Manolo Alvarez: Blog

El album Panini del Mundial Brasil 2,014 y el manejo de proyectos

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Recién estoy regresando de la casa de mi hermana en donde estábamos intercambiando estampitas del álbum del mundial. He hecho esto de intercambiar estampitas ya con varios amigos y estoy en la recta final de llenar el álbum.

Pero hoy que estábamos ordenando las estampitas y ella y su hijo estando ya tan cerca de “terminarlo” lo pude ver tan claro. Llenar el album del mundial es como manejar un proyecto en cualquier empresa. Aquí las analogías:

  • El álbum es el proyecto
  • Cada país es un sub-proyecto, un hito o un “milestone” que se quiere cumplir
  • Cada estampita a pegar es una tarea
  • Las personas que venden las estampitas o con las que se hacen los intercambios son proveedores externos

Por el otro lado es claro ver que algunas personas terminan el album (proyecto) antes que otras y unas gastan mas o menos dinero (que tan buena red de proveedores desarrolla para intercambiar).

Finalmente, y probablemente lo mas importante, ¿por qué es que el porcentaje de albums del mundial que se completan es tan alto? Por qué el proyecto, sub-proyectos y tareas están muy bien definidas y ordenadas. Tanto los padres como los hijos pueden “ver” en todo momento el avance que se va teniendo (motivación y sentido de progreso) y se tiene una fecha clara de entrega del proyecto (antes de que empiece el mundial).

Emociones, motivación y resultados

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Todo lo que podemos llegar a hacer empieza con algo. Y ese algo es el deseo interno de actuar. Es imposible conseguir mas recursos, aprender mas o empujar con mas fuerza si primero no tenemos las ganas o fuerza interior para hacerlo.

Esta voluntad viene de nuestras emociones, como nos sentimos y que tan motivados estamos. Cada uno de nosotros es diferente y en este plano emocional cada persona tiene “triggers” diferentes. Es de vital importancia poder encontrar primer nuestros “triggers” y luego los de las personas que conforman nuestros equipos.

Debemos aprender a ponernos en contacto con nuestras emociones, nuestros motivadores. Aprender a reconocer que nos prende y que nos da  miedo. Que es aquello que nos despierta las ganas de comernos el mundo y hacer de el un lugar mejor. Al encontrar esto y buscarlo todos los días, seguro empezaremos a obtener mejores resultados.

La pregunta que te ayudará a desarrollar a tu personal

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De nuevo otra genialidad de Mark y Mike en Manager Tools. Este episodio habla de como la pregunta: ¿Que harías tú? ayuda a un gerente a desarrollar a su personal. La premisa básica gira entorno a que como gerentes desaprovechamos muchas oportunidades para hacer pensar a nuestros directos sobre como resolver las cosas. Estas oportunidades básicamente son todas aquellas ocasiones en las cuales nos piden consejo o ayuda en como resolver algo.

¿Cual es la situación real que se da cuando un directo pide un consejo u opinión a su jefe?

  • El directo está tratando de evadir responsabilidad si algo sale mal. Después de todo, no puede ser responsable directamente de algo que su jefe le pidió hacer.
  • El gerente está tratando de mostrar cuanto sabe y darle un poco de carió a su ego. En algunos casos cuando el gerente viene de un “background” técnico u operativo esto puede llegar al punto de querer decir “yo se resolver esto y tú no, por eso es que yo estoy aquí y tu allá”.
  • El directo está perdiendo la oportunidad de hacer y decidir algo por si mismo.
  • El gerente está perdiendo la oportunidad de crecer a su directo y permitirle que aprenda.

“El buen juicio viene de la experiencia y la experiencia viene de los malos juicios”.

Mark Horstman

Para solventar esta situación Manager Tools recomienda contestar a cualquier solicitud que haga un directo con la pregunta: ¿Que harías tú? o alguna variación de la misma. Esto logra varias cosas:

  • Que el directo tome la decisión el mismo
  • Que la responsabilidad de los resultados quede del lado del directo
  • Que el directo sienta la confianza que su jefe tiene en su juicio
  • Que el directo experimente fracaso y malos juicios que con el tiempo se volverán en experiencia y luego en buen juicio

El podcast entra en bastante mas detalle y está muy recomendable. Los invito a escucharlo y profundizar mas en el tema.

Algunos tips para despertarte temprano

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Desde dichos populares hasta artículos científicos, está claro que los beneficios de despertar temprano son muchos. Por mi experiencia y la plática con muchas personas, sé que esto es algo muy importante para un alto % de las personas. Recientemente he empezado a medir un poco que tan bien estoy durmiendo utilizándola app Sleep Cycle para iPhone. Estoy muy interesado en ver como la calidad de mi sueño afecta mi rendimiento en los deportes y el trabajo.

