Fecha de entrega, simplemente no puedo existir sin ti. Atentamente, la productividad

Hoy si! Me acabo de “cachar” crucificando la productividad. Tan solo hace unos minutos estaba en un chat coordinando una reunión muy importante. Extremadamente importante. En la reunión se evaluarán varias opciones de trabajo que yo voy a preparar.

“Cuando es lo más alejado que puedo agendar esta reunión?”, me escuché preguntar, “así tendré todo el tiempo que quiera para trabajar.” Estos no son los pensamientos más productivos del mundo. En mi defensa, reaccioné de inmediato y puse la reunión lo antes posible para todos.

No me siento orgulloso de lo que acabo de hacer pero creo que algo puedo rescatar y utilizarlo para enfatizar la importancia de las fechas de entrega.

La reacción que estaba teniendo es normal. Una vez que fijamos una fecha de entrega -un compromiso público de cuándo algo debe estar listo- nos sentimos responsables de cumplir. Esta sensación de responsabilidad muchas veces no es cómoda. Pero es esta sensación de responsabilidad uno de los mas fuertes motivadores que existen para lograr nuestros objetivos.

Cuando no tenemos una fecha de entrega es cuándo postergamos. Es cuando somos ineficientes y vemos nuestros sueños y metas escaparse por las ventanas de nuestras oficinas. Es cuando las redes sociales se vuelven más importantes que las tareas que algún día nos dijimos que queríamos hacer.

Así que no le tengamos miedo a comprometernos y dar una fecha de entrega. Tampoco tengamos miedo a ser conscientemente agresivos con las fechas de entrega. ¿Qué es lo peor que puede pasar? Que trabajemos un poco más duro y logremos lo que queríamos un poco antes de lo que esperábamos.

Hoy descubrí que tengo un muy mal hábito que debo romper

Hace dos semanas que se pidió que se use mascarilla para salir decidí -sin nunca haber corrido con mascarilla- que NO iba a correr hasta que esto cambiara por qué “es imposible correr con mascarilla”. Entré en un estado de negación tremendo, un tipo de berrinche que ni siquiera me di cuenta que estaba haciendo hasta hoy.

Hoy por la mañana, por pura desesperación, salí a correr. “Esto no está tan mal”, me escuché decir, “que bien que salí hoy”. Y fue en ese momento durante el tercer kilómetro de mi ruta que me di cuenta que tengo un muy mal hábito que debo romper. No podía entender cómo era posible que estaba disfrutando correr con mascarilla.

Ahora les cuento otra historia muy parecida para terminar de ilustrar el punto. Hace 3 semanas se acabaron los suplementos que toma mi hijo. Los compro normalmente en Amazon. “Bueno, el courier no está funcionando, voy a ver si los consigo acá en Guatemala”, me dije, “y si no los pido cuando termine la cuarentena”. Otro estado de negación, otro berrinche.

Hace una semana, por alguna razón que no puedo identificar, llamé al courier para preguntar si estaban trabajando. “Por supuesto que si señor”, escuché del otro lado de la línea, “tenemos uno o dos días de retraso pero si estamos operando”. Vaya sorpresa la que me llevé! Los suplementos vinieron ayer.

Y así he estado identificando muchas otras situaciones en donde reacciono de la misma manera: asumo que algo es de cierta manera que no me va a permitir lograr lo que quiero sin ni siquiera tomarme la molestia de validar si es cierto o no.

¿Cual es el mal hábito que tengo que debo romper? A veces darme por vencido antes de tiempo sin por lo menos evaluar si la batalla se puede ganar.

Moraleja de la historia, no te des por vencido antes de tiempo. Primero entiende ante que estás luchando y nunca asumas que algo no se puede hacer, especialmente cuando ya has logrado tantas cosas imposibles en tu vida.

Cuando solo respiro…

Cuando solo respiro nada me hace falta. En esos breves momentos todo es perfecto – al menos así parece ser para mí. Cuando solo respiro entro en un mundo tan singular que tan solo puede existir dentro de mí.

Las preocupaciones, ansiedades e incluso las alegrías y anhelos dejan de ser cuando solo respiro. Me parece algo extraño pero la mejor sensación de todas es poder ver de lejos mis pensamientos y emociones ir y venir sin que puedan apoderarse de mi ser.

Cuando solo respiro soy yo mismo, sin ser prisionero de mis prejuicios y expectativas. Respiro solo para mí, sin tratar de estar bien con nada ni nadie a mi alrededor.

