Aprovechar el tiempo al máximo

Hoy estoy escribiendo esto desde una muy bonita tienda de muebles. Esto visitando a un cliente que está interesado en hacerle upgrade al servicio de Whatsapp que tiene con nosotros.

Con el fin de llegar a tiempo a la cita, decidí salir antes de lo normal por aquello del tráfico. Resulta ser que tuve mucha suerte. No había nada de tráfico. Llegué 35 minutos antes de lo previsto.

Una vez acá, una persona muy amable que trabaja acá me ofreció un lugar en donde sentarme en lo que empezaba la reunión. Me senté y por costumbre y falta de presencia empecé a esperar, estaba a unos segundos de ponerme a perder el tiempo con mi celular. Después de un par de minutos me centré y empecé a pensar en que 30 minutos es mucho tiempo. Sería bueno usarlos para algo productivo. En aprovechar al máximo mi tiempo.

Así que de inmediato saqué mi computadora y me puse a escribir este post. Así que aquí estoy, aún 16 minutos antes de que inicie mi reunión y con un post bastante bueno ya listo para publicar.

Acá les dejo la reflexión.


Todos los días, sin importar qué tan cargados sean, tienen pequeños momentos que a veces desperdiciamos. La realidad es que no los desperdiciamos porque sea imposible aprovecharlos, los desperdiciamos por costumbre.

A pesar de los grandes cambios que la pandemia del COVID 19 trajo hay ciertas cosas que siguen igual. Una de ellas es la percepción de que el trabajo / productividad solo se pueden dar en el lugar indicado en un momento preciso. La idea de poder trabajar en cualquier lugar por incrementos pequeños de tiempo aún le sigue pareciendo a muchos un locura.

Pero aprovechar cada momento al máximo sí es posible. Hoy contamos con la tecnología y la conectividad que se necesita para trabajar desde cualquier lugar. También, la configuración de la mayoría de trabajos permite que las actividades sean realizadas desde cualquier lugar. Los avances pueden ser fácilmente almacenados en una computadora o la nube. Los entregables muchas veces se pueden entregar en formato digital.

Sin duda alguna, hay muchas tareas que requieren de completa concentración, equipo especializado y largos bloques de tiempo para realizarse. Pero también hay miles de pequeñas actividades que se puede adelantar en cualquier momento. Hacerlas cuando se puede es aprovechar el tiempo al máximo.

El loco mundo en que vivimos

Vivimos en un mundo que es maravilloso. Dentro de este maravilloso mundo que hemos construido juntos hay cosas que simplemente no hacen sentido.

Hoy de 4:30pm a 6:00pm estuve presente en la presentación que dio un finalista a uno de los puestos de programador que estamos reclutando y luego sostuve una reunión con un socio para tomar decisiones de alto impacto respecto a nuestro presupuesto 2022. Todo esto lo hice a distancia desde mi teléfono sobre una red celular. Es maravilloso lo que la tecnología nos permite hacer desde cualquier lugar.

Pero esta no es la parte loca de la historia. Lo más loco de la historia es que desde las 4:10pm hasta las 6:20pm, mientras estuve haciendo todo esto desde mi celular, también estuve sentado en mi carro tratando de moverme tan solo 21 kilómetros. Sí, termine mis sesiones virtuales antes de llegar a mi casa.

En un mundo en el que se puede entrevistar candidatos que están en cualquier parte del mundo y tomar decisiones de muy alto impacto desde un pequeño rectángulo hecho de metal, plástico y vidrio, también se necesitan dos horas y diez minutos para avanzar 21 kilómetros en carro. Definitivamente es un mundo muy loco en el que vivimos hoy.

Volver a lo mismo, estoy enojado

Por momentos creo que todas las oportunidades de aprendizaje que tan caro pagamos con la destrucción y muerte que trajo consigo el COVID se están tirando la basura. Estoy enojado, sí.

Con esta crítica no me refiero a que se estén dejando de practicar las normas de distanciamiento social. Acostumbrarse a lavar las manos no es un gran aprendizaje, eso no me molesta tanto. Me refiero a lo rápido que pareciera que estamos regresando a tantos ineficientes patrones de comportamiento de pre-pandemia que finalmente estaban empezando a cambiar.

