La oficina en la nube

En este momento ya la mayoría de empresas que hemos sobrevivido la pandemia estamos luchando con la difícil decisión de cómo vamos a querer llevar nuestras operaciones de ahora en adelante.

Uno de los temas centrales que debemos resolver es qué hacer con las oficinas y qué rol jugará el trabajo remoto en la operación de la empresa. Ya las disposiciones gubernamentales, al menos acá en Guatemala, están permitiendo el retorno a las oficinas. ¿Pero es esa la mejor ruta a tomar? Es difícil decir.

En Ubiquo Labs hemos recopilado los siguientes aprendizajes que estamos tomando en cuenta:

  • La productividad del equipo de desarrollo de software incrementó con la implementación de Home Office.
  • La operación de nuestros productos (todos hosteados en AWS) no se vio afectada con el Home office.
  • No tenemos certeza de cómo se vio afectado el rendimiento del equipo de ventas ya que hay muchas variables que afectaron las ventas durante la pandemia.
  • El sentido de unión y pertenencia a la empresa decayó. Se extraña el compartir todos juntos en un mismo lugar. Se ha diluido la cultura empresarial.
  • Las personas prefieren hacer la mayoría de su trabajo en casa.
  • Los clientes, al menos en este momento, no quieren visitar nuestras oficinas. La mayoría de reuniones, incluyendo ventas, se han estandarizado como reuniones remotas (zoom, meet, etc.)
  • El costo y la complejidad de implementar protocolos para operar una oficina tiempo completo es muy alto. Causa muchas distracciones.

Después de mucho pensar creo que dada la situación actual las oficinas podrían estar en camino a la nube. No, no estoy diciendo que están muertas y que ya no las usaremos. Tan solo creo que las empezaremos a utilizar en demanda, tal y como usamos los servidores en la nube.

Creo que con lo que hemos aprendido durante los últimos meses sabemos que una estructura física disponibles 24 horas los 365 días del año no es necesaria para operar una empresa. También sabemos que hay ciertas actividades esporádicas que un equipo debe realizar en conjunto para operar a su máxima capacidad. ¿Podrá ser que una oficina en un modelo tipo nube sea la solución? Creo que sí.

La oficina del mañana

El concepto de la oficina se ha venido redefiniendo por varios años. El proceso se ha acelerado durante los últimos meses. Al mismo tiempo, varias empresas como Automattic y Basecamp, han estado obteniendo muy buenos resultados con sus experimentos en el área del trabajo remoto/distribuido. Podemos aprender de lo que ellos están haciendo.
Sin duda alguna, los cambios que llegaron con la pandemia, han motivado a una gran cantidad de empresas a empezar a diseñar su “oficina del mañana”. Nosotros somos una de ellas.
Para mí, el rediseño empieza con una visión clara de que se espera de una oficina:

  • ¿Qué queremos que sea la oficina para nosotros?
  • ¿Qué rol debe jugar la oficina en nuestra organización?

Para empezar a encontrar respuestas, primero hay que entender cuál era el rol de la oficina hasta ahora. La oficina era un espacio físico con el objetivo principal de proveer un área en donde realizar trabajo individual. Por trabajo individual me refiero a todo ese trabajo que hacemos solos, usualmente frente a una computadora. La gran mayoría de nuestro trabajo.
Aunque ya las organizaciones están empezando a promover rutinas de trabajo más colaborativo, estimo que un 70% del trabajo que hacemos las personas dentro de una empresa sigue y seguirá siendo trabajo individual. El restante 30% del tiempo se utiliza en reuniones, lluvias de ideas, planeaciones y colaboración en general. Un Paretto.
Para mi, la oficina debe ser el lugar en donde potenciamos al máximo ese 30% del trabajo que es colaborativo —el trabajo más valioso que hacemos. Es el lugar en donde podemos llegar a conectar con nuestro sentido de pertenencia y a construir comunidad. Es en donde nos juntamos a compartir los logros de la empresa y a desarrollar las relaciones personales que mantienen viva nuestra organización. Es donde compartimos.
La oficina debe promover el intercambio de ideas y facilitar la planeación estratégica. Debe ser un lugar en donde las conversaciones más importantes se pueden tener cara a cara y en donde nuestros clientes nos pueden visitar en cualquier momentos y sentirse en casa.
Finalmente, la oficina debe ser el lugar al que sabemos que siempre podemos llegar cuando nos sentimos perdidos o necesitamos el apoyo de un compañero de trabajo. Debe ser nuestro refugio en donde sabemos que siempre hay alguien con quien podamos contar.

¿Que te gusta de trabajar en casa que quisieras tener en la oficina?

El dilema que muchas empresas de tecnología están tratando de resolver! ¿Trabajamos remoto o trabajamos todos juntos? Creo que el fuerte debate que existe entre ambos lados es muy justificado. Cada una de las opciones trae muchos beneficios y al mismo tiempo trae consigo muchas debilidades.

En lo personal cada día mas que pasa me inclino mas al lado de trabajar todos juntos. Creo que la interacción que podemos tener como seres humanos compartiendo el espacio de trabajo, las comidas, los chistes y las epifanías que tenemos es invaluable.

No obstante también me fascina trabajar desde casa. Aprovecho para compartirles esta foto del “setup” que tengo en el estudio de mi casa.

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He estado pensando mucho en dedicarle tiempo a identificar que es lo que me gusta de trabajar en mi casa para poder ver de llevarlo a la oficina y de esta manera tener lo mejor de ambos mundos.

  1. Mi cafetera! Amo el espresso y poder hacerme un shot doble cuando quiero en 5 minutos es lo mejor!
  2. Trabajar en pantaloneta. Por alguna razón me siento mas libre y tengo la percepción de que soy mas creativo. Esto es indispensable para escribir acá en el blog.
  3. El silencio. Esto es una espada de doble filo. Por momentos me desespero y quiero hablar con alguien! Después de todo, cuando cierro la puerta acá, es raro que alguien me vena a ver. Pero la creatividad, la concentración y el “flow” se me dan mejor estando solo. Mi escenario ideal acá es tener una oficina compartida con mi equipo y siempre tener un área aislada donde puedo ir a trabajar tareas de “alta concentración” o atender llamadas importantes.
  4. No tener que ir al tráfico. Se que esto no lo puedo llevar a la oficina pero le juego la vuelta coordinado cuando se puede mis horas de llegada y de salida.
  5. El Internet está mucho mejor ahora en la oficina así que esto lo tacho de la lista.
  6. Mi monitor de 27″. En la oficina tenemos 3 y el resto no son taaaan “bonitos”. Teclado y mouse inalámbricos.
  7. Tener un mismo lugar. Como dice mi esposa, “sos un animalito de costumbre”. Ok, lo admito pero aún así, me gusta siempre estar trabajando en el mismo lugar, con la misma silla, a la misma altura, etc. Sheldoooon!!!!

Viendo la lista creo que todo lo podemos implementar en la oficina y creo que es importante fusionar los dos mundos que tanto creemos que no se pueden reconciliar: trabajar en casa y trabajar en la oficina.

Para este proyecto que tengo en mente de mejorar la oficina, creo que es muy importante entender que es lo que le gusta a otras personas de trabajar en casa. ¿Me podrían ayudar dejando comentarios con lo que es más importante para ustedes que también han trabajado desde casa?

Update: Acá pueden ver la lista de lo que me gusta de ir a la oficina y cual es mi conclusión respecto a que es mejor!