El album Panini del Mundial Brasil 2,014 y el manejo de proyectos

Recién estoy regresando de la casa de mi hermana en donde estábamos intercambiando estampitas del álbum del mundial. He hecho esto de intercambiar estampitas ya con varios amigos y estoy en la recta final de llenar el álbum.

Pero hoy que estábamos ordenando las estampitas y ella y su hijo estando ya tan cerca de “terminarlo” lo pude ver tan claro. Llenar el album del mundial es como manejar un proyecto en cualquier empresa. Aquí las analogías:

  • El álbum es el proyecto
  • Cada país es un sub-proyecto, un hito o un “milestone” que se quiere cumplir
  • Cada estampita a pegar es una tarea
  • Las personas que venden las estampitas o con las que se hacen los intercambios son proveedores externos

Por el otro lado es claro ver que algunas personas terminan el album (proyecto) antes que otras y unas gastan mas o menos dinero (que tan buena red de proveedores desarrolla para intercambiar).

Finalmente, y probablemente lo mas importante, ¿por qué es que el porcentaje de albums del mundial que se completan es tan alto? Por qué el proyecto, sub-proyectos y tareas están muy bien definidas y ordenadas. Tanto los padres como los hijos pueden “ver” en todo momento el avance que se va teniendo (motivación y sentido de progreso) y se tiene una fecha clara de entrega del proyecto (antes de que empiece el mundial).

La pregunta que te ayudará a desarrollar a tu personal

De nuevo otra genialidad de Mark y Mike en Manager Tools. Este episodio habla de como la pregunta: ¿Que harías tú? ayuda a un gerente a desarrollar a su personal. La premisa básica gira entorno a que como gerentes desaprovechamos muchas oportunidades para hacer pensar a nuestros directos sobre como resolver las cosas. Estas oportunidades básicamente son todas aquellas ocasiones en las cuales nos piden consejo o ayuda en como resolver algo.

¿Cual es la situación real que se da cuando un directo pide un consejo u opinión a su jefe?

  • El directo está tratando de evadir responsabilidad si algo sale mal. Después de todo, no puede ser responsable directamente de algo que su jefe le pidió hacer.
  • El gerente está tratando de mostrar cuanto sabe y darle un poco de carió a su ego. En algunos casos cuando el gerente viene de un “background” técnico u operativo esto puede llegar al punto de querer decir “yo se resolver esto y tú no, por eso es que yo estoy aquí y tu allá”.
  • El directo está perdiendo la oportunidad de hacer y decidir algo por si mismo.
  • El gerente está perdiendo la oportunidad de crecer a su directo y permitirle que aprenda.

“El buen juicio viene de la experiencia y la experiencia viene de los malos juicios”.

Mark Horstman

Para solventar esta situación Manager Tools recomienda contestar a cualquier solicitud que haga un directo con la pregunta: ¿Que harías tú? o alguna variación de la misma. Esto logra varias cosas:

  • Que el directo tome la decisión el mismo
  • Que la responsabilidad de los resultados quede del lado del directo
  • Que el directo sienta la confianza que su jefe tiene en su juicio
  • Que el directo experimente fracaso y malos juicios que con el tiempo se volverán en experiencia y luego en buen juicio

El podcast entra en bastante mas detalle y está muy recomendable. Los invito a escucharlo y profundizar mas en el tema.

Que es mas importante, ¿el servicio al cliente o las ventas?

Es obvio que sin un flujo constante de nuevos clientes por medio de un proceso de mercadeo y ventas las empresas perecen. Es de primordial importancia vender.

Ayer llamé a una empresa que me provee servicios y me contestó el menú automático. La primer opción era para las personas interesadas en comprar un tipo de servicio, la segunda para comprar otro tipo de servicio y la tercer opción era para servicio de clientes existentes. En ese momento me puse a pensar que casi todos los menus que puedo recordar están estructurados de esa manera. Primero ventas a potenciales clientes nuevos, luego el servicio a clientes existentes.

Esto me puso a pensar bastante. Primero, considero que estos menús de opciones reflejan el orden de prioridades de las empresas: Primero y sobre todo lo demás empujar las nuevas ventas y luego dar un servicio de alta calidad a los clientes existentes. Segundo, estuve pensando en lo mucho que yo en lo personal represento en ventas para esta empresa y lo mal que me sentí de tener que esperar que me atendieran. Creo que sería muy fácil tener un número dedicado para atención al cliente existente y otro para ventas.

De lo que si estoy seguro es que esta experiencia que tuve ayer resaltó lo mucho que aprecio un buen servicio al cliente y la calidad de las experiencias que como seres humanos experimentamos al interactuar con una empresa o una marca. Estoy seguro que para mi la experiencia de los clientes existentes de Interactúa Móvil es mucho mas importante que seguir creciendo la cartera de clientes.

