Menú Cerrar

Categoría: productividad

El uso del tiempo y la tecnología

Sin duda alguna, la tecnología es algo que, durante todo el trayecto de la historia humana, nos ha ayudado a utilizar mejor nuestro tiempo. La tecnología es la principal razón que nos permite disfrutar las vidas que hoy tenemos. Es el motor detrás de la prosperidad de nuestra civilización.

Y aún así, la tecnología tan solo es una herramienta que amplifica los más profundos deseos humanos. Son estos deseos, lo que determinará no solo el tipo de tecnologías que crearemos, sino que como utilizamos la tecnología que ya tenemos disponible.

Y con esto vuelvo al uso de nuestro tiempo que, para el propósito de este post, es lo mismo que el uso que le damos a la tecnología. En este mundo hiper-conectado en que vivimos hoy nuestra calidad de vida, más que nunca antes, depende de cómo decidimos usar la tecnología y por ende como usamos nuestro tiempo.

Por ejemplo, estamos afuera y tenemos 10 minutos que esperar. ¿Qué escogemos hacer con nuestra conexión a toda la información del mundo? ¿Nos endormecemos con el scroll infinito de las redes sociales o leemos un articulo que nos ayude a crecer?

Nos sentimos quemados de tanto trabajar. ¿Dejamos que nuestra adicción a la pantalla nos mantenga pegados al email del trabajo hasta las 3:00am o streameamos una meditación que nos ayude a dormir mejor? Estamos aburridos y no hay nadie alrededor. ¿Vemos vídeos que se burlan de personas que tuvieron accidentes en YouTube o buscamos un tutorial que nos ayude a desarrollar alguna habilidad para crecer nuestros ingresos? Estamos con sobre peso. ¿Celebramos que ahora es prácticamente inmediato pedir comida chatarra por el teléfono o creamos y seguimos un plan de perdida de peso con una de las más de 1,000 aplicaciones gratuitas que existen?

Las herramientas sin duda alguna están ya disponibles. La más grande pregunta que afrontamos cómo especie es que vamos a hacer con ellas. Los invito a escoger sabiamente.

La maravilla de escribir

Durante ya un buen tiempo me he estado sentando todos los días a escribir. A enfrentar el cursor titilando en el monitor mientras busco algo que decir. No es fácil. Pero el ejercicio de hacerlo una y otra vez me ha ayudado a obtener varias habilidades que no me había dado cuenta que había desarrollado —hasta hoy.

En los últimos meses, por diversas razones, no me he visto en la necesidad de escribir sustancialmente en el trabajo. Hoy llegó el momento. Estoy escribiendo un caso para que algunos candidatos que estamos evaluando resuelvan. Estoy bastante satisfecho con el proceso que pude llevar.

Primero, la ansiedad de empezar no estuvo ahí. Fue bastante fácil empezar a generar ideas, al menos preliminares, durante los primeros minutos. Logré generar inercia inmediatamente. Eso hizo el resto del trabajo bastante más fácil.

Después de eso pude notar que mi manera de pensar ha cambiado. La forma en que puedo ordenar mis ideas es más coherente y secuencial. Es como que si las cosas que quiero expresar salen en orden y ya no las tengo que reordenar después de haberlas escrito.

Luego me di cuenta que estoy usando frases más cortas y concisas. Estoy siendo más directo y eficiente en comunicar lo que quiero decir. Ya no hablo tantas “pajas”. También pude notar que estoy usando lenguaje bastante más activo y poderoso. Esto me ayuda bastante a consolidar los puntos que quiero hacer.

Así que este ejercicio que muchos días me cuesta tanto esfuerzo está ya pagando dividendos. Es impresionante lo mucho que se puede desarrollar una habilidad si se práctica todos los días. Aún más cuando se practica a conciencia.

La oficina del mañana

El concepto de la oficina se ha venido redefiniendo por varios años. El proceso se ha acelerado durante los últimos meses. Al mismo tiempo, varias empresas como Automattic y Basecamp, han estado obteniendo muy buenos resultados con sus experimentos en el área del trabajo remoto/distribuido. Podemos aprender de lo que ellos están haciendo.
Sin duda alguna, los cambios que llegaron con la pandemia, han motivado a una gran cantidad de empresas a empezar a diseñar su «oficina del mañana». Nosotros somos una de ellas.
Para mí, el rediseño empieza con una visión clara de que se espera de una oficina:

  • ¿Qué queremos que sea la oficina para nosotros?
  • ¿Qué rol debe jugar la oficina en nuestra organización?

