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Categoría: productividad

Como romper un circulo vicioso en momentos difíciles

Durante las últimas semanas, no, seamos honestos…. durante los últimos meses he sentido que todo lo que debo hacer es extremadamente difícil. Mi primer reacción a todo no ha sido buena y realmente he disfrutado muy pocos momentos en una vida que realmente sé que me gusta.

Mi experiencia durante esta «mala racha» ha sido que cada tarea, por simple que sea, pareciera ser titánica, compleja y extremadamente hábil para generar ansiedad. Esta sensación ha sido tan constante que en los último días, ya cansado de la misma cosa, he empezado a pensar y cuestionar seriamente qué ha estado pasando. Esto es lo que encontré.

Mi primer cuestionamiento fue acerca de las probabilidades de que TODO lo que estoy haciendo sea tan difícil, complejo y lleno de ansiedad. Luego de un poco de tiempo de reflexión la respuesta obvia y honesta es que no. No todo lo que estoy haciendo y está ocurriendo a mi alrededor es taaaan «complicado» como me lo estoy pintando. Simplemente no lo puede ser. Por difícil que sea un momento, lo único que puede hacer que todo se vea negativo es nuestra propia percepción sesgada de la situación.

Mi segundo cuestionamiento está relacionado con mi falta de productividad. Mucha de la sensación de ansiedad viene de una realización que al final del día sé que pude haber hecho más. Mucho más. De que no logré dar lo mejor que pude. ¿Por qué será? Creo que mi estado de ánimo y percepción negativa de la «situación» tienen mucho que ver. Es difícil darlo todo y ser productivos cuando no estamos motivados.

Y todo esto me llevó a pensar en que existe un circulo vicioso muy atractivo que va algo así:

  • Inicialmente surge una situación objetivamente «difícil».
  • El estado de ánimo con él que decidimos enfrentar la situación es negativo.
  • Nuestros niveles de productividad bajan ya que no estamos en un buen estado.
  • La falta de enfoque y productividad generan más situaciones adversas y alimentan un bajo estado de ánimo. Causamos que la cosa se ponga peor.
  • Repita hasta tocar fondo.

Mi conclusión por hoy: es de vital importancia que trabaje más en mi estado de ánimo y mantenerme activo y productivo. Como por ejemplo, escribir acá en el blog después de meses de no hacerlo.

Creo que con comprometerme a mantener un mejor estado de ánimo y darlo todo cada día cambiaré mi experiencia diaria y lograré mover mis metas de una manera mucho más sana hacia adelante.

pd. Y que no se olvide el arte de ser agradecidos con lo que tenemos y todo lo bueno que pasa cada día a nuestro alrededor.

La importancia de las metas en tu vida: Una guía práctica de 5 pasos para lograr todo lo que quieres


Recientemente estaba analizando los datos de la cantidad de kilómetros que he corrido en los últimos 5 años. Después de detenidamente buscar patrones he llegado a una contundente conclusión: Los 3 meses antes de que se vaya a dar una carrera a la que estoy inscrito son los meses en los que corro más lejos, más rápido y más frecuentemente. Me estaba preguntando por qué no corro de igual manera en los meses que no tengo carreras». Creo que la respuesta es que tener una meta clara, en este caso una carrera a completar, nos ayuda dar lo mejor que tenemos.

¿Por qué es esto de las metas importante? Porque creo que dar o no dar lo mejor de nosotros mismos es algo que determina el éxito que tenemos en los distintos aspectos de nuestras vidas. Es decir, si no tenemos una meta clara y bien definida que nos motive a empujar los límites de nuestras capacidades, con mucha probabilidad estamos dejando algo que queremos sobre la mesa. Y creanme, esto es algo que no queremos hacer. Como un buen amigo me dijo unos meses atrás: «El infierno es el momento cuando el yo que soy se encuentra al yo que pude haber sido en el lecho de muerte». Esto realmente no es algo que me llame la atención experimentar. Siempre quiero dar lo mejor de mi.

Así que jalando de mis experiencias con mi familia, emprendiendo, corriendo y practicando deportes a nivel competitivo, les comparto los 5 pasos que me han funcionado a mi para alcanzar varias  metas y obtener un incremento sustancial en mi calidad de vida.

1. Entiende que es una meta y como definirla

Una meta es un objetivo claro y bien definido que tiene una fecha de vencimiento para ser completado de manera satisfactoria.  Una meta bien definida debe ser muy específica y simple ya que mientas  mas clara sea la visión de lo que se quiere lograr, mas fácil es para el cerebro identificarse con el resultado final y trazar el mapa de lo que se debe hacer para lograr cumplir la meta.

