Manolo Alvarez: Blog

Cualquier otra cosa es mejor

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Cuando hay una tarea enfrente que no se quiere hacer, cualquier otra cosa es mejor. En esos momentos puliremos los zapatos blancos, ordenaremos la oficina, haremos despechadas e incluso veremos Betty la Fea por tercera vez con tal de no hacer lo que tenemos que hacer.

Idealmente lo correcto es llevarnos a hacer lo que hay que hacer, ahora. Pero todos estamos hechos de carne y hueso. Hay veces que simplemente la fuerza de voluntad está en escasez. No puedo hablar por los demás, pero al menos el resultado que yo obtengo en esos momentos es que paso horas a la vez castigándome por no estar haciendo nada; mientras sigo ahí sentado sin hacer nada.

Después de hablar al respecto con varias personas me estoy dando cuenta que esto es mucho más común de lo que antes creía. Le pasa a muchas personas.

Varias de ellas me han sugerido que reconocer que en ese momento no vamos a hacer nada es un buen primer paso. Luego de eso, salir a caminar y estar afuera para despejarse puede ser una buena idea. Es importante tomarse el tiempo que sea necesario para entrar en un estado productivo. No tiene sentido regresar antes de estar listos para volver a sentarnos a no hacer nada.

En los momentos en que las cosas no se están dando y estamos atorados, hacer cualquier otra cosa es mejor.

El beneficio de tener un buen proceso

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Los procesos son fenomenales. Estos infinitos círculos de actividades cuidadosamente seleccionadas pueden cambiar los resultados que una persona obtiene en cualquier área de su vida.

Construir un buen proceso debe ser el principal enfoque de alguien que quiere mejorar sus resultados. Tristemente de niños a todos nos dijeron que lo único que importa son los resultados (¿Recuerdan la presión por sacar buenas notas en el colegio sin importar cómo?) Es por esto que nos cuesta tanto dejar los resultados temporales a un lado para enfocarnos en desarrollar un buen proceso.

Un proceso efectivo eventualmente dará buenos resultados. Los buenos resultados sin un proceso que los sostenga tan solo es tener buena suerte. Es preferible tener un mal resultado generado por un buen proceso que lograr el mejor de los resultados sin un proceso que haga que ese resultado sea replicable.

Cada vez que haya una elección entre usar el tiempo para mejorar un proceso o lograr un resultado inmediato el recurso se debe invertir en mejorar el proceso. La gran mayoría de las veces los buenos resultados pueden esperar pero un mal proceso que se convierte en mal hábito puede destruir el futuro.

Sé que es difícil de aceptar pero para poder tener una vida exitosa hay que quitar la mirada del premio y enfocarse en el camino. Si el camino es el correcto, eventualmente la tierra prometida llegará.

La importancia de la herramienta correcta

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Ayer les conté sobre mi frustración instalando una chapa inteligente. Hoy les cuento que ya la logré instalar. Aparte de que el proyecto me ayudo a crecer mi habilidad para manejar la frustración, también aprendí sobre la importancia de tener la herramienta correcta a la mano.

Resulta ser que uno de los tornillos de la chapa que quería reemplazar estaba sobado y parecía prácticamente imposible de quitar. Esto hasta que hice un par de búsquedas rápidas en YouTube y descubrí los extractores de tornillos y como usarlos. Claro, un extractor de tornillo requiere de otro par de herramientas para funcionar bien, un taladro y una broca de metal. Estas tres herramientas en conjunto parecían ser el secreto para poder terminar el trabajo.

Así que me fui a la ferretería más cercana y compré las tres herramientas. Ayer pasé más de tres horas tratando de quitar ese desgraciado tornillo con un desarmador. Hoy, en menos de 10 minutos ya lo había quitado. ¿Cómo? Utilizando las herramientas correctas para el trabajo.

Una buena computadora, el software adecuado, la silla ergonómica, el Internet que cubre tus necesidades, el tractor ideal, el carro que se ajusta a lo que debes hacer, un extractor de tornillos, un taladro y un broca de metal; todas herramientas correctas que hacen toda la diferencia.

Cualquier persona que dice tomar en serio su efectividad y productividad debe empezar por hacer un inventario de las herramientas a su disposición. Si cualquiera de ellas no es la herramienta ideal para el trabajo lo primero que debe hacer es cambiarla.

La hora del día para el mejor trabajo

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Todos los días tienen 24 horas. Cada una de ellas es diferente y cada uno de nosotros rinde de distinta manera en diferentes momentos del día.

Este fin de semana viví esta realidad de una manera muy directa. Después de estar escribiendo de noche por más de 400 días este fin de semana escribí por la mañana. La diferencia fue sustancial.

Desde hace ya muchos años sé que soy una persona “mañanera”. Mis momentos de mayor energía y creatividad se me dan antes de las 9:00am. El período entre 5:00am y 9:00am es mi momento más productivo de todo el día. La realidad es que todos tenemos unas cuantas horas que son mejores que todas las demás.

