Manolo Alvarez: Blog

Manejo de personal, sobre las horas extras

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Es muy probable que este post no contenga la información que la mayoría de ustedes están buscando. No me voy a centrar en escribir cual es el mejor esquema para compensar el trabajo extra o como lograr que el equipo se quede a trabajar mas. Todo lo contrario. La idea de este post es combatir y hacer ver las horas extras como un síntoma de algo que está mal con el equipo o la persona en específico.

Si alguien está trabajando bastantes horas extras una de dos cosas está pasando:

  1. La persona que está asignando la carga de trabajo lo está haciendo mal y estimando erróneamente la carga
  2. La persona haciendo el trabajo no tiene la capacidad, destrezas o voluntad para cumplir lo que se espera de ella

En cualquiera de los dos casos, gerencia debe de intervenir e indagar que está ocurriendo. En el primer caso se debe dar “coaching” a la persona que está asignando el trabajo para que aprenda a estimar las asignaciones de trabajo que hace y evitar que queme al equipo.

En el segundo caso se debe de trabajar de cerca con la persona que no está logrando cumplir lo que se espera de el o ella en su horario laboral estándar para darle las herramientas y que de la talla. Si luego de trabajara con la persona, no se logra que cumpla los resultados sin horas extras, esta persona debe ser reemplazada.

Concluyendo, las horas extras son malas. Una persona que constantemente requiere trabajar en las noches y fines de semana para cumplir con su trabajo estándar está rindiendo poco. Esta es una señal de advertencia que hay algo mal. Es momento de intervenir y encontrar la causa de que está pasando. Simplemente esta situación no es sostenible en el tiempo.

OJO: Siempre hay proyectos, crisis, iniciativas propias de mejora adicional, investigación, innovación, etc. que en momentos requieren de tiempo extra. Estos casos se deben excluir de lo acá expuesto ya que son parte natural del crecimiento de una organización.

Cuando los que construyen no saben que construir

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Los errores no son mas que una oportunidad de aprendizaje. Y vaya que cuando estás haciendo cosas nuevas la única manera de mejorar es aprender.

Hay veces en una “startup” que simplemente el producto que se está construyendo no tiene semejanza alguna a las expectativas comerciales de las personas que han visualizado el problema a resolver y por ende el producto no se mueve y no llena las expectativas del mercado.

Lo que acabo de describir en el párrafo anterior puede ocurrir por muchas diferentes razones pero creo que una de las principales es por qué la visión de el equipo comercial no es trasladad de una manera concreta al equipo de desarrollo. Los que van a construir el producto no saben que construir.

Cómo resolver esto puede ser bastante complicado y seguro que la solución ideal dependerá de la naturaleza de cada organización y del producto que se está lanzando al mercado. Lo que si considero que puede ser una constante en la resolución de este problema es siempre compartir toda la comunicación que el equipo comercial tenga con el mercado y los clientes al equipo de desarrollo.

Esto puede sonar muy trivial y es algo que “seguro estamos haciendo” pero les comparto que en un proyecto que estamos ejecutando el equipo de desarrollo no había visto el vídeo comercial con el que se vende el producto y que plasma la visión de lo que es el producto. El vídeo y la visión están por cumplir un año.

Estoy seguro que el product / market fit van a mejorar dramáticamente en las siguientes semanas ahora que los que construyen ya saben que es lo que deben construir.

De los pensamientos al ánimo, del ánimo a los resultados

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Hay algunas veces que damos mas de lo que creemos poder dar. Hay otra veces en que nos asombramos de lo que hemos logrado. En esos momentos nos preguntamos que cambió y rara vez encontramos una respuesta que haga sentido pues sabemos que no hemos entrenado mas, estamos al tanto de que no hemos cambiado el proceso en el trabajo o todo pareciese seguir igual.

Estoy convencido en que estos momento lo que marca la diferencia en el rendimiento es el estado de ánimo en que nos encontramos. Ese estado de convicción en el que sabemos que podemos dar mas y todo el resto de situaciones pasan a un plano secundario.

Al mismo tiempo se ha demostrado científicamente que el estado de ánimo es directamente influenciado por la calidad de los pensamientos que tenemos. Mientras más positivos sean los pensamientos que generamos, mejor estado de ánimo tendremos, mejore resultados. Tampoco debemos olvidar que somos nosotros quienes escogemos que pensar!

¿Suena simple? Si. ¿Es fácil? No.

El cuento de los zapatos blancos y como evadimos lo que tenemos que hacer

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Esta idea viene de la autora de Atlas Shrugged, Ayn Rand. Ella publicó una serie de ensayos que fueron compilados en un libro sobre como escribir mejor. Uno de los temas en que ella entra en profundidad es el del famoso “Writers’ block” o bloqueo de escritor. Este es un término utilizado para describir esos períodos en los cuales los escritores simplemente pasan semanas, meses o años sin poder “encontrar” la creatividad para escribir algo.