No puedes pegarle a un blanco que no puedes ver.

Como primer paso tienes que definir una manera muy simple y clara de saber si has logrado cumplir tu meta o no. No puede existir ambigüedad, dudas o criterios subjetivos en relación a saber si la meta se cumplió o no. No es lo mismo ponerte una meta de «voy a ganar mas dinero este año» a decirte «a partir octubre de este año voy a estar generando $500 mas al mes». En este caso para saber si lograste tu meta basta preguntar ¿estoy ganando $500 mas al mes en octubre, noviembre, etc.? Si el estado de cuenta del banco responde que si, haz logrado tu meta. De lo contrario, sigue intentándolo!

Una meta sin fecha de entrega no es mas que un deseo.

Es de extrema importancia que puedas definir para cuando quieres lograr tu meta. Las fechas de entrega cambian el comportamiento de los seres humanos. No se si te has dado cuenta pero cuando se acerca una fecha de entrega, el sentido de urgencia sube. Esta fecha de entrega debe ser realista y te debe empujar fuera de tu zona de confort. Para encontrar una fecha realista es importante reconocer en donde están tus habilidades actuales y entender a fondo que se requiere para lograr tu meta. Es imposible saber a priori que es todo lo que se requiere para lograr una meta compleja por lo que realizar ajustes en el camino y aprender lo más rápido posible es clave.

Esta fecha siempre será un estimado y conforme mas conozcas tus habilidades mejores estimados harás. Lo importante es que en todo momento empujes con todo lo que tienes para tratar de lograr la meta que te has fijado.

2. Define metas que sean importantes para ti

Vive tu vida para ti, no la vivas por nadie más

Los seres humanos naturalmente buscamos lograr objetivos y cumplir metas. Siempre lo estamos haciendo. La pregunta clave entonces es: si no estás trabajando en tus propias metas, ¿que metas estas trabajando en tu vida? La respuesta es que en este caso probablemente estés utilizando tu vida y tus talentos para cumplir las metas de alguien más.

Así que bien, es momento de conocerte un poco mejor y hacerte preguntas como las que listo a continuación para encontrar que es lo que realmente es importante para ti y así encontrar la determinación para trabajar en lo que realmente TU quieres lograr con tu vida:

¿Por qué cosas  estaría dispuesto a morir?

¿Que cosas en el mundo me causan dolor cuando las veo a suceder mi alrededor?

¿Cuando veo que cosas en el mundo siento alegría profunda?

¿Como es mi vida ideal?

Cuando nadie mas me está viendo, ¿que realmente es importante para mi? ¿Que cosas valoro independientemente de lo que los demás piensan de mi?

3. Has un compromiso real con tu meta

Para poderte comprometer con cualquier cosa en tu vida, antes es necesario construir una visión contundente de lo que quieres lograr (inciso 2). Una vez que has identificado que es lo que quieres lograr y por qué lograrlo es tan importante para ti,  ya puedes pensar en tomar una decisión de comprometerte con tu meta.

El compromiso es algo muy interesante. Para mi comprometerme con algo es casi como prender un «switch». Es un todo o nada. Por ejemplo, tres años atrás decidía empezar a seguir una dieta baja en carbohidratos. Durante los primeros 2 meses estuve en medio, por momentos seguía la dieta y otros le entraba al pastel!

Esto siguió así hasta que un día decidí realmente comprometerme con la dieta. En ese instante todo cambió. Fue un momento de decisión y recuerdo claramente  decirme a mi mismo: «Esto es importante. Si lo ves a hacer hazlo bien. Deja de jugar y dale con todo.» Pasé 18 meses sin comer un solo carbohidrato, incluso no comiendo pastel para el cumpleaños de mi hijo. Al día de hoy he bajado 120 libras.

Así que una vez que determines que tu meta es suficientemente importante para ti, el siguiente paso es una promesa contigo: «Esto es importante para mi, por lo tanto haré todo lo que pueda para hacer que suceda».

4. Cambia tu comportamiento respecto a la meta

Con este nuevo estado de compromiso y determinación es hora de poner las manos a la obra. Como la incansable hormiga que carga la migaja que pesa 10 veces lo que ella pesa hasta su hormiguero, es momento de que tomes acción. Que hagas las cosas que nunca antes has hecho para obtener las recompensas que tampoco nunca antes has disfrutado.

