Saber qué hacer no es suficiente para terminar ese proyecto que no termina

Sí, sí, sí, ya sé qué hacer. No me molesten. Ya me pongo a trabajar en ello y lo hago. A todos nos pasa. Ya sabemos qué es lo que que hay qué hacer pero no hay manera que movamos el proyecto hacia adelante. ¿Por qué es que pasa esto?

Porque saber qué hay que hacer no es suficiente. Claro, para poder ejecutar un proyecto es necesario saber qué hay que hacer, sino estamos perdidos. Pero el verdadero secreto está en entender qué es lo que en detalle implica hacer todo lo que hay que hacer.

En disectar cada objetivo en tareas claras y alcanzables. En encontrar las métricas específicas que permitirán “trackear” el progreso que se está logrando sobre cada objetivo. En identificar las relaciones que hay entre una tarea y otra. En transmitir una visión muy clara de por qué la compleción del proyecto es tan importante para la organización. En tener toda la información acerca del proyecto centralizada y visible para todos, todo el tiempo. En fomentar un ritmo de reportería sano y energizante. En asegurarse que cada tarea en la que se está trabajando está alineada con el objetivo que se está persiguiendo. En ordenar y agrupar las tareas de una manera secuencial que le haga sentido a todos. En alocar los recursos de una manera eficiente. En cuestionar si el trabajo que se está haciendo es el más eficiente posible. Etc.

Acá podría seguir al infinito y más allá agregando todo lo que tengo en mente que se requiere para cerrar un proyecto. Pero no vale la pena seguir sonando ese tambor. Lo que sí sirve es darse cuenta de que por qué se sabe a donde se quiere llegar no necesariamente significa que ya se sabe que es todo lo que hay que hacer para llegar hasta allá.

Ladrillos y catedrales

Cuenta una conocida historia de un rey que en un soleado y caluroso día decidió cruzar su reinado para dirigirse a lo que todos consideraban el proyecto más importante de todo el reinado, la majestuosa catedral que estaba en plena construcción.

Luego de una larga cabalgata y un par de horas de cortesías el rey finalmente pudo hacer lo que tanto deseaba, hablar con los hombres que con sus propias manos estaban edificando la gran catedral.

El rey se acercó al primer trabajador que vio y le pregunto, “y tú, ¿qué estás haciendo acá?” La respuesta llegó rápida y sin titubeo alguno, “estoy poniendo ladrillos señor.”

El rey siguió con su recorrido y volvió a hacer la misma pregunta al siguiente hombre que vio. De nuevo, una respuesta inmediata, “estoy poniendo ladrillos señor.”

Esto sucedió una y otra vez. Cada vez el resultado fue él mismo, nuestro rey solo encontraba trabajadores que ponían los ladrillos. Y así pasaron varias horas hasta que finalmente el rey identificó a un hombre que se miraba mucho más feliz que los demás. De hecho, este hombre no solo se miraba de mejor ánimo, también parecía estar poniendo los ladrillos diez veces más rápido que los demás y transmitía una energía completamente diferente.

Muy interesado por lo distinta que se miraba esta persona, el rey se acercó con infinita curiosidad y le preguntó, “y tú, ¿qué estás haciendo acá?” La respuesta una vez más llegó de inmediato pero esta vez la respuesta fue diferente y en ella se encontraba toda la felicidad que este hombre irradiaba: “¡Estoy construyendo nuestra catedral!”

La única pregunta que me queda por hacerte es, en cada uno de tus proyectos, ¿estás poniendo ladrillos o construyendo catedrales?

La frustración es grande (la chapa y yo)

Hay un punto en el que todo el aprendizaje adquirido se desvanece y lo único que queda es poder aplicarlo en la vida real. Por ejemplo, podemos aprender que el fracaso tan solo es retroalimentación y que es un muy buen indicador de qué es lo que podemos hacer y que no. Ahora bien, cuando estamos parados de frente ante un fracaso que nos está diciendo, “esto es más grande que tú y no lo puedes hacer”, tomarlo como retroalimentación y no sentirnos frustrados es totalmente otra cosa.

