taller de gerencia efectiva

En esta presentación, basada en el genial libro The Effective Manger de Mark Hostman, hago referencia a las respuestas de las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué es tan importante conocer a tus directos?
  • ¿Que hace que un gerente sea efectivo?
  • ¿Cuales son las dos responsabilidades principales de un gerente?
  • ¿Cuales son los 4 comportamientos que un gerente debe mostrar para liderar efectivamente a su equipo?
  • ¿Como obtener el máximo rendimiento de un equipo?

Actualmente estoy usando esta presentación para guiar un Taller de Gerencia Efectiva en librería Sophos.

Mejores Resultados en tu Empresa, Enfoque en Comportamiento

Actualmente estoy impartiendo un Taller de Gerencia Efectiva. Uno de los puntos principales que estamos explorando es que el comportamiento de las personas es la causa de raíz del éxito o fracaso de una empresa. Determina su nivel de rendimiento.

La sesión pasada estuvimos debatiendo un poco sobre como esto puede o no ser del todo cierto. Las opiniones estaban bastante divididas. ¿Que pasa con la estrategia? ¿El plan de Marketing? ¿La disponibilidad de capital? etc. Seguro que todos estos elementos también influyen en que una empresa es exitosa o no.

Escuchando la discusión, me llamó mucho la atención como es que todos tenemos tan desarrollada la capacidad de negar la participación humana en tantas cosas que nos rodean y las atribuimos de inmediato al destino, caso fortuito o simplemente, en el peor de los casos, las vemos ajenas a cualquier tipo de intervención humana.

Como yo lo veo, si. El éxito depende de las calidad de estrategias, planes, acceso a capital, ejecución y otro millón de cosas que deben ocurrir. Sin embargo, la pregunta que yo hago es ¿quien desarrolla la estrategia, el plan de marketing o consigue los fondos? ¿Quien ejecuta? Espero que sea evidente que la respuesta es: las personas que trabajan para la empresa.

Hagamos el siguiente experimento mental:

¿Puede un presentador estar muerto del miedo y aparentar estar muy seguro ante su audiencia? Por supuesto que si. Hay una diferencia muy importante entre lo que está experimentando el presentador y lo que la audiencia es capaz de percibir.

La audiencia está enfocada en el comportamiento del presentador. Es lo único que puede hacer. Simplemente no pueden estar dentro del presentador y saber si está nervioso o si tiene miedo. Lo que si pueden hacer es evaluar si el presentador:

  • ¿Está jugando con sus manos?
  • ¿Está tartamudeando?
  • ¿Se mueve sin dirección o propósito alguno incansablemente de un lado al otro?

Todos estos SI son comportamientos que llevan a tener un efecto en como la audiencia percibe al presentador. El hecho de que este nervioso o confiado es totalmente irrelevante. Es su comportamiento lo único que importa en términos de los resultados de su presentación.

Como nos dice Andy Grove (High Output Management y ex CEO de Intel): Una persona que no está logrando los resultados esperados está fallando solo por una de dos razones:

  • No está motivada
  • No tiene las habilidades requeridas para lograr lo que se espera de ella

Una vez mas, si la persona está o no motivada, su comportamiento será distinto en cada uno de los casos. Si una persona puede o no hacer una tarea, seguro su comportamiento será diferentes cada uno de los casos. La motivación o nivel de habilidad determinarán su comportamiento. El comportamiento entregará o no los resultados.

Si quieres mejores resultados en tu equipo o empresa, asegúrate de enfocarte en cambiar el comportamiento futuro de las personas que trabajan contigo.

Contenido adicional gratis: presentación descargable de el taller de gerencia efectiva.

Elementos clave de una excelente presentación

Una excelente presentación no se puede fingir

Una presentación que mantenga interesada a la audiencia debe ser autentica.  El presentador no puede fingir dominar el tema y los datos, argumentos y puntos siendo presentados deben estar bien fundamentados.