La lista de por hacer versus la lista de completados

Hay infinitas aplicaciones, metodologías, estrategias, etc. a cerca de como subir la productividad y ser mas efectivos utilizando las famosas listas por hacer o “to do lists. Todo diseñado para ayudarnos a planear que tareas debemos completar y en que orden. Aunque todas las aplicaciones y metodologías son muy diferentes, todas tienen algo en común: Todas desaparecen o sacan de el protagonismo las tareas que han sido completadas (grayed out, strike through, etc.).

Pensando un poco en lo bien que nos hace sentir completar tareas y ver todo el avance que hemos realizado creo que no es una mala idea ofrecer a nuestros equipos de trabajo un app o un lugar en donde puedan tener una lista de completados o un “done list” en el cual se muestre con orgullo todo el trabajo que ha sido orgullosamente completado.

Una “to do list” siempre sigue creciendo y en cuanto se completa algo se pierde y aparece algo nuevo que hacer. En un “done list” cada vez que algo se completa la lista crece y se agrega un nuevo “trofeo” al área de logros. Creo que esto puede ser un gran motivador para nuestros equipos y tener un impacto significativo en su productividad.

¿Que tal les parece la idea?

La mejor manera de defender tu manera de pensar y como crecer tu empresa

“Defiende tu manera de pensar, tus ideas y tus proyectos luchando como si tuvieras la razón pero siempre escucha como que si estuvieras equivocado.”

Esta es una poderosa idea que me topé el día de ayer que terminé de leer  Scaling Up Excellence: Getting to More Without Settling for Less.

Esta frase tiene mucha sustancia.

La excelencia en una empresa se deriva de la excelencia de las personas que la conforman. Para poder crecer excelencia es muy importante primero tener algo de excelencia que crecer. Asumiendo que ya tu empresa tiene algo excelente que se va a empezar a crecer es muy importante que las personas que conforman la empresa tengan la mentalidad correcta para poder esparcir sus mejores prácticas.

Es muy diferente tratar de imponer algo a contagiar al resto de un equipo con una idea que te apasiona. Para poder transmitir tu manera de pensar y contagiar al resto de tu equipo de tu entusiasmo debes luchar y defender tus ideas hasta la muerte. Pero eso no implica ser intransigente, impositivo o cerrado a retroalimentación. Por eso se debe complementar esta lucha con una capacidad muy grande de escuchar. Al tener este balance no solo podrás lograr que mas personas adapten tu manera de pensar, también podrás lograr hacer que tu empresa  crezca de una manera mas eficiente.

El efecto mariposa y la resolución de problemas complejos

Cuando una nueva idea o empresa está emprendiendo, seguro se deberán de resolver problemas bastante complejos. Esto es de igual manera cierto para empresas de todo tamaño que ya han sido establecidas. Conforme la complejidad de los problemas o retos a resolver va creciendo, también crece la ansiedad y la incertidumbre de las personas o equipos tratando de resolverlos.

Conforme el involucramiento en la resolución del problema se va haciendo mayor es muy fácil perder la perspectiva y se empieza a crear un vínculo lineal muy fuerte entre la complejidad del problema siendo resuelto y la “supuesta” complejidad de la solución al problema. Se piensa que si el problema es complejo, la solución debe ser difícil o complicada.

Pienso que en la mayoría de los casos esto no es cierto y que la raíz de un 99.9% de todos los problemas es algo bastante simple de resolver, siempre y cuando se tenga un entendimiento profundo de la verdadera causa. Acá es donde quiero citar desde Wikipedia lo que es el efecto mariposa:

“El efecto mariposa es un concepto de la teoría del caos. La idea es que, dadas unas condiciones iniciales de un determinado sistema caótico, a la más mínima variación en ellas puede provocar que el sistema evolucione en ciertas formas completamente diferentes. Sucediendo así que, una pequeña perturbación inicial, mediante un proceso de amplificación, podrá generar un efecto considerablemente grande a mediano o corto plazo de tiempo.”

Es de suma importancia para que un emprendimiento tenga éxito que los líderes del mismo y todas las personas en puestos clave de la organización entiendan que hasta los problemas más complejos que se deben resolver para lograr las metas deseadas usualmente pueden ser resueltos realizando pequeños cambios y encontrando soluciones a situaciones bastante simples.

Al momento de entrevistar ten cuidado del espejo

Existen varias metodologías para realizar entrevistas y llevar un buen proceso de selección de personal. Como ya he escrito anteriormente, en Interactúa Móvil utilizamos la metodología Who. Sin importar cual sea la metodología que se utilice, siempre se debe tener cuidado del espejo.