Para empezar a encontrar respuestas, primero hay que entender cuál era el rol de la oficina hasta ahora. La oficina era un espacio físico con el objetivo principal de proveer un área en donde realizar trabajo individual. Por trabajo individual me refiero a todo ese trabajo que hacemos solos, usualmente frente a una computadora. La gran mayoría de nuestro trabajo.
Aunque ya las organizaciones están empezando a promover rutinas de trabajo más colaborativo, estimo que un 70% del trabajo que hacemos las personas dentro de una empresa sigue y seguirá siendo trabajo individual. El restante 30% del tiempo se utiliza en reuniones, lluvias de ideas, planeaciones y colaboración en general. Un Paretto.
Para mi, la oficina debe ser el lugar en donde potenciamos al máximo ese 30% del trabajo que es colaborativo —el trabajo más valioso que hacemos. Es el lugar en donde podemos llegar a conectar con nuestro sentido de pertenencia y a construir comunidad. Es en donde nos juntamos a compartir los logros de la empresa y a desarrollar las relaciones personales que mantienen viva nuestra organización. Es donde compartimos.
La oficina debe promover el intercambio de ideas y facilitar la planeación estratégica. Debe ser un lugar en donde las conversaciones más importantes se pueden tener cara a cara y en donde nuestros clientes nos pueden visitar en cualquier momentos y sentirse en casa.
Finalmente, la oficina debe ser el lugar al que sabemos que siempre podemos llegar cuando nos sentimos perdidos o necesitamos el apoyo de un compañero de trabajo. Debe ser nuestro refugio en donde sabemos que siempre hay alguien con quien podamos contar.

La única manera de talar un bosque es un árbol a la vez

Y acá estoy una vez más, sentado frente a el monitor viendo las horas pasar. Sé que hay mucho por hacer pero no se por donde empezar. La sensación de estar abrumado se va apoderando poco a poco de mí. Es imposible arrancar.

Realmente quiero avanzar pero se siente como si estuviera tratando de nadar en arena movediza. Hay una fuerza invisible que paraliza cada fibra de mi ser. Resulta imposible dar el primer paso y empezar a trabajar.

Momentos como estos son muy difíciles y estoy seguro que muchas personas más, al igual que yo, los han tenido que afrontar. Es muy difícil identificar qué es esa fuerza que no me deja arrancar. Estoy seguro que cada caso es diferente y que cada persona tiene su propia lucha interior pero les procedo a compartir lo que estoy identificando en mí.

Soy una persona a la que le gusta enfocarse y soy más eficiente trabajando en una sola cosa a la vez. Cuando comparto mi atención entre varias cosas soy mucho menos efectivo. En las situaciones que tengo bastante que hacer en poco tiempo mi impulso es querer trabajar en todo al mismo tiempo y simplemente no soy bueno para trabajar así. Debo dar un paso a la vez.

Y es acá donde empieza la parálisis. Tengo esta sensación de que si dejo algo sin atender estoy fallando. Es por esto que me empujo a trabajar en todo al mismo tiempo. Pero sé que esto no me funciona. Entonces nunca empiezo y el trabajo se empieza a acumular empeorando el problema. Es un tipo extraño de análisis parálisis.

Aunque no lo parezca, esto ha sido un gran aprendizaje para mí. Por lo menos estoy empezando a reconocer qué es lo que pasa y cómo me siento al respecto. Era imposible que tratara de resolver algo que todavía no había podido ver. Esto es un gran avance.

Ahora que finalmente lo puedo ver, lo voy a resolver. Lo voy a hacer honrando mi manera de trabajar y la fortaleza que tengo de poderme enfocar una cosa a la vez. Voy a construir la posible solución sobre mis fortalezas.

Cuando me esté sintiendo abrumado y la parálisis empiece a descender sobre mí me voy a detener, voy a cerrar los ojos y voy a respirar. Voy a accesar un estado positivo y voy a trabajar en el primer paso que tengo que dar: Crear una simple lista ordenando todo lo que tengo que hacer por orden de prioridad. ¿Cuál será el resultado de tener esta lista? Una serie de pasos en los que me puedo enfocar uno a la vez hasta completar la lista.

