buscar otro trabajo por qué nunca se les dio el chance de competir con un buen producto en el mercado? Mi respuesta es muchísimos.

Es imposible tener éxito sostenible a gran escala sin tener dos “rockstars” en estas posiciones. El CEO de una startup en tecnología o nuevo emprendimiento no puede dejar de estar pensando en estas dos preguntas todo el tiempo:

  1. ¿Quién está construyendo mi producto?
  2. ¿Quién está vendiendo mi producto?

Todo lo demás se puede mejorar sobre la marcha.

Trabajo remoto no es lo mismo que trabajo en casa

La introducción que muchos empresarios y trabajadores han tenido al trabajo en casa durante la pandemia no le hace justicia al verdadero potencial del trabajo remoto.

“Trabajo de casa” y “trabajo remoto” son dos términos muy distintos que hoy se están utilizando de manera intercambiable. Esto es un error. Basta hacer notar que el trabajo remoto se puede hacer desde muchos lugares -cafeterías, bibliotecas, parques, espacios de coworking- que no son “casa”. El día de hoy prácticamente todo el trabajo remoto se está haciendo desde casa.

El trabajo en casa que estamos haciendo la mayoría de personas hoy también incluye cuidar niños y aprender a ser profesores. No solo se está trabajando únicamente desde casa sino que también se está trabajando en hogares con dinámicas muy alejadas de lo “normal”. Esto no es trabajo remoto en el sentido tradicional.

Y así llega el momento de tratar el aspecto psicológico de la situación. No es lo mismo estar trabajando lejos de la oficina por convicción para lograr mejores resultados que estar aislado en casa sin opción a buscar apoyo presencial con mis compañeros de trabajo o supervisores. Las expectativas que voy a tener y el grado de motivación que voy a sentir en cada uno de estos casos es muy diferente.

Seguro cada uno de ustedes puede pensar en decenas de otras diferencias que hay entre “trabajo en casa” y “trabajo remoto”. Especialmente dadas las circunstancias actuales.

Y con eso cierro mi caso, definitivamente el trabajo remoto no es lo mismo que el trabajo en casa.

Uno de los mas grandes peligros del trabajo remoto es…

Déjenme empezar diciéndoles que no es un secreto que hay una gran preocupación en todo el mundo por la cantidad de trabajo y el nivel de productividad que se va lograr con el trabajo remoto.

Estimo que pronto vamos a ver datos de productividad de algunas empresas, principalmente del área de tecnología, que ya llevan cerca del mes en trabajo remoto. Ya estaremos viendo qué dice la data.

Mientras tanto, yo tengo una teoría que espero sea acertada ya que de ser correcta, estaremos viendo incrementos de productividad en muchas industrias gracias al trabajo remoto. Por lo menos momentaneamente. Mi teoría es que la mayoría de las personas trabajando remotamente van a trabajar tanto que muchas se van a quemar. El reto está en hacer que el incremento de productividad sea sostenible y ayudar a las personas a que no se quemen.

Creo en que muchas de las personas que estarán trabajando remoto son personas apasionadas que van a estar determinadas en mostrar que esto del trabajo remoto puede funcionar. Quieren lograr buenos resultados para retener los beneficios del teletrabajo en un futuro. Esto sin mencionar el incentivo extra que existe de no querer perder su trabajo en estos tiempos difíciles.

Tener el equipo de trabajo disponible en todo momento en el cuarto de al lado no hace fácil la desconexión. Tampoco es fácil escapar la expectativa y presión de que estamos trabajando en casa y debemos estar disponibles todo el tiempo.

Digamos que un compañero de trabajo me llama a las 6:30am por que necesita un archivos que yo tengo, es muy fácil para mí moverme de la cocina en donde estoy desayunando y sentarme en la computadora para mandárselo. Una cosa lleva a la otra y me quedo viendo otro correo y respondiendo a un cliente y… ya empezó mi jornada del día.

Y lo mismo me puede ocurrir al final del día. Mi jefe necesita una reporte y me llama a las 6:45pm para pedirlo. Una vez más, me fácilmente me muevo a la computadora, genero el reporte y lo envío a las 7:15pm. Luego de enviarlo veo un correo de otro compañero de trabajo que ya desbloqueo un problema que me tenía detenido un proyecto. Decido trabajar solo una hora en este proyecto para avanzar un poco. Cuando veo ya son las 8:30pm.

Si quitamos una hora de almuerzo ininterrumpido estamos hablando de un día laboral de 11 horas.

Seguro, esto puede parecer un sueño para muchos gerentes. Y por un tiempo puede que lo sea. El problema es que esto no es sostenible. Nadie puede mantener un ritmo así durante mucho tiempo.

Yo estoy viendo un incremento grande en la cantidad de trabajo siendo generado por mi equipo. Y me gusta, me gusta mucho. Pero también quiero estar muy cerca de ellos para ver que nadie se esté quemando. No me gustaría perder a alguno de ellos.

