Manolo Alvarez: Blog

Placebos en el lugar de trabajo: herramientas de productividad

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Todos queremos ser mas productivos. Todos estamos buscando las mejores herramientas para hacer nuestro trabajo. ¿Cual es la mejor app para llevar control de mis tareas? ¿Cual es el mejor calendario compartido para mantenerme en sintonía con el equipo? ¿El mejor cliente de correo? ¿El mejor chat para comunicarme?

Según Wikipedia “Un placebo es una sustancia farmacológicamente inerte que se utiliza como control en un ensayo clínico. El placebo es capaz de provocar un efecto positivo a ciertos individuos enfermos, si éstos no saben que están recibiendo una sustancia inerte (ej. agua, azúcar) y que creen que es un medicamento. Esto se denomina efecto placebo y es debido a causas psicológicas.”

¿Que pasa si todas estas herramientas no son mas que placebos? Osea que lo único que hacen es que nos hacen creer que somos mas productivos pero en realidad no nos agregan mayor valor real. En realidad creo que no importa. Ya sea por qué son placebos y nos motivan de maneras irracionales o de verdad nos ayudan a ser mas productivos, las herramientas de productividad que tenemos disponibles hoy si están haciendo una gran diferencia.

La persona ideal con quien compartir tus ideas

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Todos tenemos ideas, proyectos y pensamientos que queremos compartir con los demás. La razón principal por la cual queremos compartir es para validar lo que estamos pensando.

Queremos tener retroalimentación sincera de parte de la otra persona para tener una mejor idea de que si lo que estamos pensando puede ser o no una buena idea.

El problema de esta estrategia es que nosotros mismos nos saboteamos. Por ejemplo, si tengo en mente una idea que quiero seguir, muchas veces buscaré subconscientemente una persona que se que validará mi idea. De la misma manera, si tengo una idea o proyecto que en el fondo no quiero ejecutar, me busco a alguien que se que no aprobará de la idea. Ven el patrón?

Sin embargo, existe un tercer tipo de persona que siempre está dispuesta a sentarse con nosotros y disectar la idea, ver que si puede funcionar, que no y que riesgos debemos mitigar para tener éxito. Este muy pequeño grupo de personas se sentará con nosotros a rayar el pizarrón, diagramar todas las posibilidades y con mucho entusiasmo entender lo que queremos hacer y darnos su retroalimentación honesta.

Es con este tercer grupo de personas que debemos compartir nuestras ideas. Si, es un grupo muy pequeño y difícil de encontrar. Pero vale la pena buscarlos y tenerlos cerca para cuando realmente queramos validar una idea que es importante para nosotros.

Todos los beneficios de un equipo comprometido con la empresa

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En cada pequeña acción que cada uno de nosotros ejecuta, sin importar el puesto que desempeñemos, existen dos fuerzas nortes que determinan la calidad del resultado: nuestros intereses personales y los intereses de la empresa.

Es importante delinear que las empresas le pagan a cada uno de sus colaboradores por velar por los intereses de la empresa y no por la comodidad personal del colaborador. Visto desde el punto de vista del directo: la empresa me paga por ayudar a concretar su visión, no por hacer solo lo que yo quiero.

Algo muy especial ocurre cuando los intereses personales del equipo están alineados con la visión de la empresa. El equipo se empieza a comprometer y empieza a hacer todas aquellas cosas que se le dificultan, que de paso son las más importantes, para hacer de la visión de la empresa una realidad. Las decisiones difíciles, las conversaciones incómodas y las negociaciones difíciles se hacen un poco mas fáciles cuando se tiene presente que se espera de nosotros como colaboradores de la organización: compromiso con la visión, no con nuestros intereses.

Esto no quiere decir que a ciegas las personas deben seguir todo lo que la empresa les pide y olvidar su vida personal, familia y amigos. Lejos de eso. Las personas deben defender sus intereses y vidas personales a manera de estar alineados con la calidad de vida que esperan llevar.

La moraleja que acá quiero dejar es que cuando hay algo en el trabajo que sabes que debes hacer hacer para mejorar los resultados y cumplir con lo que la empresa espera de ti hazlo. Aunque sea incómodo difícil y a veces de mucho miedo.

