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Categoría: productividad

«Cambiar de Cassette» es bastante caro

“Cambiar de Cassette” es una expresión que sin duda alguna revela mi edad. Aunque la expresión ya casi no se usa, lo que significa sigue igual de relevante hoy que en los 80’s.

“Cambiar de Cassette” se utilizaba para hacer referencia a aquellas situaciones en las que el cambio de contexto requiere de un cambio fuerte en la manera de pensar. Un ejemplo puede terminar de clarificar la expresión:

Si por ejemplo, yo estoy concentrado escribiendo sobre el manejo de emociones y de repente entra mi hijo y me pide que lo ayude con su tarea de algebra, entonces tengo que "Cambiar de Cassette".

Como queda claro para cualquiera que haya pasado por una experiencia como la que acabo de describir, “Cambiar de Cassette” es muy caro. Por caro me refiero a que tiene un alto costo mental. El tipo de enfoque y estado mental que funciona para un tipo de tarea no es el mismo que funciona para otra. Cambiar el estado mental y el tipo de enfoque es una tarea compleja que requiere de mucho tiempo y energía.

Estar realizando estos cambios de contexto y adecuando la mente a distintos tipos de tareas cansa el cerebro. También reduce la productividad ya que un cambio de contexto de este tipo puede requerir de hasta 20 minutos para poderse completar. Cambiar de contexto es cansado y quita tiempo.

Es por esto que muchos expertos en productividad recomiendan alocar bloques largos de tiempo ininterrumpidos (de por lo menos una hora) para hacer tareas que al menos sean similares en el tipo de contexto cerebral que requieren para poderse hacer. También, evitar interrupciones, que al final del día son “Cambios de Cassette”, es otra recomendación muy común ya que cada interrupción probablemente requiera de dos cambios de contexto (uno cuando sucede la interrupción y otro para regresar a la tarea que se estaba haciendo).

“Cambiar de Cassette” es caro. Es algo que hay que tratar de evitar.

Bloques continuos de tiempo y menos interrupciones = más productividad. Una formula simple que realmente funciona.

Tan solo reparar es mediocridad

Es inevitable, más de algo de lo que hemos construido se va a romper. Siempre haremos algo que está mal y que necesita reparación. Todo el tiempo las cosas se están degradando y se necesita esfuerzo y energía para mantenerlas funcionales. ¿Entropía alguien?

Así que con eso ya establecimos que la necesidad de estar reparando cosas es constante. Es parte de la vida. Ahora lo que quiero que evaluemos es la actitud y propósito con que usualmente se percibe tener que hacer una reparación.

Para empezar, el tener que reparar es algo se considera negativo. Como una pérdida de tiempo. ¿A nadie le gusta reparar las cosas que ha construido. Pero, ¿Qué tal si reparar algo es una oportunidad para volver a hacerlo, mejor? ¿Cómo sería la calidad de nuestro trabajo si cada vez que tenemos que arreglar algo lo volviéramos a hacer pero en esteroides?

Tener que reparar algo es una oportunidad de construir sobre la experiencia que obtuvimos al hacerlo la primera vez para ahora construir algo mejor. Reparar algo nos permite volver a hacer el trabajo ya sabiendo qué fue lo que falló la primera vez y así poderlo corregir para no volver a fallar de la misma manera.

Reparar por reparar y volver a llevar lo que hicimos a donde todo empezó es mediocridad. Imaginemos, por un instante, la calidad de trabajo que todos haríamos si cada vez que reparamos algo usaremos todo lo que aprendimos desde aquella primera vez que lo hicimos para ahora hacerlo mejor. Todo estaríamos taaaan orgullosos de el trabajo que haríamos que la motivación sería casi infinita.

De verdad, tan solo reparar es mediocridad.

El precio de poder escoger (manejo de prioridades)

Escoger una cosa implica no escoger otra. No hay manera de darle la vuelta a esta realidad. El acto de elegir, por definición, trae consigo una pérdida: todas aquellas opciones que no fueron seleccionadas.

Escoger algo es una gran responsabilidad. Es decirle que sí a uno para decirle que no a otro millón. Cerrarle la puerta a todas las demás opciones es algo que a veces no se siente bien.

Y esto nos lleva a hablar acerca de las prioridades. Para que algo sea una prioridad algo más debe dejar de serlo. Para que una prioridad se pueda cumplir, tengan por seguro que algo más va a pagar el precio y se quedará sin hacer. Esta es la naturaleza de lo que llamamos prioridades.