Y es precisamente este tipo de frustración la que estoy sintiendo en este momento. Hoy por la tarde empecé a cambiar la chapa de una puerta de mi casa. La anterior se arruinó y quiero aprovechar a sustituirla por una inteligente. Decidí comprar una ULTRALOQ U-Bolt Pro WiFi Smart Lock with Door Sensor e instalarla yo mismo. Después de todo se supone que la instalación tan solo lleva 15 minutos.

Pues cómo les decía al principio, en teoría todo es más fácil que en la práctica. En la última etapa de desarmar la chapa vieja me topé con que uno de los tornillos que debo quitar está extremadamente duro de quitar. En mi gran falta de experticia sobé el tornillo y ya no pude seguir adelante. Necesito otro tipo de herramienta que no tengo para poderlo quitar.

Es momento de poner en práctica lo que he aprendido, dejar la frustración por un lado y descansar para mañana ir a conseguir un extractor de tornillos y un barreno para terminar el trabajo. Después de todo no pasó nada. Solo aprendí que no tengo todas las herramientas necesarias para cambiar esta chapa particular que está instalada en mi casa y que tiene un tornillo sobado.

Iterar es más rápido que ganar la lotería

Si hay algo que he podido identificar que me paraliza es la tendencia que tengo de querer que todo salga perfecto desde la primera vez. Mis expectativas son excesivamente altas para lo que realmente es factible hacer en un primer intento. Está de más decir lo mucho que esto me detiene al empezar cualquier proyecto.

Desde luego que después de semanas de estar luchando subconscientemente conmigo, finalmente me lanzo a empezar. Para ese entonces obviamente ya perdí mucho tiempo y estoy muy desgastado por la lucha interna que se da debido a las ganas que tengo de de que la primer iteración sea muy, muy buena (en realidad me refiero a que sea perfecta).

Este es un patrón que tengo muy arraigado y aunque a nivel intelectual comprendo que esto no debiera ser así, proyecto tras proyecto me encuentro siempre haciendo lo mismo. Mi subconsciente simplemente rechaza la idea de que el primer intento no sea perfecto.

Hay veces que cuando uno está sumergido en un proceso de esta naturaleza y su vida está siendo afectada en una manera importante la ayuda pareciera caer del cielo. Hoy el salvavidas llego a mi en la forma de la siguiente cita:

“Hacer algo malo y luego iterar en ello hasta que sea bueno es mucho más rápido que hacer algo bueno la primera vez”

Julian Shapiro

No tengo mucho que agregar a esta cita. Es directa, elegante, clara y muy bien pensada. Describe de una manera muy simple lo que intuitivamente siempre he sabido, que el proceso de empezar por donde se pueda y luego iterar llegará a una solución satisfactoria antes de que logremos encontrar la solución perfecta que queremos en el primer intento.

No se diga más. A empezar rápido sin buscar la perfección para poder empezar a iterar lo antes posible.

La inspiración no “llega”, se crea

Cuando uno habla con personas “creativas” es muy frecuente escuchar que no se ha avanzando porque la inspiración aún no ha llegado. Un corolario de este tipo de comentarios es que estas personas empiezan a hacer inversiones gigantes para tratar de crear ambientes que les fomenten la creatividad —pero siempre les hace falta algo más.

Con el paso de estos 533 días seguidos en los que he logrado publicar un post diario he aprendido que la inspiración no “llega”, uno la crea. O esto es cierto o he tenido una gran suerte y la inspiración ha llegado a mí sin falta cada día durante todo este tiempo.

Es innegable que un buen café, buena música, la luz adecuada y 0 interrupciones es algo que ayuda muchísimo. Pero esto no quiere decir que estas cosa sean necesarias para poder ser creativos. Lo único que se necesita para crear es sentarse a trabajar, vencer esa sensación de inseguridad que surge cada vez que vamos a hacer algo creativo. Después de todo, siempre que hacemos algo creativo existe el riesgo de que no vaya a funcionar. Esto puede ser una experiencia bastante incómoda.

