Manolo Alvarez: Blog

Aprovechar el tiempo al máximo

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Hoy estoy escribiendo esto desde una muy bonita tienda de muebles. Esto visitando a un cliente que está interesado en hacerle upgrade al servicio de Whatsapp que tiene con nosotros.

Con el fin de llegar a tiempo a la cita, decidí salir antes de lo normal por aquello del tráfico. Resulta ser que tuve mucha suerte. No había nada de tráfico. Llegué 35 minutos antes de lo previsto.

Una vez acá, una persona muy amable que trabaja acá me ofreció un lugar en donde sentarme en lo que empezaba la reunión. Me senté y por costumbre y falta de presencia empecé a esperar, estaba a unos segundos de ponerme a perder el tiempo con mi celular. Después de un par de minutos me centré y empecé a pensar en que 30 minutos es mucho tiempo. Sería bueno usarlos para algo productivo. En aprovechar al máximo mi tiempo.

Así que de inmediato saqué mi computadora y me puse a escribir este post. Así que aquí estoy, aún 16 minutos antes de que inicie mi reunión y con un post bastante bueno ya listo para publicar.

Acá les dejo la reflexión.

Todos los días, sin importar qué tan cargados sean, tienen pequeños momentos que a veces desperdiciamos. La realidad es que no los desperdiciamos porque sea imposible aprovecharlos, los desperdiciamos por costumbre.

A pesar de los grandes cambios que la pandemia del COVID 19 trajo hay ciertas cosas que siguen igual. Una de ellas es la percepción de que el trabajo / productividad solo se pueden dar en el lugar indicado en un momento preciso. La idea de poder trabajar en cualquier lugar por incrementos pequeños de tiempo aún le sigue pareciendo a muchos un locura.

Pero aprovechar cada momento al máximo sí es posible. Hoy contamos con la tecnología y la conectividad que se necesita para trabajar desde cualquier lugar. También, la configuración de la mayoría de trabajos permite que las actividades sean realizadas desde cualquier lugar. Los avances pueden ser fácilmente almacenados en una computadora o la nube. Los entregables muchas veces se pueden entregar en formato digital.

Sin duda alguna, hay muchas tareas que requieren de completa concentración, equipo especializado y largos bloques de tiempo para realizarse. Pero también hay miles de pequeñas actividades que se puede adelantar en cualquier momento. Hacerlas cuando se puede es aprovechar el tiempo al máximo.

Distracciones

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Una distracción es algo que puede captar la atención de una persona cuando esa persona se está tratando de enfocar en algo más. Ahora bien, distraerse es algo que una persona elige hacer cuando se topa con una distracción. No todas las distracciones distraen a las personas. Distraerse es una elección.

Yo todas las distracciones son iguales. Algunas son más intensas que otras. Es decir, llaman la atención con mayor fuerza que las demás. Poder resistir estas fuertes distracciones requiere un poco más de fuerza de voluntad. La capacidad de enfoque debe ser mayor para poderlas descartar.

Así que el antídoto para las distracciones no es construir una burbuja en la que nada ajeno a lo que se está trabajando pueda entrar. La solución es aprenderse a concentrar. El éxito está en desarrollar una mente disciplinada. En poder ignorar las distracciones.

Al mismo tiempo, el enfoque requiere energía. Poder ignorar distracciones es cansado. Aunque toda distracción puede ser vencida, hacerlo requiere de esfuerzo. Así es que un ambiente libre de distracciones es más productivo que uno que no.

Reconocer que distraerse es una elección no quiere decir que configurar un lugar de trabajo libre de distracciones no sea una buena idea. Mientras menos distracciones hayan presentes, mayor energía mental habrá disponible para completar la tarea que se desea hacer. La productividad baja.

Siento que en estos últimos días he tenido que usar demasiada energía de más para poderme concentrar. Seguro tengo muchas distracciones a mi alrededor.

Voy a dedicar este fin de semana a revisar mi ambiente de trabajo (físico y digital) y eliminar cuantas distracciones me sea posible identificar.

