Manolo Alvarez: Blog

¿y que si tu siguiente oportunidad está en un basurero?

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El sol saliendo detrás de unos postes de electricidad y yo perdido en mis pensamientos sobre el trabajo. Justo en ese momento de mi recorrido de mañana, mientras buscabas opciones y alguna oportunidad de como resolver varios problemas, lo vi.

Pero lo que vi en ese momento no fue la solución que con tanta ansiedad buscaba. No pude ver la oportunidad que en ese momento realmente no creía que existiera. Y se hizo evidente la manera en que muchas veces veo el mundo: complicado y escaso de oportunidades.

Saliendo de la curva por donde iba corriendo, lo que pude ver fue la silueta de un hombre sacando unas botellas de Coca-Cola de un basurero. Conforme me fui acercando a el pude ver en su cara la expresión que yo tanto había estaba buscando. Una expresión de posibilidad, de oportunidad, de ilusión y esperanza.

No tengo duda alguna de que esta persona, desde su particular situación en el mundo, está constantemente buscando oportunidades en su camino. No tiene otra opción. Y las oportunidades plas encuentra en forma de botellas en la basura o cualquier otra cosa. Realmente no importa en donde esté la oportunidad o que tan pequeña sea. Cuando así se quiere, todo es una oportunidad.

Oh! Que tan importante es nunca perder lo que pude ver esa mañana en la cara de aquel hombre que después de estar buscando en todos lados encontró una oportunidad en la basura: la ilusión que tiene un niño curioso al descubrir el infinito valor de una rama tirada en el camino con la que ahora podrá jugar.

Como calcular la frecuencia de término – frecuencia inversa de documento

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La frecuencia de término – frecuencia inversa de documento (TF-IDF) por sus siglas en inglés) es un cálculo utilizado en el área de Machine Learning para poder computar la similitud entre dos documentos. Hay varias maneras de calcularla. A continuación les presento la manera mas fácil que he visto de calcularla con un ejemplo muy simple. Espero que les sirva.

Variables a utilizar:

  • Cantidad de documentos siendo analizados: 64
  • Ocurrencias de la palabra “la” en el documento siendo analizado: 1,000
  • Ocurrencias de la palabra “bruja” en el documento siendo analizado: 5
  • En cuantos de los 64 documentos siendo analizados aparece  la palabra “la”: 63
  • En cuantos de los 64 documentos siendo analizados aparece  la palabra “bruja”: 3

Fórmulas:

  • Frecuencia de Término: la cantidad de veces que aparece una palabra en el documento siendo estudiado
  • Frecuencia Inversa de Documento:    log.  # de documentos totales / 1 + cantidad de documentos donde aparece la palabra

Ejemplo utilizando las variables definidas:

  • Frecuencia de Término  para la palabra “la” = 1,000
  • Frecuencia de Término  para la palabra “la” = 5

Frecuencia de Término:

la bruja
1,000 5

Frecuencia Inversa del Documento:

Para la palabra “la”:

log (64 / 1 + 63 )= 0

Para la palabra “bruja”:

log (64 / 1 + 3) = 4

la bruja
0 4

Una vez que hemos calculado ambos valores tan solo queda realizar la multiplicación de los vectores para generar el TF * IDF

la bruja
1,000 * 0 = 0 5*4 = 20

Así que el TF * IDF de la palabra “la” es 0 y el TF * IDF de la palabra “bruja” es 20.

Es importante notar que este ejemplo tiene el trasfondo de demostrar como este cálculo ayuda a reducir el peso d palabras que son comunes localmente (“la”) e incrementar el peso de palabras que aparecen escasamente en el resto de documentos siendo comparados (“bruja”).