Nuestro comportamiento (todo lo hacemos) determina que metas logramos o no logramos. Hasta el inciso 3 te has enfocado en la parte ideológica e interna de la definición de tu meta. Aún no has trabajado, tan solo has preparado tu estado anímico y tu visión para ahora poder ejecutar. El inciso 4 es donde se ve realmente de que estás hecho. Es donde le enseñas a tu cuerpo quien manda.

Es donde cambias el comportamiento de despertarte a las 8:00am por el comportamiento de despertarte a las 5:00am para salir a hacer ejercicio. Es donde el grito de «azuuuucar» es silenciado con una ensalada o manzana. Es donde las conversaciones difíciles empiezan a darse y las relaciones se pueden empezara reconstruir. Es donde el riesgo de fracasar se ve pequeño comparado con la recompensa de innovar.

Es momento de ejercitar la determinación, de utilizar esa voluntad humana que ha permitido tantas hazañas que han dado lugar a todo lo que hoy tenemos como humanidad. Es la hora de contar cuantas veces te puedes levantar después de que la vida te bota. El objetivo acá es motivarte recordando las preguntas que respondiste en el inciso 2 y no olvidar el compromiso que hiciste en el inciso 3.

Acá todo depende de que tanto estás dispuesto a hacer para lograr tu meta. ¿Cuanto estás dispuesto a dar?

5. Disfruta de tu nueva vida!

Hay algo maravilloso que sucede cuando logras una meta que no habías logrado antes. Necesariamente te has convertido en otra persona. Por ejemplo: si nunca has corrido 5 Kms en tu vida, el día que los logras correr te conviertes en el tipo de persona que:

  1. Tiene suficiente condición física para poder correr 5 Kms
  2. Se puede proponer algo y trabajar duro hasta lograrlo
  3. Cumple las promesas que se hace a si misma

Ser este tipo de persona es realmente transformativo. Te da una sensación de logro y satisfacción muy electrizante. Adicionalmente experimentas ver las cosas de otra manera. Repentinamente empiezas a ver que otras cosas son posibles. Que puedes hacer mas. Que otras metas que antes te parecían imposibles ahora están a tu alcance. Ahora el mundo parece ser tuyo. ¿Y sabes que? Lo es!

Disfruta tu nueva vida como una persona que se propone constantemente metas cada vez mas ambiciosas y por medio de trabajo duro las va logrando una a la vez. Ahora puede tener la vida con que tanto has soñado.

Decisiones difíciles, vida fácil. Decisiones fáciles, vida difícil


Este quote de Jerzy Gregorek (@TheHappyBody) ha cambiado mi vida para siempre.  Nunca me imagine que 8 palabras pudieran llegar tan profundo. Esta pequeña pero poderosa frase me ha  impactado de las siguientes maneras:

Primero

He reflexionado bastante sobre lo poderosas que son todas mis decisiones y como cada una de ellas ha determinado como es mi vida al día de hoy. Es impresionante poder ver de una manera tan calara como la vida y las circunstancias que hoy tengo se deben a las decisiones que he tomado en el pasado. Para mi esta realización ha sido a la vez muy poderosa y tremendamente intimidante. Solo yo soy el que está a cargo aquí. Solo yo manejo mi vida.

Es importante agregar que en los momentos de mi vida que ya sea por miedo, comodidad o simplemente dejadez, he dejado de hacer algo que en el fondo sabía que debía de hacer también decidí no hacer nada. No decidir también es una elección. Creo que muchas veces que «mejor no hacemos nada» lo que en realidad estamos haciendo es tomando una decisión fácil. En mi experiencia, estás decisiones muchas veces han sido seguidas momentos muy díficiles.

Segundo

Las cosas que realmente valen la pena en la vida requieren de mucho esfuerzo y valentía. Viendo a mi alrededor veo que tener una buena calidad de vida es importante para casi todas las personas con que me topo. No recuerdo haber hablado con un persona que me diga «realmente no quiero una vida mejor, me gustaría ir para atrás». Lo que si he visto, y lo he visto muchas veces en mi mismo, es una actitud de complacencia la cual se caracteriza por preferir no hacer la «cosa difícil»  y decidir por ende NO  obtener la recompensa. Muchas veces esto es lo que le sucede a los sueños mas grandes que tenemos para nuestra vidas. Simplemente elegimos no seguirlos.

Es muy importante que podamos dejar ir esta falsa idea de que las grandes cosas, las vidas grandiosas, un país como aquel con el que todos soñamos se pueden obtener sin tomar las decisiones difíciles. No podemos llegar a tener todas estas cosas sin esfuerzo y trabajo. Para bien o para mal el mundo no funciona así.