Como emprendedor lo que más me duele es ver como tantas empresas están decidiendo, a pesar que sus giros de negocio no lo requieren, forzar a sus colaboradores a regresar a los mismos horarios y procesos presenciales de trabajo. A estas alturas del partido creo que ya tenemos suficientes datos para respaldar que el modelo híbrido funcionó bien para un gran porcentaje de empresas. Entonces, ¿por qué la insistencia de volver exactamente al antiguo modelo sin siquiera aplicar algunos de los aprendizajes que todas esas horas de encierro nos enseñaron?

Al día de hoy hay muchos libros, podcasts, Webinars y experiencias de miles de personas y empresas que nos pueden ayudar a modernizarnos. También tenemos nuestras mismas experiencias de las cuales debemos aprender.

Nadie quiere estar enfrente de zoom 24/7, lo entiendo. Pero con un poco de compromiso de gerencia se pueden diseñar modelos híbridos que pueden funcionar en casi cualquier empresa.

Ya es hora de dejar el pasado atrás y seguir avanzando. Por favor, dejemos las maneras de hacer las cosas que no nos aportan atrás y enfrentemos el reto de seguir avanzando. No dejemos que las ganas de sentirnos cómodos en nuestra zona de confort nos amarren a procesos y prácticas que son ineficientes y hoy ya son anticuadas. Nuestro deber como emprendedores es guiar al mundo hacia el futuro y si ni siquiera lo podemos hacer con nuestra propia manera de operar, ¿cómo pretendemos poderlo hacer con nuestros clientes dependen de nosotros para lograrlo?

Movilidad, no esclavitud

La combinación de los avances tecnológicos y los cambios de paradigma que ha traído la pandemia nos han permitido trabajar en maneras que tan solo hace un año hubiéramos considerado imposibles.

A su vez, mucha de la narrativa alrededor de la nueva manera de trabajar ha girado alrededor de el concepto de trabajo en casa. “Trabajo remoto”, es como muchos le llaman a esta nueva modalidad de trabajo. Esto nos ha llevado a asumir que el trabajo remoto es lo mismo que trabajar en casa. Nada podría estar más lejos de la realidad. Trabajar remoto es mucho más que simplemente mover la oficina a una habitación en la casa.

Creo que la tecnología disponible y el avance que hemos tenido en políticas empresariales nos debiera dar más movilidad, no esclavizarnos. Por movilidad me refiero a la libertad de poder trabajar donde más a gusto nos sintamos. Si es en la oficina, genial. Si quiero trabajar en casa que bien. Si quiero estar en un café, cómo lo estoy ahora que estoy escribiendo esto, bienvenido. Me voy de viaje y voy a trabajar en otro país, fenomenal. Trabajo remoto es movilidad. No es estar en casa pendiente 24/7 de todo lo que la empresa o mi supervisor necesite de mí en cada instante. Esto pudiera llegar a considerarse esclavitud.

Lo que sucede es que estamos utilizando la capacidad de conexión tecnológica como una línea directa que está siempre abierta. Esta línea nos da acceso inmediato a cada persona que trabaja en la empresa sin importar en dónde está y que está haciendo.

Esta línea invisible nos da un poder mucho más grande de lo que nos imaginamos —nos da control sobre la vida de otras personas. Y como dijera Peter Parker, con un gran poder viene una gran responsabilidad. Es muy importante que aprendamos a utilizar el poder de contactar a cualquier persona de manera instantánea en cualquier momento responsablemente. De lo contrario estaremos convirtiendo la movilidad en esclavitud. Mucho cuidado con eso.

P.D. Hoy cumplo 400 días seguidos de compartir mis ideas y pensamientos en Internet!

La maravilla de poder escribir desde cualquier lugar

Ya desde hace un par de semanas he estado escribiendo en varios lugares. Escribí un par de posts desde la playa, otros los escribí en distintas cafeterías y la gran mayoría los trabajé desde mi casa. De hecho mi cuello me está recordando que anoche escribí en mi cama y que la posición no era muy ergonómica que digamos.

¿Qué he aprendido escribiendo en cualquier lugar? Primero, que las cafeterías acá en Guatemala deben mejorar la calidad de su servicio de Internet si quieren servir a personas que quieren trabajar en serio desde sus establecimientos. Es impresionante cómo, a pesar de tener menos de la mitad de su capacidad habilitada, resulta imposible sostener una conexión estable desde un Café Barista o Starbucks en esta ciudad. A manera de sugerencia les digo, inviertan en la calidad de su servicio de Internet. Muchas personas, al igual que yo, están trabajando de manera distribuida y pasar un par de horas en un café es una opción muy atractiva. La calidad del Internet es esencial para dar una buena experiencia a sus clientes.

