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Categoría: productividad

Antes de dormir

Un listado de cosas a hacer antes de dormir para poder descansar bien y mantener un nivel alto de energía:

  • Escribir a mano un listado de las tres cosas más importantes que quieres hacer mañana
  • Asegurarte que el cuarto esté lo más obscuro posible
  • De ser posible, regular la temperatura de la habitación aentre 18 y 20 grados celsius
  • Agradecer por 3 cosas que te pasaron en el día
  • Recodar que esta puede ser la última vez que cierras los ojos (ejercicio de visualización negativa estoico)
  • Eliminar cualquier tipo de posible ruido que se pueda dar durante la noche

Que descanse, buenas noches…

Aún mejor que administrar el tiempo, administrar la energía

Mucha de la teoría gerencial moderna sugiere que el secreto “non plus ultra” para maximizar la productividad es la administración del tiempo. Se nos ha enseñado que administrar el tiempo es lo que ha llevado a las más grandes personas de nuestros tiempos a alcanzar logros “imposibles” con sus vidas. “Es su habilidad para manejar el tiempo lo que ha cambiado el mundo”, nos dicen los grandes de la gerencia como Peter Drucker.

Y con esta manera de pensar han nacido un sin fin de mecanismos, teorías y libros sobre cómo manejar mejor el tiempo —todos en el nombre de subir la productividad. Puede ser que yo esté equivocado, pero hoy los quiero convencer que hay algo más importante y efectivo que la administración del tiempo para subir nuestra productividad.

Arranquemos con la siguiente pregunta. Qué es más importante, ¿Organizar el tiempo o lo que hacemos con el tiempo que tenemos disponible? Yo creo que lo que hacemos con nuestro tiempo es mucho más importante. De nada sirve tener bloques de tiempo perfectamente organizados si durante ese tiempo no traemos nuestro mejor ser a lo que debemos hacer en ese momento. Lo más importante es lo que hacemos con el tiempo, no cómo lo administramos.

Ahora, ¿Cuál es el factor que determina qué tanto podemos hacer en un período determinado de tiempo? Sin duda alguna: la energía que tenemos en ese momento. De nada sirve tener una semana perfectamente organizada si cuando nuestro calendario indica que es hora de hacer algo no tenemos la energía (y por ende ni la motivación ni las ganas) de hacerlo. Seguro que este será un bloque de tiempo perdido.

Con esto no quiero decir que calendarizar y alocar el tiempo sea algo innecesario y que no sirve para nada. Lo único que estoy proponiendo es que la administración de energía es más importante que la administración del tiempo. A mayor energía tengamos, más productivos seremos. Cuando tenemos altos niveles de energía y no tenemos tiempo disponible, encontramos el tiempo que necesitamos para hacer lo que queremos. Cuando tenemos el tiempo disponible y no tenemos energía dentro de nuestro ser, tomamos una siesta enfrente del monitor.

Me gustaría saber si alguien quisiera que profundice un poco más sobre la administración de ese fuego interno que llamamos energía. Es de este fuego que nace la motivación. Déjame saber si debiera escribir más acerca de esta idea con un comentario.

La maravilla de poder escribir desde cualquier lugar

Ya desde hace un par de semanas he estado escribiendo en varios lugares. Escribí un par de posts desde la playa, otros los escribí en distintas cafeterías y la gran mayoría los trabajé desde mi casa. De hecho mi cuello me está recordando que anoche escribí en mi cama y que la posición no era muy ergonómica que digamos.

¿Qué he aprendido escribiendo en cualquier lugar? Primero, que las cafeterías acá en Guatemala deben mejorar la calidad de su servicio de Internet si quieren servir a personas que quieren trabajar en serio desde sus establecimientos. Es impresionante cómo, a pesar de tener menos de la mitad de su capacidad habilitada, resulta imposible sostener una conexión estable desde un Café Barista o Starbucks en esta ciudad. A manera de sugerencia les digo, inviertan en la calidad de su servicio de Internet. Muchas personas, al igual que yo, están trabajando de manera distribuida y pasar un par de horas en un café es una opción muy atractiva. La calidad del Internet es esencial para dar una buena experiencia a sus clientes.

Segundo, la opción de hacer “tethering” entre el teléfono y la computadora es una excelente opción para contrarrestar el problema que recién acabo de describir. Al tener teléfono y laptop Apple el proceso es muy fácil y usar el Internet de el teléfono en la computadora funciona sorprendentemente bien. No he tenido problema alguno, incluso trabajando desde la playa. Es cierto, principalmente trabajo con texto pero el par de llamadas por Zoom que he tenido usando esta modalidad han funcionado bastante bien.

