Un esquema de reuniones que si funciona!

1. ¿Que hay / que estás haciendo? Durante los primeros 2 – 5 minutos cada asistente tiene hasta 30 segundos para contarle al grupo en que está trabajando y que hay de nuevo. Esto permite que el equipo identifique conflictos, agendas cruzadas y oportunidades perdidas. Se habla de actividades específicas, reuniones, logros, situaciones extraordinarias con clientes, proveedores, etc.
2. Reporte de métricas clave. 2 – 5 minutos. A continuación todo el equipo revisa la métrica diaria que utiliza la empresa para medir su progreso. Dependiendo de la empresa esto puede ser visitas a una página Web, cantidad de propuestas enviadas, ventas o precio de las acciones. En complemento a esta métrica se debe seleccionar una actividad / comportamiento de los miembros del equipo que se pueda medir diario. Deber ser algún tipo de comportamiento que se pueda medir como cuentas por pagar o tiempo requerido para firmar nuevos contratos. Se menciona el estado de de las métricas para del día anterior y la meta esperada para las métricas del día de la reunión.
3. ¿Donde estás teniendo problemas? 2 – 5 minutos. Este es un punto muy importante. Cada asistente lista en donde está teniendo problemas. Se identifican los cuellos de botella que limitan al negocio y utilizar recursos en otro lugar es perdida de tiempo. Acá también se identifica quien no está haciendo su trabajo. Cualquier persona trabajando en algo de consecuencia para la empresa, se topará con problemas frecuentemente. Las personas que nunca reportan problemas, usualmente no están haciendo nada importante!

La Reunión Semanal:

La reunión semanal es principalmente un ejercicio estratégico orientado a tratar temas relevantes para la dirección de la empresa. No se tratan temas operativos del día a día ya que todos estos ya fueron tratados en el “Huddle diario”. La duración de esta reunión debe ser de 30  minutos para equipos operativos y de 1 hora si se cuenta con ejecutivos / directores de la empresa en la reunión. La agenda sugerida para esta importante reunión es:

1. Los primeros 5 minutos de la reunión se deben utilizar para que todos los asistentes compartan una buena noticia con el equipo. Una vez mas, esto crea un ambiente positivo y enfoca a todos en las posibilidades. Si un miembro del equipo pasa varias semanas sin tener una noticia positiva (ya sea personal o laboral), el líder debe intervenir para ver si todo está bien.
2. Los siguientes 10 minutos se enfocan en el análisis de números. Se hace un enfoque en los KPIs (Indicadores de Rendimiento Principales) que dan un indicio del verdadero rendimiento de la empresa. Se revisan los indicadores de productividad definidos para la empresa y los colaboradores presentes. Esta parte de la reunión requiere de apoyo gráfico ya que estos indicadores se deben poder “ver” para que todos internalicen las tendencias que se están experimentando en la empresa.
3. Al terminar de revisar los números se procede a dedicar otros 10 minutos a la retroalimentación de los clientes y colaboradores de la empresa. Acá se deben identificar que situaciones están afectando a la empresa cada día. ¿que reportan los clientes? ¿que tiene preocupado al personal de la empresa? ¿que podemos mejorar a corto y mediano plazo?
4. Luego de esto todo el equipo se enfoca en el tema que se desea resolver en el mes / trimestre. Un error que se comete muy a menudo en las reuniones semanales es tratar de cubrir todo todas las semanas. Esto causa que los temas mas importantes tan solo se traten de manera superficial. Es necesario que el equipo enfoque sus recursos y creatividad en resolver las situaciones grandes (Big Rocks) que afectan a la empresa. Lo mas importante de este punto es que se trate tan solo un tema!
5. Los comentarios de cierre. La sesión se debe cerrar pidiendo a cada asistente que resuma la reunión con una frase de cierre o u impresión del estado de la empresa. Esto crea un cierre formal y asegura que todos tengan la oportunidad de decir algo relevante.   Permite que todos expresen lo que piensan y/o sienten.

Es idéal que esta reunión se de antes de una comida ya que al terminar todo pueden seguir debatiendo los temas en un ambiente informal. Es en este tipo de situación que las mejores ideas se dan y se logra un verdadero avance.