Conclusión y algunos ejemplos

Que obtenemos de la vida, el grado de las adversidades que podemos llegar a nosotros mismos crear y que tan lejos vamos a llegar depende mucho de que tan valientes seamos en perseguir las cosas que nos importan. Con que tanta voracidad afrontemos los problemas que surgen y que tan directos y determinados seamos para resolver. Si hacemos estas cosas difíciles, sin duda alguna tendremos una vidas mas fácil.

Lo opuesto también es cierto. Mientras mas evitemos los problemas e incomodidades que sin duda aparecerán en nuestras vidas, estas mas se acumularán. Será una bola de nieve que terminará en  una vida extremadamente difícil.

Algunos ejemplos:

  1. Suena el despertador para ir a hacer ejercicio. Decisión fácil: quedarte durmiendo –> Vida difícil: enfermedad, mala salud, baja energía.
  2. Te llama un cliente molesto por un error que cometiste. Decisión difícil: aceptar tu error y hacer un compromiso real para mejorar –> Vida fácil: se reconstruye la relación y cada vez haces un mejor trabajo.
  3. Sabes que es importante corregir a tu pareja para ayudarle a corregir un error que está cometiendo. Decisión difícil: tener una plática sincera que en el momento puede doler –> Vida fácil: la relación se estrecha, ayudas a una persona que quieres a crecer y la comunicación abierta fundamenta mayor confianza. Le ayudas a corregir su error.

Realmente me gustaría mucho llenar este post con cientos de miles de ejemplos que ilustren este concepto. Si tienen algunas ideas les agradeceré mucho dejar sus ejemplos en los comentarios para poder it agregándolos al post. Creo que sin duda recopilarlos puede ser de gran uso para toda persona que lea hasta acá.

Finalmente le comparto el link al Podcast de Tim Ferriss en donde pueden escuchar una excelente entrevista con Jerzy.

Si lo puedes soñar, lo puedes lograr

Creo que al momento yo tenía cerca de 8 años. Mis papás llevaron a toda la familia a Disney World. Recuerdo vivamente estar en Epcot Center en la atracción llamada el «Mundo del Futuro».  Aún puedo escuchar a mi papá explicándome y repitiendo una frase del gran Walt Disney que estaba inscrita en lo alto del  techo:

«Si lo puedes soñar, lo puedes lograr»

En el momento no pude entender por qué esta frase era tan importante para mi papá. Mucho menos pude entender por qué era tan importante para el que yo la entendiera. Pero el tiempo tiene una manera muy peculiar de trabajar su magi,a y hoy, muchos años después, puedo ver para atrás con infinito agradecimiento aquel instante en que me estaban dando una gran lección de vida.

¿Que significa esto de «si lo puedes soñar, lo puedes lograr» para mi al día de hoy?

Empiezo pensando en que lo primero que debo hacer si quiero lograr algo que aún no he logrado es poder visualizarlo. Es imposible pegarle a un blanco que no puedo ver. Es muy importante que de alguna manera eso que queremos lograr se cristalice dentro de nuestro ser  de una manera muy clara y concisa. Una vez que lo podemos ver claramente creo que entonces ya podemos proceder a creer en ello  de una manera visceral y contundente.

También creo que significa que si una persona tiene la capacidad de imaginar o soñar con algo que quiere que exista en el mundo, ya sea algo personal o algo mas grande que involucre a otras personas, necesariamente la persona también tiene la capacidad de hacerlo una realidad.

Es cierto que las ideas pueden venir unas detrás de otras  y también es cierto que la gran mayoría de ellas mueren antes de siquiera nacer. Es díficil ejecutar las ideas.  ¿Cuantas veces hemos tenido grandes ideas para tan solo decirnos minutos después que nunca van a funcionar? Pero esto es una limitante que nosotros mismos nos imponemos. Esto lo hacemos ya sea por miedo, comodidad o falta de motivación. No por qué no no nos sea posible alcanzar nuestros sueños. Creo que esta frase significa que no existen excusas válidas para abandonar nuestros sueños.

Por otro lado esta frase también me pone a pensar en lo importante que es tener un dominio sobre nuestros pensamientos y las cosas que queremos lograr. Si la realidad de las cosas es que si podemos soñar algo entonces lo podremos lograr, ¿que sucede si tenemos sueños destructivos? Personalmente creo que estos sueños también aplican y de igual manera los podemos lograr. Es por esta razón que vemos tanta destrucción y dolor en el mundo. Todo empieza entonces, con la calidad y nobleza de los sueños que cada uno de nosotros cultiva en nuestros interiores.