Segundo, la opción de hacer “tethering” entre el teléfono y la computadora es una excelente opción para contrarrestar el problema que recién acabo de describir. Al tener teléfono y laptop Apple el proceso es muy fácil y usar el Internet de el teléfono en la computadora funciona sorprendentemente bien. No he tenido problema alguno, incluso trabajando desde la playa. Es cierto, principalmente trabajo con texto pero el par de llamadas por Zoom que he tenido usando esta modalidad han funcionado bastante bien.

Tercero, estar rotando el lugar desde donde se trabaja, por lo menos para mí, resulta en mayor creatividad y energía. Hay algo que se activa en el cerebro cuando se expone a diferentes ambientes. Particularmente cuando los espacios ofrecen acceso a la naturaleza (playa, jardines espaciosos, árboles, etc.).

Cuarto, un buen par de audífonos hace toda la diferencia. Me gusta escuchar música cuando trabajo y en mi casa o en la oficina la escucho mayormente a través de bocinas. Recientemente volví a trabajar usando mis Audio Technica ATHX-M40X. El nivel de concentración que se puede alcanzar con la música correcta (esto es único para cada quien) y un buen par de audífonos, es de otro nivel. Si alguien tuviera consejos de cómo minimizar la incomodidad de usar audífonos por períodos prolongados de tiempo CON lentes, le agradeceré dejar un comentario.

Hoy estoy escribiendo este post desde el sofá de la casa de mis suegros y lo estoy disfrutando mucho. Tengo puesto el juego de los Miami Dolphins contra los Las Vegas Raiders que está empatado a trece en el tercer cuarto. Tengo muy buen internet y la luz está apagada. En el fondo escucho las voces de todos los que están cenando y las risas de algunos niños que están jugando. ¡Que maravilla poder trabajar desde cualquier lugar!

Mi ambiente ideal de trabajo

Para mí un buen ambiente de trabajo empieza con música. Hay algo acerca de trabajar con música que me ayuda a concentrarme mucho. Preferiblemente prefiero escuchar la música con audífonos. Actualmente estoy utilizando unos Audio-Technica ATH-M40x.

La música que prefiero escuchar para trabajar es principalmente Rock Progresivo o música clásica. También me gusta escuchar música en vivo para entrar en “flow”.

Aparte de estar escuchando música me gusta mucho estar solo para poder hacer mi mejor trabajo. Por estar solo me refiero a no estar cerca de personas que conozco. Me gusta mucho trabajar en lugares públicos como cafeterías en dónde hay más personas y mucha actividad de “fondo”.

Si la sesión de trabajo va a ser de más de unas dos o tres horas prefiero trabajar en mi computadora de escritorio y mi silla en la oficina de la casa. Mi computadora preferida para este tipo de sesiones es la iMac 5K de 27“. Para sesiones más cortas prefiero moverme de mi escritorio y trabajar en mi laptop (MacBook Pro de 13”). Usualmente después de un tiempo me gusta cambiar de espacio físico.

El reflejo me molesta mucho y no me gusta tener luz pegándole directamente a cualquier monitor que esté utilizando. Me gusta trabajar en lugares exteriores siempre y cuando no tenga el sol a mi espalda. Si estoy trabajando adentro prefiero ambientes un poco más obscuros y luz artificial blanca.

Café. Este es el componente final que termina de definir mi ambiente ideal de trabajo. Mi bebida favorita es el Latte. Me gusta tomarme un buen café durante unos 45 minutos mientras trabajo en una tarea específica. Prefiero los cafés intensos con sabor fuerte. Me gusta que la bebida este muy caliente y no le agrego azúcar.

Así que ahí lo tienen. Mi ambiente ideal de trabajo: Rock Progresivo con unos buenos audífonos, sin personas que conozca cerca, en mi iMac con mi silla o en una cafetería con mi MacBook Pro. No al reflejo directo y siempre acompañado de un intenso Latte.

¿Cual es tu ambiente de trabajo ideal?