La humildad para lograr mejores resultados en el 2017

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Por lo menos yo, en el estricto sentido de la palabra, no tengo una connotación muy positiva de humildad. De alguna manera lo relaciono con pobreza. Recientemente estuve pensando en esto de la humildad y creo que hay otra manera de entrarle. La investigación y las reflexiones que he hecho me han llevado a pensar que la humildad es necesaria en una empresa para lograr tener una cultura de responsabilidad y alto rendimiento.

Para empezar, todos tenemos información limitada respecto a lo que queremos lograr y como lo queremos lograr. Ninguno de nosotros tiene la habilidad de saber exactamente cual es la mejor manera de resolver el problema que tenemos enfrente o saber exactamente cual es el camino mas eficiente a seguir. No podemos ver el tomar en cuenta las opiniones de los demás en cuenta como una opción, esto es una necesidad.

La humildad es un reconocimiento personal de que no lo podemos lograr solos, de que debemos estar presentes y atentos a lo que los demás nos dicen siempre y que podremos lograr mejores resultados gracias a los aportes de los demás. En el momento que logramos asimilar que las experiencias y el conocimiento de los demás nos puede ayudar a lograr mas, entonces estamos empezando ha ser humildes. Los demás nos ayudan a ser mas exitosos.

Ser humilde implica querer aprender. Es exponerse a preguntar, incluso cuando estas preguntas puedan exponer falta de conocimiento de nuestra parte. Es estar dispuesto a decir “no se”.

Es importante ver los efectos que la humildad puede tener en un equipo de trabajo, una empresa, un país. ¿Que pasaría si todas las personas en tu empresa reconocieran que no pueden solas y que colaborar con los demás dará mas frutos? ¿Y que si todos perdieran el miedo a preguntar cuando no saben algo? ¿Y todos los demás reconocieran el valor que hacer estas preguntas requiere y compartieran sin prejuicio sus experiencias y aprendizajes para ayudar a sus compañeros a crecer? Definitivo, necesitamos mas humildad para tener mejores resultados en el 2017.

Eres suficiente tal y como eres?

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¿Hasta donde puedo llegar? ¿Que tanto es lo que realmente puedo hacer? Estas son preguntas muy poderosas que creo que todos nos debemos hacer constantemente. ¿No se si alguno de ustedes alguna vez ha sentido que está haciendo un compromiso que va mas allá de sus capacidades reales? Uno de aquellos compromisos que inmediatamente después de hechos nos causan decir “ala madre! como soy de mula!”.

Pues bien, el hacernos este tipo de preguntas o cualquiera de sus derivados seguro nos ayuda con el síndrome de “me comprometo a mas de lo que puedo”. Este síndrome es algo natural y es parte del deseo del ser humano de querer ser mas de lo que realmente es. Creo que hay una gran diferencia entre lo que sabemos que podemos hacer y lo que quisiéramos poder hacer para “quedar bien con los demás”.

Esto es bastante común en el ámbito profesional. Nuestro jefe o alguien mas a quien queremos impresionar nos pregunta cuando podemos tener un proyecto listo o cuanto creemos que se podrá vender y la respuesta usualmente está “inflada” por querer aparentar ser mas de lo que realmente somos. Que nos vean como algo mas. Que nos reconozcan. Simplemente no creemos que somos suficiente tal y como somos.

Creo que es de vital importancia para salir adelante y poder tener una vida completa poder dejar este miedo atrás. La realidad de las cosas que que no podemos hacer mas de lo que podemos hacer. No podemos ser alguien mas. Lo mejor que podemos hacer es ser nosotros mismos.

Realmente no es muy buena idea comprometernos a cosas que simplemente no podemos cumplir. No podemos ser algo que no somos. ¿Mi consejo? Pasa el rato incómodo y aceptate como eres, reconoce de que si eres capaz y luego cumple. No hay mejor manera de salir adelante que ser tu mismo. Eso es suficiente.

Como quieres que sea el mundo hoy?