El modelo de negocio, algo que se ignora a pesar de su importancia

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Tantas cosas que una empresa debe manejar para tener éxito. Operaciones, servidores, planilla, levantar fondos, reclutar talento, atención al cliente, soporte, ventas, mercadeo, definición de productos, “go to market”, “pricing”, etc., etc. Es cierto, hay suficiente para mantener a cualquier equipo gerencial totalmente ocupado.

Todo esto que mantiene ocupado al equipo gerencial usualmente opaca uno de los aspectos que mas impacto pueden tener en los resultados de una empresa: el modelo de negocio.

Algunas de las tendencias que usualmente se siguen son: tratar de optimizar procesos para reducir costos, cambiar proveedores para obtener mejores negociaciones, cambiar las personas que ocupan puestos claves para cambiar la cultura, etc. Claro, estas actividades son my importantes pero usualmente los efectos que estas actividades tienen son incrementales.

El modelo de negocio es todo lo contrario. Un pequeño cambio al modelo bien realizado puede ser dramático y ayudar a una empresa a tomar control de una industria y cambiar su destino para siempre.

A pesar de lo mucho que el modelo de negocio significa para una empresa y la gran cantidad de innovación que hay en esta área, siento que hay muy poco enfoque en tratar de entender mejor esta ciencia y al mismo tiempo, muy poca energía en tratar de mejorar los modelos de negocio de las empresas.

Alexander Osterwalder a hecho un gran trabajo con su libro Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers. Les recomiendo mucho este libro y les dejo los siguientes vídeos en los cuales Alexander detalla sus avances sobre la construcción de modelos de negocio.

 

 

 

 Imagen cortesía www.grasshopperherder.com

Los momentos de grandeza

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Todas las empresas y todos los equipos pasan por altibajos. Hay algunas ocasiones especiales en que la química, la energía y los resultados que se obtienen dentro de un equipo de trabajo llegan a niveles muy altos. Actualmente estoy experimentando esto.

El sentir durante estos momentos es muy especial. Todas las personas quieren colaborar, todos dan esa milla extra, todos los resultados se logran, todas las metas se superan y en especial, todos los involucrados se sienten en control de su destino. El mundo es de ellos por unos días.

Es en estos momentos que todos los problemas parecen ser ridículamente pequeños y que no hay obstáculos que no se puedan sobrepasar. Muchos de los miedos son reemplazados por actos de valor y coraje que dan a luz nuevas iniciativas y productos que revolucionan el mundo en que vivimos.

Poco a poco estoy teniendo la oportunidad de experimentar esta situación con mi equipo de trabajo de Interactúa Móvil. Conforme pasa el tiempo, seguimos aprendiendo y continuamos cada uno de nosotros con su crecimiento me estoy convenciendo que estos momentos especiales de productividad, alto desempeño y sentido de propósito no son accidentales o un producto de la suerte. No son algo que esté fuera de nuestro control crear.

Al contrario! Son el fruto de un intenso deseo de construir algo mas grande que nosotros mismos. Se dan cuando cada uno de nosotros entrega su “todo” al equipo con el fin de ayudar a cumplir una visión que es especial para todos. Poco a poco, como equipo estamos descubriendo como intensificar y hacer de estos momentos algo mas frecuente. Lo mejor de todo, creo que estamos siendo mu exitosos. Vienen tremendos días!

Los temblores como recordatorio de lo inesperado

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Es cierto que las rutinas y los rituales nos ayudan a ser mas eficientes y efectivos. Al mismo tiempo, esto no nos debe atrofiar de estar al filo de la navaja y atentos a eventos inesperados. La realidad es que esa ilusión de control que sentimos de que todo va a seguir igual no está bien fundamentada.

En cualquier momento puede venir un competidor y lanzar un producto al mercado que te saque del mercado (recuerdan el 2,007 cuando Steve Jobs presentó el iPhone? nadi e lo vió venir). En cualquier momento tu mejor colaborador puede decidir lanzar un emprendimiento propio y dejar tu empresa. En cualquier momento tu pareja puede decidir buscar a alguien mas. En cualquier momento tu hijo puede decidur ir a vivir a otro país (mi padre tomó la decisión de ir a vivir a otro continente a los 12 años).

