Para muchos esto va a ser una gran sorpresa. El E-Mail está matando la productividad de las empresas y necesitamos detenerlo ya! No es una exageración decir que muchas de las personas que trabajan en puestos gerenciales medios a altos pasan más de una hora al día batallando con su correo electrónico. Algo similar están los puestos números de los puestos operativos. Esto es por lo menos un 13 % del tiempo.

Ahora bien, ¿cuando fue la última vez que te dijeron que responder E-Mail era una tarea específica de tu puesto de trabajo? Eso pensé. Debes recordar que el E-Mail es una herramienta de notificación y te debe servir para ejecutar tareas. Responder los miles de correos que recibes NO es tu trabajo.

El problema reside en que se ha distorsionado el propósito del correo electrónico. Se está utilizando para cualquier cantidad de cosas para las que no fue diseñado. En especial se está utilizando para colaboración! Esto está matando la organización contemporánea. Veamos por qué.

Como he mencionado, el correo electrónico fue diseñado para comunicar mensajes y hacer notificaciones. Nada más. Luego vinieron los archivos adjuntos y el declive empezó. Poco a poco el E-Mail (en ausencia de herramientas más propicias) se fue infiltrando como la herramienta de predilección colaborativa.

“Acá les va este archivo, espero sus aportes de regreso”.

“Por favor agreguen su nombre a la lista de asistentes a la reunión”.

“Por favor agregar los números de su división al reporte adjunto” etc.

Estas fases reflejan muy bien la idea de lo que está pasando.

En una Empresa 2.0 se regresa y se toma el control del buzón de entrada (Inbox). Se espera que la colaboración se bastante más eficiente. Veamos la gráfica que se presenta a continuación para hacernos una idea del enredo que es colaborar sobre contenido (Attachments de Word, Excel, Status de Proyectos, Reportes Financieros, etc.) con el E-Mail.

La otra opción que se presenta como herramienta de colaboración y comunicación es el Wiki.

Como se puede ver, el flujo de el conocimiento y la información dentro de la empresa toma miles de vueltas innecesarias al ser distribuida por E-Mail. Asumamos el caso en que se desea obtener la aprobación de un borrador de los objetivos estratégicos para el nuevo año. Se envía el documento a todos los involucrados. La persona a cargo del documento queda a la espera de los aportes de todas estas personas. Empieza a recibir las contribuciones y a juntar todo en un documento final. Vaya trabajo! En una de estas recibe el aporte de una persona que invalida los aportes del primer documento recibido. Debe actualizar el documento que está generando y ponerse en contacto con la primer persona que aportó. Y vuelta a empezar. El trabajo de las personas en este momento ya no es generar los mejores objetivos estratégicos. Es revisar correos, controlar versiones de documentos y llevar control de lo que todos los demás están tratando de hacer.

Esto no ocurre con un Wiki. En el Wiki todas las personas estarán trabajando sobre la página de Objetivos Estratégicos al mismo tiempo y aportando sus contribuciones en línea. El Wiki lleva control de versiones, cambios y revisiones. Todos los involucrados pueden ver cualquier cambio en tiempo real. Todo una manera inmediata. Se eliminan cientos de archivos Word volando por ahí y personas comentando que no han aportado por que “no me ha llegado el correo”.

Entonces, ¿Ya no sirve el correo? Claro que sí! Es una excelente herramienta de notificación. De hecho el Wiki lo usa. Cualquier usuario de un Wiki se puede subscribir para recibir notificaciones de cuando una página en el Wiki ha cambiado. Ve la notificación en su correo y procede a realizar sus aportes en la página del Wiki en donde todo el equipo está trabajando.

Sé que esto es algo nuevo, en especial para aquellos de ustedes que nunca han utilizado un Wiki. Vean detenidamente la imagen y traten de seguir los flujos. Ya lo entenderán! Y verán lo mucho que pueden hacer si tan solo dejan de usar el E-Mail para todo.