Trabajo remoto: optimizar para los dos tipos de trabajo

Desde Marzo 2020 muchas empresas hemos estado trabajando de manera remota 100% del tiempo. Esto ha significado que casi no nos hemos visto de manera presencial. Sin duda alguna, esto ha afectado la cultura de las empresas y las relaciones entre los equipos.

Esto no necesariamente es malo, tan solo es diferente. En este momento tenemos muy poca data dura sobre los efectos que el trabajo 100% remoto ha tenido. Creo que ya es momento de empezar a realizar algunos experimentos y definir cómo nos estaremos moviendo hacia adelante.

Antes de seguir quiero hacer énfasis en que creo que la seguridad y la salud de nuestros equipos, familias y comunidades es lo más importante. Es lo primero que se debe tomar en cuenta. Con esa aclaratoria quiero pasar a proponer el primer experimento.

El experimento es relativamente simple y empieza con agrupar el tipo de trabajo que se hace en una empresa en dos grupos:

  • Trabajo individual (90%)
  • Colaboración, coordinación y planeación (10%)

Luego se configurará el flujo de trabajo de la empresa y se adecuarán las oficinas pensando en que el trabajo individual se realizará completamente de manera distribuida (casa, co-workings, cafeterías, etc.)- El trabajo de colaboración, coordinación y planeación se realizará en las oficinas.

Esto implica asegurar que todos los miembros del equipo tengan todo el equipo y recursos necesarios para poder realizar su trabajo individual de manera distribuida. Al mismo tiempo, las oficinas deben ser repensadas y adecuadas para optimizar el trabajo colaborativo, la colaboración y la planeación.

A 30,000 pies de altura, los gerentes deben transformar los espacios en donde las personas hacían su trabajo individual en áreas abiertas en donde todos se sientan seguros y puedan colaborar de la manera más efectiva posible. Estos espacios se convertirán en espacios de interacción, creatividad y colaboración. ¿Exactamente cómo se verá esto? Aún no lo sé y de seguro será un proceso de ensayo y error. Cada empresa encontrará su propio camino y estilo.

Lo importante es empezar este proceso cuantos antes para encontrar la solución ideal.

La oficina en la nube

En este momento ya la mayoría de empresas que hemos sobrevivido la pandemia estamos luchando con la difícil decisión de cómo vamos a querer llevar nuestras operaciones de ahora en adelante.

Uno de los temas centrales que debemos resolver es qué hacer con las oficinas y qué rol jugará el trabajo remoto en la operación de la empresa. Ya las disposiciones gubernamentales, al menos acá en Guatemala, están permitiendo el retorno a las oficinas. ¿Pero es esa la mejor ruta a tomar? Es difícil decir.

En Ubiquo Labs hemos recopilado los siguientes aprendizajes que estamos tomando en cuenta:

  • La productividad del equipo de desarrollo de software incrementó con la implementación de Home Office.
  • La operación de nuestros productos (todos hosteados en AWS) no se vio afectada con el Home office.
  • No tenemos certeza de cómo se vio afectado el rendimiento del equipo de ventas ya que hay muchas variables que afectaron las ventas durante la pandemia.
  • El sentido de unión y pertenencia a la empresa decayó. Se extraña el compartir todos juntos en un mismo lugar. Se ha diluido la cultura empresarial.
  • Las personas prefieren hacer la mayoría de su trabajo en casa.
  • Los clientes, al menos en este momento, no quieren visitar nuestras oficinas. La mayoría de reuniones, incluyendo ventas, se han estandarizado como reuniones remotas (zoom, meet, etc.)
  • El costo y la complejidad de implementar protocolos para operar una oficina tiempo completo es muy alto. Causa muchas distracciones.

Después de mucho pensar creo que dada la situación actual las oficinas podrían estar en camino a la nube. No, no estoy diciendo que están muertas y que ya no las usaremos. Tan solo creo que las empezaremos a utilizar en demanda, tal y como usamos los servidores en la nube.

Creo que con lo que hemos aprendido durante los últimos meses sabemos que una estructura física disponibles 24 horas los 365 días del año no es necesaria para operar una empresa. También sabemos que hay ciertas actividades esporádicas que un equipo debe realizar en conjunto para operar a su máxima capacidad. ¿Podrá ser que una oficina en un modelo tipo nube sea la solución? Creo que sí.