En fin, los temblores nos recuerdan esto. Las cosas pueden cambiar en cualquier momento. Realmente la percepción que tenemos de que controlamos lo que pasa es falsa y lo único que podemos hacer para poder sobresalir ante cambios inesperados es estar preparados para el cambio.

“The more you sweat in peace, the less you bleed in war”. 

Machiavelo

Manejo de personal, sobre las horas extras

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Es muy probable que este post no contenga la información que la mayoría de ustedes están buscando. No me voy a centrar en escribir cual es el mejor esquema para compensar el trabajo extra o como lograr que el equipo se quede a trabajar mas. Todo lo contrario. La idea de este post es combatir y hacer ver las horas extras como un síntoma de algo que está mal con el equipo o la persona en específico.

Si alguien está trabajando bastantes horas extras una de dos cosas está pasando:

  1. La persona que está asignando la carga de trabajo lo está haciendo mal y estimando erróneamente la carga
  2. La persona haciendo el trabajo no tiene la capacidad, destrezas o voluntad para cumplir lo que se espera de ella

En cualquiera de los dos casos, gerencia debe de intervenir e indagar que está ocurriendo. En el primer caso se debe dar “coaching” a la persona que está asignando el trabajo para que aprenda a estimar las asignaciones de trabajo que hace y evitar que queme al equipo.

En el segundo caso se debe de trabajar de cerca con la persona que no está logrando cumplir lo que se espera de el o ella en su horario laboral estándar para darle las herramientas y que de la talla. Si luego de trabajara con la persona, no se logra que cumpla los resultados sin horas extras, esta persona debe ser reemplazada.

Concluyendo, las horas extras son malas. Una persona que constantemente requiere trabajar en las noches y fines de semana para cumplir con su trabajo estándar está rindiendo poco. Esta es una señal de advertencia que hay algo mal. Es momento de intervenir y encontrar la causa de que está pasando. Simplemente esta situación no es sostenible en el tiempo.

OJO: Siempre hay proyectos, crisis, iniciativas propias de mejora adicional, investigación, innovación, etc. que en momentos requieren de tiempo extra. Estos casos se deben excluir de lo acá expuesto ya que son parte natural del crecimiento de una organización.

Cuando los que construyen no saben que construir

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Los errores no son mas que una oportunidad de aprendizaje. Y vaya que cuando estás haciendo cosas nuevas la única manera de mejorar es aprender.

Hay veces en una “startup” que simplemente el producto que se está construyendo no tiene semejanza alguna a las expectativas comerciales de las personas que han visualizado el problema a resolver y por ende el producto no se mueve y no llena las expectativas del mercado.

Lo que acabo de describir en el párrafo anterior puede ocurrir por muchas diferentes razones pero creo que una de las principales es por qué la visión de el equipo comercial no es trasladad de una manera concreta al equipo de desarrollo. Los que van a construir el producto no saben que construir.

Cómo resolver esto puede ser bastante complicado y seguro que la solución ideal dependerá de la naturaleza de cada organización y del producto que se está lanzando al mercado. Lo que si considero que puede ser una constante en la resolución de este problema es siempre compartir toda la comunicación que el equipo comercial tenga con el mercado y los clientes al equipo de desarrollo.

Esto puede sonar muy trivial y es algo que “seguro estamos haciendo” pero les comparto que en un proyecto que estamos ejecutando el equipo de desarrollo no había visto el vídeo comercial con el que se vende el producto y que plasma la visión de lo que es el producto. El vídeo y la visión están por cumplir un año.

Estoy seguro que el product / market fit van a mejorar dramáticamente en las siguientes semanas ahora que los que construyen ya saben que es lo que deben construir.

Como tener una reunión de seguimiento diaria exitosa con tu equipo

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Muchas empresas tenemos reuniones de seguimiento diario con los diferentes equipos. Estas pueden variar desde tener una reunión tipo “daily huddle” en un ambiente scrum hasta la costumbre de almorzar juntos todos los días para poder intercambiar impresiones y sugerencias.

Sin importar cual sea el estilo particular de la organización es muy importante que la reunión apalanque las 3 herramientas mas poderosas que tiene un líder para poder generar un buen rendimiento en el equipo:

  • presión de grupo
  • inteligencia colectiva
  • comunicación clara

Si la reunión logra integrar estas tres herramientas todos los días, los resultados de la organización crecerán considerablemente.