No creo que quede mucho mas que decir que agradecerle mucho a mi papá aquel día en que todo lo que hizo fue llevar mi atención a una frase que el día de hoy es un motor de vida que me está impulsando a lograr mis sueños. Gracias papá!

¿y que si tu siguiente oportunidad está en un basurero?

El sol saliendo detrás de unos postes de electricidad y yo perdido en mis pensamientos sobre el trabajo. Justo en ese momento de mi recorrido de mañana, mientras buscabas opciones y alguna oportunidad de como resolver varios problemas, lo vi.

Pero lo que vi en ese momento no fue la solución que con tanta ansiedad buscaba. No pude ver la oportunidad que en ese momento realmente no creía que existiera. Y se hizo evidente la manera en que muchas veces veo el mundo: complicado y escaso de oportunidades.

Saliendo de la curva por donde iba corriendo, lo que pude ver fue la silueta de un hombre sacando unas botellas de Coca-Cola de un basurero. Conforme me fui acercando a el pude ver en su cara la expresión que yo tanto había estaba buscando. Una expresión de posibilidad, de oportunidad, de ilusión y esperanza.

No tengo duda alguna de que esta persona, desde su particular situación en el mundo, está constantemente buscando oportunidades en su camino. No tiene otra opción. Y las oportunidades plas encuentra en forma de botellas en la basura o cualquier otra cosa. Realmente no importa en donde esté la oportunidad o que tan pequeña sea. Cuando así se quiere, todo es una oportunidad.

Oh! Que tan importante es nunca perder lo que pude ver esa mañana en la cara de aquel hombre que después de estar buscando en todos lados encontró una oportunidad en la basura: la ilusión que tiene un niño curioso al descubrir el infinito valor de una rama tirada en el camino con la que ahora podrá jugar.

Elementos clave de una excelente presentación

Una excelente presentación no se puede fingir

Una presentación que mantenga interesada a la audiencia debe ser autentica.  El presentador no puede fingir dominar el tema y los datos, argumentos y puntos siendo presentados deben estar bien fundamentados.

Las personas somos muy buenas para detectar inconsistencias, nerviosismo, inconsistencias y las falta de claridad. Ua presentación autentica se logra cumpliendo los siguientes 3 puntos:

  • Sentido de propósito. ¿Para que es la presentación? ¿Cual es el punto que quiero hacer?
  • Práctica y planeación: una presentación de alto nivel no se puede improvisar.
  • Visión clara de lo que se quiere transmitir. Si el presentador no tiene claro cual es el punto clave que quiere transmitir a su audiencia, está perdido.

Una excelente presentación es sólida

Al momento de dar una presentación debemos esta claros que las personas a las que se les está presentando ven al presentador como el experto. La autoridad en la materia que se se está exponiendo. La sensación de solidez de una presentación viene de los siguientes 3 puntos:

  • El presentador muestra un entendimiento profundo y real del material siendo presentado. Entiende mejor que nadie lo que está presentando y puede responder las dudas de la audiencia.
  • Puede llevar el contendido de la presentación que está dando a otras áreas relacionadas y aplicar el contendido a otros dominios para aclarar sus puntos a través de ejemplos e historias.
  • La presentación es precisa y concisa. Se elimina todo aquello que no sea necesario para hacer los puntos clave. Existe claridad  y se respeta el tiempo alocado para la presentación.

Una excelente presentación tiene el apoyo necesario. Ni mas ni menos

Todos hemos estado en presentaciones en las que nos muestran 500 slides de power point. O sabanas de datos que no son relevantes. O historias que no van al punto. Esto ocurre por una de dos cosas: O el presentador no tiene el dominio necesario del tema y siente la necesidad de compensar la falta de experticia con material «extra» o el presentador se siente inseguro y no quiere ser directo con los puntos que quiere hacer.

Todos también hemos estado en presentaciones donde no hay nada de apoyo audiovisual y todo parece ser armado a última hora. Esto usualmente se puede atribuir a la falta de preparación.

Una excelente presentación cuenta con el siguiente apoyo:

  • Slides o ejemplos relevantes, concisos y claros que nunca se leen. Están como apoyo. Ver la regla 10-20-30 para dar mejores presentaciones.
  • Una narrativa bien estructurada que ayuda a la audiencia a seguir el contenido y legar sin problema a la conclusión que el presentador quiere hacer.
  • Material necesario para hacer ejemplos en vivo y un «script» probado para ejecutar cualquier «demo» o similar que se vaya a utilizar.