Dados mis propios experimentos y el interés que he visto en varias personas en el tema copio acá un infographic muy interesante que lista varios tips para dormir mejor:

Los tips mas importantes según el infographic son:

  • Planea un buen desayuno, tendrás algo que esperar al despertarte.
  • Toma agua antes de acostarte, te relaja y rejuvenece.
  • Utilizada una frazada que te mantenga caliente, la temperatura ideal para dormir es entre 62 y 70 F.
  • No dejes tu alarma cerca, te obligará a levantarte cuando suene.
  • Duerme en obscuridad total, la melatonina (hormona del sueño) es producto de la obscuridad.
  • Planea tus actividades mas importantes en la mañana, para estar entusiasmado de empezarlos a hacer desde temprano!

Para cerrar el tema y hacer énfasis en la melatonina, menciono un experimento en el cual se midió la calidad del sueño versus que tan obscuro está el cuarto. Se encontró que mientras mas obscuro es el cuarto, mejor duermen las personas y mas descansadas amanecen. La luz de una pequeña linterna alumbrando la pierna de una persona afecta la calidad del sueño ya que la piel la detecta y esto afecta la producción de la melatonina!

El ejercicio como plataforma para el trabajo creativo

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Hacer un par de días escribí sobre lo beneficioso que puede ser quedarte en modo creativo por la mañana y aprovechar este tiempo para hacer tu mejor trabajo. Hoy quiero complementar esta idea agregando el ejercicio a la mezcla.

Es interesante que esta idea me vino analizando un poco todo lo que he estado escribiendo acá en el blog. La constancia que he tenido de escribir mas o menos con regularidad me ha ofrecido los datos necesarios para ver cuando escribo mejor y cuando no. Revisando algunas variables como que tan inspirado me siento al escribir, que tan fácil fluyen los artículos, que tan bien redactados están, cuantas faltas de ortografía tienen y que tan bueno es el contenido debo decir que los mejores son los que escribo unos 30 minutos después de salir a correr.

El ejercicio Arecibo oxigena el cerebro y libera varios químicos que nos hacen sentir mas relajados y felices. Esto seguro lleva a mayor creatividad. Nuestros pulmones y corazón trabajan de manera mas eficiente por lo que seguro sentimos mas energía. Finalmente, el hacer ejercicio promueve un mejor sueño, dormimos mejor. Al estar mas descansados tenemos mas energía para el trabajo que queremos hacer.

Así que si estás buscando mejorar tu rendimiento y lograr mas con las horas disponibles que tienes de trabajo, puede ser que el ejercicio periódico puede ser justo lo que te haga falta.

Ser creativo vs ser reactivo, no veas tu email temprano en la mañana

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En lo personal he empezado muchas de mis mañana revisando mi email, viendo que está pasando y “poniéndome al día”. Considero que las mañanas, en especial antes de las 7:00am, son mis momentos mas creativos, inspiradores y productivos. Es acá cuando hago mi mejor trabajo.

Recientemente leí que la mente al recién despertar está en un estado de creatividad muy fuerte. Está terminando de procesar toda la información que se genera mientras dormimos en el subconsciente. Las probabilidades dicen que en este estado podemos encontrar las soluciones mas creativas a los problemas mas complejos que tenemos.

¿Que es lo que pasa si vemos nuestro email o consumimos cualquier tipo de información temprano por la mañana? Interrumpimos nuestro proceso creativo y entramos en un modo reactivo. El consumo de toda esta información o ponernos al tanto de “que está pasando” nos cambia el estado de creativo a reactivo. Empezamos a responder mails, devolver llamadas, apagar fuegos, en fin, a reaccionar a los estímulos que recibimos a través de esta información que recibimos.

Mi experiencia me dice que lo mejor que podemos hacer para empezar bien temprano por las mañanas es primero tener unos 30 minutos de meditación o contemplación en silencio. Darnos ese tiempo para pensar en los grandes temas a resolver. Escuchar a nuestro subconsciente y dejar que nuestro estado natural de creatividad fluya.

Luego de esto dedica 1 hora a realizar el trabajo creativo que mas impacto puede tener en lo que sea que haces. Luego de esto ya puede ser conveniente ver el “email” y empezar a responder todos esos estímulos que sin duda queremos responder para operar bien en el día a día.

Yo trato de empezar me día de trabajo a las 5:00am. No siempre lo logro. Ustedes, ¿a que hora arrancan? ¿Cual creen que es la mejor hora?