Cuando tenga mucho qué hacer voy a recordar que la única manera de talar un bosque es cortando un árbol a la vez.

El regalo de exigir

Ser exigente y pedir lo mejor que alguien más puede dar es más fácil para algunas personas que para otras. Pareciera ser que para la gran mayoría es algo bastante incómodo y difícil de hacer. Espero con las siguientes palabras facilitarles el proceso.

En la cultura occidental hay una creencia muy arraigada que ser exigente de alguna manera equivale a ser una persona mala o ser intransigente. En el caso particular de Guatemala la expresión que viene a la mente es “ser mala honda”.

Esta dificultad de poder ser demandante —dentro de obvios límites éticos— limita mucho el desarrollo de un grupo de personas. La falta de exigencia afecta tanto a las personas que no exigen como a aquellas que no se les está motivando a dar lo mejor que tienen dentro.

Y es esto precisamente lo que es exigir —invitar a alguien a estar inconforme y buscar dar más. Es un reconocimiento abierto de que la persona lo puede hacer mejor. Es una inconformidad sana que busca crecimiento personal. Es un regalo.

Es un regalo por qué para que alguien llegue a exigir y “subirle la barra” a otra persona se tuvo que incomodar. Tuvo que pasar por el proceso de sentir ese nudo en la garganta y las mariposas en el estómago que todos sentimos cuando le vamos a decir a alguien que lo que hizo no está a estándar y que lo debe hacer mejor. El regalo es cada vez más especial conforme el rendimiento que se exige va subiendo de nivel.

Exigir es una calle de doble vía que beneficia a todos los involucrados. La persona que da el regalo de exigir recibe el privilegio de desarrollar y crecer a otra persona que quiere crecer. La persona a la que se le exige recibe el regalo de que alguien más le tenga suficiente aprecio como para incomodarse por ayudarlo a crecer. Exigir es un maravilloso intercambio cuando se sabe hacer bien. Empieza a crear un cultura de exigencia.

El mejor tiempo del día

Cada persona es diferente. Algunos prefieren vainilla, otros chocolate. Unos son más productivos en el día, otros hacen su mejor trabajo por la noche. Siendo aún más específicos, algunos destacan temprano en la mañana mientras que otros tienen sus mejores horas tarde por la noche.

Poder identificar este “tiempo mágico” en el día es algo que puede cambiar vidas. Tener claro cuales son esas aproximadamente dos horas al día en las que todo fluye un poco mejor y la energía abunda, incrementa considerablemente la productividad. Durante este tiempo la creatividad está más activa que en cualquier otro momento del día. Es el tiempo ideal para hacer el trabajo más retador de la agenda.

El mejor tiempo del día producirá el mejor trabajo del día. Qué mejor que saber cuál es ese tiempo para dedicarlo a trabajar en lo que verdaderamente es esencial.

Dónde conseguir el tiempo

Todo lo que quieres que vale la pena necesita tiempo. Si tú no estás dispuesto a dedicarle el tiempo que necesita, puedes estar seguro que alguien mas si lo hará.

¿Cuántas veces has visto a alguien más lograr algo que tú querías hacer? La reacción es siempre la misma. “Yo debí haberlo hecho, yo lo iba a hacer.” Pero la realidad es que tu no lo hiciste. La otra persona sí. Ella si le dedico el tiempo, tú no.

Si quieres hacer ese proyecto que puede cambiar el mundo —o al menos cambiar tu vida— necesitas encontrar el tiempo necesario para hacerlo. Las horas no solo aparecen de la nada. Las tienes que crear tú. ¿De dónde vas a sacar el tiempo?

El tiempo que necesitas lo debes robar. “Las horas que necesitas se las debes robar a la comodidad”, escribe Derek Sivers en el artículo que inspiró este post. Qué cierto es! Cosas como eliminar distracciones, apagar Netflix y perder menos tiempo con el teléfono pueden ser las primeras cosas que puedes considerar.

También le puedes robar tiempo al miedo. Hay muchas horas disponibles escondiéndose detrás del miedo que no te deja empezar el proyecto, que no te permite tomar la decisión. Hay mucho tiempo perdido por la parálisis que el miedo a fracasar te está causando.

Suficiente tiempo perdido, ha llegado el momento de actuar.

La dificultad de empezar

Al igual que la parte más difícil de mover un objeto es empezar, la mayor dificultad de echar a andar un proyecto es arrancarlo. Es tan fácil olvidar que un viaje de mil millas siempre empieza con un solo paso.

