Manolo Alvarez: Blog

Como tener una reunión de seguimiento diaria exitosa con tu equipo

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Muchas empresas tenemos reuniones de seguimiento diario con los diferentes equipos. Estas pueden variar desde tener una reunión tipo “daily huddle” en un ambiente scrum hasta la costumbre de almorzar juntos todos los días para poder intercambiar impresiones y sugerencias.

Sin importar cual sea el estilo particular de la organización es muy importante que la reunión apalanque las 3 herramientas mas poderosas que tiene un líder para poder generar un buen rendimiento en el equipo:

  • presión de grupo
  • inteligencia colectiva
  • comunicación clara

Si la reunión logra integrar estas tres herramientas todos los días, los resultados de la organización crecerán considerablemente.

La reunión debe durar entre 5 y 15 minutos y puede ser a cualquier hora del día pero la asistencia debe ser obligatoria y respetada por todos, todos los días. Es una buena idea involucrar a todo el equipo en la selección de la hora en que se tendrá la reunion diariamente.

Es muy importante que la reunión sea corta, punzante, empiece y termine a tiempo y sobre todo NO debe ser utilizada para resolver problemas. Si la reunión dura mas de 15 minutos las personas descartarán el hábito. Para lograr trabajar abajo de este tiempo el equipo se debe limitar a identificar los problemas que están limitando la operación.

La reunión debe ser liderada por alguien que sea naturalmente estructurado y disciplinado, no necesariamente esta persona será el líder del equipo. La función principal de esta persona es hacer que todo corra en tiempo y se respete la agenda. De la misma manera esta es la persona que debe indicar algunos miembros del equipo que sigan trabajando fuera de la reunión si se van por un tangente y empiezan a tratar de resolver un problema particular.

La Agenda

Durante los primeros 5 minutos cada asistente reporta “que hay”. En otras palabras, cada quien comunica en que está trabajando y que ha pasado. Esto permite visualizar conflictos, agendas cruzadas y oportunidades desaprovechadas.

Como siguiente paso se revisan las métricas de rendimiento diarias de la empresa. Por ejemplo, una empresas dedicada a ventas revisará la cantidad de propuestas enviadas el día anterior, una empresa de internet revisará cuantas visitas tuvo el día anterior a su sitio Web y alguien como Walmart revisará el precio de su acción en el bolsa. De la misma manera se deben revisar indicadores basados en cada contribuidor individual que evalúen el comportamiento de cada uno de ellos. Esto puede ser algo como las cuentas por cobrar, tiempo para completar proyectos o el tiempo necesario para cerrar contratos. En resumen, esto debe ser algún tipo de comportamiento medible.

El tercer y último punto es donde está cada uno de los miembros del equipo trabado. Acá se están buscando cuellos de botella u obstáculos que son los enemigos del negocio. Utilizar la energía y el enfoque del equipo en cualquier otro lugar que no sean los obstáculos es un desperdicio de recursos.

También, la discusión acerca de los obstáculos descubre quien está haciendo y quien NO está haciendo su trabajo. Cada vez que alguien pase un par de días sin reportar un obstáculo, seguro que hay un problema mas grande a la vuelta de la esquina. Las personas productivas, que están ocupadas y que están constantemente haciendo algo significativo siempre tienen obstáculos en su camino. Las únicas personas sin obstáculos son aquellas que no están haciendo nada. Se debe tener cuidado y llamar la atención a aquellos que todos los días  reportan “todo va bien”.

La última recomendación es que se debe tener cuidado que esta discusión sobre los obstáculos no divague en una discusión sobre como resolverlos. Eso se resuelve fuera de la reunión.

Manejo de Personal, el número de tus directos en tu teléfono

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Esto puede sonar a una trivialidad pero el mensaje que transmite esta práctica es muy poderoso. Es muy importante que todo líder de  equipo dentro de una empresa no solo tenga los números de teléfono de todos sus directos en su teléfono, los debe tener como favoritos.

La función de favoritos dentro de los teléfonos modernos surgió de la idea de que todos hablamos mas con unas personas que con otras. Dado que la gran mayoría de la comunicación que tenemos es relacionada al trabajo y dentro del trabajo las personas con que mas debiese hablar un líder es con su equipo, lo natural es que todos los miembros de su equipo estén como favoritos.

El mensaje que esto manda a un equipo es poderoso. Tener a todos los miembros del equipo dentro de los favoritos o “speed dial” significa que el líder está dispuesto a tener una comunicación abierta con su equipo. Quiere decir que cada uno de los miembros de su equipo es importante para el y que la comunicación constante con ellos es parte del éxito del equipo.