Para ser honesto, el fin de semana no le puse mucha atención al cambio de hora en qué escribí. Simplemente escribí temprano por la mañana porque sabia que en la noche no iba a poder. El domingo, segundo día que lo hice, noté un mayor fluidez en el proceso pero no le puse mucha atención.

Hoy que estoy escribiendo de noche si estoy sintiendo una cambio grande. Realmente noto más dificultad para generar las ideas. Me cuesta mucho visualizar las frases. Incluso, el proceso de decidir sobre que escribir se sintió más pesado.

Obviamente las horas al final del día, después de estar trabajando todo el día, se van a ver afectadas. El cansancio es real y tiene un efecto en el rendimiento de cualquier persona. Las últimas horas de actividad por naturaleza serán menos productivas. Si a eso le sumamos que cada uno de nosotros tiene distintos momentos de energía y creatividad en el día nos damos cuanta de lo importante que es escoger las horas del día ideales para hacer nuestro mejor trabajo.

Pequeñas mejoras

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En algunos deportes una pulgada hace la diferencia entre ganar el campeonato o hundirse en la derrota. En otros es el segundo el que determina si se alcanza la gloria o si se aprende de la derrota. Las diferencias son mínimas, el impacto es infinito.

Lo mismo ocurre en los negocios. Y en las relaciones. Y en nuestras vidas privadas. Siempre hay pequeñas variaciones que hacen toda la diferencia. Sin embargo nos empeñamos en creer que son las grandes ocurrencias lo que cambia la historia de nuestras vidas y empresas. No, no, no.

Lo que cambia la trayectoria de empresas y vidas son las pequeñas pero constantes mejoras. Una persona que mejora 1% a la semana será 52% mejor al cabo de un año. ¡Esta persona podrá duplicar su rendimiento cada dos años! Todo lo que tiene que hacer es mejorar 1% cada semana. De nuevo, lo mismo aplica para las empresas: mejorar 1% a la semana equivale a duplicar el rendimiento cada dos años. Ojo, no me refiero a duplicar la facturación cada dos años. Esto puede ocurrir mucho más rápido conforme el rendimiento operativo mejora.

Sí, yo sé. Para muchos de ustedes duplicar el rendimiento cada dos años no es suficiente. Es más, sé que para algunos de ustedes esto puede ser una broma. Lo comprendo ¿Pero entonces por qué conformarse con un 1% a la semana? Esto es lo mínimo que se puede esperar. ¿Qué tal 2% a la semana para duplicar el rendimiento en un año? ¿O 4% para duplicar cada 6 meses?

A menos que se saquen la lotería el cambio no vendrá repentinamente. El cambio vendrá de la constante repetición y mejoras increméntales. Es acá en donde hay que enfocarse: en cuanto hemos mejorado en los últimos días. Todo lo demás es simplemente una distracción.

Organizar antes de hacer

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Hacer se siente bien. Nos da la sensación de que estamos siendo productivos. El problema es que a menudo estamos haciendo las cosas erróneas y la sensación de productividad se queda solo en eso, en un sensación.

Por el otro lado, organizar nuestros pensamientos y clarificar que es lo qué realmente queremos hacer es algo intangible y no se siente tan bien. La sensación no es tan agradable pero siempre que nos tomamos el tiempo para pensar y organizar qué es lo que vamos a hacer resultamos siendo bastante más productivos.

Creo que tomarse unos momentos de silencio a solas para organizar nuestros pensamientos siempre es algo que pagará muy buenos dividendos. Especialmente cuando estamos por empezar a trabajar en algo que es importante. La acción no siempre lo es todo. La acción bien dirigida a un plan debidamente organizado SÍ lo es todo.

Antes de empezar a trabajar en tu siguiente actividad te recomiendo que te tomes unos minutos para organizar tus pensamientos. El resultado final de tu proyecto te lo agradecerá, siempre.

Un inventario de proyectos en 5 simples pasos

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Cuando se trata de proyectos la calidad es más importante que la cantidad. Todos tenemos un tiempo finito en esta tierra y la cantidad de proyectos en los que podremos trabajar es limitada.

Hay pocas cosas con las que recomiendo ser egoísta. El uso del tiempo es una de ellas. No tiene sentido trabajar en proyectos que realmente no nos apasionan. Tan solo le quitan el poco tiempo que tenemos a aquellos que sí realmente nos mueven.

Es por esto que propongo que toda persona que se quiera sentir realmente satisfecha haga un inventario de proyectos. Este proceso no debe ser para nada complejo. Creo que con el simple hecho de tener consciencia de cuales son todos los proyectos en que se está trabajando se logra un gran avance.