Cualquier otra cosa es mejor

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Cuando hay una tarea enfrente que no se quiere hacer, cualquier otra cosa es mejor. En esos momentos puliremos los zapatos blancos, ordenaremos la oficina, haremos despechadas e incluso veremos Betty la Fea por tercera vez con tal de no hacer lo que tenemos que hacer.

Idealmente lo correcto es llevarnos a hacer lo que hay que hacer, ahora. Pero todos estamos hechos de carne y hueso. Hay veces que simplemente la fuerza de voluntad está en escasez. No puedo hablar por los demás, pero al menos el resultado que yo obtengo en esos momentos es que paso horas a la vez castigándome por no estar haciendo nada; mientras sigo ahí sentado sin hacer nada.

Después de hablar al respecto con varias personas me estoy dando cuenta que esto es mucho más común de lo que antes creía. Le pasa a muchas personas.

Varias de ellas me han sugerido que reconocer que en ese momento no vamos a hacer nada es un buen primer paso. Luego de eso, salir a caminar y estar afuera para despejarse puede ser una buena idea. Es importante tomarse el tiempo que sea necesario para entrar en un estado productivo. No tiene sentido regresar antes de estar listos para volver a sentarnos a no hacer nada.

En los momentos en que las cosas no se están dando y estamos atorados, hacer cualquier otra cosa es mejor.

El beneficio de tener un buen proceso

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Los procesos son fenomenales. Estos infinitos círculos de actividades cuidadosamente seleccionadas pueden cambiar los resultados que una persona obtiene en cualquier área de su vida.

Construir un buen proceso debe ser el principal enfoque de alguien que quiere mejorar sus resultados. Tristemente de niños a todos nos dijeron que lo único que importa son los resultados (¿Recuerdan la presión por sacar buenas notas en el colegio sin importar cómo?) Es por esto que nos cuesta tanto dejar los resultados temporales a un lado para enfocarnos en desarrollar un buen proceso.

Un proceso efectivo eventualmente dará buenos resultados. Los buenos resultados sin un proceso que los sostenga tan solo es tener buena suerte. Es preferible tener un mal resultado generado por un buen proceso que lograr el mejor de los resultados sin un proceso que haga que ese resultado sea replicable.

Cada vez que haya una elección entre usar el tiempo para mejorar un proceso o lograr un resultado inmediato el recurso se debe invertir en mejorar el proceso. La gran mayoría de las veces los buenos resultados pueden esperar pero un mal proceso que se convierte en mal hábito puede destruir el futuro.

Sé que es difícil de aceptar pero para poder tener una vida exitosa hay que quitar la mirada del premio y enfocarse en el camino. Si el camino es el correcto, eventualmente la tierra prometida llegará.

Maximizar el tiempo durante las reuniones de equipo

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La especialización en las empresas es algo muy importante. La combinación de habilidades especializadas es la razón por la cual las empresas y los equipos existen. Si hacemos una analogía con los deportes lo podemos entender mejor. Un portero se especializa en prevenir goles, un delantero se especializa en hacer goles. Un equipo de futbol conformado por solo delanteros nunca ganará un campeonato.

El manejo de la especialización dentro de una empresa es algo complejo. La especialización requiere de objetivos específicos y muy bien definidos. Esto hace que la colaboración con otras áreas de la empresa cuyas especialidades y objetivos son diferentes sea difícil.

Cuando hay un director en una empresa que tiene líderes de equipo a su cargo debe asegurarse de maximizar el uso del tiempo de sus reuniones de equipo. Uno de los principales errores que se cometen en relación a esta administración de tiempo es la estructuración de dichas reuniones. Estas reuniones de equipo usualmente reúnen a todos los líderes de equipo que le reportan al director para tratar temas específicos de cada uno de ellos. Esto es una pérdida de tiempo.

Como hablamos al inicio, la especialización es extremadamente importante. También lo es la coordinación. Es por esto que recomiendo sostener dos tipos de reuniones de equipo, una general con todo el equipo (reunión de coordinación) y otra especializada con cada uno de los equipos asignados a un objetivo en particular (reunión de seguimiento especializado).