Las personas somos muy buenas para detectar inconsistencias, nerviosismo, inconsistencias y las falta de claridad. Ua presentación autentica se logra cumpliendo los siguientes 3 puntos:

  • Sentido de propósito. ¿Para que es la presentación? ¿Cual es el punto que quiero hacer?
  • Práctica y planeación: una presentación de alto nivel no se puede improvisar.
  • Visión clara de lo que se quiere transmitir. Si el presentador no tiene claro cual es el punto clave que quiere transmitir a su audiencia, está perdido.

Una excelente presentación es sólida

Al momento de dar una presentación debemos esta claros que las personas a las que se les está presentando ven al presentador como el experto. La autoridad en la materia que se se está exponiendo. La sensación de solidez de una presentación viene de los siguientes 3 puntos:

  • El presentador muestra un entendimiento profundo y real del material siendo presentado. Entiende mejor que nadie lo que está presentando y puede responder las dudas de la audiencia.
  • Puede llevar el contendido de la presentación que está dando a otras áreas relacionadas y aplicar el contendido a otros dominios para aclarar sus puntos a través de ejemplos e historias.
  • La presentación es precisa y concisa. Se elimina todo aquello que no sea necesario para hacer los puntos clave. Existe claridad  y se respeta el tiempo alocado para la presentación.

Una excelente presentación tiene el apoyo necesario. Ni mas ni menos

Todos hemos estado en presentaciones en las que nos muestran 500 slides de power point. O sabanas de datos que no son relevantes. O historias que no van al punto. Esto ocurre por una de dos cosas: O el presentador no tiene el dominio necesario del tema y siente la necesidad de compensar la falta de experticia con material “extra” o el presentador se siente inseguro y no quiere ser directo con los puntos que quiere hacer.

Todos también hemos estado en presentaciones donde no hay nada de apoyo audiovisual y todo parece ser armado a última hora. Esto usualmente se puede atribuir a la falta de preparación.

Una excelente presentación cuenta con el siguiente apoyo:

  • Slides o ejemplos relevantes, concisos y claros que nunca se leen. Están como apoyo. Ver la regla 10-20-30 para dar mejores presentaciones.
  • Una narrativa bien estructurada que ayuda a la audiencia a seguir el contenido y legar sin problema a la conclusión que el presentador quiere hacer.
  • Material necesario para hacer ejemplos en vivo y un “script” probado para ejecutar cualquier “demo” o similar que se vaya a utilizar.

Hacer todo esto es ¿complicado? No. Pero si requiere preparación y mucha práctica. Recuerda, no puedes fingir una buena presentación. Debes practicar y prepararte. Tu audiencia sabrá.

La humildad para lograr mejores resultados en el 2017

Por lo menos yo, en el estricto sentido de la palabra, no tengo una connotación muy positiva de humildad. De alguna manera lo relaciono con pobreza. Recientemente estuve pensando en esto de la humildad y creo que hay otra manera de entrarle. La investigación y las reflexiones que he hecho me han llevado a pensar que la humildad es necesaria en una empresa para lograr tener una cultura de responsabilidad y alto rendimiento.

Para empezar, todos tenemos información limitada respecto a lo que queremos lograr y como lo queremos lograr. Ninguno de nosotros tiene la habilidad de saber exactamente cual es la mejor manera de resolver el problema que tenemos enfrente o saber exactamente cual es el camino mas eficiente a seguir. No podemos ver el tomar en cuenta las opiniones de los demás en cuenta como una opción, esto es una necesidad.

La humildad es un reconocimiento personal de que no lo podemos lograr solos, de que debemos estar presentes y atentos a lo que los demás nos dicen siempre y que podremos lograr mejores resultados gracias a los aportes de los demás. En el momento que logramos asimilar que las experiencias y el conocimiento de los demás nos puede ayudar a lograr mas, entonces estamos empezando ha ser humildes. Los demás nos ayudan a ser mas exitosos.

Ser humilde implica querer aprender. Es exponerse a preguntar, incluso cuando estas preguntas puedan exponer falta de conocimiento de nuestra parte. Es estar dispuesto a decir “no se”.