Muchas veces planear se puede sentir como algo que nos limita. Que nos quita libertad. Pero, ¿Qué pasa si planear y fijar prioridades es todo lo contrario? ¿Qué pasa si priorizar y tener un plan bien estructurado realmente es libertad?

En este momento no tengo una respuesta que darles pero al menos suena a que es algo interesante en que puedo seguir pensando.

El santuario silencioso de una buena hoja de papel

Prácticamente no hay nada que una computadora no pueda hacer. Como herramientas de creación, organización y procesamiento de información, las computadoras no tienen rival. Sin embargo, a veces estas maravillas de la tecnología moderna son víctimas de su propio éxito.

Las computadoras son herramientas totalmente genéricas. Es decir, se pueden utilizar para casi cualquier cosa. Esta flexibilidad es parte fundamental de su éxito. Y al mismo tiempo, también es su talón de Aquiles.

La habilidad de poder hacer cualquier cosa en la computadora crea distracciones. “Cualquier cosa” incluye Twitter, Facebook, Whatsapp y cuántas distracciones más se les puedan ocurrir. Se requiere de mucha disciplina para sentarse enfrente de una caja de Pandora así de poderosa y usarla de una manera apropiada.

Ah, pero el papel. El papel es más limpio, sobrio. El papel invita al enfoque y la concentración. En el papel no hay nada más que lo que nosotros queremos que esté ahí. El papel es pasivo y nos obedece. El papel no nos puede gritar (notificaciones), el papel tan solo sabe escuchar.

En los momentos cruciales de un proyecto creativo a veces el mar silencioso de una hoja en blanco es justo lo que necesitamos. De vez en cuando es bueno apagar la computadora y refugiarnos en el santuario silencioso de una buena hoja de papel.

Crédito de imagen y de la idea a Hannah Wilson. Para leer más al respecto, ver su thread:

El secreto para lograr tu metas más incómodas

Recientemente he estado pensando mucho en cómo mejorar el proceso que utilizo para lograr mis metas. He leído bastante al respecto y he tenido varias pláticas al respecto con mi Coach. Estoy descubriendo estrategias muy interesantes, acá les comparto una que me parece fenomenal.

Al momento de definir una meta, se deben buscar metas que nos hagan sentir incómodos. Las metas que nos incomodan por definición son grandes y ambiciosas. Nos hacen crecer y nos convierten en mejores personas. Una meta que no nos reta no nos mueve hacia adelante de manera significativa.

Una vez que la meta incómoda ha sido definida, es momento de encontrar confianza y comodidad para poder empezar a ejecutar con precisión y diligencia. Es momento de listar los siguientes pasos inmediatos que moverán la meta hacia adelante. Estos siguientes pasos deben ser lo suficientemente alcanzables para hacernos sentir cómodos de que los podemos ejecutar.

Una meta ambiciosa está compuesta por una serie de siguientes pasos que se deben cumplir. Disectar una meta que nos incómoda en pequeños siguientes pasos alcanzables que nos hacen sentir cómodos es una estrategia infalible.

Recuerda:

  1. Establece metas incómodas
  2. Siempre ten un siguiente paso cómodo disponible
  3. Alcanza todo lo que quieres en tu vida

El ingrediente principal para alcanzar tus metas

Ninguna meta se alcanza por casualidad. Lograr una meta requiere seguir un proceso metódico y de mucha intencionalidad. Cada meta que se cumple tiene mucho trabajó tras bambalinas. Sí, alcanzar metas es un proceso que necesita de mucha disciplina.

“Disciplina” es un término confuso ya que su uso ha sido bastante trillado. Para efectos prácticos, “disciplina” en este artículo se definirá de acuerdo a lo que Wikipedia define como Auto-Disciplina 1:

La autodisciplina se refiere a la capacidad de la persona para llevar a cabo una determinada tarea o para adoptar un determinado comportamiento, incluso si esa persona preferiría estar haciendo otra cosa. Por ejemplo, esforzarse por (y lograr) sustituir un hábito perjudicial (para esa persona o para los demás) por cualquier actividad (placentera o no) que contribuya a la mejora de su calidad de vida (o la de los demás) es una muestra de autodisciplina.

