El impacto que podemos tener como gerentes, ejecutivos o líderes se ve limitado por un factor: el tiempo. Es por esta razón que listo las siguiente mejores prácticas y varias reflexiones para lograr una mejor productividad:
El logro de cualquier objetivo requiere de dos cosas:
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- Enfoque: lograr visualizar claramente que es lo que se quiere lograr e identificar cuales son las sub tareas indispensables a realizar para cumplir el objetivo.
- Concentración: Evitar que la mente divague y se distraiga. Nunca utilizar el tiempo en cualquier tarea ajena a las identificadas con el enfoque.
Identificación de tareas: 20% de las tareas que se realizan representan un 80% del valor de lo que se tiene que completar. Como en todo, se cumple el Principio de Paretto. Es crítico identificar ese 20% de las tareas más importantes y valiosas para poderlas ejecutar de primero. Este principio se aplica a todo lo que hacemos en nuestras vidas: 80% de las veces comemos en 20% de los restaurantes que conocemos, 80% de nuestros problemas vienen del 20 % de las personas que conocemos, 80% de la utilidad en cualquier empresa viene de 20% de sus servicios y clientes, etc.
- Listas, listas!: Todas las tareas deben de ser identificadas y escritas en una lista. Tener las tareas escritas en una lista libera la mente de tenerse que “recordar” de que hay que hacer y permite una concentración total en lo que se debe hacer.
- El Valor del Tiempo: ¿Qué es lo que más aporto a los objetivos de la empresa? ¿Cuál es mi rol en el equipo? ¿Cómo mi presencia mejora la situación de la organización a la que pertenezco? ¿Cuál es el uso más valioso de mi tiempo? Es necesario responder estas preguntas y dedicar el tiempo a realizar únicamente las tareas que están alineadas con estas respuestas. Es decir, utilizar tiempo de la manera más valiosa posible, realizando las tareas más importantes, el 20%.
- Compromiso a completar tareas: Se debe hacer un compromiso (una promesa interna que no se puede quebrar) para acabar todo lo que se empieza. Dejar cosas incompletas causa estrés, incomodidad, insatisfacción, un sentido de falta de control. Una vez que se inicia una tarea (escribir un reporte, contestar una llamada, armar un proyecto, preparar una presentación, desarrollar a un colaborador, etc.) no hay que dejarla hasta que esté completa. No divagar hasta que este completa. Claro, las tareas grandes se pueden subdividir y se debe completar cada una de estas subtareas de una manera atómica. En estos casos se debe recurrir a la planeación y organización de tareas.
- Hacer la tarea correcta no es lo mismo que hacer correctamente una tarea: ¿De que sirve completar con excelencia una tarea que no es la que tenemos que hacer? Es mucho mejor hacer una sola tarea correcta que hacer mil tareas de baja importancia. El humano por naturaleza enfoca su atención en tareas triviales que tienen poco efecto en sus metas. Es imprescindible enfocarse en hacer bien las tareas correctas e importantes.
Manteniendo el enfoque lo dejo acá por hoy. En breve estaré publicando la segunda parte.