Es importante ver los efectos que la humildad puede tener en un equipo de trabajo, una empresa, un país. ¿Que pasaría si todas las personas en tu empresa reconocieran que no pueden solas y que colaborar con los demás dará mas frutos? ¿Y que si todos perdieran el miedo a preguntar cuando no saben algo? ¿Y todos los demás reconocieran el valor que hacer estas preguntas requiere y compartieran sin prejuicio sus experiencias y aprendizajes para ayudar a sus compañeros a crecer? Definitivo, necesitamos mas humildad para tener mejores resultados en el 2017.

Como definir los mejores indicadores de ventas y desarrollo de producto con ejemplos

Hoy pasé una buena parte de la tarde pensando en algunos KPIs que son importantea medir en la empresa. Estamos creciendo y si no tenemos datos sobre los puntos clave que nos ayudarán a crecer, tendremos problemas.

Principalmente los KPIs que estoy buscando son para medir el rendimiento que estamos logrando en las dos grandes áreas de la empresa: ventas y desarrollo de producto. Nuestra empresa se dedica a desarrollar plataformas de software así que por desarrollo de producto me refiero a desarrollar, probar y poner plataformas de software en producción.

Inicialmente empecé con las preguntas, ¿que es lo que quiero medir en cada área? ¿que es lo más importante? ¿Cuales son los datos que hacen toda la diferencia? De alguna u otra manera tenía la intuición de que no debieran ser muchas variables que medir. Sin embargo, para hacer corta la historia, media hora después estaba revisando los precios de las licencias de distintos paquetes de software sumamente sofisticados que permiten medir todo tipo de variable de rendimiento que se puedan imaginar. Me fui en un espiral que no terminaba de agregar complejidad.

¿Cual fue la lección? Muchas veces no sabemos que es lo que queremos. No entendemos los principios básicos de que es lo que queremos lograr. No podemos ver de manera clara que es lo mas importante. Aquello que en realidad hace toda la diferencia nos evade. Y esto nos lleva a arrancar búsquedas sin sentido de soluciones complejas que a pesara de que nos hacen sentir bien, no son muy efectivas. Creo que esto se debe a que medir las cosas realmente importantes es incómodo. Al fin y al cabo, medir esos indicadores implica tener conversaciones directas que muchas veces tachamos como “difíciles”.

Cuando reconocemos que estamos evitando esta incomodidad y agregando complejidad para sentirnos cómodos es cuando debemos decirnos  “alto” y preguntarnos, ¿cuales son los principios básicos de lo que quiero lograr? ¿Que es la medición a la que le tengo miedo y quiero evitar? Usualmente la respuesta será algo simple.

En mi caso particular con los KPIs de ventas y desarrollo de productos que logré identificar son:

  • Ventas
    • La meta acordada de ventas a realizar en el mes.
    • Monto total en dólares de todas nuestras oportunidades abiertas.
    • Estimado de ventas a cerrar cada semana por cada vendedor.
    • % de conversión de una etapa del embudo de ventas a la siguiente.
    • Suma del monto de todos los contratos firmados en el mes. Cierres.
  • Desarrollo de Producto
    • Productividad
      • Historias completadas vs historias comprometidas durante el sprint.
      • Horas promedio para completar una historia.
      • Historias cubiertas por UA tests durante el sprint.
      • Historias cubiertas por tests automatizados durante el sprint.
    • Calidad
      • Cantidad de defectos reportados por usuarios por sprint.
      • Cantidad de defectos encontrados por historia en el sprint.
    • Efectividad
      • Cantidad de trabajo adicional en horas que se encontró durante el sprint.
      • Velocidad: cantidad de todo el trabajo (historias) que fueron completados en el sprint.
      • Cantidad de dudas hechas por confusión respecto a definición de requerimientos.
    • Valor generado
      • Cantidad de historias puestas en producción.
      • Costo monetario de  cada historia.
    • Predictibilidad
      • Cantidad de historias no completadas durante del sprint.
      • Horas perdidas por impedimentos durante el sprint.
      • Precisión en la estimación del tamaño de las historias.

La interdependencia que no vemos en las relaciones labrorales en las empresas

No se por qué, pero a menudo siento que trabajar para una empresa es una obligación. Y también siento que darle trabajo a alguien dentro de una empresa también es una obligación. Osea, siento como que si una vez se decide, por libre voluntad claro, trabajar juntos, entonces ese pacto debiera ser para siempre. Se me olvida que en todo momento podemos decidir ue hacer con nuestro trabajo. Igual que también podemos decidir que hacer con las oportunidades que hemos creado para otros en el mundo.