Que liberador es perderse en el ritmo de mi propia respiración! Que liberador es flotar en ese ritmo único que solo mi cuerpo puede crear. Es magnifico poder ver en los instantes que solo respiro, que las cosas son perfectas tal y como son, cuando solo respiro…

El permiso necesario para cambiar

Cuando una persona quiere trabajar con alguien más para modificar algún comportamiento, lo primero que debe hacer es obtener permiso para hacerlo.

Obtener este permiso es muy importante por qué las personas confundimos lo que hacemos con lo que somos. Si estamos tratando de cambiar el comportamiento de alguien sin obtener su consentimiento probablemente obtendremos una reacción defensiva.

Es natural. Que alguien más nos pida que cambiemos la manera en que hacemos algo muy fácilmente puede ser interpretado como un ataque personal. Al fin y al cabo, si creo que soy lo que hago y me piden que cambie lo que estoy haciendo, de alguna manera me están pidiendo que cambie quien soy. Buena suerte!

Pedir permiso es simbólico. Lo que realmente queremos con pedir permiso es lograr que la otra persona este abierta al cambio. Que esté en el mismo plano que nosotros y sienta que estamos de su lado. El permiso es un convenio entre ambos que dice: “vamos a trabajar juntos para ayudarte a mejorar.”

Este consentimiento es extremadamente poderoso y da muy buenos resultados. Especialmente cuando la persona con que estamos trabajando somos nosotros mismos.

Ve adelante y date hoy mismo ese permiso que tanto estás buscando para cambiar.

Como medir la productividad en oficinas remotas

Y para continuar con la serie en trabajo remoto hoy les quiero compartir mi sentir sobre como medir la productividad cuando hay personas trabajando desde lejos (ojo, trabajo remoto no forzosamente significa trabajar desde casa.).

Primero, revisemos algunos factores que distorsionan la evaluación de productividad de las personas en un ambiente tradicional de oficina presencial.

Podemos empezar con el hecho de que una persona llegue antes que las demás y se quede más tarde puede dar una falsa percepción de que tiene un mayor compromiso con la empresa y que está logrando mejores resultados. Todos sabemos que esto no necesariamente es cierto!

¿Que tal las personas que caen muy bien y tienen excelentes relaciones interpersonales con todos? Aunque al final del día, una persona que no está produciendo será descubierta eventualmente, la capacidad de ser agradable con los demás puede retrasar mucho este proceso.

¿Y qué hay de la persona que está ocupada todo el tiempo en algo que no está vinculado a lo que se espera que haga como trabajo principal? Hace mucho pero no genera nada de valor. Verla trabajando duro puede nublar nuestro buen juicio.

Y así tenemos muchos ejemplos más de como puede una persona pasar desapercibida sin ser productiva en un ambiente de trabajo tradicional. Esto no ocurre en un formato remoto o distribuido.

Una vez que el superviso NO puede ver a qué hora empieza o termina de trabajar una persona. En el momento que esta persona mayormente interactúa con sus colegas para tener discusiones profesionales y no tiene más opción que enfocarse en ejecutar el trabajo que se le ha asignado, la única evidencia que puede presentar de su rendimiento y productividad es la calidad de su trabajo.

Así es, el trabajo remoto eleva la calidad y puntualidad del trabajo realizado a ser la única manera viable de evaluar a una persona. No hay más remedio. Todo lo demás desaparece. Si se imaginan gerenciando a alguien a quien no pueden ver trabajar, ¿qué otra opción tendrían para evaluarlo?

Para que ver hacía atrás y para que ver hacia adelante

Durante esta época en la que todos tenemos más tiempo, es natural que estemos pensando más. Es esperado que nuestra mente esté constantemente viendo hacía atrás o hacia adelante. Es muy difícil estar en el ahora.

Que decide hacer una persona con sus pensamientos que van al pasado define de gran manera la calidad del futuro que puede construir para si misma. Veamos algunas opciones que encontramos en el pasado:

  • Lamentarnos de algo que ocurrió (que por el hecho de estar en el pasado ya no se puede cambiar) ⬇
  • Cargar con la culpa o estar culpando a alguien más por lo que sucedió. ⬇
  • Desear que lo que ocurrió nunca hubiera pasado. ⬇
  • Querer que las cosas que sucedieron no hubieran creado la situación actual. ⬇
  • Entendimiento y aprendizaje. Estas son las dos únicas razones productivas para pasar tiempo en el pasado: Aprender de lo que ocurrió y entender los detalles de la situación para poder corregirla lo más que podamos y evitar que algo parecido vuelva a suceder. ⬆