Para aquellos de ustedes que quieran algo un poco más estructurado les dejo una simple lista de 5 pasos para que puedan hacer su inventario de proyectos:

  1. Haz una lista que contenga todos los compromisos que has adquirido.
  2. Distingue cuales de ellos son tareas y cuales sí son tan grandes para considerarse proyectos.
  3. Clasifica los proyectos identificados en: Familia y relaciones, Hobbies, Crecimiento Personal y Profesionales.
  4. Asigna un número del 1 al 10 sin poder utilizar el 7 a cada uno de los proyectos en donde 1 es muy poco entusiasmo por el proyecto y 10 es el máximo entusiasmo que una persona puede sentir por estar trabajando en algo.
  5. Quédate con los proyectos que tengan una puntuación de 8 o más. Descarta los demás.

Es muy probable que la cantidad de proyectos resultantes al final de este proceso de inventario sea muy pequeña. Eso está bien. Recuerda, tenemos poco tiempo en este mundo y cuando hablamos de proyectos la calidad es mejor que la cantidad. Si te quedas con pocos proyectos tendrás más tiempo para trabajar en cada uno de ellos.

Las metas cambian comportamientos

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A principio de año definí una meta de leer 37 libros durante el año. También hice un compromiso serio conmigo de cumplirla. Para efectos prácticos si leo 3 libros al mes voy a cumplir mi meta.

Hoy por la mañana que terminé mi sesión de lectura me di cuenta que me faltaba 11% para terminar el libro que actualmente estoy leyendo. En ese momento tuve muy presente que este es el libro número 21 que estoy leyendo y que hoy termina el séptimo mes del año. Ah, el poder de las metas. Aunque fácilmente podía haber leído ese 11% que me faltaba mañana y estar tan solo un día atrás de mi meta de leer 3 libros al mes, el no cumplir con tener 21 libros leídos al terminar Julio no me dejó en paz. Me senté otros 40 minutos y terminé el libro hoy. Ya estoy al día.

Esta es la maravilla de las metas. Nos empujan, no nos dejan bajar la guardia hasta que las cumplimos. Cambian nuestros comportamientos. Hay algo muy profundo en cada ser humano que, cuando libremente se compromete a lograr una meta, sale a relucir para llevarlo al siguiente nivel. Las metas cambian nuestros comportamientos para bien. Son herramientas de crecimiento. Usémoslas más seguido.

Un ambiente colaborativo, la importancia de la confianza

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Un ambiente colaborativo no solo es más agradable, también es más productivo. Cuando la mayoría de las personas que están trabajando por un objetivo en común aportan algo al proceso, las cosas salen mejor. El peso que cada uno de los participantes tiene que cargar es menor y todos tienen la oportunidad de dar todo en su particular área de experticia.

En mi experiencia, crear un ambiente colaborativo empieza con la confianza. Un equipo en el que no hay confianza no puede colaborar. La ausencia de confianza crea inseguridad, egoísmo y temor. El objetivo principal deja de ser la colaboración grupal y se convierte en la supervivencia del más fuerte. Todo mundo empieza a velar por sus propios huesos.

Ah, pero que diferencia hace la confianza. Cuando hay confianza cada miembro del equipo sabe que todos están empujando por el mismo objetivo: el éxito de la misión grupal. Los deseos, necesidades y ambiciones personales pasan a un segundo plano que está muy por atrás de lo que el grupo necesita para alcanzar el éxito. También, nadie cuestiona las decisiones y acciones de los demás. Todos asumen que cada movimiento se ejecuta buscando los principales intereses del grupo.

La confianza asume intención positiva y requiere de mucha comunicación. La transparencia es casi que un sinónimo de confianza y se debe mantener siempre, incluso en los más difíciles momentos que sin duda se tendrán que afrontar. Cuando hay confianza los ambientes colaborativos pueden nacer y cuando existe un ambiente colaborativo cada miembro del equipo puede empezar a brillar!

Lo importante de primero

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La capacidad de enfoque y concentración de las personas se degrada conforme pasa el día. En un día normal, desde que se empieza a trabajar, se deben tomar decisiones, pensar en soluciones, resolver problemas, coordinar equipos y ejecutar tareas. Todo esto consume energía. Por lo tanto las mejores horas del día, las más productivas, son las primeras horas de la sesión de trabajo. Es cuando la mente está fresca y enfocada y la energía abunda.

Es por esto que recomiendo que lo importante se haga de siempre de primero. Si algo es importante, vale la pena dedicarle las mejores horas del día. Lo importante merece tener una mente fresca y enfocada trabajando en ello. El impacto que puede tener hacer algo importante con excelencia es exponencial. Cuando se trabaja en algo importante cada pequeño detalle se magnifica, la atención al detalle es elemental.

Quiero aclarar que con esta propuesta no estoy sugiriendo que todos deben trabajar temprano por la mañana. Sé que hay personas que son nocturnas y las mañanas les cuestan. Tan solo estoy proponiendo que sin importar a qué hora se empiece a trabajar, ya sea por la mañana o por la noche, que lo primero que se haga durante la sesión de trabajo sea lo más importante. Todo lo demás puede esperar.