Tercero, estar rotando el lugar desde donde se trabaja, por lo menos para mí, resulta en mayor creatividad y energía. Hay algo que se activa en el cerebro cuando se expone a diferentes ambientes. Particularmente cuando los espacios ofrecen acceso a la naturaleza (playa, jardines espaciosos, árboles, etc.).

Cuarto, un buen par de audífonos hace toda la diferencia. Me gusta escuchar música cuando trabajo y en mi casa o en la oficina la escucho mayormente a través de bocinas. Recientemente volví a trabajar usando mis Audio Technica ATHX-M40X. El nivel de concentración que se puede alcanzar con la música correcta (esto es único para cada quien) y un buen par de audífonos, es de otro nivel. Si alguien tuviera consejos de cómo minimizar la incomodidad de usar audífonos por períodos prolongados de tiempo CON lentes, le agradeceré dejar un comentario.

Hoy estoy escribiendo este post desde el sofá de la casa de mis suegros y lo estoy disfrutando mucho. Tengo puesto el juego de los Miami Dolphins contra los Las Vegas Raiders que está empatado a trece en el tercer cuarto. Tengo muy buen internet y la luz está apagada. En el fondo escucho las voces de todos los que están cenando y las risas de algunos niños que están jugando. ¡Que maravilla poder trabajar desde cualquier lugar!

El uso del tiempo y la tecnología

Sin duda alguna, la tecnología es algo que, durante todo el trayecto de la historia humana, nos ha ayudado a utilizar mejor nuestro tiempo. La tecnología es la principal razón que nos permite disfrutar las vidas que hoy tenemos. Es el motor detrás de la prosperidad de nuestra civilización.

Y aún así, la tecnología tan solo es una herramienta que amplifica los más profundos deseos humanos. Son estos deseos, lo que determinará no solo el tipo de tecnologías que crearemos, sino que como utilizamos la tecnología que ya tenemos disponible.

Y con esto vuelvo al uso de nuestro tiempo que, para el propósito de este post, es lo mismo que el uso que le damos a la tecnología. En este mundo hiper-conectado en que vivimos hoy nuestra calidad de vida, más que nunca antes, depende de cómo decidimos usar la tecnología y por ende como usamos nuestro tiempo.

Por ejemplo, estamos afuera y tenemos 10 minutos que esperar. ¿Qué escogemos hacer con nuestra conexión a toda la información del mundo? ¿Nos endormecemos con el scroll infinito de las redes sociales o leemos un articulo que nos ayude a crecer?

Nos sentimos quemados de tanto trabajar. ¿Dejamos que nuestra adicción a la pantalla nos mantenga pegados al email del trabajo hasta las 3:00am o streameamos una meditación que nos ayude a dormir mejor? Estamos aburridos y no hay nadie alrededor. ¿Vemos vídeos que se burlan de personas que tuvieron accidentes en YouTube o buscamos un tutorial que nos ayude a desarrollar alguna habilidad para crecer nuestros ingresos? Estamos con sobre peso. ¿Celebramos que ahora es prácticamente inmediato pedir comida chatarra por el teléfono o creamos y seguimos un plan de perdida de peso con una de las más de 1,000 aplicaciones gratuitas que existen?

Las herramientas sin duda alguna están ya disponibles. La más grande pregunta que afrontamos cómo especie es que vamos a hacer con ellas. Los invito a escoger sabiamente.

La maravilla de escribir

Durante ya un buen tiempo me he estado sentando todos los días a escribir. A enfrentar el cursor titilando en el monitor mientras busco algo que decir. No es fácil. Pero el ejercicio de hacerlo una y otra vez me ha ayudado a obtener varias habilidades que no me había dado cuenta que había desarrollado —hasta hoy.

En los últimos meses, por diversas razones, no me he visto en la necesidad de escribir sustancialmente en el trabajo. Hoy llegó el momento. Estoy escribiendo un caso para que algunos candidatos que estamos evaluando resuelvan. Estoy bastante satisfecho con el proceso que pude llevar.

Primero, la ansiedad de empezar no estuvo ahí. Fue bastante fácil empezar a generar ideas, al menos preliminares, durante los primeros minutos. Logré generar inercia inmediatamente. Eso hizo el resto del trabajo bastante más fácil.

Después de eso pude notar que mi manera de pensar ha cambiado. La forma en que puedo ordenar mis ideas es más coherente y secuencial. Es como que si las cosas que quiero expresar salen en orden y ya no las tengo que reordenar después de haberlas escrito.

Luego me di cuenta que estoy usando frases más cortas y concisas. Estoy siendo más directo y eficiente en comunicar lo que quiero decir. Ya no hablo tantas “pajas”. También pude notar que estoy usando lenguaje bastante más activo y poderoso. Esto me ayuda bastante a consolidar los puntos que quiero hacer.

