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El secreto para lograr entregar proyectos a tiempo

Se forma una nueva empresa que desea cambiar el mundo a través de una innovación tecnológica. Todo está alineado y se empieza a trabajar. Los primeros entregables todo se cumplen y los proyectos siendo realizados empiezan  ganar cada vez mas reconocimiento en el mercado.

Se empiezan  a contratar mas ingenieros para acelerar el «go to market» de los nuevos proyectos. Estos proyectos pueden ser nuevos o productos o nuevas versiones / mejoras de productos existentes. En este punto el tiempo necesario para lanzar una nueva versión o completar un nuevo proyecto crece muchísimo. ¿Por qué los retrasos?

Porque en un inicio hay pocas personas viendo un proyecto. Nadie tiene que aprobar nada y los 2 o 3 ingenieros que trabajan en el producto no sufren de mayores distracciones o encuentros cercanos con la burocracia. Se pueden centrar en crear el producto a su gusto y antojo. Se lanza el producto en tiempo y bajo presupuesto. El producto es un éxito en el mercado y la empresa empieza a crecer. Se crea un departamento de mercadeo, otro de legal, crece la jerarquía, etc.

El secreto está en como hacer que los proyectos se entreguen a tiempo cuando hay tantos departamentos y personas involucradas en su aprobación. Pues bien, la solución consiste en invertir el proceso de aprobación y quienes tienen derecho a opinar sobre el producto.

La convención tradicional es que al principio solo las personas que están trabajando directamente en el proyecto lo ven. Trabajan, lo desarrollan y prácticamente lo completan aislados de los demás «stakeholders». Al final, cuando ya todo está listo, se invita a mercadeo, legal, vicepresidencia, etc.  Se toman en cuenta los cambios solicitados y se inicia un esfuerzo titánico de reingenieria que garantiza el retraso en el lanzamiento del producto.

Cambios a un producto en el principio son prácticamente gratis cuando los comparamos con los cambios que se hacen cuando un producto ya casi está terminado. Al principio cambiar las cosas es fácil. Hacerlo sobre un producto terminado es muy complicado.

Dado esto, lo que se debe hacer es invitar a mercadeo, legal, etc. al inicio del proyecto para que lo aprueben aunque sea en maquetas, papel o prototipo. Una vez estas personas van aprobando el proyecto ya no podrán solicitar cambios mas adelante cuando ya esté completo (cuando es muy caro) por qué ya lo aprobaron en la etapa inicial.

En resumen, haz un prototipo muy detallado, involucra a todos los que pueden decidir sobre cambios a realizar al producto desde el principio, logra su aprobación y no permitas que hagan cambios al final del proceso.

Publicado en emprendimiento, gerencia, productividad

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