La autodisciplina es, en cierta medida, un sustituto de la motivación, cuando utiliza la razón para determinar el mejor curso de acción que se opone a los deseos de uno. Sin embargo, la autodisciplina puede originar dos tipos de comportamientos:

  • Comportamiento virtuoso: las motivaciones están alineadas con los objetivos, hacer lo que uno sabe que es mejor y hacerlo con mucho gusto.
  • Comportamiento contingente, por el contrario, es cuando uno hace lo que sabe que es lo mejor, pero debe hacerlo oponiéndose a las motivaciones propias.

Trasladarse de un comportamiento contingente a un comportamiento virtuoso requiere de entrenamiento y de autodisciplina.

Así es que si alcanzar metas fuera una receta, la disciplina sería el ingrediente principal. Alcanzar una meta es algo complejo y muchas cosas se deben cumplir para lograrlo. Pero todo empieza con la disciplina.

Recuerda, sin disciplina, no hay manera consistente de alcanzar tus metas.

Desarrolla tu disciplina y alcanza todo lo que quieres en tu vida.

Las primeras son las que más cuestan (lo único que nos puede quitar la libertad)

El día más difícil de gimnasio es el primero. El momento más incómodo de la dieta es ese primer pedazo de pastel que se queda adentro de la caja. El día más largo de trabajo es el primer día que se trabaja sin estar “baboseando” cada 15 minutos.

Cambiar un hábito ya instalado es difícil. Es difícil porque cambiar es difícil, no porque empezar a hacer las cosas de mejor manera haga que la vida sea más difícil.

El problema es que estas primeras veces son tan incómodas que la gran mayoría de personas se dan por vencidas al topar con ellas. Pero una vez más, la incomodidad no viene de lo que se está empezando a hacer o de lo que se está dejando de hacer. Viene del cambio en sí.

Ah, que importante es poder estar cómodo con los cambios. Realmente es la llave al cielo acá en la tierra. Poder manejar los infinitos cambios que la vida tiene guardados para cada quien es un verdadero super poder.

Cambiarse a un nuevo camino cuando por el que se va está bloqueado es libertad. Elegir comer saludable cuando hay “veneno” disponible en la mesa es libertad. Elegir ejercitar el cuerpo cuando todos en la casa lo están entumeciendo es libertad.

Lo único que puede privar a una persona de su libertad es la incapacidad de querer cambiar cuando las situaciones ameritan un cambio de verdad.

Diseñar una buena rutina te hará más productivo (una guía de por dónde empezar)

Interrupciones, distracciones y nadar contra la corriente. Esto es lo que sucede cuando no se tiene una buena rutina de trabajo. Enfrentar el día sin intencionalidad ni propósito es abrirle la puerta a la mediocridad. La manera de escapar este abismo es diseñar una buena rutina.

Hace uno días escribí sobre cómo minimizar las distracciones en un ambiente de trabajo productivo. Si aúno lo has leído, este es un buen momento para hacerlo.Este tema de las distracciones es una parte importante de tener una rutina que nos lleve a la máxima productividad. Pero, ¿qué mas se puede hacer?

  • Preparar café (o alguna otra bebida de su elección pero no se porque alguien quisiera sustituir el café ☕️)
  • Arrancar cada día teniendo 3 metas claramente definidas que se deben cumplir durante ese día 3️⃣
  • Alocar bloques de tiempo para las distintas tareas del día 🗓
  • Definir una hora clara en la que se terminará de trabajar ese día. “Deadlines drive behavior.” —Michael Auzenne. ⏰
  • Eliminar posibles distracciones en el ambiente de trabajo ⚠️
  • Asegurarse de tener todo lo necesario para completar las tareas en las que se va a trabajar 💻
  • Recordar porque se está haciendo lo que se está haciendo, conectar con ese sentido de propósito que tanta energía genera 🔋
  • Poner un buen disco o playlist. Ponerse unos buenos audífonos (los Audiotechnica ATH M40x son mis favoritos por mucho) 🎧
  • Empezar trabajando en la tarea más difícil. De esta manera al completarla ya se sabe que el resto del día será más fácil (comerse el sapo primero) 🐸
  • Celebrar brevemente cada tarea completada 🎉
  • Tomar 10 minutos para estirar, despejarse, etc por cada hora de trabajo 🙆‍♂️
  • Tomarse una hora para almorzar y despejarse (a mi me gusta meditar 20 minutos después de comer) 🍱
  • Consumir snacks que suban la energia durante la tarde
  • Mantener buena hidratación (más café?) 🍫
  • Parar de trabajar a la hora definida al inicio del día 🛑

Bien, ahí lo tienen. Una guía, general sí, pero muy efectiva para establecer los cimientos de una buena rutina que les ayude a subir su productividad.

