Manolo Alvarez: Blog

5 señales que un proyecto va para mal

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Hoy por la mañana tuve la oportunidad de leer un artículo de Paul Glen titulado “Five Signs a Project is Headed for Trouble” publicado en CIO. Me pareció muy interesante y procedo a presentar mi traducción e impresiones del mismo.

Es tan importante poder saber de antemano que hay problemas en un proyecto. Más ahora en estos tiempos difíciles. Mientras antes se identifique que hay problemas, existe más probabilidad de obtener los resultados esperados. 5 claras señales de que un proyecto va en mala dirección son:

  1. La dirección de la administración es inconsistente o no existente – Si el liderazgo del proyecto está “loqueando”, es probable que la dirección del proyecto va mal. De la misma manera, si las personas a cargo del proyecto están cambiando constantemente, hay un problema.
  2. La administración del proyecto y la administración del negocio se ven desconectadas – Si se tiene una dirección constante y certera para el proyecto pero esta está en desacuerdo con las expectativas de la administración comercial, se viene un lío encima.
  3. El equipo carece un compromiso a un objetivo claro que es entendido por todos – Todo proyecto tiene uno o dos objetivos. Estos pueden ser vagamente discutidos o presentados de una manera concisa. No obstante, ex muy raro que un negocio de dinero para algo que no tiene realmente no tiene un propósito de ser. Esto lleva a la tendencia en creer que el propósito de un proyecto es tan obvio que no vale la pena articularlo. Lamentablemente esto lleva a malentendidos y asumpciones erróneas respecto a las prioridades.
  4. Los miembros del equipo no se escuchan el uno al otro – Aunque los miembros del equipo se llevan bien personalmente, muchas veces no se escuchan los unos a los otros. Esta tendencia lleva al desastre ya que las personas se ven incapacitadas para coordinar actividades y hacer los compromisos necesarios para permitir que los proyectos se muevan para adelante.
  5. El equipo está en estado de discordia – De vez en cuando los equipos se separan en “bando”. Este estado de discordia es un proceso destructivo. Ya se sabe como terminará la historia.

Si se ve cualquiera de estos síntomas se debe actuar ahora. No se puede esperar a que sea obvio que el proyecto es un fracaso esperando a suceder. Al intervenir a la primer sospecha de problema es posible que se pueda rescatar tanto el proyecto como la carrera de las personas involucradas en el mismo.

Nota: Quiero agradecer a “Bruno” en Guatemala por su observación respecto a la cita del material original. Quiero expresar públicamente mis disculpas al autor por inicialmente no haber dado el crédito merecido. Esto no fue intencional.

Un enfoque simple para la administración de proyectos

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La semana pasada tuve la oportunidad de dar una charla respecto al manejo de proyectos a un grupo de estudiantes de la Maestría en Informática de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

La idea principal de la charla que les presento en video es que manejar un proyecto se puede resumir a: “quien hace qué y para cuando”. Enfatizo mucho la importancia de las tareas y las personas en la ejecución de un proyecto. Presento varias tácticas y situaciones que seguro les ayudarán  mejorar sus habilidades como administradores de proyectos.

Pueden encontrar las diapositivas utilizadas en la parte extendida de la entrada.

Las diapositivas utilizadas durante la presentación:

En realidad espero que les sea de mucha utilidad. Quedo a la espera de sus comentarios y aportes al material que presento.

Manejo de Personal, Una Comunicación Eficiente

Manolo Alvarez 34 Comentarios

Cualquier persona que está a cargo de un equipo debe tener como prioridad mantener una transmisión eficiente y clara de ideas, objetivos, visiones y metas. En sí, un gerente no es más que un facilitador de ideas y recursos.

Claro, todo debe ser transmitido de cierta manera y siguiendo algunas reglas que tendrán como resultado la ejecución exitosa del objetivo  que el equipo debe alcanzar.