Ella detalla como un escritor, cuando se sienta y tiene que escribir (lo que sabe que tiene que hacer pero al mismo tiempo es algo muy difícil de hacer) si tiene un par de zapatos blancos por ahí en la habitación y su mirada casualmente ve una pequeña mancha en ellos, seguro su mente logrará racionalizar por qué los debe limpiar en ese mismo momento.

En otras palabras, somos buenísimos para evadir lo que tenemos que hacer. Y somos aún mejores para crear historias y  excusas para no hacerlo. Es muy importante tener esto muy presente ya que la mente es tan poderosa que simplemente no nos damos cuenta de lo que estamos haciendo y cuando nos damos cuenta ya estamos, convencidos de que es lo mas importante que podemos hacer, limpiando esos zapatos blancos.

Manejo de Personal: lo “justo” no es tratar a todos por igual

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Cuando una empresa está analizando su mercado, sus clientes objetivo y a que tipos de personas quiere dirigir sus productos o servicios es natural que lo primero que se haga sea segmentar los grupos. Es decir, clasificarlos en verticales de acuerdo a diferentes criterios como lo pueden ser las preferencias, demográficos, historial de compra, poder adquisitivo, etc.

Cuando una empresa está diseñando los incentivos, bonos, planes de crecimiento roles y en general el manejo de su personal interno lo primero que se hace es pensar en estándares, igualdad, “justicia” y en encontrar una manera en la que todo el personal, al menos los de un mismo equipo, estén “lo mas parejo posible”.

Este es un contraste tremendo. Entendemos que el mercado requiere soluciones personalizadas y que no todos son iguales. Sin embargo, aplicamos una mentalidad totalmente diferente a la configuración de nuestras estructuras, procesos e incentivos internos.

Dado esta “revelación” el paso a seguir es bastante obvio:

  1. Invierte recursos en conocer a cada una de las personas que conforman tu equipo
  2. Clasificalos en base a los criterios que mas importantes sean para lograr un buen desempeño en tu organización
  3. Crea un plan de desarrollo, incentivos y crecimiento personalizado, de ser posible, para cada persona, de lo contrario, para grupos de persona basados en los criterios ya definidos
  4. Vuelve al punto 1 e itera para ir mejorando este proceso

La habilidad de aprender más rápido como ventaja competitiva

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Todas las personas y empresas siempre estamos buscando una mejor manera de hacer las cosas. Como individuos siempre estamos viendo como le agradamos mas a nuestra pareja, como logro distinguirme en el trabajo para obtener un mejor puesto, como logro ser mejor en el equipo de deportes, etc.

Como empresas siempre estamos buscando como construir un mejor producto que la competencia, como reducir mis precios para ganar mas mercado, como reclutar mejor talento para subir la productividad, etc.

En resumidas cuentas, siempre estamos buscando una ventaja competitiva para que nos vaya un poco mejor y lograr resultados superiores a los demás. Es la naturaleza del mundo en que vivimos.

Dado que todos estamos detrás de las ventajas competitivas como que si estas fueran el “holy grail” del éxito se ha escrito mucho alrededor del tema y se han generado un sin fin de teorías de cuales son las ventajas competitivas mas importantes. En realidad esto ha complicado bastante el panorama.

Steven Kotler propone algo bastante mas simple. El propone que para que constantemente podamos lograr una real ventaja, tanto a nivel personal como nivel empresarial, todo lo que hace falta es que aprendamos mas rápido que los demás. Eso es todo. De esta habilidad se depende cualquier otra ventaja competitiva que pueda ser necesaria.

Si aprendemos (ya sean nuestras empresas o nosotros mismos) mas rápido que la “competencia” seguro siempre encontraremos mejores maneras mas rápidas de hacer las cosas, de mejorar nuestras relaciones y cumplir de manera mas efectiva nuestros objetivos.

Debemos aprender a recibir la retroalimentación de fuera de una manera no personal y constructiva.vTomarla como el mayor regalo que pudiéramos tener, analizarla, aprender y mejorar en base a la información descubierta. Osea, debemos aprender.

“The ability to learn faster than your competitors is the only sustainable competitive advantage.” —Steven Kotler

The Rise of Superman: Decoding the Science of Ultimate Human Performance

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Todos queremos lograr mas en nuestras vidas. No hay duda de eso. Algunas de las preguntas que todos de una manera u otra nos hacemos en relación a esto son: ¿Que es lo que lleva a algunas personas a lograr mas que otras? ¿Por qué hay momentos en que experimento incrementos sustanciales de rendimiento? ¿Como puedo lograr mayor concentración? ¿Por qué experimento altos y bajos? ¿Cual es el secreto del alto rendimiento? etc.

Pues bien, The Rise of Superman: Decoding the Science of Ultimate Human Performance es un libro que, analizando atletas de alto rendimiento en deportes extremos, explica el estado de “flow” en los seres humanos. El libro describe el “flow” como aquello a lo que comúnmente le llamamos “estar en la zona” o algo por el estilo.

Recién lo terminé de leer ayer y les puedo decir que el libro me impactó muchísimo. Las historias de los atletas son son muy buenas y la descripción psicológica de como funcionan nuestros estados mentales es buenísima.