He visto muchos líderes tener que buscar, e incluso en varios casos, no encontrar el contacto de alguna persona de su equipo. Creo que no es necesario que les diga que mensaje envía este tipo de situación.

De los pensamientos al ánimo, del ánimo a los resultados

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Hay algunas veces que damos mas de lo que creemos poder dar. Hay otra veces en que nos asombramos de lo que hemos logrado. En esos momentos nos preguntamos que cambió y rara vez encontramos una respuesta que haga sentido pues sabemos que no hemos entrenado mas, estamos al tanto de que no hemos cambiado el proceso en el trabajo o todo pareciese seguir igual.

Estoy convencido en que estos momento lo que marca la diferencia en el rendimiento es el estado de ánimo en que nos encontramos. Ese estado de convicción en el que sabemos que podemos dar mas y todo el resto de situaciones pasan a un plano secundario.

Al mismo tiempo se ha demostrado científicamente que el estado de ánimo es directamente influenciado por la calidad de los pensamientos que tenemos. Mientras más positivos sean los pensamientos que generamos, mejor estado de ánimo tendremos, mejore resultados. Tampoco debemos olvidar que somos nosotros quienes escogemos que pensar!

¿Suena simple? Si. ¿Es fácil? No.

El menú para niños

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Ahhh, los famosos deditos de pollo frito. Ya sea en McDonalds o en cualquier restaurante as formal esta es la comida que siempre nos saca de apuros como padres de niños pequeños. Hago énfasis en que me incluyo dentro de este grupo.

Lo mismo va con el iPad. ¿Por qué no juegas el mismo juego que has jugado mil veces? O, ¿por qué no miras la misma película que has visto las últimas 1,00 veces?

Los deditos de pollo tan solo son un síntoma. Si nunca queremos experimentar algo nuevo, si nunca queremos probar comidas nuevas o comer algo que no nos gusta, si nunca queremos interactuar con alguien con quien estamos en desacuerdo, pues los deditos de pollo son un excelente lugar por donde empezar.

Lo “nuevo” es un hábito que le podemos enseñar a nuestros hijos. Y también es un hábito que nosotros mismo podemos aprender. Trata de ir a pensar en ese parque que nunca has visitado, trata de llevar una dieta vegetarian unos 3 días, trata de afiliarte a un foro donde todos piensan distinto de ti.

Recuerda, el menú para niños siempre estará disponible pero eso no quiere decir que sea una buena  idea.

Seth Godin acaba de escribir sobre esto en su blog y me puso mucho a pensar. Entiendo que los niños aprenden a través de la repetición y práctica constante. ¿Que tal si les enseñamos a que piensen y practiquen adoptar cosas nuevas?

Mañana empiezo.

El mito de que para decidir mejor se necesita mas tiempo y esfuerzo

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“El mundo actual y la sociedad colectiva nos enseña desde muy pequeños que la calidad de las decisiones está directamente relacionada al tiempo y esfuerzo que se puso en tomarlas. Por ejemplo, si un doctor tiene un diagnóstico muy complicado, pedirá mas pruebas  Si nosotros mismos no estamos seguros de lo que nos dice, pedimos una segunda opinión. ¿Y que le decimos a nuestros hijos y niños pequeños? Mejor ve siempre lento pero seguro. No juzgues un libro por la portada. Detente y piensa. En realidad pensamos que siempre estamos mejor consiguiendo la mayor cantidad de información posible y utilizando la mayor cantidad de tiempo deliberando acerca de algo. En realidad solo confiamos en la toma de decisiones consciente.”

– Malcolm Gladwell, Blink

Pero, ¿que pasa si las decisiones que tomamos de una manera muy, muy, rápida pueden llegar a ser tan buenas como aquellas que tomamos deliberadamente y con cautela? ¿Que pasa si hay algunas situaciones en las cuales podemos confiar en nuestros instintos? Y mejor aún ¿que pasa si podemos aprender a diferenciar CUANDO escuchar a nuestros instintos y cuando obtener mas información?

Pues bien. Gladwell en su libro Blink intenta, de una manera muy contundente, de responder estas preguntas y muchas otras respecto a como funciona el cerebro humano con respecto a este interesante tema de la toma de decisiones. Como ya lo hemos visto, en especial se centra en la diferencia entre decidir por instinto de una manera muy rápida y decidir racionalmente en base de la recopilación de mas datos y deliberación.

¿Cómo te sientes mas como decidiendo?

El cuento de los zapatos blancos y como evadimos lo que tenemos que hacer

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Esta idea viene de la autora de Atlas Shrugged, Ayn Rand. Ella publicó una serie de ensayos que fueron compilados en un libro sobre como escribir mejor. Uno de los temas en que ella entra en profundidad es el del famoso “Writers’ block” o bloqueo de escritor. Este es un término utilizado para describir esos períodos en los cuales los escritores simplemente pasan semanas, meses o años sin poder “encontrar” la creatividad para escribir algo.