Sucede que muchas personas optan a lavarse las manos y tomar la postura de “mis colaboradores no me ayudan” o “nadie da lo mejor de sí, todos son unos holgazanes!”. En realidad lo que sucede es que los problemas que surgen en esta situación se deben a una mala comunicación. 90% de las actividades de un gerente involucran comunicación, ya sea escrita y en su gran mayoría verbal. Aún así, casi nadie emplea una comunicación verbal (conversación) efectiva.

A continuación se presentan un set de tips muy útiles que ayudan a tener una mejor comunicación con los miembros de un equipo por medio de conversaciones eficientes.

Como punto de partida se debe hacer una analogía con un partido de tennis. Una conversación eficiente fluye fácilmente de una persona a la otra. Al igual que la pelota en un partido de tennis, de un lado al otro.

Luego se debe comprender  que el único fin de tener una conversación con alguien es transmitirle una idea y obtener aprobación de la persona con que estamos hablando. Veámoslo bien, cada vez quese  habla con alguien tenemos este fin. Si hablo es por que quiero poner algo que tengo en mi cabeza dentro de la tuya. Entonces, a lo bueno:

¿Cómo mantener una conversación efectiva? 
  • Siempre de be mantener una estructura en todas sus conversaciones. Todo turno turno de hablar debe empezar con una afirmación y concluir con una pregunta. Esto ayuda a mantener la estructura y fluidez de la conversación. Se transmite su idea al principio, se agrega un toque personal o cualquier otro aporte en medio y se concluye el turno con una pregunta para así transferir el control de la conversación a la otra persona.
  •  No se debe interrumpir. Hay algunas personas que les fascina hablar e interrumpen a a todos con los que están conversando. Esto NO se debe hacer. Es una seña de falta de respeto (e inclusive falta de interés) y genera una “defensa” por parte de la otra persona. ¿Qué yo no interrumpo? Es importrante prestar atención a este detalle y darse cuenta de cuántas veces lo hace uno en un día.
  • Las ideas con contextuales. Siempre se debe recordar que su manera de ver las cosas nunca será exactamente la misma que la de la persona con que está hablando. Siempre se debe ser lo más explicito posible y facilitar la comprensión de las ideas a la otra persona. Es de suma importancia ser muy explícito y detallista.

Para una explicación más detallada de todo esto y los aspectos psicológicos de trasfondo pueden escuchar este Podcast de Manager Tools.

Mejor Productividad y Manejo de Tiempo, 2 de 2

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Continuando con el tema de mejor productividad y manejo del tiempo (para no tener que estar despiertos a la 1:33am — ya tengo algo de sueño) les presento otro par de tips. Como siempre, si no han leído la primer parte, se los recomiendo.
  • Trabajar en lotes y la curva de aprendizaje: Siempre se debe tratar de agrupar las tareas en grupos de actividades similares que requieren de destrezas en común.
    • El trabajar en tareas agrupadas reduce en un 80% el tiempo necesario para realizar cada tarea. Por ejemplo, si se requiere hacer “formas” para un proyecto y se dedica un “bloque” de tiempo continuo a realizar solo tareas relacionadas con la generación “formas” la mente y cuerpo se condicionan al tipo de trabajo y se agarra un ritmo constante y patrones de actividades muy eficientes. Las últimas “formas” que se diseñen serán realizadas en un 20% del tiempo del que tomó realizar las primeras.
    • Es una excelente práctica alocar “bloques” de tiempo de no menos de 60 minutos ininterrumpidos para poder trabajar en estas tareas agrupadas.
    • Es muy importante definir estos bloques de tiempo. No se pueden realizar tareas significantes, productivas y/o críticas para el logro de un objetivo concreto en menos de 60 minutos.
  • Nunca hay tiempo para hacer algo bien pero siempre hay tiempo para tener volverlo a hacer: Es indispensable planear antes de actuar y proponer una ejecución limpia y de alta calidad de todas las  tareas. Se debe eliminar la noción de siempre correr y no cumplir con las tareas de una manera excelente por falta de tiempo ya que esto inevitablemente  llevará a tener que volverlas a hacer y forzar encontrar el tiempo necesario para hacerlas de nuevo.
  • No es lo mismo hacer la tarea correcta que hacer una tarea correctamente: Esta es una de mis favoritas. ¿De que sirve estar ocupado todo el día ejecutando tareas que no agregan valor a la operación aunque están se ejecuten de una manera impecable? Imagínense a un vendedor que se ponga a cambiar llantas pinchadas durante todo el día. Y que las cambie de maravilla! Seguro esto no le servirá a la hora de cobrar sus comisiones. De nada sirve hacer algo bien si no es lo que tenemos que hacer.