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En estos últimos días me he preguntado por qué yo cambio mas rápido que lo que cambia el mundo a mi alrededor? Osea, hoy me siento optimista y con ganas de hacer de todo, mañana me siento vencido y pienso que el mundo es una basura y está en contra de mi. No hace sentido.

El mundo a mi alrededor no cambia tan rápido. Seguro, las cosas cambian y pasan muchas cosas. Pero si paro a pensar, mis reacciones son desproporcionadas a las cosas que pasan a mi alrededor.

Mientras mas y mas lo pienso me doy cuenta de que soy yo quien determina como es mi mundo. Al menos el mundo para mi. Mi propio mundo, mi experiencia de vida. Mientras que el mundo sigue su propio camino, lento, determinado e indiferente, yo siempre puedo reaccionar como quiero.

Así que hoy que es un nuevo día hazte la pregunta, si el mundo va a marchar sin piedad siguiendo su camino sin importarle nada mas, ¿como quieres tu ver tu mundo? Al final del día, tu haces tu mundo como lo quieres, entonces: ¿Como quieres que sea el mundo hoy? Hazlo realidad.

Lo que estás intercambiando al dormir un poco mas

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No se si ustedes sean como yo, pero al momento en que suena el despertador empieza la lucha. Veamos de una manera un poco mas detallada que está en la balanza.

  1. Lo que me dije a mi mismo que iba a hacer versus lo que voy a hacer. Osea, si puse el despertador a las 5:30am me dije ayer que me iba a despertar a las 5:30 versus realmente me voy a despertar a las 6:30am (en caso que decida seguir durmiendo).
  2. La comodidad versus cumplir mis metas. La verdad es que el único atractivo de seguir durmiendo es la comodidad que siente el cuerpo. Es lo único. No hay mas nada. ¿Que hay del otro lado? Un sentido de cumplimiento, motivación y mas tiempo para cumplir nuestras metas.
  3. Una batalla química que afecta l cuerpo. Nuestro cuerpo segrega diversos químicos que le dicen al cerebro si debe dormir o estar despierto. Ese tiempo que estamos entre dormidos y despiertos (estamos “snoozing”) genera ambos quicios y es por esto que aunque a veces dormimos de mas nos seguimos sentados cansados.

Así que mañana que suene el despertador y la comodidad de tu cuerpo te invite a hacer negocios con ella, recuerda que siempre estás intercambiando algo. ¿Que vas a escoger?

Los fantasmas que no podemos ver y nos están deteniendo

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Todos enfrentamos situaciones que no manejamos como quisiéramos. Es esto, creo yo, lo que nos impide lograr las cosas que queremos. Cuando nos enfrentamos a algo que no podemos controlar o algo que no sale como queremos nos enfocamos en lo que está sucediendo y nos enfocamos en como eso es lo que nos está frenando.

Mis experiencias de estas últimas semanas me están llevando a creer que haya algo mas. Cosas que nos podemos ver y que tienen un poder casi sobrenatural sobre nosotros. Casi se siente como que si los fantasmas a los que les tenía miedo de niño pudiesen ser reales.

¿A que me refiero? A queso lo podemos ver de manera directa las cosas que suceden allá afuera en el mundo. Sin embargo las interpretaciones y las reacciones, principalmente emocionales, que tenemos a esas situaciones no las vemos. Y en mi experiencia personal, estos fantasmas son los que realmente nos impiden llegar a donde queremos.

Estas últimas semanas me he estado topando con muchos de estos fantasmas. Y he decidido pelear contra ellos. Ya empecé a ganar una que otra batalla. Y es esto precisamente lo que me lleva a creer que estos fantasmas son reales. ¿Por qué? Porque al lograr ver y cambiar algunas de mis reacciones y comportamientos también han cambiado y mis logros y cumplimiento de objetivos.

Agua con los fantasmas!

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (2 de 2)

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Acá comparto los 5 puntos restantes que faltan para lograr el desarrollo de un sentido de urgencia en tu equipo. Si aún no has leído la primera parte con los 5 puntos iniciales te recomiendo que lo hagas ahora.