Hacer todo esto es ¿complicado? No. Pero si requiere preparación y mucha práctica. Recuerda, no puedes fingir una buena presentación. Debes practicar y prepararte. Tu audiencia sabrá.

La humildad para lograr mejores resultados en el 2017

Por lo menos yo, en el estricto sentido de la palabra, no tengo una connotación muy positiva de humildad. De alguna manera lo relaciono con pobreza. Recientemente estuve pensando en esto de la humildad y creo que hay otra manera de entrarle. La investigación y las reflexiones que he hecho me han llevado a pensar que la humildad es necesaria en una empresa para lograr tener una cultura de responsabilidad y alto rendimiento.

Para empezar, todos tenemos información limitada respecto a lo que queremos lograr y como lo queremos lograr. Ninguno de nosotros tiene la habilidad de saber exactamente cual es la mejor manera de resolver el problema que tenemos enfrente o saber exactamente cual es el camino mas eficiente a seguir. No podemos ver el tomar en cuenta las opiniones de los demás en cuenta como una opción, esto es una necesidad.

La humildad es un reconocimiento personal de que no lo podemos lograr solos, de que debemos estar presentes y atentos a lo que los demás nos dicen siempre y que podremos lograr mejores resultados gracias a los aportes de los demás. En el momento que logramos asimilar que las experiencias y el conocimiento de los demás nos puede ayudar a lograr mas, entonces estamos empezando ha ser humildes. Los demás nos ayudan a ser mas exitosos.

Ser humilde implica querer aprender. Es exponerse a preguntar, incluso cuando estas preguntas puedan exponer falta de conocimiento de nuestra parte. Es estar dispuesto a decir «no se».

Es importante ver los efectos que la humildad puede tener en un equipo de trabajo, una empresa, un país. ¿Que pasaría si todas las personas en tu empresa reconocieran que no pueden solas y que colaborar con los demás dará mas frutos? ¿Y que si todos perdieran el miedo a preguntar cuando no saben algo? ¿Y todos los demás reconocieran el valor que hacer estas preguntas requiere y compartieran sin prejuicio sus experiencias y aprendizajes para ayudar a sus compañeros a crecer? Definitivo, necesitamos mas humildad para tener mejores resultados en el 2017.

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (2 de 2)

Acá comparto los 5 puntos restantes que faltan para lograr el desarrollo de un sentido de urgencia en tu equipo. Si aún no has leído la primera parte con los 5 puntos iniciales te recomiendo que lo hagas ahora.

  1. Retroalimentación, cada vez. En el momento en que una tarea se asigna a un miembro del equipo, esta debe ser recibida con una actitud positiva y debe tener una fecha y hora de entrega específica. Con esto ya se cuenta con un excelente punto de partida para dar retroalimentación al momento en que se venza la facha de entrega. Es bastante simple en realidad. Cuando llegue la hora de la entrega de la tarea habrán dos posibilidades. Si tarea ha sido completada y entregada de una manera satisfactoria se debe dar retroalimentación positiva a la persona encargada de la tarea. De lo contrario, si la tarea no está lista o no se presenta con los estándares de calidad solicitados, es el momento ideal para ofrecerle al colaborador  retroalimentación correctiva. Es muy importante que la retroalimentación, sin importar cual de las dos se necesite utilizar, sea presentada no más de 5 minutos después de la hora de entrega de la tarea que se está recibiendo. Esto enfatiza la importancia de las fechas de entrega.
  2. Todo trabajo asignado debe tener una fecha y hora específica de entrega.
    1. En el caso de que se obtenga la tarea completada satisfactoriamente se debe dar retroalimentación positiva.
    2. En el caso contrario se debe dar una retroalimentación correctiva impersonal que no contenga emociones negativas pero sí transmita el mensaje de que los compromisos de entrega no son flexibles y que se deben cumplir. Habrán consecuencias por no cumplir y cada quien es responsable de sus Compromisos de Entrega.
    3. Para cada compromiso de entrega que se solicita a cualquier persona es indispensable solicitar la hora y fecha de entrega exacta de entrega de la tarea.  Esto permite tener un punto tangible de «corte» en el cual se dará la retroalimentación necesaria.
    4. Se hace un fuerte énfasis en que la tarea no se considera completa hasta que sea «presentada» de una manera satisfactoria. No basta que la tarea esté «hecha» y que nadie sepa que el proceso ha concluido.  El gerente debe estar al tanto y poder ver el entregable antes de cerrar el proceso.
    5. Se debe dar retroalimentación en la hora exacta en que se cumple cada Compromiso de Entrega (incluyendo la notificación de que la tarea fue completada).
  3. Registro de Tiempos de Compromisos de Entrega.
    1. Es de vital importancia que se registren las fechas y horas de cada uno de los Compromisos de Entrega en un lugar visible, seguro y constante.
    2. Este registro permite tener un itinerario en el cual se puede contactar a los responsables de las tareas para solicitar el cumplimiento de un Compromiso de Entrega de una manera puntual y exacta.
    3. Es necesario mantener un mecanismo de recordatorios que permita saber exactamente en qué momento preciso se debe contactar a quien y obtener la tarea completa.
    4. No se puede dejar que pase si quiera un Compromiso de Entrega desapercibido, situación que envía un mensaje de que las fechas y horas definidas no tienen trascendencia y que se fijaron «solo porque sí». En una cultura de Sentido de Urgencia cada Compromiso de Entrega tiene una razón de ser y es inaplazable.
  4. Al diablo con la ruta crítica. Todos estos procesos ponen en perspectiva la condición de que si TODO importa TODO se puede entregar a tiempo. Es por esto que aunque parezca que es algo que va en contra de todo lo que se ha aprendido como gerente, se debe cada vez darle menos importancia a la ruta crítica y centrar el enfoque en todas las tareas. No solo las que se consideran más importantes o más críticas. Si todas las tareasse entregan a tiempo, el proyecto se entregará a tiempo.
  5. Apoyo en los superiores. Al igual que con cualquier otra implementación de cambio, es necesario contar con el apoyo y la aprobación de los superiores. Es muy importante recordar que sin el apoyo integral de toda la organización no se puede llegar lejos. Es cuestión de subir a todos al barco!
Si aún no has leído la primer parte de este artículo te los recomiendo hacerlo ahora para tener una visión completa de todo lo que debemos hacer para establecer el sentido de urgencia en nuestras organizaciones..