Así que este ejercicio que muchos días me cuesta tanto esfuerzo está ya pagando dividendos. Es impresionante lo mucho que se puede desarrollar una habilidad si se práctica todos los días. Aún más cuando se practica a conciencia.

La oficina del mañana

El concepto de la oficina se ha venido redefiniendo por varios años. El proceso se ha acelerado durante los últimos meses. Al mismo tiempo, varias empresas como Automattic y Basecamp, han estado obteniendo muy buenos resultados con sus experimentos en el área del trabajo remoto/distribuido. Podemos aprender de lo que ellos están haciendo.
Sin duda alguna, los cambios que llegaron con la pandemia, han motivado a una gran cantidad de empresas a empezar a diseñar su «oficina del mañana». Nosotros somos una de ellas.
Para mí, el rediseño empieza con una visión clara de que se espera de una oficina:

  • ¿Qué queremos que sea la oficina para nosotros?
  • ¿Qué rol debe jugar la oficina en nuestra organización?

Para empezar a encontrar respuestas, primero hay que entender cuál era el rol de la oficina hasta ahora. La oficina era un espacio físico con el objetivo principal de proveer un área en donde realizar trabajo individual. Por trabajo individual me refiero a todo ese trabajo que hacemos solos, usualmente frente a una computadora. La gran mayoría de nuestro trabajo.
Aunque ya las organizaciones están empezando a promover rutinas de trabajo más colaborativo, estimo que un 70% del trabajo que hacemos las personas dentro de una empresa sigue y seguirá siendo trabajo individual. El restante 30% del tiempo se utiliza en reuniones, lluvias de ideas, planeaciones y colaboración en general. Un Paretto.
Para mi, la oficina debe ser el lugar en donde potenciamos al máximo ese 30% del trabajo que es colaborativo —el trabajo más valioso que hacemos. Es el lugar en donde podemos llegar a conectar con nuestro sentido de pertenencia y a construir comunidad. Es en donde nos juntamos a compartir los logros de la empresa y a desarrollar las relaciones personales que mantienen viva nuestra organización. Es donde compartimos.
La oficina debe promover el intercambio de ideas y facilitar la planeación estratégica. Debe ser un lugar en donde las conversaciones más importantes se pueden tener cara a cara y en donde nuestros clientes nos pueden visitar en cualquier momentos y sentirse en casa.
Finalmente, la oficina debe ser el lugar al que sabemos que siempre podemos llegar cuando nos sentimos perdidos o necesitamos el apoyo de un compañero de trabajo. Debe ser nuestro refugio en donde sabemos que siempre hay alguien con quien podamos contar.

La única manera de talar un bosque es un árbol a la vez

Y acá estoy una vez más, sentado frente a el monitor viendo las horas pasar. Sé que hay mucho por hacer pero no se por donde empezar. La sensación de estar abrumado se va apoderando poco a poco de mí. Es imposible arrancar.

Realmente quiero avanzar pero se siente como si estuviera tratando de nadar en arena movediza. Hay una fuerza invisible que paraliza cada fibra de mi ser. Resulta imposible dar el primer paso y empezar a trabajar.

Momentos como estos son muy difíciles y estoy seguro que muchas personas más, al igual que yo, los han tenido que afrontar. Es muy difícil identificar qué es esa fuerza que no me deja arrancar. Estoy seguro que cada caso es diferente y que cada persona tiene su propia lucha interior pero les procedo a compartir lo que estoy identificando en mí.

Soy una persona a la que le gusta enfocarse y soy más eficiente trabajando en una sola cosa a la vez. Cuando comparto mi atención entre varias cosas soy mucho menos efectivo. En las situaciones que tengo bastante que hacer en poco tiempo mi impulso es querer trabajar en todo al mismo tiempo y simplemente no soy bueno para trabajar así. Debo dar un paso a la vez.

Y es acá donde empieza la parálisis. Tengo esta sensación de que si dejo algo sin atender estoy fallando. Es por esto que me empujo a trabajar en todo al mismo tiempo. Pero sé que esto no me funciona. Entonces nunca empiezo y el trabajo se empieza a acumular empeorando el problema. Es un tipo extraño de análisis parálisis.

Aunque no lo parezca, esto ha sido un gran aprendizaje para mí. Por lo menos estoy empezando a reconocer qué es lo que pasa y cómo me siento al respecto. Era imposible que tratara de resolver algo que todavía no había podido ver. Esto es un gran avance.

Ahora que finalmente lo puedo ver, lo voy a resolver. Lo voy a hacer honrando mi manera de trabajar y la fortaleza que tengo de poderme enfocar una cosa a la vez. Voy a construir la posible solución sobre mis fortalezas.