Los beneficios de tener estos dos tipos de reuniones son muchos, siendo el principal el aprovechamiento del tiempo. Si hay algo que todos deben saber se ve en la reunión de coordinación. El seguimiento de avances y cumplimiento de objetivos particulares se ve específicamente con los líderes a cargo de los mismos y nadie más. Este esquema permite un balance muy bueno entre la especialización y la coordinación.

La importancia de la herramienta correcta

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Ayer les conté sobre mi frustración instalando una chapa inteligente. Hoy les cuento que ya la logré instalar. Aparte de que el proyecto me ayudo a crecer mi habilidad para manejar la frustración, también aprendí sobre la importancia de tener la herramienta correcta a la mano.

Resulta ser que uno de los tornillos de la chapa que quería reemplazar estaba sobado y parecía prácticamente imposible de quitar. Esto hasta que hice un par de búsquedas rápidas en YouTube y descubrí los extractores de tornillos y como usarlos. Claro, un extractor de tornillo requiere de otro par de herramientas para funcionar bien, un taladro y una broca de metal. Estas tres herramientas en conjunto parecían ser el secreto para poder terminar el trabajo.

Así que me fui a la ferretería más cercana y compré las tres herramientas. Ayer pasé más de tres horas tratando de quitar ese desgraciado tornillo con un desarmador. Hoy, en menos de 10 minutos ya lo había quitado. ¿Cómo? Utilizando las herramientas correctas para el trabajo.

Una buena computadora, el software adecuado, la silla ergonómica, el Internet que cubre tus necesidades, el tractor ideal, el carro que se ajusta a lo que debes hacer, un extractor de tornillos, un taladro y un broca de metal; todas herramientas correctas que hacen toda la diferencia.

Cualquier persona que dice tomar en serio su efectividad y productividad debe empezar por hacer un inventario de las herramientas a su disposición. Si cualquiera de ellas no es la herramienta ideal para el trabajo lo primero que debe hacer es cambiarla.

Estructura

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La estructura es buena. Y también puede ser muy mala. Al igual que todo, la estructura simplemente es. Su utilidad depende completamente de cómo se decida utilizar.

A veces se escucha decir que unos niños necesitan más estructura que otros y que de esto depende que colegio les será más beneficioso. También se escucha decir que todos los niños se benefician de tener mucha estructura durante sus años formativos. No sé.

La palabra estructura también se utiliza para describir la manera de pensar de las personas. Hay personas que tienen pensamientos más estructurados que otras. Se cree que estas personas son menos creativas. Lo opuesto también es una fuerte creencia popular. Las personas con pensamientos “desordenados” son más creativas. En realidad, ¿quién sabe? Yo nunca he visto datos científicos que respalden cualquiera de estas dos creencias acerca de la estructura de los pensamientos de las personas.

En mi experiencia diaria la estructura funciona para:

  • Tener reuniones efectivas
  • Eficientizar la operación
  • Aprovechar el tiempo al máximo
  • Ejecutar planes de acción
  • Cumplir presupuestos
  • Finanzas y contabilidad

En mi experiencia diaria la estructura no funciona para:

  • Innovar
  • Diseñar nuevos produtos o procesos
  • Desarrollar software
  • Definir estrategias
  • Crear y fortalecer relaciones
  • Fortalecer la cultura de una empresa

Al igual que un cuchillo, la estructura puede salvar o matar a una empresa. Como emprendedores es importante entender cómo utilizar de la mejor manera cada una de las herramientas que tenemos a nuestra disposición. Lo último que debemos hacer es empezar a ver que todo tiene cara de clavo solo porque encontramos un martillo.

Pequeñas mejoras

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En algunos deportes una pulgada hace la diferencia entre ganar el campeonato o hundirse en la derrota. En otros es el segundo el que determina si se alcanza la gloria o si se aprende de la derrota. Las diferencias son mínimas, el impacto es infinito.