La lista de por hacer versus la lista de completados

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Hay infinitas aplicaciones, metodologías, estrategias, etc. a cerca de como subir la productividad y ser mas efectivos utilizando las famosas listas por hacer o “to do lists. Todo diseñado para ayudarnos a planear que tareas debemos completar y en que orden. Aunque todas las aplicaciones y metodologías son muy diferentes, todas tienen algo en común: Todas desaparecen o sacan de el protagonismo las tareas que han sido completadas (grayed out, strike through, etc.).

Pensando un poco en lo bien que nos hace sentir completar tareas y ver todo el avance que hemos realizado creo que no es una mala idea ofrecer a nuestros equipos de trabajo un app o un lugar en donde puedan tener una lista de completados o un “done list” en el cual se muestre con orgullo todo el trabajo que ha sido orgullosamente completado.

Una “to do list” siempre sigue creciendo y en cuanto se completa algo se pierde y aparece algo nuevo que hacer. En un “done list” cada vez que algo se completa la lista crece y se agrega un nuevo “trofeo” al área de logros. Creo que esto puede ser un gran motivador para nuestros equipos y tener un impacto significativo en su productividad.

¿Que tal les parece la idea?

La mejor manera de defender tu manera de pensar y como crecer tu empresa

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“Defiende tu manera de pensar, tus ideas y tus proyectos luchando como si tuvieras la razón pero siempre escucha como que si estuvieras equivocado.”

Esta es una poderosa idea que me topé el día de ayer que terminé de leer  Scaling Up Excellence: Getting to More Without Settling for Less.

Esta frase tiene mucha sustancia.

La excelencia en una empresa se deriva de la excelencia de las personas que la conforman. Para poder crecer excelencia es muy importante primero tener algo de excelencia que crecer. Asumiendo que ya tu empresa tiene algo excelente que se va a empezar a crecer es muy importante que las personas que conforman la empresa tengan la mentalidad correcta para poder esparcir sus mejores prácticas.

Es muy diferente tratar de imponer algo a contagiar al resto de un equipo con una idea que te apasiona. Para poder transmitir tu manera de pensar y contagiar al resto de tu equipo de tu entusiasmo debes luchar y defender tus ideas hasta la muerte. Pero eso no implica ser intransigente, impositivo o cerrado a retroalimentación. Por eso se debe complementar esta lucha con una capacidad muy grande de escuchar. Al tener este balance no solo podrás lograr que mas personas adapten tu manera de pensar, también podrás lograr hacer que tu empresa  crezca de una manera mas eficiente.

Si te gusta tu vida, serás mas productivo

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Durante el desarrollo de nuestras vidas todos tenemos altos y bajos. Hay momentos en que somos mas productivos, momentos en los que simplemente pareciera que estamos respirando y nada mas. Hay días en los cuales todo parece muy fácil y días en los cuales hasta salir de la cama parece una tarea titánica.

Recientemente he estado pasando períodos muy largos y constantes de sentirme muy productivo con muchas ganas de hacer de todo. Le he estado dando vueltas a por qué se debe y he formulado una teoría. Creo que es por qué actualmente estoy disfrutando mucho de mi vida, mi familia, mis amigos y mi trabajo y quiero que esto no solo siga sino que cada vez se ponga mejor.

Creo profundamente en que cuando estás en un punto en tu vida en el cual te maravillas por el mundo, en el cual realmente experimentas las maravillas de tu entorno y a las personas a tu alrededor se vuelve inevitable querer mas de eso, y tener mas de eso va directamente ligado a ser productivo y crear mas cosas maravillosas en el mundo.

[Video] Divertida representación de como no saber decir que no arruina los proyectos

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Estoy seguro que un 90% de las personas que leen este blog han estado en una reunión como la que se muestra en el vídeo. Está muy, muy divertido y representa con gran exactitud lo que ocurre en muchas reuniones en las cuales se está definiendo un proyecto: el cliente pide algo incoherente o irrelevante y la empresa proveedora defiende la solicitud a costa de todo con tal de mantener su status de “experticia” y demostrar que lo puede hacer.

Es cierto, decir “no” es difícil, es incómodo e incluso puede dar miedo. Sin embargo hay muchas razones válidas para hacerlo. Si en realidad una persona se considera experta debe poder también discernir que solución tiene mas probabilidades de tener éxito y no solo buscar complacer al cliente a cualquier precio. Incluso al punto de ofrecer algo que en la realidad es imposible.

Me da bastante risa como cada rol se comporta en el video y aunque pareciera que lo están haciendo con “maldad”, si lo traducimos al mundo real, cada persona tan solo está cumpliendo con su función de acuerdo a lo esperado en nuestra actual cultura corporativa. Ustedes, ¿que piensan?