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (1 de 2)

Todos tenemos responsabilidad tanto en nuestras vidas como en nuestros trabajos. Esta responsabilidad se reduce a hacer lo mas que podemos con nuestro tiempo. Ya sea esto vivir nuestras mejores vidas o agregar el máximo valor posible en las empresas con las que trabajamos.

Lo mismo aplica para nuestras relaciones, Hobbies, deportes, salud, familia, etc. Realmente creo que el tiempo apremia y para poder tener la mejor experiencia de vida, debemos vivir con un sentido de urgencia. Eres que es la única manera de lograr todo lo que queremos.

Hoy me quiero centrar en algunas estrategias de como lograr que un equipo de trabajo desarrolle un sentido de urgencia saludable     que sin duda ayudará a la organización a lograr mejores resultados en menor tiempo.

Quiero empezar diciéndome a mi mismo que la mejor manera de crear un sentido de urgencia en un equipo es primero desarrollando ese sentido en uno mismo. El sentido de urgencia es una actitud, una manera de atacar las tareas. problemas y situaciones que afrontamos. Como toda actitud, es contagios y el equipo, lo queramos o no, seguirá a su líder. Empecemos.

Como líderes como responsables de entregar resultados y lograr objetivos. Muchas veces, si la organización está funcionando bien, tenemos fechas bien definidas para la entrega de estos resultados.  A menudo  volteamos a ver a nuestro equipo y a primera vista notamos que simplemente no se mueve al tiro necesario para lograr las metas. En este momento surgen las siguientes preguntas:

¿Por qué no comprenden que lo tenemos que entregar a tiempo? ¿Que le pasa a mi equipo? ¿Acaso no les importa cumplir con sus fechas de entrega? ¿No entienden lo importante que es esto?

Esta situación es bastante común y se la podemos atribuir a una falta de sentido de urgencia y está tan presente en tantas empresas que se le puede considerar como una epidemia gerencial. 