Así que los invito a ver las dos caras de la moneda. Nuestro primer instinto es preocuparnos por qué las personas van a haraganear y producir menos al no ser supervisadas directamente en esta formato de trabajo remoto. También los invito a considerar que muchas personas podrían estar trabajando tanto que se pueden quemar.

Mi recomendación es primero dar el ejemplo y enviar el mensaje de que está bien desconectarse. Desconecten ustedes también. Es suficiente dar un buen día productivo de trabajo y luego “desaparecer”. Segundo sugiero establecer una semana de trabajo de aproximadamente 40 horas. Que cada quien las distribuya como prefiera. Y finalmente consideren hablar y comunicarse mucho con cada miembro de su equipo para ver cómo está. Esta comunicación es vital.

Tener esto presente les ayudará a reducir un poco uno de los peligros más grandes del trabajo remoto: que las personas trabajen tanto que se lleguen a quemar.

Como medir la productividad en oficinas remotas

Y para continuar con la serie en trabajo remoto hoy les quiero compartir mi sentir sobre como medir la productividad cuando hay personas trabajando desde lejos (ojo, trabajo remoto no forzosamente significa trabajar desde casa.).

Primero, revisemos algunos factores que distorsionan la evaluación de productividad de las personas en un ambiente tradicional de oficina presencial.

Podemos empezar con el hecho de que una persona llegue antes que las demás y se quede más tarde puede dar una falsa percepción de que tiene un mayor compromiso con la empresa y que está logrando mejores resultados. Todos sabemos que esto no necesariamente es cierto!

¿Que tal las personas que caen muy bien y tienen excelentes relaciones interpersonales con todos? Aunque al final del día, una persona que no está produciendo será descubierta eventualmente, la capacidad de ser agradable con los demás puede retrasar mucho este proceso.

¿Y qué hay de la persona que está ocupada todo el tiempo en algo que no está vinculado a lo que se espera que haga como trabajo principal? Hace mucho pero no genera nada de valor. Verla trabajando duro puede nublar nuestro buen juicio.

Y así tenemos muchos ejemplos más de como puede una persona pasar desapercibida sin ser productiva en un ambiente de trabajo tradicional. Esto no ocurre en un formato remoto o distribuido.

Una vez que el superviso NO puede ver a qué hora empieza o termina de trabajar una persona. En el momento que esta persona mayormente interactúa con sus colegas para tener discusiones profesionales y no tiene más opción que enfocarse en ejecutar el trabajo que se le ha asignado, la única evidencia que puede presentar de su rendimiento y productividad es la calidad de su trabajo.

Así es, el trabajo remoto eleva la calidad y puntualidad del trabajo realizado a ser la única manera viable de evaluar a una persona. No hay más remedio. Todo lo demás desaparece. Si se imaginan gerenciando a alguien a quien no pueden ver trabajar, ¿qué otra opción tendrían para evaluarlo?

El reto más grande del trabajo remoto, la comunicación asíncrona

Desde que nacemos aprendemos a comunicarnos en tiempo real. Estamos frente a frente con nuestros papás y familia. Es la manera en que cientos de miles de años de evolución nos han programado para comunicarnos.

La tecnología y el internet cambiaron la manera en que nos comunicamos prácticamente de la noche a la mañana. Hoy tenemos Skype, Zoom, FaceTime, Google Meet, etc. y suficiente ancho de banda para tener videoconferencias con quien queramos cuando queramos. Este no es el problema.

Estas tecnologías nos ayudan a poder tener comunicación en tiempo real con otras personas de una mejor manera. Es decir, las videoconferencias aunque son una muy pequeña parte del trabajo remoto, no resuelven el problema más grande.

La videoconferencia nos permite comunicarnos desde lugares distintos solventando el problema de la ubicación. Pero el verdadero reto a resolver para lograr trabajo remoto efectivo y poder tomar ventaja de todos su beneficios es el manejo del tiempo.

Una operación remota efectiva implica que cada persona va a manejar sus horarios de maneras distintas. Es parte de la responsabilidad y maravilla de este modalidad de trabajo.

Algunos van a almorzar a las 12 y otros a la 1. También algunos de los que hacen ejercicio en la mañana van a empezar un poco más tarde que los que quieren ir a traer a sus hijos en la tarde y querrán salir temprano. Y así sucesivamente.

Trabajo remoto también significa poder manejar personal en otras zonas horarias que lo más seguro no estará disponible en los mismo horarios que las personas que estén en el horario de la central.

Entonces, lo que debemos aprender a manejar realmente bien es la comunicación asíncrona. Es decir la comunicación y la colaboración que no ocurren “en vivo” o al mismo tiempo. Para lograr esto es vital mejorar nuestra comunicación por escrito y aprender a utilizar herramientas como Mattermost, Slack, Jira, Pipedrive (disclaimer: 3 de las 4 las usamos en mi empresa Ubiquo).

Así que para empezar a pensar en irse remoto les recomiendo ir desarrollando las siguientes habilidades:

  • Comunicación por escrito (creo que esto es lo más importante por mucho)
  • Saber esperar
  • Planificación
  • Empujar la información versus jalar la información (más sobre esto en un futuro artículo de la serie)