Decir que la inspiración no ha llegado no es más que una excusa. Es una manera de evitar la responsabilidad de traer algo nuevo al mundo. Es la máscara tras la que tantas veces nos escondemos para no correr el riesgo de probar algo nuevo que pudiera fracasar. Aunque sé que la presión de estar sentados frente a una página en blanco (literal o metafórica) es grande, no debemos sucumbir. El mundo necesita de nuestra creatividad y de nuestros proyectos. La única manera en que constantemente podremos cumplir es aceptando que la inspiración no “llega”, se crea.

Un inventario de proyectos en 5 simples pasos

Cuando se trata de proyectos la calidad es más importante que la cantidad. Todos tenemos un tiempo finito en esta tierra y la cantidad de proyectos en los que podremos trabajar es limitada.

Hay pocas cosas con las que recomiendo ser egoísta. El uso del tiempo es una de ellas. No tiene sentido trabajar en proyectos que realmente no nos apasionan. Tan solo le quitan el poco tiempo que tenemos a aquellos que sí realmente nos mueven.

Es por esto que propongo que toda persona que se quiera sentir realmente satisfecha haga un inventario de proyectos. Este proceso no debe ser para nada complejo. Creo que con el simple hecho de tener consciencia de cuales son todos los proyectos en que se está trabajando se logra un gran avance.

Para aquellos de ustedes que quieran algo un poco más estructurado les dejo una simple lista de 5 pasos para que puedan hacer su inventario de proyectos:

  1. Haz una lista que contenga todos los compromisos que has adquirido.
  2. Distingue cuales de ellos son tareas y cuales sí son tan grandes para considerarse proyectos.
  3. Clasifica los proyectos identificados en: Familia y relaciones, Hobbies, Crecimiento Personal y Profesionales.
  4. Asigna un número del 1 al 10 sin poder utilizar el 7 a cada uno de los proyectos en donde 1 es muy poco entusiasmo por el proyecto y 10 es el máximo entusiasmo que una persona puede sentir por estar trabajando en algo.
  5. Quédate con los proyectos que tengan una puntuación de 8 o más. Descarta los demás.

Es muy probable que la cantidad de proyectos resultantes al final de este proceso de inventario sea muy pequeña. Eso está bien. Recuerda, tenemos poco tiempo en este mundo y cuando hablamos de proyectos la calidad es mejor que la cantidad. Si te quedas con pocos proyectos tendrás más tiempo para trabajar en cada uno de ellos.

Prueba y error

Hay veces que no se sabe cuál es el camino a tomar. Esto es particularmente cierto cuando se está haciendo algo por la primera vez. Para cuando lean esto ya llevaré más de 4 horas en modo de prueba y error —me estoy empezando a desesperar.

Con el pasar de las horas el entusiasmo por querer ver mi proyecto completado lentamente se ha ido convirtiendo en una lucha angustiante por resolver algo que por más que trato, no logro entender. En este momento ya no sé en dónde más buscar.

Sé que hay algún fundamento que no estoy viendo ya que todo lo que he intentado hacer a fracasado. Las ideas “inteligentes” ya se me acabaron y las búsquedas en Google y Stack Overflow no llegan a ningún lado. Realmente a estas alturas ya estoy empezando a probar cualquier cosa que por obra y arte pudiera llegar a funcionar.

Aunque experimentar, probar, descubrir y aprender por medio de prueba y error son elementos fundamentales de cualquier proyecto nuevo, después de un buen tiempo lo mejor es distanciarse del problema a resolver para luego poder regresar con ojos frescos y así con un poco de suerte encontrar la pieza faltante del rompecabezas.

La prueba y error ayudan —por un tiempo. Cuando después de varias horas este método no da los resultados deseados lo mejor es detenerse y pensar en otra cosa. En este punto está más que claro que estoy perdido y que no entiendo los fundamentos de lo que estoy haciendo. Va a ser una mejor estrategia dejar la fuerza bruta por un lado e ir a tratar de entender el principio básico que no he podido ver.