Mi propia experiencia, y no estoy diciendo que sea así en otras empresas pero sospecho que si, me lleva a creer que parte de esto se debe a la falta de claridad de condiciones y métricas que se manejan al momento de hacer una contratación. Y también siento que esto es una falla que se debe a ambas partes.

Por el lado del contratante es una irresponsabilidad invitar a alguien a participar en la empresa sin dar un lineamiento extremadamente claro de que es lo que se espera de la persona, tanto en términos de resultados, como en términos de comportamiento y cultura.  Esto usualmente se limita a una descripción de puesto genérica y vaga.

Por parte del candidato también es una iresponsabilidad a acceder a dedicar su tiempo a participar en actividades donde no sabe claramente cual es el comportamiento que se espera de el o cuales son las métricas que determinarán su éxito.

Considero que esto se puede resolver de un manera simple mas no fácil. Creo que si todos los involucrados están dispuestos a tener conversaciones difíciles para definir exactamente que es lo que cada parte espera y cuales son los compromisos que se esperan desde un inicio, todo irá mejor. El reconocer que trabajar en una empresa o dar trabajo no es una obligación sino una elección libre de todos y que esta decisión  conlleva métricas, compromisos y mucha responsabilidad, creará organizaciones mas interdependientes en donde todos los miembros lograran mejores resultados sin ningún tipo de obligación.

No hay mejor maestro que la experiencia siempre y cuando exista la voluntad de querer ver las cosas como son y reconocer las fallas con un genuino interés de hacerlo mejor cuando de nuevo tengamos otra oportunidad…..

Sobre los equipos de alto rendimiento

¿Por qué hay equipos que logran mas que otros? ¿Como es posible que existan proyectos y logros tan fantásticos en la humanidad? Me refiero a cosas como poner a un hombre en la luna, el Internet, los  aviones, Microsoft, Apple, McDonalds, etc. Son organizaciones impresionantes. Como pueden estos equipos lograr tanto desempeño. Estas y muchas otras preguntas relacionadas me han estado dando vueltas en la cabeza desde ya hace varios meses.

Antes que nada es importante reconocer que los equipos de alto rendimiento no logran mejores resultados que los demás porque tengan menos dificultades, contratiempos o retos difíciles. Los equipos de alto rendimiento logran mas por que tienen un mayor compromiso con los resultados que quieren lograr. En un equipo de alto rendimiento, el compromiso va mas allá que los resultados. El compromiso es con cada miembro del equipo. Estas personas dan todo lo que tienen por sus compañeros de equipo.

El compromiso de los miembros hacia el equipo es explícito y muy claro. Usualmente como nace un equipo común y corriente se limita a juntar un grupo de personas, ponerlas en un cuarto juntos y pedirles que empiecen a trabajar. No es así con un equipo de alto rendimiento. Lo primero que hace un equipo de alto rendimiento es poner las reglas del juego claras para que todos los miembros sepan que se espera de ellos. Esto se logra con hacer una pregunta directa: ¿Todos los que están acá quieren pertenecer a un equipo de alto rendimiento?

¿Que caracteriza a un equipo de alto rendimiento?

  • Siempre tienen sus metas claras, bien definidas y altamente agresivas.
  • Nunca están conformes. Siempre quieren lograr mas y mejores resultados.
  • Su pasión por concretar sus proyectos es tan grande que mas que compañeros de trabajo son amigos, un tipo de familia.
  • Se respetan unos a otros y nunca van a dejar a un compañero de trabajo “tirado”. Se cuidan unos a otros.
  • Su entrega hacia el equipo es genuina y nunca forzada. La búsqueda de lograr los compromisos es natural y fluida.
  • Son equipos multidisciplinarios donde personas cono diferentes habilidades se unen para aprender unos de otros y siempre encontrar soluciones creativas a sus problemas.
  • No se dejan vencer por las dificultades o adversidades que siempre salen. Es mas, les gusta fracasar por qué entienden que es la única manera de lograr metas que van mas allá de todo lo que han hecho anteriormente.
  • Prueban, fallan, aprenden, ajustan rumbo, solucionan y vuelven a empezar.
  • El equipo va antes que yo y también se que mi equipo siempre me cubrirá cuando sea necesario.

