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Categoría: productividad

Un inventario de proyectos en 5 simples pasos

Cuando se trata de proyectos la calidad es más importante que la cantidad. Todos tenemos un tiempo finito en esta tierra y la cantidad de proyectos en los que podremos trabajar es limitada.

Hay pocas cosas con las que recomiendo ser egoísta. El uso del tiempo es una de ellas. No tiene sentido trabajar en proyectos que realmente no nos apasionan. Tan solo le quitan el poco tiempo que tenemos a aquellos que sí realmente nos mueven.

Es por esto que propongo que toda persona que se quiera sentir realmente satisfecha haga un inventario de proyectos. Este proceso no debe ser para nada complejo. Creo que con el simple hecho de tan solo tener consciencia de cuales son todos los proyectos en que se está trabajando se puede lograr un gran avance.

Para aquellos de ustedes que quieran algo un poco más estructurado les dejo una simple lista de 5 pasos para que puedan hacer su inventario de proyectos:

  1. Hacer una lista que contenga todos los compromisos que se han adquirido.
  2. Distinguir cuales de ellos son tareas y cuales sí son proyectos.
  3. Para ls proyectos, clasificarlos en: Familia, Hobbies, Crecimiento Personal, Profesionales.
  4. Asignar un número del 1 al 10 sin utilizar el 7 a cada uno de los proyectos donde 1 es muy poco entusiasmo por el proyecto y 10 es el máximo entusiasmo que una persona puede sentir por estar trabajando en algo.
  5. Quédate con los proyectos que tengan una puntuación de 8 o más. Descarta los demás.

Es muy probable que la cantidad de proyectos resultantes al final de este proceso de inventario sea muy pequeña. Eso está bien. Recuerda, tenemos poco tiempo en este mundo y cuando hablamos de proyectos la calidad es mejor que la cantidad. Si te quedas con pocos proyectos tendrás más tiempo para trabajar en cada uno de ellos.

Las metas cambian comportamientos

A principio de año definí una meta de leer 37 libros durante el año. También hice un compromiso serio conmigo de cumplirla. Para efectos prácticos si leo 3 libros al mes voy a cumplir mi meta.

Hoy por la mañana que terminé mi sesión de lectura me di cuenta que me faltaba 11% para terminar el libro que actualmente estoy leyendo. En ese momento tuve muy presente que este es el libro número 21 que estoy leyendo y que hoy termina el séptimo mes del año. Ah, el poder de las metas. Aunque fácilmente podía haber leído ese 11% que me faltaba mañana y estar tan solo un día atrás de mi meta de leer 3 libros al mes, el no cumplir con tener 21 libros leídos al terminar Julio no me dejó en paz. Me senté otros 40 minutos y terminé el libro hoy. Ya estoy al día.

Esta es la maravilla de las metas. Nos empujan, no nos dejan bajar la guardia hasta que las cumplimos. Cambian nuestros comportamientos. Hay algo muy profundo en cada ser humano que, cuando libremente se compromete a lograr una meta, sale a relucir para llevarlo al siguiente nivel. Las metas cambian nuestros comportamientos para bien. Son herramientas de crecimiento. Usémoslas más seguido.

Un ambiente colaborativo, la importancia de la confianza

Un ambiente colaborativo no solo es más agradable, también es más productivo. Cuando la mayoría de las personas que están trabajando por un objetivo en común aportan algo al proceso, las cosas salen mejor. El peso que cada uno de los participantes tiene que cargar es menor y todos tienen la oportunidad de dar todo en su particular área de experticia.

En mi experiencia, crear un ambiente colaborativo empieza con la confianza. Un equipo en el que no hay confianza no puede colaborar. La ausencia de confianza crea inseguridad, egoísmo y temor. El objetivo principal deja de ser la colaboración grupal y se convierte en la supervivencia del más fuerte. Todo mundo empieza a velar por sus propios huesos.

Ah, pero que diferencia hace la confianza. Cuando hay confianza cada miembro del equipo sabe que todos están empujando por el mismo objetivo: el éxito de la misión grupal. Los deseos, necesidades y ambiciones personales pasan a un segundo plano que está muy por atrás de lo que el grupo necesita para alcanzar el éxito. También, nadie cuestiona las decisiones y acciones de los demás. Todos asumen que cada movimiento se ejecuta buscando los principales intereses del grupo.

La confianza asume intención positiva y requiere de mucha comunicación. La transparencia es casi que un sinónimo de confianza y se debe mantener siempre, incluso en los más difíciles momentos que sin duda se tendrán que afrontar. Cuando hay confianza los ambientes colaborativos pueden nacer y cuando existe un ambiente colaborativo cada miembro del equipo puede empezar a brillar!

Lo importante de primero

La capacidad de enfoque y concentración de las personas se degrada conforme pasa el día. En un día normal, desde que se empieza a trabajar, se deben tomar decisiones, pensar en soluciones, resolver problemas, coordinar equipos y ejecutar tareas. Todo esto consume energía. Por lo tanto las mejores horas del día, las más productivas, son las primeras horas de la sesión de trabajo. Es cuando la mente está fresca y enfocada y la energía abunda.