La oficina del mañana

El concepto de la oficina se ha venido redefiniendo por varios años. El proceso se ha acelerado durante los últimos meses. Al mismo tiempo, varias empresas como Automattic y Basecamp, han estado obteniendo muy buenos resultados con sus experimentos en el área del trabajo remoto/distribuido. Podemos aprender de lo que ellos están haciendo.
Sin duda alguna, los cambios que llegaron con la pandemia, han motivado a una gran cantidad de empresas a empezar a diseñar su “oficina del mañana”. Nosotros somos una de ellas.
Para mí, el rediseño empieza con una visión clara de que se espera de una oficina:

  • ¿Qué queremos que sea la oficina para nosotros?
  • ¿Qué rol debe jugar la oficina en nuestra organización?

Para empezar a encontrar respuestas, primero hay que entender cuál era el rol de la oficina hasta ahora. La oficina era un espacio físico con el objetivo principal de proveer un área en donde realizar trabajo individual. Por trabajo individual me refiero a todo ese trabajo que hacemos solos, usualmente frente a una computadora. La gran mayoría de nuestro trabajo.
Aunque ya las organizaciones están empezando a promover rutinas de trabajo más colaborativo, estimo que un 70% del trabajo que hacemos las personas dentro de una empresa sigue y seguirá siendo trabajo individual. El restante 30% del tiempo se utiliza en reuniones, lluvias de ideas, planeaciones y colaboración en general. Un Paretto.
Para mi, la oficina debe ser el lugar en donde potenciamos al máximo ese 30% del trabajo que es colaborativo —el trabajo más valioso que hacemos. Es el lugar en donde podemos llegar a conectar con nuestro sentido de pertenencia y a construir comunidad. Es en donde nos juntamos a compartir los logros de la empresa y a desarrollar las relaciones personales que mantienen viva nuestra organización. Es donde compartimos.
La oficina debe promover el intercambio de ideas y facilitar la planeación estratégica. Debe ser un lugar en donde las conversaciones más importantes se pueden tener cara a cara y en donde nuestros clientes nos pueden visitar en cualquier momentos y sentirse en casa.
Finalmente, la oficina debe ser el lugar al que sabemos que siempre podemos llegar cuando nos sentimos perdidos o necesitamos el apoyo de un compañero de trabajo. Debe ser nuestro refugio en donde sabemos que siempre hay alguien con quien podamos contar.

Prohibidos los niñeros

La función principal de un líder de equipo —prefiero ese término a el de gerente— es guiar y verificar el trabajo de su equipo. El líder debe tomar las decisiones difíciles y definir los estándares que el equipo debe cumplir.

Cualquier evaluación objetiva de un líder de equipo se debe hacer en base a 2 criterios, y 2 criterios nada más:

  1. ¿El equipo de el líder está logrando los objetivos que la empresa necesita?
  2. ¿El líder está logrando retener a el personal que conforma su equipo?

El primer punto es obvio. Si el equipo de un líder no está logrando los objetivos que la empresa necesita, el líder no está dando los resultados esperados.

El segundo punto está diseñado para lograr un cumplimiento de objetivos que sea sostenible en el tiempo. De nada sirve estar cumpliendo los objetivos hoy sí se está desmotivando tanto a la gente que mañana se van a querer ir. Debe existir un balance.

Ahora que ya dimos un repaso a lo que un buen líder de equipo debe hacer, podemos pasar a hablar del rol del líder en un ambiente de trabajo remoto.

Uno de los más fuertes argumentos que hay en contra del trabajo remoto es que las personas van a ser menos productivas. Se argumenta que la calidad de el trabajo va a ser inferior por la falta de constante supervisión. Prohibidos los niñeros.

Si la función principal de un líder se limita a guiar y verificar el trabajo de su equipo, entonces su equipo debe producir trabajo de calidad y ser productivo SIN la necesidad de constante supervisión. Ya sea que el equipo esté trabajando en la oficina o remoto. Eso da igual.

La función de un líder NO es estar detrás de su equipo como el papá que está detrás del niño que no quiere hacer sus tareas en cuarentena —¿alguien se puede relacionar? Si este fuera el caso el último de los problemas que hay es el trabajo remoto. Existe un problema más profundo que solucionar.

Por favor, dejemos de culpar al trabajo remoto. Reconozcamos que para qué una organización sea eficiente los equipos deben de producir resultados sin supervisión constante. No importa en dónde estén trabajando.

Prohibidos los niñeros…