15349627_1721556678161613_2177350207639085733_nEn fin, un equipo de alto rendimiento es un grupo de seres humanos unidos, comprometidos y determinados a cumplir sus metas. Se ven como hermanos y luchan hombro a hombro para llegar a sus objetivos. No tienen miedo de fracasar y cuando todo esto se logra en un equipo de trabajo, no hay nada que les pueda detener.

Finalmente, la sensación que da pertenecer a un equipo de alto rendimiento, ya sea en el mundo profesional o deportivo, es una cosa fenomenal que se compara con pocas cosas.

Como innovar sin descuidar lo que ya tienes

Clayton Christensen de Harvard Business
escribió The Innovator’s Dilemma, un excelente libro que trata a profundidad esta pregunta de como utilizar tus recursos para innovar y construir lo que viene mientras sigues manteniendo y creciendo los productos o servicios que ya tienes y que mantienen tu operación y la innovación de lo otro que quieres construir.

En lo personal he estado jugando mucho con esto y buscando cual es el mejor camino hacia adelante. Algunas de las preguntas con que estoy luchando son:

  • ¿Quienes son las personas para liderar la innovación? La primer reacción acá puede ser: obvio, los mejores a innovar! Sin embargo, el intercambio acá es el siguiente: Si pongo a las mejores personas en innovación, ¿que pasará con los productos actuales? ¿que mensaje se está enviando respecto a los productos que nos dan de comer hoy?
  • ¿Cuanto de mi presupuesto se debe ir a innovación? ¿Cual es el balance ideal para dar un servicio de clase mundial con lo que ya tengo mientras la velocidad de innovación es la necesaria para atender al mercado?
  • ¿Que recursos gerenciales deben asignarse a la innovación? Ver el primer punto para el dilema que se presenta
  • Una pregunta de prioridades. Al momento de tener que escoger entre lo actual o innovar y se deba ser tajante en cuanto a recursos, ¿que se debe escoger?

Se que muchas de estas preguntas se deben atacar caso a caso y dependen mucho de cada situación. La teoría ya la leí en el libro, aquellos de ustedes que tengan experiencia en la vida real, ¿que recomiendan?

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (2 de 2)

Acá comparto los 5 puntos restantes que faltan para lograr el desarrollo de un sentido de urgencia en tu equipo. Si aún no has leído la primera parte con los 5 puntos iniciales te recomiendo que lo hagas ahora.