Mejor Productividad y Manejo de Tiempo, 1 de 2

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El impacto que podemos tener como gerentes, ejecutivos o líderes se ve limitado por un factor: el tiempo. Es por esta razón que listo las siguiente mejores prácticas y varias reflexiones para lograr una mejor productividad:

El logro de cualquier objetivo requiere de dos cosas:

    • Enfoque: lograr visualizar claramente que es lo que se quiere lograr e identificar cuales son las sub tareas indispensables a realizar para cumplir el objetivo.
    • Concentración: Evitar que la mente divague y se distraiga. Nunca utilizar el tiempo en cualquier tarea ajena a las identificadas con el enfoque.

Identificación de  tareas: 20% de las tareas que se realizan representan un 80% del valor de lo que se tiene que completar. Como en todo, se cumple el Principio de Paretto. Es crítico identificar ese 20% de las tareas más importantes y valiosas para poderlas ejecutar de  primero. Este principio se aplica a todo lo que hacemos en nuestras vidas: 80% de las veces comemos en 20% de los restaurantes que conocemos, 80% de nuestros problemas vienen del 20 % de las personas que conocemos, 80% de la utilidad en cualquier empresa viene de 20% de sus servicios y clientes, etc.

  • Listas, listas!: Todas las tareas deben de ser identificadas y escritas en una lista. Tener las tareas escritas en una lista libera la mente de tenerse que “recordar” de que hay que hacer y permite una concentración total en lo que se debe hacer.
  • El Valor del Tiempo: ¿Qué es lo que más aporto a los objetivos de la empresa? ¿Cuál es mi rol en el equipo? ¿Cómo mi presencia mejora la situación de la organización a la que pertenezco? ¿Cuál es el uso más valioso de mi tiempo? Es necesario responder estas preguntas y dedicar el tiempo a realizar únicamente las tareas que están alineadas con estas respuestas. Es decir, utilizar  tiempo de la manera más valiosa posible, realizando las tareas más importantes, el 20%.
  • Compromiso a completar tareas: Se debe hacer un compromiso (una promesa interna que no se puede quebrar) para acabar todo lo que se empieza. Dejar cosas incompletas causa estrés, incomodidad, insatisfacción, un sentido de falta de control. Una vez que se inicia una tarea (escribir un reporte, contestar una llamada, armar un proyecto, preparar una presentación, desarrollar a un colaborador, etc.)  no hay que dejarla hasta que esté completa. No divagar hasta que este completa. Claro, las tareas grandes se pueden subdividir y se debe completar cada una de estas subtareas de una manera atómica. En estos casos se debe recurrir a la planeación y organización de tareas.
  • Hacer la tarea correcta no es lo mismo que hacer correctamente una tarea: ¿De que sirve completar con excelencia una tarea que no es la que tenemos que hacer? Es mucho mejor hacer una sola  tarea correcta que hacer mil tareas de baja importancia. El humano por naturaleza enfoca su atención en tareas triviales que tienen poco efecto en sus metas. Es imprescindible enfocarse en hacer bien las tareas correctas e importantes.

Manteniendo el enfoque lo dejo acá por hoy. En breve estaré publicando la segunda parte.