Cuando me esté sintiendo abrumado y la parálisis empiece a descender sobre mí me voy a detener, voy a cerrar los ojos y voy a respirar. Voy a accesar un estado positivo y voy a trabajar en el primer paso que tengo que dar: Crear una simple lista ordenando todo lo que tengo que hacer por orden de prioridad. ¿Cuál será el resultado de tener esta lista? Una serie de pasos en los que me puedo enfocar uno a la vez hasta completar la lista.

Cuando tenga mucho qué hacer voy a recordar que la única manera de talar un bosque es cortando un árbol a la vez.

El regalo de exigir

Ser exigente y pedir lo mejor que alguien más puede dar es más fácil para algunas personas que para otras. Pareciera ser que para la gran mayoría es algo bastante incómodo y difícil de hacer. Espero con las siguientes palabras facilitarles el proceso.

En la cultura occidental hay una creencia muy arraigada que ser exigente de alguna manera equivale a ser una persona mala o ser intransigente. En el caso particular de Guatemala la expresión que viene a la mente es “ser mala honda”.

Esta dificultad de poder ser demandante —dentro de obvios límites éticos— limita mucho el desarrollo de un grupo de personas. La falta de exigencia afecta tanto a las personas que no exigen como a aquellas que no se les está motivando a dar lo mejor que tienen dentro.

Y es esto precisamente lo que es exigir —invitar a alguien a estar inconforme y buscar dar más. Es un reconocimiento abierto de que la persona lo puede hacer mejor. Es una inconformidad sana que busca crecimiento personal. Es un regalo.

Es un regalo por qué para que alguien llegue a exigir y “subirle la barra” a otra persona se tuvo que incomodar. Tuvo que pasar por el proceso de sentir ese nudo en la garganta y las mariposas en el estómago que todos sentimos cuando le vamos a decir a alguien que lo que hizo no está a estándar y que lo debe hacer mejor. El regalo es cada vez más especial conforme el rendimiento que se exige va subiendo de nivel.

Exigir es una calle de doble vía que beneficia a todos los involucrados. La persona que da el regalo de exigir recibe el privilegio de desarrollar y crecer a otra persona que quiere crecer. La persona a la que se le exige recibe el regalo de que alguien más le tenga suficiente aprecio como para incomodarse por ayudarlo a crecer. Exigir es un maravilloso intercambio cuando se sabe hacer bien. Empieza a crear un cultura de exigencia.

El mejor tiempo del día

Cada persona es diferente. Algunos prefieren vainilla, otros chocolate. Unos son más productivos en el día, otros hacen su mejor trabajo por la noche. Siendo aún más específicos, algunos destacan temprano en la mañana mientras que otros tienen sus mejores horas tarde por la noche.

Poder identificar este “tiempo mágico” en el día es algo que puede cambiar vidas. Tener claro cuales son esas aproximadamente dos horas al día en las que todo fluye un poco mejor y la energía abunda, incrementa considerablemente la productividad. Durante este tiempo la creatividad está más activa que en cualquier otro momento del día. Es el tiempo ideal para hacer el trabajo más retador de la agenda.

El mejor tiempo del día producirá el mejor trabajo del día. Qué mejor que saber cuál es ese tiempo para dedicarlo a trabajar en lo que verdaderamente es esencial.

Dónde conseguir el tiempo

Todo lo que quieres que vale la pena necesita tiempo. Si tú no estás dispuesto a dedicarle el tiempo que necesita, puedes estar seguro que alguien mas si lo hará.

¿Cuántas veces has visto a alguien más lograr algo que tú querías hacer? La reacción es siempre la misma. “Yo debí haberlo hecho, yo lo iba a hacer.” Pero la realidad es que tu no lo hiciste. La otra persona sí. Ella si le dedico el tiempo, tú no.

Si quieres hacer ese proyecto que puede cambiar el mundo —o al menos cambiar tu vida— necesitas encontrar el tiempo necesario para hacerlo. Las horas no solo aparecen de la nada. Las tienes que crear tú. ¿De dónde vas a sacar el tiempo?

El tiempo que necesitas lo debes robar. “Las horas que necesitas se las debes robar a la comodidad”, escribe Derek Sivers en el artículo que inspiró este post. Qué cierto es! Cosas como eliminar distracciones, apagar Netflix y perder menos tiempo con el teléfono pueden ser las primeras cosas que puedes considerar.

También le puedes robar tiempo al miedo. Hay muchas horas disponibles escondiéndose detrás del miedo que no te deja empezar el proyecto, que no te permite tomar la decisión. Hay mucho tiempo perdido por la parálisis que el miedo a fracasar te está causando.

Suficiente tiempo perdido, ha llegado el momento de actuar.