  1. Retroalimentación, cada vez. En el momento en que una tarea se asigna a un miembro del equipo, esta debe ser recibida con una actitud positiva y debe tener una fecha y hora de entrega específica. Con esto ya se cuenta con un excelente punto de partida para dar retroalimentación al momento en que se venza la facha de entrega. Es bastante simple en realidad. Cuando llegue la hora de la entrega de la tarea habrán dos posibilidades. Si tarea ha sido completada y entregada de una manera satisfactoria se debe dar retroalimentación positiva a la persona encargada de la tarea. De lo contrario, si la tarea no está lista o no se presenta con los estándares de calidad solicitados, es el momento ideal para ofrecerle al colaborador  retroalimentación correctiva. Es muy importante que la retroalimentación, sin importar cual de las dos se necesite utilizar, sea presentada no más de 5 minutos después de la hora de entrega de la tarea que se está recibiendo. Esto enfatiza la importancia de las fechas de entrega.
  2. Todo trabajo asignado debe tener una fecha y hora específica de entrega.
    1. En el caso de que se obtenga la tarea completada satisfactoriamente se debe dar retroalimentación positiva.
    2. En el caso contrario se debe dar una retroalimentación correctiva impersonal que no contenga emociones negativas pero sí transmita el mensaje de que los compromisos de entrega no son flexibles y que se deben cumplir. Habrán consecuencias por no cumplir y cada quien es responsable de sus Compromisos de Entrega.
    3. Para cada compromiso de entrega que se solicita a cualquier persona es indispensable solicitar la hora y fecha de entrega exacta de entrega de la tarea.  Esto permite tener un punto tangible de “corte” en el cual se dará la retroalimentación necesaria.
    4. Se hace un fuerte énfasis en que la tarea no se considera completa hasta que sea “presentada” de una manera satisfactoria. No basta que la tarea esté “hecha” y que nadie sepa que el proceso ha concluido.  El gerente debe estar al tanto y poder ver el entregable antes de cerrar el proceso.
    5. Se debe dar retroalimentación en la hora exacta en que se cumple cada Compromiso de Entrega (incluyendo la notificación de que la tarea fue completada).
  3. Registro de Tiempos de Compromisos de Entrega.
    1. Es de vital importancia que se registren las fechas y horas de cada uno de los Compromisos de Entrega en un lugar visible, seguro y constante.
    2. Este registro permite tener un itinerario en el cual se puede contactar a los responsables de las tareas para solicitar el cumplimiento de un Compromiso de Entrega de una manera puntual y exacta.
    3. Es necesario mantener un mecanismo de recordatorios que permita saber exactamente en qué momento preciso se debe contactar a quien y obtener la tarea completa.
    4. No se puede dejar que pase si quiera un Compromiso de Entrega desapercibido, situación que envía un mensaje de que las fechas y horas definidas no tienen trascendencia y que se fijaron “solo porque sí”. En una cultura de Sentido de Urgencia cada Compromiso de Entrega tiene una razón de ser y es inaplazable.
  4. Al diablo con la ruta crítica. Todos estos procesos ponen en perspectiva la condición de que si TODO importa TODO se puede entregar a tiempo. Es por esto que aunque parezca que es algo que va en contra de todo lo que se ha aprendido como gerente, se debe cada vez darle menos importancia a la ruta crítica y centrar el enfoque en todas las tareas. No solo las que se consideran más importantes o más críticas. Si todas las tareasse entregan a tiempo, el proyecto se entregará a tiempo.
  5. Apoyo en los superiores. Al igual que con cualquier otra implementación de cambio, es necesario contar con el apoyo y la aprobación de los superiores. Es muy importante recordar que sin el apoyo integral de toda la organización no se puede llegar lejos. Es cuestión de subir a todos al barco!
Si aún no has leído la primer parte de este artículo te los recomiendo hacerlo ahora para tener una visión completa de todo lo que debemos hacer para establecer el sentido de urgencia en nuestras organizaciones..

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (1 de 2)

Todos tenemos responsabilidad tanto en nuestras vidas como en nuestros trabajos. Esta responsabilidad se reduce a hacer lo mas que podemos con nuestro tiempo. Ya sea esto vivir nuestras mejores vidas o agregar el máximo valor posible en las empresas con las que trabajamos.

Lo mismo aplica para nuestras relaciones, Hobbies, deportes, salud, familia, etc. Realmente creo que el tiempo apremia y para poder tener la mejor experiencia de vida, debemos vivir con un sentido de urgencia. Eres que es la única manera de lograr todo lo que queremos.

Hoy me quiero centrar en algunas estrategias de como lograr que un equipo de trabajo desarrolle un sentido de urgencia saludable     que sin duda ayudará a la organización a lograr mejores resultados en menor tiempo.

Quiero empezar diciéndome a mi mismo que la mejor manera de crear un sentido de urgencia en un equipo es primero desarrollando ese sentido en uno mismo. El sentido de urgencia es una actitud, una manera de atacar las tareas. problemas y situaciones que afrontamos. Como toda actitud, es contagios y el equipo, lo queramos o no, seguirá a su líder. Empecemos.

Como líderes como responsables de entregar resultados y lograr objetivos. Muchas veces, si la organización está funcionando bien, tenemos fechas bien definidas para la entrega de estos resultados.  A menudo  volteamos a ver a nuestro equipo y a primera vista notamos que simplemente no se mueve al tiro necesario para lograr las metas. En este momento surgen las siguientes preguntas:

¿Por qué no comprenden que lo tenemos que entregar a tiempo? ¿Que le pasa a mi equipo? ¿Acaso no les importa cumplir con sus fechas de entrega? ¿No entienden lo importante que es esto?