  1. Retroalimentación, cada vez. En el momento en que una tarea se asigna a un miembro del equipo, esta debe ser recibida con una actitud positiva y debe tener una fecha y hora de entrega específica. Con esto ya se cuenta con un excelente punto de partida para dar retroalimentación al momento en que se venza la facha de entrega. Es bastante simple en realidad. Cuando llegue la hora de la entrega de la tarea habrán dos posibilidades. Si tarea ha sido completada y entregada de una manera satisfactoria se debe dar retroalimentación positiva a la persona encargada de la tarea. De lo contrario, si la tarea no está lista o no se presenta con los estándares de calidad solicitados, es el momento ideal para ofrecerle al colaborador  retroalimentación correctiva. Es muy importante que la retroalimentación, sin importar cual de las dos se necesite utilizar, sea presentada no más de 5 minutos después de la hora de entrega de la tarea que se está recibiendo. Esto enfatiza la importancia de las fechas de entrega.
  2. Todo trabajo asignado debe tener una fecha y hora específica de entrega.
    1. En el caso de que se obtenga la tarea completada satisfactoriamente se debe dar retroalimentación positiva.
    2. En el caso contrario se debe dar una retroalimentación correctiva impersonal que no contenga emociones negativas pero sí transmita el mensaje de que los compromisos de entrega no son flexibles y que se deben cumplir. Habrán consecuencias por no cumplir y cada quien es responsable de sus Compromisos de Entrega.
    3. Para cada compromiso de entrega que se solicita a cualquier persona es indispensable solicitar la hora y fecha de entrega exacta de entrega de la tarea.  Esto permite tener un punto tangible de “corte” en el cual se dará la retroalimentación necesaria.
    4. Se hace un fuerte énfasis en que la tarea no se considera completa hasta que sea “presentada” de una manera satisfactoria. No basta que la tarea esté “hecha” y que nadie sepa que el proceso ha concluido.  El gerente debe estar al tanto y poder ver el entregable antes de cerrar el proceso.
    5. Se debe dar retroalimentación en la hora exacta en que se cumple cada Compromiso de Entrega (incluyendo la notificación de que la tarea fue completada).
  3. Registro de Tiempos de Compromisos de Entrega.
    1. Es de vital importancia que se registren las fechas y horas de cada uno de los Compromisos de Entrega en un lugar visible, seguro y constante.
    2. Este registro permite tener un itinerario en el cual se puede contactar a los responsables de las tareas para solicitar el cumplimiento de un Compromiso de Entrega de una manera puntual y exacta.
    3. Es necesario mantener un mecanismo de recordatorios que permita saber exactamente en qué momento preciso se debe contactar a quien y obtener la tarea completa.
    4. No se puede dejar que pase si quiera un Compromiso de Entrega desapercibido, situación que envía un mensaje de que las fechas y horas definidas no tienen trascendencia y que se fijaron “solo porque sí”. En una cultura de Sentido de Urgencia cada Compromiso de Entrega tiene una razón de ser y es inaplazable.
  4. Al diablo con la ruta crítica. Todos estos procesos ponen en perspectiva la condición de que si TODO importa TODO se puede entregar a tiempo. Es por esto que aunque parezca que es algo que va en contra de todo lo que se ha aprendido como gerente, se debe cada vez darle menos importancia a la ruta crítica y centrar el enfoque en todas las tareas. No solo las que se consideran más importantes o más críticas. Si todas las tareasse entregan a tiempo, el proyecto se entregará a tiempo.
  5. Apoyo en los superiores. Al igual que con cualquier otra implementación de cambio, es necesario contar con el apoyo y la aprobación de los superiores. Es muy importante recordar que sin el apoyo integral de toda la organización no se puede llegar lejos. Es cuestión de subir a todos al barco!
Si aún no has leído la primer parte de este artículo te los recomiendo hacerlo ahora para tener una visión completa de todo lo que debemos hacer para establecer el sentido de urgencia en nuestras organizaciones..

