Menú Cerrar

Etiqueta: oficina

Trabajo remoto: optimizar para los dos tipos de trabajo

Desde Marzo 2020 muchas empresas hemos estado trabajando de manera remota 100% del tiempo. Esto ha significado que casi no nos hemos visto de manera presencial. Sin duda alguna, esto ha afectado la cultura de las empresas y las relaciones entre los equipos.

Esto no necesariamente es malo, tan solo es diferente. En este momento tenemos muy poca data dura sobre los efectos que el trabajo 100% remoto ha tenido. Creo que ya es momento de empezar a realizar algunos experimentos y definir cómo nos estaremos moviendo hacia adelante.

Antes de seguir quiero hacer énfasis en que creo que la seguridad y la salud de nuestros equipos, familias y comunidades es lo más importante. Es lo primero que se debe tomar en cuenta. Con esa aclaratoria quiero pasar a proponer el primer experimento.

El experimento es relativamente simple y empieza con agrupar el tipo de trabajo que se hace en una empresa en dos grupos:

  • Trabajo individual (90%)
  • Colaboración, coordinación y planeación (10%)

Luego se configurará el flujo de trabajo de la empresa y se adecuarán las oficinas pensando en que el trabajo individual se realizará completamente de manera distribuida (casa, co-workings, cafeterías, etc.)- El trabajo de colaboración, coordinación y planeación se realizará en las oficinas.

Esto implica asegurar que todos los miembros del equipo tengan todo el equipo y recursos necesarios para poder realizar su trabajo individual de manera distribuida. Al mismo tiempo, las oficinas deben ser repensadas y adecuadas para optimizar el trabajo colaborativo, la colaboración y la planeación.

A 30,000 pies de altura, los gerentes deben transformar los espacios en donde las personas hacían su trabajo individual en áreas abiertas en donde todos se sientan seguros y puedan colaborar de la manera más efectiva posible. Estos espacios se convertirán en espacios de interacción, creatividad y colaboración. ¿Exactamente cómo se verá esto? Aún no lo sé y de seguro será un proceso de ensayo y error. Cada empresa encontrará su propio camino y estilo.

Lo importante es empezar este proceso cuantos antes para encontrar la solución ideal.

La oficina del mañana

El concepto de la oficina se ha venido redefiniendo por varios años. El proceso se ha acelerado durante los últimos meses. Al mismo tiempo, varias empresas como Automattic y Basecamp, han estado obteniendo muy buenos resultados con sus experimentos en el área del trabajo remoto/distribuido. Podemos aprender de lo que ellos están haciendo.
Sin duda alguna, los cambios que llegaron con la pandemia, han motivado a una gran cantidad de empresas a empezar a diseñar su «oficina del mañana». Nosotros somos una de ellas.
Para mí, el rediseño empieza con una visión clara de que se espera de una oficina:

  • ¿Qué queremos que sea la oficina para nosotros?
  • ¿Qué rol debe jugar la oficina en nuestra organización?

Para empezar a encontrar respuestas, primero hay que entender cuál era el rol de la oficina hasta ahora. La oficina era un espacio físico con el objetivo principal de proveer un área en donde realizar trabajo individual. Por trabajo individual me refiero a todo ese trabajo que hacemos solos, usualmente frente a una computadora. La gran mayoría de nuestro trabajo.
Aunque ya las organizaciones están empezando a promover rutinas de trabajo más colaborativo, estimo que un 70% del trabajo que hacemos las personas dentro de una empresa sigue y seguirá siendo trabajo individual. El restante 30% del tiempo se utiliza en reuniones, lluvias de ideas, planeaciones y colaboración en general. Un Paretto.
Para mi, la oficina debe ser el lugar en donde potenciamos al máximo ese 30% del trabajo que es colaborativo —el trabajo más valioso que hacemos. Es el lugar en donde podemos llegar a conectar con nuestro sentido de pertenencia y a construir comunidad. Es en donde nos juntamos a compartir los logros de la empresa y a desarrollar las relaciones personales que mantienen viva nuestra organización. Es donde compartimos.
La oficina debe promover el intercambio de ideas y facilitar la planeación estratégica. Debe ser un lugar en donde las conversaciones más importantes se pueden tener cara a cara y en donde nuestros clientes nos pueden visitar en cualquier momentos y sentirse en casa.
Finalmente, la oficina debe ser el lugar al que sabemos que siempre podemos llegar cuando nos sentimos perdidos o necesitamos el apoyo de un compañero de trabajo. Debe ser nuestro refugio en donde sabemos que siempre hay alguien con quien podamos contar.

¿Que es lo que mas te gusta de ir a la oficina?

Ayer escribí sobre las cosas que me gustan de trabajar en mi casa y que quisiera tener en la oficina. Si no han leído ese artículo les recomiendo leerlo como complemento a este.

Hoy voy al otro lado del argumento. ¿Por qué me gusta ir a la oficina?

  1. Siento que la conversación con mis compañeros de trabajo me reta a pensar diferente.
  2. Me gusta mucho compartir la hora de almuerzo con mi equipo e intercambiar experiencia que todos tenemos tanto adentro como afuera de la oficina.
  3. El contacto con las personas de las empresas «hermanas» siempre me ayuda a ver las cosas desde otro punto de vista.
  4. Obtengo un sentido muy real de serenidad y entendimiento de lo que realmente está pasando en las diversas áreas de la empresa.
  5. Me siento parte de un grupo selecto de personas que están todas trabajando por lograr un objetivo en común! La energía y entusiasmo que esto genera en mi no tiene comparación con ninguna otra cosa.
  6. Aprovecho el tráfico para escuchar podcasts (The Tim Ferriss Show, How to Start a Startup, Seth Godin’s Startup School, etc.)

Bien, después de haber pensado bien mis dos listas veo algo muy claro. En la casa busco cosas materiales. En la oficina busco interacción, crecimiento y desarrollo. Esto está genial ya que las cosas materiales que da el trabajar desde casa siempre se pueden comprar / construir en la oficina. La interacción, crecimiento y desarrollo que da la oficina no se pueden traer a casa, bueno, a menos que me traiga a todo el equipo para acá!

Placebos en el lugar de trabajo: herramientas de productividad

Todos queremos ser mas productivos. Todos estamos buscando las mejores herramientas para hacer nuestro trabajo. ¿Cual es la mejor app para llevar control de mis tareas? ¿Cual es el mejor calendario compartido para mantenerme en sintonía con el equipo? ¿El mejor cliente de correo? ¿El mejor chat para comunicarme?

Según Wikipedia «Un placebo es una sustancia farmacológicamente inerte que se utiliza como control en un ensayo clínico. El placebo es capaz de provocar un efecto positivo a ciertos individuos enfermos, si éstos no saben que están recibiendo una sustancia inerte (ej. agua, azúcar) y que creen que es un medicamento. Esto se denomina efecto placebo y es debido a causas psicológicas.»

¿Que pasa si todas estas herramientas no son mas que placebos? Osea que lo único que hacen es que nos hacen creer que somos mas productivos pero en realidad no nos agregan mayor valor real. En realidad creo que no importa. Ya sea por qué son placebos y nos motivan de maneras irracionales o de verdad nos ayudan a ser mas productivos, las herramientas de productividad que tenemos disponibles hoy si están haciendo una gran diferencia.