La reunión debe durar entre 5 y 15 minutos y puede ser a cualquier hora del día pero la asistencia debe ser obligatoria y respetada por todos, todos los días. Es una buena idea involucrar a todo el equipo en la selección de la hora en que se tendrá la reunion diariamente.

Es muy importante que la reunión sea corta, punzante, empiece y termine a tiempo y sobre todo NO debe ser utilizada para resolver problemas. Si la reunión dura mas de 15 minutos las personas descartarán el hábito. Para lograr trabajar abajo de este tiempo el equipo se debe limitar a identificar los problemas que están limitando la operación.

La reunión debe ser liderada por alguien que sea naturalmente estructurado y disciplinado, no necesariamente esta persona será el líder del equipo. La función principal de esta persona es hacer que todo corra en tiempo y se respete la agenda. De la misma manera esta es la persona que debe indicar algunos miembros del equipo que sigan trabajando fuera de la reunión si se van por un tangente y empiezan a tratar de resolver un problema particular.

La Agenda

Durante los primeros 5 minutos cada asistente reporta “que hay”. En otras palabras, cada quien comunica en que está trabajando y que ha pasado. Esto permite visualizar conflictos, agendas cruzadas y oportunidades desaprovechadas.

Como siguiente paso se revisan las métricas de rendimiento diarias de la empresa. Por ejemplo, una empresas dedicada a ventas revisará la cantidad de propuestas enviadas el día anterior, una empresa de internet revisará cuantas visitas tuvo el día anterior a su sitio Web y alguien como Walmart revisará el precio de su acción en el bolsa. De la misma manera se deben revisar indicadores basados en cada contribuidor individual que evalúen el comportamiento de cada uno de ellos. Esto puede ser algo como las cuentas por cobrar, tiempo para completar proyectos o el tiempo necesario para cerrar contratos. En resumen, esto debe ser algún tipo de comportamiento medible.

El tercer y último punto es donde está cada uno de los miembros del equipo trabado. Acá se están buscando cuellos de botella u obstáculos que son los enemigos del negocio. Utilizar la energía y el enfoque del equipo en cualquier otro lugar que no sean los obstáculos es un desperdicio de recursos.

También, la discusión acerca de los obstáculos descubre quien está haciendo y quien NO está haciendo su trabajo. Cada vez que alguien pase un par de días sin reportar un obstáculo, seguro que hay un problema mas grande a la vuelta de la esquina. Las personas productivas, que están ocupadas y que están constantemente haciendo algo significativo siempre tienen obstáculos en su camino. Las únicas personas sin obstáculos son aquellas que no están haciendo nada. Se debe tener cuidado y llamar la atención a aquellos que todos los días  reportan “todo va bien”.

La última recomendación es que se debe tener cuidado que esta discusión sobre los obstáculos no divague en una discusión sobre como resolverlos. Eso se resuelve fuera de la reunión.

Manejo de Personal, el número de tus directos en tu teléfono

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Esto puede sonar a una trivialidad pero el mensaje que transmite esta práctica es muy poderoso. Es muy importante que todo líder de  equipo dentro de una empresa no solo tenga los números de teléfono de todos sus directos en su teléfono, los debe tener como favoritos.

La función de favoritos dentro de los teléfonos modernos surgió de la idea de que todos hablamos mas con unas personas que con otras. Dado que la gran mayoría de la comunicación que tenemos es relacionada al trabajo y dentro del trabajo las personas con que mas debiese hablar un líder es con su equipo, lo natural es que todos los miembros de su equipo estén como favoritos.

El mensaje que esto manda a un equipo es poderoso. Tener a todos los miembros del equipo dentro de los favoritos o “speed dial” significa que el líder está dispuesto a tener una comunicación abierta con su equipo. Quiere decir que cada uno de los miembros de su equipo es importante para el y que la comunicación constante con ellos es parte del éxito del equipo.

He visto muchos líderes tener que buscar, e incluso en varios casos, no encontrar el contacto de alguna persona de su equipo. Creo que no es necesario que les diga que mensaje envía este tipo de situación.