Por espejo me refiero a empezar a considerar que un candidato es el adecuado para un puesto determinado tan solo porque tiene rasgos similares a los del entrevistador. Es decir, el entrevistador ve un gran potencial en el candidato tan solo porque se parece a el. El entrevistador se proyecta en el candidato.

Este tema del espejo puede ser una línea muy fina entre reconocer el talento del candidato e identificarse con el. Como recomendación, cuando estés entrevistando a alguien que te parece un muy buen candidato través sientas bastante afinidad, pídele a alguien mas que tenga una personalidad diferente a la tuya que también entreviste al candidato.

Buenas referencias, confianza y honestidad

Ya no es suficiente tener un gran presupuesto de mercadeo para poder crecer tu negocio. Los consumidores de hoy en día están  bastante mas propensos a comprar en base a la referencia de un amigo o incluso un desconocido (vía reseñas en línea, etc.) que en base a una campaña publicitaria.

Mucho del mercadeo entonces, ahora es post-venta y no pre-venta en el sentido de que las referencias las dan usuarios existentes de un producto que ya experimentaron todo el ciclo con el producto. Entonces, la pregunta que nace es, ¿como logro hacer que mis usuarios me refieran?

“En el negocio de la referencias, la confianza es la razón de mas peso por la cual se hace una recomendación y la falta de confianza es la principal razón por la cual las recomendaciones simplemente no ocurren. Existen infinitas formas en las que una empresa construye y destruye confianza con sus clientes pero la mayoría de estas de puede resumir con la palabra “honestidad”.”

Tomado de: The Referral Engine: Teaching Your Business to Market Itself

Si los usuarios pueden estar seguros de que todas las interacciones  con una empresa serán honestas, la confianza vendrá, trayendo consigo las alusivas referencias que hoy son uno de los motores mas grandes de crecimiento para un negocio.

4 puntos para construir un buen modelo de negocio

Es clave para cualquier emprendendor poder definir un buen modelo de negocio para su proyecto. El concepto de modelo de negocio se usa a distra y siniestra. Existen libros y libros acerca del tema. Hay una cantidad infinita de literatura l respecto. ¿Por dinde emmpezar? Al final del día el concepto principal del modelo de negocio no es  tan complicado:

“Un modelo de negocios es una representación de como un negocio crea y entrega valor, tanto para sus clientes como la misma compañía. Claro, la noción de como se crea y entrega el valor es fundamental, pero al mismo tiempo es difícil encontrar un negocio que  pueda articularlo de una manera clara y concisa.”

Seizing the White Space: Business Model Innovation for Growth and Renewal

Y está compuesto por estos 3 elementos:

  1. Todo inicia con una fuerte propuesta de valor para los clientes, un producto o servicio que ayuda a los clientes a lograr cumplir la tarea que están tratando de resolver de una manera mas efectiva, conveniente o económica. Es el resumen de como la empresa crea valor para un grupo específico de clientes a un precio determinado.
  2. La fórmula de utilidad define la manera en que la empresa capturará el valor para si misma y sus accionistas en la forma de utilidades. Usualmente requiere de complejos cálculos financieros que giran alrededor de las 4 variables elementales de generación de utilidades: modelo de “revenue”, estructura de costos, margen unitario deseado y velocidad de recursos disponibles.
  3. Los medios por los cuales la empresa entrega su producto o servicio. Usualmente esto se divide en dos sub-elementos que son recursos clave y procesos principales.

La idea principal que siempre se debe tener en mente al momento de empezar un modelo de negocio es que los clientes realmente no compran productos, ellos los contratan para que realicen una tarea en particular.

La oportunidad real está en descubrir, no en buscar

Google, Amazon, etc. están haciendo una fenomenal trabajo en ayudarnos a todos a buscar y encontrar lo que necesitamos. Sabemos que queremos algo, les preguntamos donde está y voila! Tenemos nuestra respuesta.

Ahora pregunto, ¿será que buscar y descubrir son la misma cosa? No! Y no pudieran ser cosas mas distintas.

Buscar ocurre cuando ya se sabe que se está buscando y un poco de esfuerzo ayuda a que lo que se está buscando se encuentre.

Descubrir por el otro lado es cuando algo en el universo (una organización, un amigo, etc.) ayuda a que identifiques algo que ni siquiera sabías que estabas buscando. Esto es una gran diferencia.

Al momento de estar emprendiendo un nuevo proyecto, creando un nuevo producto, etc. es muy importante que te preguntes si estás ayudando a tus clientes a buscar algo que ya saben que están buscando o los vas a educar, inspirar y ayudar a descubrir algo que ellos (ni su competencia) sabe que existe y puede ser la gran siguiente ventaja competitiva. Gran oportunidad para tu empresa, ¿no?

Disclaimer: Este artículo está basado en las ideas de Seth Godin.