Ella detalla como un escritor, cuando se sienta y tiene que escribir (lo que sabe que tiene que hacer pero al mismo tiempo es algo muy difícil de hacer) si tiene un par de zapatos blancos por ahí en la habitación y su mirada casualmente ve una pequeña mancha en ellos, seguro su mente logrará racionalizar por qué los debe limpiar en ese mismo momento.

En otras palabras, somos buenísimos para evadir lo que tenemos que hacer. Y somos aún mejores para crear historias y  excusas para no hacerlo. Es muy importante tener esto muy presente ya que la mente es tan poderosa que simplemente no nos damos cuenta de lo que estamos haciendo y cuando nos damos cuenta ya estamos, convencidos de que es lo mas importante que podemos hacer, limpiando esos zapatos blancos.

Manejo de Personal: lo “justo” no es tratar a todos por igual

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Cuando una empresa está analizando su mercado, sus clientes objetivo y a que tipos de personas quiere dirigir sus productos o servicios es natural que lo primero que se haga sea segmentar los grupos. Es decir, clasificarlos en verticales de acuerdo a diferentes criterios como lo pueden ser las preferencias, demográficos, historial de compra, poder adquisitivo, etc.

Cuando una empresa está diseñando los incentivos, bonos, planes de crecimiento roles y en general el manejo de su personal interno lo primero que se hace es pensar en estándares, igualdad, “justicia” y en encontrar una manera en la que todo el personal, al menos los de un mismo equipo, estén “lo mas parejo posible”.

Este es un contraste tremendo. Entendemos que el mercado requiere soluciones personalizadas y que no todos son iguales. Sin embargo, aplicamos una mentalidad totalmente diferente a la configuración de nuestras estructuras, procesos e incentivos internos.

Dado esta “revelación” el paso a seguir es bastante obvio:

  1. Invierte recursos en conocer a cada una de las personas que conforman tu equipo
  2. Clasificalos en base a los criterios que mas importantes sean para lograr un buen desempeño en tu organización
  3. Crea un plan de desarrollo, incentivos y crecimiento personalizado, de ser posible, para cada persona, de lo contrario, para grupos de persona basados en los criterios ya definidos
  4. Vuelve al punto 1 e itera para ir mejorando este proceso

La historia de como el banco GyT Continental arruinó mi experiencia como cliente

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Todo empezó hace una semana y media con muy buenas intenciones y el interés de ofrecer un mejor servicio. Sin embrago, lo que el banco diseñó con la intención de mantener seguros a sus clientes de tarjeta de crédito resultó ser un verdadero desastre para mí debido a una muy mala ejecución del equipo de operaciones.

Estaba en &Café comprando mi dosis de cafeína diaria y resultó que mi tarjeta salía denegada. Bien, pagué con efectivo y me fui con la idea de que el POS no estaba funcionando bien y no le puse mayor atención. A las 2 horas un email de Rackspace, un proveedor de servidores que utilizo en Internet de que mi tarjeta estaba bloqueada. 20 minutos después recibo la llamada de una agente del banco diciéndome algo como “Sr. Alvarez le informo que bloqueamos su tarjeta por qué fue utilizada en un POS que creemos está comprometidos y por su seguridad vamos a darle de baja a su tarjeta. No se preocupe, en 2 días hábiles tendrá su nuevo plástico. ¿Se la enviamos a  la dirección registrada de correo?” Si, por favor respondí y terminé la llamada muy contento por esta medida de seguridad.

Acá es donde empieza el caos. La llamada fue el martes 17 de junio 2,014. Mi reposición de tarjeta debía llegar el jueves 19 a mi casa, recuerdan, la dirección registrada correo. Bien, el viernes 20 me encontraba llamando al banco pues la tarjeta no había llegado. Después de unos 20 minutos con el trabajando con el agente para ver que había pasado, la respuesta desde la central del banco fue: “Sr. Alvarez, su tarjeta está en la agencia 228 de Santa Catarina Pinula. Ya la puede ir a traer”.

mmmm, esta agencia no me queda tan cerca pero bien, voy a llamar y veo de irla a traer. Nótese que el agente del banco no me pudo transferir la llamada esta agencia. Bien, hablo a la agencia 228 y me dicen, “Disculpe pero acá no esta su tarjeta. Seguro que el servicio de mensajería está atrasado. Háblenos el martes que recibimos de nuevo tarjetas para confirmar que ya esté por acá”. Bien, para esto ya una semana sin tarjeta de crédito.