Es por esto que recomiendo que lo importante se haga de siempre de primero. Si algo es importante, vale la pena dedicarle las mejores horas del día. Lo importante merece tener una mente fresca y enfocada trabajando en ello. El impacto que puede tener hacer algo importante con excelencia es exponencial. Cuando se trabaja en algo importante cada pequeño detalle se magnifica, la atención al detalle es elemental.

Quiero aclarar que con esta propuesta no estoy sugiriendo que todos deben trabajar temprano por la mañana. Sé que hay personas que son nocturnas y las mañanas les cuestan. Tan solo estoy proponiendo que sin importar a qué hora se empiece a trabajar, ya sea por la mañana o por la noche, que lo primero que se haga durante la sesión de trabajo sea lo más importante. Todo lo demás puede esperar.

Siempre hay tiempo

Hay una gran confusión entre lo que es no tener tiempo y saber manejar nuestras prioridades. La expresión “no tengo tiempo” realmente no tiene sentido. El tiempo en ningún momento deja de existir. Lo que en realidad está sucediendo en estos casos es que decidimos hacer otras cosas con el tiempo que tenemos disponible. Siempre hay tiempo.

Mientras una persona sigue viva en este planeta tiene tiempo. Es imposible que no lo tenga. Es parte de las leyes físicas que rigen nuestra existencia. “No tengo tiempo” es simplemente la excusa que utilizamos para no tener que decir “ahora prefiero hacer otra cosa.”

El tiempo siempre sigue su curso y es indiferente a lo que nosotros decidamos o no decidamos hacer con él. Está en cada uno de nosotros utilizarlo responsablemente para lograr lo que queremos hacer. Cuando algo es suficientemente importante, encontramos el tiempo para hacerlo.

Claro, no se puede hacer todo lo que queremos en este mundo. Es por esto que es tan importante llegar a dominar la habilidad de priorizar. Dado que el tiempo es limitado (y esto no es lo mismo que decir que no hay tiempo) es de vital importancia que aprendamos a identificar que es lo más importante qué queremos hacer con el tiempo que tenemos disponible en una determinada situación.

Entender esto es muy liberador. Eliminar para siempre la sensación de “no tener tiempo” y asumir la responsabilidad que viene con saber que sí tenemos tiempo y lo estamos usando justo como queremos nos empodera. Nos recuerda que nadie, ni siquiera el paso del tiempo nos puede privar de la más grande libertad que cada uno de nosotros tiene —la de decidir.

Adaptación y cambio de rutinas (salgo de viaje)

Todos los días son diferentes y es bueno adaptarse a lo que cada uno de ellos trae. Soy una persona que cree que hay algunos tipos de rutina que son buenos y ayudan a la productividad. Pero también creo que la rutina sin la capacidad de adaptación puede ser un problema. Resistirse al cambio nunca es bueno.

Estoy escribiendo sobre esto porque en un par de horas salgo para al aeropuerto en mi primer viaje en más de un año y medio. Si alguno de ustedes está suscrito al blog o lo sigue de cerca habrá notado que durante ya más de 420 días he posteado de manera diaria. La gran mayoría de posts los escribo de noche. Esa ha sido mi rutina. Me siento cómodo dejando mi sesión de escritura para el final del día, cuando ya terminé de hacer todo lo demás que quería hacer. Es una rutina que creo que me ha ayudado. Mi cerebro ya sabe que viene cuando me siento en la computadora cuando está cayendo el sol.

Pero hoy, afortunadamente, ya estamos saliendo de la pandemia. Y las cosas están cambiando. Están cambiando más de lo que creemos. Y hoy salimos de viaje.

Mi itinerario va a estar bastante apretado y tengo bastante por manejar esta noche. Así que me estoy adaptando y hoy escribir es lo primero que estoy haciendo. No es lo último que haré hoy. Se siente extraño, diferente. Pero eso para nada es malo. Incluso en ciertos aspectos siento que es mejor. Me siento con más energía y enfoque disponibles —creo que debiera ser obvio, no es lo mismo hacer algo al inicio del día que a su final cuando ya se usó mucha energía y el enfoque es difícil de mantener.

No lo puedo negar, me está gustando esto de escribir temprano por la mañana. Creo que la disrupción en mi itinerario de hoy me está ayudando a descubrir un cambio de rutina que me puede llevar a ser mucho más efectivo. Ya veré como sigue mi itinerario durante el viaje y que decido hacer. Lo que sí es que quedo totalmente abierto a adecuarme a lo que mejor me funcione.

Una guía para compartir experiencias en redes sociales

Aunque he visto muchas personas hacer preguntas en redes sociales creo que yo nunca he hecho una. Usualmente utilizo las redes sociales para compartir mis ideas y contenido como este a las personas que han decidido seguirme. Hace unos minutos hice mi primer pregunta y estoy impresionado.

Quiero saber si es factible realizar un viaje de Guatemala a Estados Unidos con un pasaporte vigente pero que tiene menos de 6 meses de vigencia. Escribí la pregunta y en menos de 4 minutos ya tenía una buena cantidad de respuestas, todas basadas en experiencias vivenciales de personas que conozco. ¿Qué aprendí?