Lo mejor del libro es que estoy  empezando a aprender a  como controlar los factores o “triggers” externos e internos que me ayudarán a empezar a pasar mas tiempo en “flow” o estar en “la zona”. Si te interesa incrementar tu rendimiento y resultados de una manera exponencial este libro es para ti.

Les dejo la página de mis quotes y rating del libro en goodreads:

The Rise of Superman: Decoding the Science of Ultimate Human PerformanceThe Rise of Superman: Decoding the Science of Ultimate Human Performance by Steven Kotler
My rating: 5 of 5 stars

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The Science of Flow

Como estar ocupado puede ser una forma de haraganería

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Hay días en los que tenemos mucho que hacer. La cantidad de trabajo es muy alta y si, estamos ocupados. Tenemos mas que hacer de lo que en realidad podemos hacer. Esto es una realidad.

Pero, ¿que pasa cuando estar ocupado se convierte en estar “ocupado y una excusa para evitar hacer lo que en realidad es importante? A ver, lo explico un poco mas a fondo.

No todas las tareas fueron creadas iguales!

Hay tareas que son mas importantes que otras. Hay tareas que nos dan mas miedo que otras. Hay tareas que crean mas valor cuando se cumplen que otras. Existe una muy fuerte correlación entre el nivel de  inseguridad, miedo y complejidad del  retos de una tarea y que tan importante y que tanto valor generará al ser completada.

Cuando estés procrastinando o sintiéndote tan ocupado que simplemente no tienes tiempo para hacer una tarea que te tiene ansioso, la correlación que acabo de mencionar, indica que esa es una tarea importante de alto valor.

Es acá donde estar “ocupado” toma la connotación de haraganería. Utilizamos, e incluso creamos, tareas de menor valor que utilizamos como escudos para no tener que afrontar las tareas difíciles que realmente moverán las cosas hacia adelante. Nos pasamos todo el día atendiendo todo aquellos con que nos sentimos cómodos. Nos la pasamos “ocupados” como un mecanismo de defensa en contra de hacer lo difícil y ponernos a prueba de que tanto mas podemos realmente hacer.

Lo mas difícil es empezar

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No se si será algo que me pasa a solo a mi o es algo mas general. Tengo ganas de hacer algo, quiero lograr un nuevo proyecto, empezar una nueva rutina o hábito o simplemente hacer una tarea puntual. Es en este momento que muchas veces empieza la lucha.

Por un lado tengo el deseo de ponerme manos a la obra. Por el otro empiezo a contarme historias, divagar y en muchos casos procrastinar de una manera mas que profesional. En este punto mi mente se especializa en crear escenarios ficticios en los cuales lo que quiero hacer parecer una tarea titánica fuera de todo alcance. El esfuerzo requerido para completarla toma una forma desproporcionada a lo que realmente se requiere. La complejidad crece exponencialmente y empiezo a rechazar la tarea.

Lograr sobrepasar este juego mental, para mi, es lo más difícil para lograr cualquier cosa que quiera. La mas difícil es empezar. Lo mas difícil es poner las cosas en perspectiva y dejar de sufrir por un futuro incierto que realmente no estamos dimensionando.

Hoy por hoy se que si logro sobrepasar esta parte del proceso y controlar mi mente uy mis emociones, lograré mucho mas cosas en mucho menos tiempo.

¿A alguien mas le sucede esto? ¿Que recomiendan para hacer que empezar sea mas fácil?

Manejo de personal – cuales son las decisiones importantes

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Cuando un gerente está enfrentando todo lo que debe hacer con su equipo, cada decisión cobra mucha importancia. Las decisiones que toman la mayor cantidad de tiempo y recursos son las decisiones respecto a “QUE”. Es evalúa que va a hacer cada persona, que es lo mas importante a hacer en este trimestre, que debemos cambiar para lograr las metas, que amenazas hay allá afuera, que es la mayor oportunidad que se tiene a la mano, etc.

Todas estas decisiones se deben tomar y son importantes. Pero como muy bien lo plantea Jim Collins en Good to Great: “Las decisiones mas importantes que la gente de negocios toma no son las decisiones de que sino  las decisiones de quien”.

Collins con esto quiere decir que el manejo de personal es sumamente importante. Y no en el sentido de QUE debe hacer el personal sino que QUIEN va a hacer que cosas. Esto empieza a poner en perspectiva la importancia del reclutamiento de personal y el grado de seriedad con que se debe tomar  la construcción de equipos.

Quien en este caso se refiere a las personas que se ubican para que tomen las decisiones sobre el que. ¿Quien lidera la fuerza de ventas? ¿Quien está ensamblando tu producto? ¿Quien tiene la oficina de “la esquina”? En resumen, quien es donde empieza la magi o en donde empiezan los problemas.

Si estás interesado en como reclutar mejor para tu empresa y en el camino facilitar el manejo de personal Who: The A Method for Hiring es un excelente libro para empezar.