El martes 24 hablo de nuevo a la central. La respuesta: “Su tarjeta fue entregada a la agencia 228 el jueves 19 de junio. Solicite hablar con el jefe de agencia pues seguro está traspapelada”. Nótese otra vez que soy yo el que debe actuar entre la central y la agencia.

Va la llamada a la agencia 228 y recibo una respuesta que nunca me hubiera esperado. Al menos la persona en la agencia fue honesta: “No encontramos su tarjeta. Seguro la perdimos.”. Bueno, esto si es un problema ya mas serio. En fin, la agente de la agencia, sin ser esto responsabilidad directa suya agarró responsabilidad  y me ofreció bloquear esta nueva tarjeta perdida y pedir un nuevo plástico en calidad de urgente para tenérmelo listo hoy jueves 26 de junio. Hoy durante el día sabré si hoy, 9 días después de que el banco GyT Continental bloqueó mi tarjeta finalmente recibiré mi tarjeta.

Los mantengo al tanto.

La moraleja de la historia: No importa que tan buenas intenciones tenga una empresa y que tanto diseñe servicios y procesos para proteger a sus clientes si la calidad con que se ejecutan las operaciones es mala. Al final, la experiencia de nosotros como clientes es terrible.

La habilidad de aprender más rápido como ventaja competitiva

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Todas las personas y empresas siempre estamos buscando una mejor manera de hacer las cosas. Como individuos siempre estamos viendo como le agradamos mas a nuestra pareja, como logro distinguirme en el trabajo para obtener un mejor puesto, como logro ser mejor en el equipo de deportes, etc.

Como empresas siempre estamos buscando como construir un mejor producto que la competencia, como reducir mis precios para ganar mas mercado, como reclutar mejor talento para subir la productividad, etc.

En resumidas cuentas, siempre estamos buscando una ventaja competitiva para que nos vaya un poco mejor y lograr resultados superiores a los demás. Es la naturaleza del mundo en que vivimos.

Dado que todos estamos detrás de las ventajas competitivas como que si estas fueran el “holy grail” del éxito se ha escrito mucho alrededor del tema y se han generado un sin fin de teorías de cuales son las ventajas competitivas mas importantes. En realidad esto ha complicado bastante el panorama.

Steven Kotler propone algo bastante mas simple. El propone que para que constantemente podamos lograr una real ventaja, tanto a nivel personal como nivel empresarial, todo lo que hace falta es que aprendamos mas rápido que los demás. Eso es todo. De esta habilidad se depende cualquier otra ventaja competitiva que pueda ser necesaria.

Si aprendemos (ya sean nuestras empresas o nosotros mismos) mas rápido que la “competencia” seguro siempre encontraremos mejores maneras mas rápidas de hacer las cosas, de mejorar nuestras relaciones y cumplir de manera mas efectiva nuestros objetivos.

Debemos aprender a recibir la retroalimentación de fuera de una manera no personal y constructiva.vTomarla como el mayor regalo que pudiéramos tener, analizarla, aprender y mejorar en base a la información descubierta. Osea, debemos aprender.

“The ability to learn faster than your competitors is the only sustainable competitive advantage.” —Steven Kotler

The Rise of Superman: Decoding the Science of Ultimate Human Performance

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Todos queremos lograr mas en nuestras vidas. No hay duda de eso. Algunas de las preguntas que todos de una manera u otra nos hacemos en relación a esto son: ¿Que es lo que lleva a algunas personas a lograr mas que otras? ¿Por qué hay momentos en que experimento incrementos sustanciales de rendimiento? ¿Como puedo lograr mayor concentración? ¿Por qué experimento altos y bajos? ¿Cual es el secreto del alto rendimiento? etc.

Pues bien, The Rise of Superman: Decoding the Science of Ultimate Human Performance es un libro que, analizando atletas de alto rendimiento en deportes extremos, explica el estado de “flow” en los seres humanos. El libro describe el “flow” como aquello a lo que comúnmente le llamamos “estar en la zona” o algo por el estilo.

Recién lo terminé de leer ayer y les puedo decir que el libro me impactó muchísimo. Las historias de los atletas son son muy buenas y la descripción psicológica de como funcionan nuestros estados mentales es buenísima.

Lo mejor del libro es que estoy  empezando a aprender a  como controlar los factores o “triggers” externos e internos que me ayudarán a empezar a pasar mas tiempo en “flow” o estar en “la zona”. Si te interesa incrementar tu rendimiento y resultados de una manera exponencial este libro es para ti.

Les dejo la página de mis quotes y rating del libro en goodreads:

The Rise of Superman: Decoding the Science of Ultimate Human PerformanceThe Rise of Superman: Decoding the Science of Ultimate Human Performance by Steven Kotler
My rating: 5 of 5 stars

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