Parece ser que hay una cierta inercia que se debe romper para dar inicio a un proyecto. Esta inercia a menudo está acompañada de una dramática exageración sobre la dificultad del trabajo por hacer. Los dragones a vencer parecen ser mucho más feroces de lo que en realidad son.

El primer paso es el más difícil de dar. También es el más importante ya que después de dar ese primer paso el resto del camino es cuesta abajo. Una vez se vence la inercia inicial, todo fluye con mayor facilidad.

Este proceso es bastante engañoso y si no se tiene cuidado el inicio de cualquier proyecto se postergará innecesariamente por el simple hecho de que no se quiere empezar. Podrán haber mil justificaciones falsas pero la verdadera razón de por qué no se ha empezado es porque no se ha logrado romper la inercia inicial.

Al sobrepasar la dificultad de empezar el proyecto estará en movimiento y cuando hay movimiento todo camina mejor. Lo más importante es estar en constante movimiento y no detener la marcha hasta llegar al final.

Trabajo remoto no es lo mismo que trabajo en casa

La introducción que muchos empresarios y trabajadores han tenido al trabajo en casa durante la pandemia no le hace justicia al verdadero potencial del trabajo remoto.

«Trabajo de casa» y «trabajo remoto» son dos términos muy distintos que hoy se están utilizando de manera intercambiable. Esto es un error. Basta hacer notar que el trabajo remoto se puede hacer desde muchos lugares -cafeterías, bibliotecas, parques, espacios de coworking- que no son «casa». El día de hoy prácticamente todo el trabajo remoto se está haciendo desde casa.

El trabajo en casa que estamos haciendo la mayoría de personas hoy también incluye cuidar niños y aprender a ser profesores. No solo se está trabajando únicamente desde casa sino que también se está trabajando en hogares con dinámicas muy alejadas de lo «normal». Esto no es trabajo remoto en el sentido tradicional.

Y así llega el momento de tratar el aspecto psicológico de la situación. No es lo mismo estar trabajando lejos de la oficina por convicción para lograr mejores resultados que estar aislado en casa sin opción a buscar apoyo presencial con mis compañeros de trabajo o supervisores. Las expectativas que voy a tener y el grado de motivación que voy a sentir en cada uno de estos casos es muy diferente.

Seguro cada uno de ustedes puede pensar en decenas de otras diferencias que hay entre «trabajo en casa» y «trabajo remoto». Especialmente dadas las circunstancias actuales.

Y con eso cierro mi caso, definitivamente el trabajo remoto no es lo mismo que el trabajo en casa.

Fecha de entrega, simplemente no puedo existir sin ti. Atentamente, la productividad

Hoy si! Me acabo de «cachar» crucificando la productividad. Tan solo hace unos minutos estaba en un chat coordinando una reunión muy importante. Extremadamente importante. En la reunión se evaluarán varias opciones de trabajo que yo voy a preparar.

«Cuando es lo más alejado que puedo agendar esta reunión?», me escuché preguntar, «así tendré todo el tiempo que quiera para trabajar.» Estos no son los pensamientos más productivos del mundo. En mi defensa, reaccioné de inmediato y puse la reunión lo antes posible para todos.

No me siento orgulloso de lo que acabo de hacer pero creo que algo puedo rescatar y utilizarlo para enfatizar la importancia de las fechas de entrega.

La reacción que estaba teniendo es normal. Una vez que fijamos una fecha de entrega -un compromiso público de cuándo algo debe estar listo- nos sentimos responsables de cumplir. Esta sensación de responsabilidad muchas veces no es cómoda. Pero es esta sensación de responsabilidad uno de los mas fuertes motivadores que existen para lograr nuestros objetivos.

Cuando no tenemos una fecha de entrega es cuándo postergamos. Es cuando somos ineficientes y vemos nuestros sueños y metas escaparse por las ventanas de nuestras oficinas. Es cuando las redes sociales se vuelven más importantes que las tareas que algún día nos dijimos que queríamos hacer.

Así que no le tengamos miedo a comprometernos y dar una fecha de entrega. Tampoco tengamos miedo a ser conscientemente agresivos con las fechas de entrega. ¿Qué es lo peor que puede pasar? Que trabajemos un poco más duro y logremos lo que queríamos un poco antes de lo que esperábamos.