Ahora el otro lado de la moneda, los pensamientos que se van hacía el adelante. Que decide un persona hacer con estos pensamientos determina el grado de preparación y capacidad de reacción que tendrá ante los eventos que están por venir. Algunas de la opciones acá son:

  • Imaginar el peor escenario posible, generar miedo. ⬇
  • Sentirse abrumado(a) por la incertidumbre de todo lo que puede pasar. ⬇
  • Enfocarse en elementos que están fuera de su control. ⬇
  • Datre por vencido(a) prematuramente al imaginar resultados negativos posibles. ⬇
  • Buscar y encontrar oportunidades escondidas para poder tomar ventaja de ellas antes que los demás y así lograr los objetivos deseados. ⬆

Creo que en ambos casos está claro, muy claro, para qué ver hacía atrás (buscar entendimiento y aprendizaje) y para que ver hacia adelante (encontrar oportunidades). Todo lo demás es pura perdida de tiempo.

El arte y las emociones

Confieso que todavía no soy una persona que experimente sus emociones profundamente. Pero tampoco esto tan lejos cómo antes. Vamos poco a poco.

Hoy por la tarde vi el final de la película Mi Amigo el Dragón. Me sentí bastante conmovido, inspirado y motivado. Si fue una experiencia fuerte de emociones. Me gustó.

El arte, ya sea cine, música, pintura, poesía, etc. tienen ese mágico poder de despertar ese mundo secreto que podemos experimentar los humanos a través de sentir nuestras emociones.

Y la relación entre el arte y las emociones es recíproco. Cuando experimentamos emociones profundas naturalmente buscamos una manera creativa de expresarlas y esto usualmente culmina en un proceso creativo artístico.

Es cierto, no todas las emociones que experimentamos son positivas. Tampoco todo el arte que existe inspira. Esto realmente no importa. Lo que importa es que estemos abiertos a sentir plenamente nuestras emociones en el momento que lleguen y que tengamos las vulnerabilidad necesaria para expresar eso que sentimos.

Solo asó podemos regalarle al mundo un poco de ese arte que todos llevamos dentro.

El reto más grande del trabajo remoto, la comunicación asíncrona

Desde que nacemos aprendemos a comunicarnos en tiempo real. Estamos frente a frente con nuestros papás y familia. Es la manera en que cientos de miles de años de evolución nos han programado para comunicarnos.

La tecnología y el internet cambiaron la manera en que nos comunicamos prácticamente de la noche a la mañana. Hoy tenemos Skype, Zoom, FaceTime, Google Meet, etc. y suficiente ancho de banda para tener videoconferencias con quien queramos cuando queramos. Este no es el problema.

Estas tecnologías nos ayudan a poder tener comunicación en tiempo real con otras personas de una mejor manera. Es decir, las videoconferencias aunque son una muy pequeña parte del trabajo remoto, no resuelven el problema más grande.

La videoconferencia nos permite comunicarnos desde lugares distintos solventando el problema de la ubicación. Pero el verdadero reto a resolver para lograr trabajo remoto efectivo y poder tomar ventaja de todos su beneficios es el manejo del tiempo.

Una operación remota efectiva implica que cada persona va a manejar sus horarios de maneras distintas. Es parte de la responsabilidad y maravilla de este modalidad de trabajo.

Algunos van a almorzar a las 12 y otros a la 1. También algunos de los que hacen ejercicio en la mañana van a empezar un poco más tarde que los que quieren ir a traer a sus hijos en la tarde y querrán salir temprano. Y así sucesivamente.

Trabajo remoto también significa poder manejar personal en otras zonas horarias que lo más seguro no estará disponible en los mismo horarios que las personas que estén en el horario de la central.

Entonces, lo que debemos aprender a manejar realmente bien es la comunicación asíncrona. Es decir la comunicación y la colaboración que no ocurren “en vivo” o al mismo tiempo. Para lograr esto es vital mejorar nuestra comunicación por escrito y aprender a utilizar herramientas como Mattermost, Slack, Jira, Pipedrive (disclaimer: 3 de las 4 las usamos en mi empresa Ubiquo).

Así que para empezar a pensar en irse remoto les recomiendo ir desarrollando las siguientes habilidades:

  • Comunicación por escrito (creo que esto es lo más importante por mucho)
  • Saber esperar
  • Planificación
  • Empujar la información versus jalar la información (más sobre esto en un futuro artículo de la serie)

Palabras que funcionan

Words that work es el título del libro que terminé de leer hoy. Vale la pena decir que este es el noveno libro que termino en este año.