Específico no genérico

Si se quiere que un proyecto tenga impacto real en en el mundo específico es mejor que genérico.

Específico nos compromete con algo medible. Genérico nos da un lugar en dónde escondernos.

Específico nos obliga a definir nuestro proyecto y terminarlo. Genérico nos deja encontrar excusas y procrastinar para siempre.

Específico define nuestro mercado objetivo. Genérico es un escopetazo al aire.

Específico requiere de trabajo y dedicación. Genérico no es constante y depende de la suerte.

Específico se puede medir y es concreto. Genérico es ambiguo.

Específico siempre tiene una mate clara y bien definida hacia dónde caminar. Genérico es inconsistente y no tiene dirección.

Específico tiene claramente definido qué es éxito y que es fracaso. Genérico nunca gana ni pierde.

Cuando se quiere lograr algo específico siempre es mejor que genérico.

Un buen plan

Un buen plan es un mapa que se utiliza para llegar a alcanzar un objetivo claro y bien definido. No tiene mucho sentido hacer y seguir un plan si no se sabe a dónde se quiere llegar. Un buen plan siempre empieza con un objetivo.

Un buen plan es una serie de tareas y actividades qué se deben ejecutar para poder cumplir un objetivo. Cada tarea o actividad el plan debe estar claramente definida y cómo mínimo debe detallar:

  • Quien es la persona responsable de completar la tarea
  • Que es exactamente lo que se debe hacer
  • En que fecha y hora se debe completar la tarea
  • El listado de insumos y/o requisitos necesarios para poder completar la tarea

Un buen plan está diseñado para exigir lo mejor de la persona que lo va a ejecutar. Un buen plan requiere de creatividad y compromiso para poderse completar. Un buen plan permite lograr más. Los objetivos que se pueden alcanzar con un buen plan son hasta 10x más grandes que los objetivos que se tratan de alcanzar por improvisación.

Un buen plan es flexible y toma en cuenta imprevistos. Permite cambios de dirección repentinos y la búsqueda de caminos alternos que te llevan al objetivo original por otro lugar. Un buen plan está vivo y se sabe ajustar a los cambios que inevitablemente se darán. Un buen plan puede cambiar sin comprometer el cumplimiento del objetivo final.

Un buen plan incorpora un seguimiento de avances semanal. Un plan que no se evalúa, revisa y ajusta por lo menos una vez a la semana deja de ser un plan y está destinado fracasar.

Un buen plan organiza y ordena. Un buen plan da claridad y ayuda a priorizar. Un buen plan ayuda a predecir si el objetivo final se va a lograr o no.

Un buen plan ayuda a medir. Ayuda a determinar el rendimiento hasta este momento y a estimar el rendimiento futuro. Un buen plan identifica recursos faltantes que se necesitan para no fracasar.

Un buen plan es simple y elegante. Busca eliminar actividades innecesarias y enfocar todos los recursos y energía en donde más impacto pueden tener. Un buen plan es inteligente e ingenioso.

Un buen plan es la herramienta te ayuda a alcanzar lo que más quieres lograr.

No habrá un mejor momento

El inicio de grandes proyectos en la vida nos paralizan. Una de las razones por las que postergamos estos proyectos es por qué dudamos si es este el momento correcto para actuar.

Nunca estamos seguros si este es el momento adecuado para empezar una familia o fundar una nueva empresa. No sabemos si mudarnos a otro país ahora o si será mejor esperar hasta el otro.

Y así empezamos a racionalizar miles de historias de por qué este no es el momento adecuado. La realidad es que para estos cambios trascendentales nunca hay un momento perfecto para empezar. Siempre encontramos una excusa de por qué esperar.

Pero estos proyectos que son los que hacen que nuestras vidas sean maravillosas no necesitan de un momento adecuado para nacer. Requieren de un salto de fe. No habrá un mejor momento que hoy para empezar.