Lo mismo ocurre en los negocios. Y en las relaciones. Y en nuestras vidas privadas. Siempre hay pequeñas variaciones que hacen toda la diferencia. Sin embargo nos empeñamos en creer que son las grandes ocurrencias lo que cambia la historia de nuestras vidas y empresas. No, no, no.

Lo que cambia la trayectoria de empresas y vidas son las pequeñas pero constantes mejoras. Una persona que mejora 1% a la semana será 52% mejor al cabo de un año. ¡Esta persona podrá duplicar su rendimiento cada dos años! Todo lo que tiene que hacer es mejorar 1% cada semana. De nuevo, lo mismo aplica para las empresas: mejorar 1% a la semana equivale a duplicar el rendimiento cada dos años. Ojo, no me refiero a duplicar la facturación cada dos años. Esto puede ocurrir mucho más rápido conforme el rendimiento operativo mejora.

Sí, yo sé. Para muchos de ustedes duplicar el rendimiento cada dos años no es suficiente. Es más, sé que para algunos de ustedes esto puede ser una broma. Lo comprendo ¿Pero entonces por qué conformarse con un 1% a la semana? Esto es lo mínimo que se puede esperar. ¿Qué tal 2% a la semana para duplicar el rendimiento en un año? ¿O 4% para duplicar cada 6 meses?

A menos que se saquen la lotería el cambio no vendrá repentinamente. El cambio vendrá de la constante repetición y mejoras increméntales. Es acá en donde hay que enfocarse: en cuanto hemos mejorado en los últimos días. Todo lo demás es simplemente una distracción.

Organizar antes de hacer

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Hacer se siente bien. Nos da la sensación de que estamos siendo productivos. El problema es que a menudo estamos haciendo las cosas erróneas y la sensación de productividad se queda solo en eso, en un sensación.

Por el otro lado, organizar nuestros pensamientos y clarificar que es lo qué realmente queremos hacer es algo intangible y no se siente tan bien. La sensación no es tan agradable pero siempre que nos tomamos el tiempo para pensar y organizar qué es lo que vamos a hacer resultamos siendo bastante más productivos.

Creo que tomarse unos momentos de silencio a solas para organizar nuestros pensamientos siempre es algo que pagará muy buenos dividendos. Especialmente cuando estamos por empezar a trabajar en algo que es importante. La acción no siempre lo es todo. La acción bien dirigida a un plan debidamente organizado SÍ lo es todo.

Antes de empezar a trabajar en tu siguiente actividad te recomiendo que te tomes unos minutos para organizar tus pensamientos. El resultado final de tu proyecto te lo agradecerá, siempre.

¿Jugar en el trabajo? Algo a explorar

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Es impresionante el compromiso que todos mostramos cuando estamos jugando algo que nos apasiona. No importa si lo que estamos jugando es un deporte, un juego de mesa o simplemente un pasatiempo que nos entretiene, la entrega es total.

Si somos totalmente honestos, este no siempre es el caso en el trabajo. Incluso, se puede decir que el esfuerzo que ponemos cuando estamos jugando algo (en dónde no nos pagan) es mucho mayor que el esfuerzo que le poneos al trabajo por el que SÏ se nos paga. ¡Esto no hace ningún sentido!

Me he estado preguntando qué es lo que causa esta situación y cuales son las características de los juegos que nos invitan a dar todo lo que tenemos a cambio de tan solo tener la oportunidad de ganar. Creo que si se pueden identificar claramente estas características algunas de ellas se podrían aplicar al ambiente de trabajo y lograr así dos cosas muy importante: 1) mejorar la experiencia de las personas que trabajan con nosotros Y 2) incrementar drásticamente la productividad.

Para validar esta hipótesis y entrar de lleno en el tema hoy empecé a leer “The Game of Work: How to Enjoy Work a Much as Play” por Charles A. Coonradt. Con lo poco que leí hoy les puedo decir que el libro promete. Muy probablemente en los siguientes días vaya profundizando en lo que vaya leyendo acá en el blog. ¡Estén atentos!