Escogí leer este libro por qué lo recomendó Matt Mullenweg en un episodio que grabó en Masters of Scale. Mencionó que el libro le ayudó significativamente a mejorar su comunicación por escrito en su empresa Automattic que trabaja 100% remoto con más de 1,2000 empleados. Ellos son los creadores de WordPress.

No puedo negar que el libro me ayudó un poco y pude rescatar algunas “reglas” de cómo escribir mejor pero en general el libro no llenó mis expectativas.

Que aprendí

  • En toda comunicación pero en especial en la comunicación escrita no debes olvidar “no es lo que dices lo que importa, lo que importa es lo que las personas escuchan”.
  • Palabras simples son mejores que palabras complejas (rara vez nuestra audiencia es tan educada cómo creemos).
  • Brevedad sobre todo. Menos palabras es mejor que más palabras.
  • Cada palabra es interpretada de manera diferente portada persona que la escucha. Entiende muy bien el “background” de tu audiencia antes de escoger que palabras vas a utilizar.
  • Define un contexto para tu comunicación. Poner a tu audiencia en contexto puede hacer toda la diferencia.

Les dejo este excelente resumen visual creado por David Bakker.

Por qué no me gustó tanto el libro

  • Mucho del contenido está orientado para escribir discursos políticos
  • Creo que el libro aunque propone brevedad es demasiado largo para lo que realmente enseña. Creo que los tips más importante se podían transmitir en no más de 20 páginas.
  • Los ejemplos son muy específicos a una época en particular de la historia y no los sentí muy relevantes.
  • 98% del contenido está basado en la cultura estadounidense

Le doy 3 de 5 estrellas. Si alguien lo quisiera leer igual les comparto el link para que lo puedan comprar en Amazon (Formato Kindle)

Para seguir con el tema de trabajo remoto y mejor comunicación hoy empiezo a leer Remote. Espero en un par de semanas contarles cómo me fue con ese. Tengo expectativas muy altas para ese libro. Hace unos meses leí otro libro del mismo autor que se llama It diesen’t have to be creas at work y me pareció fenomenal. Ese si tiene 5/5 estrellas y lo recomiendo de todo corazón.

El arte de empezar de nuevo

No importa cual sea la situación. Puede ser un corte de electricidad que cause que pierdas todos los avances que no habías guardado por horas en tu videojuego favorito, puede ser ese disco duro que muere completamente justo en el momento que estabas terminando la tesis de la universidad o puede ser la salida inesperada de un trabajo. Lo que sea.

Cuando algo así te suceda básicamente tendrás 2 opciones frente a ti: detenerte ante el obstáculo (pared de ladrillo) que tienes enfrente o utilizar ese obstáculo (pared de ladrillo) para catapultarte a un mejor lugar.

Opción 1, ser detenido por el obstáculo.

Esto prácticamente quiere decir ver el obstáculo cómo un problema sin solución. Y una vez que ves una situación cómo un problema sin solución, prácticamente le has dado el poder a tu problema de ser invencible. Fin del juego. Nunca volverás a empezar de nuevo.

Opción 2, utilizar el obstáculo como catapulta.

¿Pero que pasa si ves el problema cómo una oportunidad? Y no solo lo ves cómo una oportunidad sino que como un regalo sin el cual nunca podrías hacer tu mejor trabajo, un regalo sin el cual nunca te podrías convertir en tu mejor versión.

Debes recordar que sin importar cual sea el problema, claro, exceptuando la muerte, siempre tienes la oportunidad de aprender algo de él. De ver algo que no habías visto antes. De entender cómo funciona algo que antes no entendías. De empezar de nuevo con mente fresca y un corazón lleno de ilusión. Tan solo debes buscar.

Empezar de nuevo siempre es una opción. Siempre. Y es una opción que te garantiza el éxito. Por qué lo peor que puedes pasar al empezar de nuevo es que vuelvas a fallar. Y si vuelves a fallar recuerda que también puedes volver a empezar de nuevo sabiendo un poco más, siendo un poco más fuerte y con más experiencia que la vez anterior.

Cuando tengas una pared de ladrillos enfrente que no te deje pasar, recuerda para que están esas paredes ahí (los obstáculos): Tan solo están ahí para separar a las personas que medio quieren alcanzar sus objetivos de aquellas que realmente los quieren alcanzar y están dispuestos a derrumbar esas paredes para lograrlos.

Este es el arte de empezar de nuevo.