  1. Las personas aún están dispuestas a tomarse el tiempo de leer una pregunta y responderla compartiendo sus experiencias. Todavía queremos ayudar.
  2. En cuestión de minutos se puede averiguar algo que no se sabe tan solo pidiéndole a la muchedumbre de las redes sociales que nos ayude.
  3. Hay que tener cuidado con todo lo que se lee en Internet y hay que validarlo con otras fuentes, siempre. Recibí algunas respuestas totalmente equivocadas sin fundamento alguno. ¡Cuidado de ir a ciegas!
  4. Compartir experiencias con otras personas se siente muy bien. Aunque sea por Internet, saber que alguien se tomó el tiempo de compartir su experiencia con nosotros para ayudarnos nos acerca de una manera especial a personas que no hemos visto en años.
  5. Recibir respuestas, consejos o sugerencias —como le quieran llamar— solo nos da más información. La responsabilidad de la decisión final le toca a cada uno de nosotros. Nunca abdiques tus decisiones a lo que dicen las personas en las redes sociales.

Productividad antes que felicidad

En algunos casos es fácil confundir la causa y el efecto de un evento. Es parte de la limitada capacidad humana. Es imposible para una persona comprender todas las causalidades del universo.

Por ejemplo, al ver que muchas personas que toman café también son flacas, erróneamente concluimos que el café causa perdida de peso. La realidad es que es más probable que a las personas flacas les guste el café.

Una confusión extremadamente común de causa-efecto es la creencia de que las personas felices son productivas. La realidad es que las personas productivas son felices. Esto es un aprendizaje extremadamente importante de asimilar. Especialmente en las empresas en donde la motivación del personal es baja.

La gran mayoría de personas saludables en el entorno laboral buscan un sentido de cumplimiento que es natural al ser humano. ¿Quién de nosotros no se ha sentido genial al terminar un proyecto? Productividad -> Felicidad.

¿Por qué esto es tan importante? Porque entender esta causalidad puede cambiar radicalmente las inversiones que una empresa decida hacer respecto a sus instalaciones y desarrollo de personal.

Si la empresa equivocadamente cree que las personas felices serán productivas la empresa invertirá en cosas como mesas de pingo pong, comida gratis y áreas de recreación dentro de la oficina. Por el contrario, si la empresa cree, correctamente, que la productividad contribuye a la felicidad de sus colaboradores se invertirá en capacitación, herramientas de trabajo y un agradable ambiente de trabajo que sea altamente productivo.

Esto no quiere decir que la distracción y otros aspectos importantes que contribuyen a la felicidad de las personas deben ser ignorados en la empresa. Son importantes. Lo que no se debe olvidar es que estas cosas NO son la causa de la productividad.

Indudablemente, para subir la motivación y felicidad de un equipo de trabajo la mejor inversión que se puede hacer es crear un ambiente productivo de trabajo. Y cuidado, esto no funciona al revés.

La herramienta en segundo lugar

Por muchos años creí que solo yo era el afectado. Con el paso del tiempo he ido descubriendo una verdad más grande —la mayoría de personas padecemos de lo mismo.

Me refiero a que muchos creemos que lo que necesitamos para poder hacer un trabajo excepcional es una mejor herramienta.

El seguimiento del trabajo en la empresa está fuera de control, necesitamos un mejor sistema de tracking en línea.

No me gusta responder mi correo y por ende no soy efectivo para hacerlo, necesito un cliente de correo más moderno.

Las fotografías que tomo no son suficientemente buenas, necesito una cámara con mejor lente y más meega-pixels.

Las personas que leen los posts que estoy escribiendo no están captando el mensaje que les quiero comunicar, necesito un procesador de palabras más poderoso.

Y sí, todas estas herramientas son importantes y pueden facilitar el trabajo. Pero no son el problema central. Sin embargo, mucho gravitamos a creer que la calidad de todas estas herramientas es la limitación principal.

Esto no es cierto. La limitación principal el 99% de las veces es nuestra falta de habilidad o práctica para hacer el trabajo en cuestión. Una persona habilidosa hará un gran trabajo con herramientas mediocres. Una persona mediocre no podrá lograr un trabajo de clase mundial incluso cuando tiene a su disposición las mejores herramientas del mundo.

La herramienta siempre va en segundo lugar. El desarrollo de nuestras habilidades y capacidades personales va primero.

Ahora, no después

El momento de actuar es ahora, no después.

Si hay algo importante que hacer, no tiene sentido esperar.

Si algo es difícil hoy, no dejará de serlo solo por qué se coló en la lista de pendientes para después.

Cada intento fallido de iniciar suma a la dificultad de lo que se quiere hacer, mejor dejar de sufrir y empezar de una vez.

Se debe hacer o se puede ignorar. No hay matices de gris. Sí se debe hacer, ahora es el momento. Si no, mejor descartar y olvidar.

En el fondo la decisión de hacer o no hacer ya se tomó. Si la decisión es hacer, a empezar ahora, no después.