El problema no está en que todos los equipos de trabajo son incapaces o que se estén experimentando efectos extraños del más allá. El problema radica en el comportamiento que nosotros mismos tenemos como líderes y gerentes. Un gerente tiene la capacidad de crear una cultura de sentido de urgencia en su equipo y lo puede lograr en muy poco tiempo  siguiendo diez simples tácticas que detallo a continuación.
Reconocimiento: Este contenido está basado en el excelente trabajo de Micheal Auzenne y Mark Horstman de Manager Tools
  1. Haz las preguntas correctas. No es lo mismo preguntar ¿Cuándo podemos tener esto listo? que preguntar ¿que nos hace falta para tener esto listo el martes? Es muy importante que nuestras preguntas respecto al cumplimiento de tareas y fechas de compromisos sean directas y en ningún momento tengan tono de «negociación». La manera en que formulamos las preguntas y que preguntas elegimos realizar transmitirán un sentido formal de que estamos muy interesados en que se cumplan las fechas propuestas. Nestras preguntas siempre deben transmitir lo importantes que es la fecha de entrega.
  2. Fija una fecha, no preguntes. Es indispensable evitar el error de otorgar la potestad de fijar las fechas de entrega a las personas que ejecutan las tareas. Es difícil comprender como la mayoría de gerentes sabiendo que tienen una fecha de entrega que cumplir aún preguntan para cuando se les puede tener lista la tarea y se sacrifican quedando entre la espada de la pared por el simple hecho de no atreverse a solicitar la tarea para cuando la organización lo necesita. El gerente en todo momento debe solicitar la acción de su equipo para cuando la organización la necesita, no para cuando el equipo dispone entregarla.
  3. Aprende a combatir malas respuestas. Especialmente al inicio de la transición hacia una cultura de un sentido de urgencia es importante saber responder a malas respuestas. ¿Cuantas veces has preguntado si un proyecto va en tiempo y recibes mil excusas sin siquiera poder llegar a escuchar si el proyecto va en tiempo o no? Al momento de solicitar una fecha de entrega la mayoría de veces (95% estimo yo) te enfrentaras con un listado muy impresionantemente largo de las cosas que la persona con la que estas hablando tiene que hacer. En este momento debes escuchar de una manera muy cortez y educada y en cuanto la lista finalice, di algo cómo «que bien, comprendo que estás cargado de trabajo. Ahora, «Vamos a tener esto listo el martes, ¿correcto?» En este momento se debe reiterar el apoyo incondicional y total disposición para hacer lo que sea necesario de tu parte para lograr el objetivo.
  4. Acorta tus fechas de entrega. Conforme se va logrando la implementación de un sentido de urgencia las personas estarán siendo más efectivas y enfocándose cada vez más en su trabajo. Debes estar atento de este cambio positivo y empezar a reducir en alrededor un 10% el tiempo disponible para realizar una tarea. Algo que llevaba 50 días en ejecutar ahora se debe solicitar en unos 45 días y así sucesivamente según sea  el caso.
  5. Utiliza las actualizaciones pasivas. Muchos gerentes pasan una cantidad de tiempo inconcebible obteniendo reportes de actualizaciones de el status de los proyectos que están manejando. Esto no debe ser así. El equipo le debe reportar al gerente. El gerente nunca debe ir a buscar esta información. Sin importar que metodología o sistema se utilice para llevar el control de seguimiento de tareas, gerencia debe garantizar que el equipo utilice dicho sistema de una manera regular y eficiente. De la misma manera que se dan fechas de entrega, se debe establecer un itinerario regular en el cual el equipo debe actualizar sus avances en un sistema o canal de comunicación  determinado.

Esto conforma la introducción y los primeros 5 puntos que te ayudarán a crear una cultura de sentido de urgencia en tu equipo. Puedes encontrar los 5 puntos restante en la segunda parte de este artículo.

Que hueva las reuniones

Hoy tuve mi reunión de seguimiento semanal con mi equipo. Les soy franco, y me da un poco de pena admitirlo, usualmente nos lleva 2.5 horas. Que hueva! Y hasta hoy caí en cuenta de lo que estamos haciendo….

Se que en lo personal a mi me gusta mucho hablar e interactuar con las personas. Pero las reuniones no son para esto. Hoy no me voy a sentar acá a escribir lo que tantas veces se ha dicho sobre lo caras que son las reuniones, etc. Tan solo quiero dejar mis reflexiones y un concreto mensaje.

Hoy, a partir de la primer hora de reunión me di cuenta que el nivel de energía había caído dramáticamente en el salón. No solo el mío, pero el de todos los participantes.Creo que esto se debe a darle vueltas una y otra vez a al mismo tema para evadir ver un problema o tomar una decisión que mueva las cosas hacia adelante.

A los seres humanos nos energiza resolver problemas y buscar soluciones. Estar encontrando las mejores opciones. Y esto es justo lo que una reunión debe hacer. Identificar problemas u oportunidades por medio de copartir información relevante y forzar a los presentes a tomar decisiones y asignar los siguientes pasos que se deben tomar para lograr los objetivos.

Si una reunión está haciendo algo mas o menos que esto, que hueva!