Como desarrollar un sentido de urgencia en tu equipo (1 de 2)

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Todos tenemos responsabilidad tanto en nuestras vidas como en nuestros trabajos. Esta responsabilidad se reduce a hacer lo mas que podemos con nuestro tiempo. Ya sea esto vivir nuestras mejores vidas o agregar el máximo valor posible en las empresas con las que trabajamos.

Lo mismo aplica para nuestras relaciones, Hobbies, deportes, salud, familia, etc. Realmente creo que el tiempo apremia y para poder tener la mejor experiencia de vida, debemos vivir con un sentido de urgencia. Eres que es la única manera de lograr todo lo que queremos.

Hoy me quiero centrar en algunas estrategias de como lograr que un equipo de trabajo desarrolle un sentido de urgencia saludable     que sin duda ayudará a la organización a lograr mejores resultados en menor tiempo.

Quiero empezar diciéndome a mi mismo que la mejor manera de crear un sentido de urgencia en un equipo es primero desarrollando ese sentido en uno mismo. El sentido de urgencia es una actitud, una manera de atacar las tareas. problemas y situaciones que afrontamos. Como toda actitud, es contagios y el equipo, lo queramos o no, seguirá a su líder. Empecemos.

Como líderes como responsables de entregar resultados y lograr objetivos. Muchas veces, si la organización está funcionando bien, tenemos fechas bien definidas para la entrega de estos resultados.  A menudo  volteamos a ver a nuestro equipo y a primera vista notamos que simplemente no se mueve al tiro necesario para lograr las metas. En este momento surgen las siguientes preguntas:

¿Por qué no comprenden que lo tenemos que entregar a tiempo? ¿Que le pasa a mi equipo? ¿Acaso no les importa cumplir con sus fechas de entrega? ¿No entienden lo importante que es esto?

Esta situación es bastante común y se la podemos atribuir a una falta de sentido de urgencia y está tan presente en tantas empresas que se le puede considerar como una epidemia gerencial. 