Esta situación es bastante común y se la podemos atribuir a una falta de sentido de urgencia y está tan presente en tantas empresas que se le puede considerar como una epidemia gerencial. 

El problema no está en que todos los equipos de trabajo son incapaces o que se estén experimentando efectos extraños del más allá. El problema radica en el comportamiento que nosotros mismos tenemos como líderes y gerentes. Un gerente tiene la capacidad de crear una cultura de sentido de urgencia en su equipo y lo puede lograr en muy poco tiempo  siguiendo diez simples tácticas que detallo a continuación.
Reconocimiento: Este contenido está basado en el excelente trabajo de Micheal Auzenne y Mark Horstman de Manager Tools
  1. Haz las preguntas correctas. No es lo mismo preguntar ¿Cuándo podemos tener esto listo? que preguntar ¿que nos hace falta para tener esto listo el martes? Es muy importante que nuestras preguntas respecto al cumplimiento de tareas y fechas de compromisos sean directas y en ningún momento tengan tono de “negociación”. La manera en que formulamos las preguntas y que preguntas elegimos realizar transmitirán un sentido formal de que estamos muy interesados en que se cumplan las fechas propuestas. Nestras preguntas siempre deben transmitir lo importantes que es la fecha de entrega.
  2. Fija una fecha, no preguntes. Es indispensable evitar el error de otorgar la potestad de fijar las fechas de entrega a las personas que ejecutan las tareas. Es difícil comprender como la mayoría de gerentes sabiendo que tienen una fecha de entrega que cumplir aún preguntan para cuando se les puede tener lista la tarea y se sacrifican quedando entre la espada de la pared por el simple hecho de no atreverse a solicitar la tarea para cuando la organización lo necesita. El gerente en todo momento debe solicitar la acción de su equipo para cuando la organización la necesita, no para cuando el equipo dispone entregarla.
  3. Aprende a combatir malas respuestas. Especialmente al inicio de la transición hacia una cultura de un sentido de urgencia es importante saber responder a malas respuestas. ¿Cuantas veces has preguntado si un proyecto va en tiempo y recibes mil excusas sin siquiera poder llegar a escuchar si el proyecto va en tiempo o no? Al momento de solicitar una fecha de entrega la mayoría de veces (95% estimo yo) te enfrentaras con un listado muy impresionantemente largo de las cosas que la persona con la que estas hablando tiene que hacer. En este momento debes escuchar de una manera muy cortez y educada y en cuanto la lista finalice, di algo cómo “que bien, comprendo que estás cargado de trabajo. Ahora, “Vamos a tener esto listo el martes, ¿correcto?” En este momento se debe reiterar el apoyo incondicional y total disposición para hacer lo que sea necesario de tu parte para lograr el objetivo.
  4. Acorta tus fechas de entrega. Conforme se va logrando la implementación de un sentido de urgencia las personas estarán siendo más efectivas y enfocándose cada vez más en su trabajo. Debes estar atento de este cambio positivo y empezar a reducir en alrededor un 10% el tiempo disponible para realizar una tarea. Algo que llevaba 50 días en ejecutar ahora se debe solicitar en unos 45 días y así sucesivamente según sea  el caso.
  5. Utiliza las actualizaciones pasivas. Muchos gerentes pasan una cantidad de tiempo inconcebible obteniendo reportes de actualizaciones de el status de los proyectos que están manejando. Esto no debe ser así. El equipo le debe reportar al gerente. El gerente nunca debe ir a buscar esta información. Sin importar que metodología o sistema se utilice para llevar el control de seguimiento de tareas, gerencia debe garantizar que el equipo utilice dicho sistema de una manera regular y eficiente. De la misma manera que se dan fechas de entrega, se debe establecer un itinerario regular en el cual el equipo debe actualizar sus avances en un sistema o canal de comunicación  determinado.

Esto conforma la introducción y los primeros 5 puntos que te ayudarán a crear una cultura de sentido de urgencia en tu equipo. Puedes encontrar los 5 puntos restante en la segunda parte de este artículo.