Aprovechar el tiempo al máximo

Hoy estoy escribiendo esto desde una muy bonita tienda de muebles. Esto visitando a un cliente que está interesado en hacerle upgrade al servicio de Whatsapp que tiene con nosotros.

Con el fin de llegar a tiempo a la cita, decidí salir antes de lo normal por aquello del tráfico. Resulta ser que tuve mucha suerte. No había nada de tráfico. Llegué 35 minutos antes de lo previsto.

Una vez acá, una persona muy amable que trabaja acá me ofreció un lugar en donde sentarme en lo que empezaba la reunión. Me senté y por costumbre y falta de presencia empecé a esperar, estaba a unos segundos de ponerme a perder el tiempo con mi celular. Después de un par de minutos me centré y empecé a pensar en que 30 minutos es mucho tiempo. Sería bueno usarlos para algo productivo. En aprovechar al máximo mi tiempo.

Así que de inmediato saqué mi computadora y me puse a escribir este post. Así que aquí estoy, aún 16 minutos antes de que inicie mi reunión y con un post bastante bueno ya listo para publicar.

Acá les dejo la reflexión.


Todos los días, sin importar qué tan cargados sean, tienen pequeños momentos que a veces desperdiciamos. La realidad es que no los desperdiciamos porque sea imposible aprovecharlos, los desperdiciamos por costumbre.

A pesar de los grandes cambios que la pandemia del COVID 19 trajo hay ciertas cosas que siguen igual. Una de ellas es la percepción de que el trabajo / productividad solo se pueden dar en el lugar indicado en un momento preciso. La idea de poder trabajar en cualquier lugar por incrementos pequeños de tiempo aún le sigue pareciendo a muchos un locura.

Pero aprovechar cada momento al máximo sí es posible. Hoy contamos con la tecnología y la conectividad que se necesita para trabajar desde cualquier lugar. También, la configuración de la mayoría de trabajos permite que las actividades sean realizadas desde cualquier lugar. Los avances pueden ser fácilmente almacenados en una computadora o la nube. Los entregables muchas veces se pueden entregar en formato digital.

Sin duda alguna, hay muchas tareas que requieren de completa concentración, equipo especializado y largos bloques de tiempo para realizarse. Pero también hay miles de pequeñas actividades que se puede adelantar en cualquier momento. Hacerlas cuando se puede es aprovechar el tiempo al máximo.

Distracciones

Una distracción es algo que puede captar la atención de una persona cuando esa persona se está tratando de enfocar en algo más. Ahora bien, distraerse es algo que una persona elige hacer cuando se topa con una distracción. No todas las distracciones distraen a las personas. Distraerse es una elección.

Yo todas las distracciones son iguales. Algunas son más intensas que otras. Es decir, llaman la atención con mayor fuerza que las demás. Poder resistir estas fuertes distracciones requiere un poco más de fuerza de voluntad. La capacidad de enfoque debe ser mayor para poderlas descartar.

Así que el antídoto para las distracciones no es construir una burbuja en la que nada ajeno a lo que se está trabajando pueda entrar. La solución es aprenderse a concentrar. El éxito está en desarrollar una mente disciplinada. En poder ignorar las distracciones.

Al mismo tiempo, el enfoque requiere energía. Poder ignorar distracciones es cansado. Aunque toda distracción puede ser vencida, hacerlo requiere de esfuerzo. Así es que un ambiente libre de distracciones es más productivo que uno que no.

Reconocer que distraerse es una elección no quiere decir que configurar un lugar de trabajo libre de distracciones no sea una buena idea. Mientras menos distracciones hayan presentes, mayor energía mental habrá disponible para completar la tarea que se desea hacer. La productividad baja.

Siento que en estos últimos días he tenido que usar demasiada energía de más para poderme concentrar. Seguro tengo muchas distracciones a mi alrededor.

Voy a dedicar este fin de semana a revisar mi ambiente de trabajo (físico y digital) y eliminar cuantas distracciones me sea posible identificar.