El problema no está en que todos los equipos de trabajo son incapaces o que se estén experimentando efectos extraños del más allá. El problema radica en el comportamiento que nosotros mismos tenemos como líderes y gerentes. Un gerente tiene la capacidad de crear una cultura de sentido de urgencia en su equipo y lo puede lograr en muy poco tiempo  siguiendo diez simples tácticas que detallo a continuación.
Reconocimiento: Este contenido está basado en el excelente trabajo de Micheal Auzenne y Mark Horstman de Manager Tools) 
  1. Haz las preguntas correctas. No es lo mismo preguntar ¿Cuándo podemos tener esto listo? que preguntar ¿que nos hace falta para tener esto listo el martes? Es muy importante que nuestras preguntas respecto al cumplimiento de tareas y fechas de compromisos sean directas y en ningún momento tengan tono de “negociación”. La manera en que formulamos las preguntas y que preguntas elegimos realizar transmitirán un sentido formal de que estamos muy interesados en que se cumplan las fechas propuestas. Nestras preguntas siempre deben transmitir lo importantes que es la fecha de entrega.
  2. Fija una fecha, no preguntes. Es indispensable evitar el error de otorgar la potestad de fijar las fechas de entrega a las personas que ejecutan las tareas. Es difícil comprender como la mayoría de gerentes sabiendo que tienen una fecha de entrega que cumplir aún preguntan para cuando se les puede tener lista la tarea y se sacrifican quedando entre la espada de la pared por el simple hecho de no atreverse a solicitar la tarea para cuando la organización lo necesita. El gerente en todo momento debe solicitar la acción de su equipo para cuando la organización la necesita, no para cuando el equipo dispone entregarla.
  3. Aprende a combatir malas respuestas. Especialmente al inicio de la transición hacia una cultura de un sentido de urgencia es importante saber responder a malas respuestas. ¿Cuantas veces has preguntado si un proyecto va en tiempo y recibes mil excusas sin siquiera poder llegar a escuchar si el proyecto va en tiempo o no? Al momento de solicitar una fecha de entrega la mayoría de veces (95% estimo yo) te enfrentaras con un listado muy impresionantemente largo de las cosas que la persona con la que estas hablando tiene que hacer. En este momento debes escuchar de una manera muy cortez y educada y en cuanto la lista finalice, di algo cómo “que bien, comprendo que estás cargado de trabajo. Ahora, “Vamos a tener esto listo el martes, ¿correcto?” En este momento se debe reiterar el apoyo incondicional y total disposición para hacer lo que sea necesario de tu parte para lograr el objetivo.
  4. Acorta tus fechas de entrega. Conforme se va logrando la implementación de un sentido de urgencia las personas estarán siendo más efectivas y enfocándose cada vez más en su trabajo. Debes estar atento de este cambio positivo y empezar a reducir en alrededor un 10% el tiempo disponible para realizar una tarea. Algo que llevaba 50 días en ejecutar ahora se debe solicitar en unos 45 días y así sucesivamente según sea  el caso.
  5. Utiliza las actualizaciones pasivas. Muchos gerentes pasan una cantidad de tiempo inconcebible obteniendo reportes de actualizaciones de el status de los proyectos que están manejando. Esto no debe ser así. El equipo le debe reportar al gerente. El gerente nunca debe ir a buscar esta información. Sin importar que metodología o sistema se utilice para llevar el control de seguimiento de tareas, gerencia debe garantizar que el equipo utilice dicho sistema de una manera regular y eficiente. De la misma manera que se dan fechas de entrega, se debe establecer un itinerario regular en el cual el equipo debe actualizar sus avances en un sistema o canal de comunicación  determinado.

Esto conforma la introducción y los primeros 5 puntos que te ayudarán a crear una cultura de sentido de urgencia en tu equipo. Puedes encontrar los 5 puntos restante en la segunda parte de este artículo.

El secreto para dormir mejor

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Si eres igual que yo, te gusta dormir. El cuerpo está diseñado para reponer energía y descansar. Dormir es muy rico y la mayoría de las veces, al menos en mi caso, cuando suena el despertador empieza la batalla. Así que hace un par de años empecé a analizar como hacer para dormir “bien”. Todo empezó con tratar de medir como realmente como estoy durmiendo y no basar mi experiencia en como me siento al momento de despertarme. Son dos cosas totalmente distintas.

En ese momento instalé Sleep Cycle, una aplicación para iPhone y Android que mide la calidad de del sueño y te ayuda a despertar en la parte ligera del ciclo del sueño. Pueden leer mas acerca de como funciona esto de los ciclos del sueño  acá. Pueden descargar la aplicación acá. Ahora les comparto la imagen de la mejor noche de sueño que he tenido, un 98% de descanso:

¿Cual fue el secreto? ¿Como dormir así de bien? La verdad que no es nada del otro mundo. El secreto está en llegar a la cama cansado. Muy cansado. Al mismo tiempo es igual de importante llegar satisfecho de lo que se logró en el día. Esto reduce la ansiedad al momento de dormir. Y si! Hay una relación directa entre estar satisfecho con lo que lograste y que tan cansado estás. Si durante el día te enfocas en lograr tus objetivos, cumplir tus metas y darlo todo para moverte hacia adelante, inevitablemente estarás rendido por la noche.

Otra práctica que estoy siguiendo y también ha tenido un efecto positivo en mi calidad de sueño es la meditación. Si están interesados en saber un poco mas de que estoy haciendo con la meditación los invito a revisar este artículo con tips para principiantes, aplicaciones para el teléfonos, etc.

Dulces sueños!