Manolo Alvarez: Blog

Seguimiento efectivo

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Durante mucho tiempo he tenido problemas dándole seguimiento a los entregables que alguien me debe entregar. No es por qué no sea lo suficientemente ordenado o por qué olvide qué es lo que está pendiente. Simplemente la carga emocional de la conversación a tener ha sido muchas veces demasiado para mí.

Hoy, con la ayuda de una muy buena amiga creo que logré entender qué es lo que me está pasando. Para mí, dar seguimiento siempre ha sido acerca de responsabilizar a la persona a cargo del entregable. Por alguna razón en algún momento aprendí que darle seguimiento a alguien implica algún tipo de castigo. Sé que no hace sentido pero estas son algunas de las falsas conjeturas que hoy estoy empezando a ver.

Creo que si puedo empezar a enmarcar el dar seguimiento como una acción relacionada con lograr que un proyecto se mueva hacia adelante, mi experiencia emocional cambiará bastante. Después de todo, creo que ese es el propósito principal de dar seguimiento: ayudar a que las cosas que deben suceder para lograr un objetivo en común se muevan hacia adelante.

Es increíble como poder ver estas falsas conjeturas cambia radicalmente la experiencia de cómo nos relacionamos con algo. No les puedo describir la sensación tan agradable que sentí escribiendo esta frase en el párrafo anterior:

Después de todo, creo que ese es el propósito principal de dar seguimiento: ayudar a que las cosas que deben suceder para lograr un objetivo en común se muevan hacia adelante.

Creo que el seguimiento que empezaré a dar a partir de ahora definitivamente será un seguimiento mucho más efectivo.

Retroalimentación visible

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Imagina unas 200 casas, todas iguales. Están situadas una al lado de la otra en una bella provincia holandesa. Al fondo se pueden ver unos extensos campos llenos de tulipanes y varios molinos que parecieran haber sido extraídos de la más linda pintura con la que jamás hayas soñado.

Ahora que ya tienes esta imagen en la cabeza te hago la siguiente pregunta. ¿Por qué si todas las casas son prácticamente iguales, la mitad de ellas consumen 30% menos de electricidad al mes? Para ser un poco más específico agrego que adicionalmente a que todas las casas tienen la misma estructura, el tamaño y perfil de las familias que viven en ellas es también muy similar.

Bien, pues lo que sucede es que un tercio de las casas, por alguna razón desconocida, tienen el contador de electricidad cerca de la sala principal, en donde es altamente visible para todos. El resto de las casas lo tienen escondido en un sótano en donde nadie lo puede ver.

Lo que en realidad está sucediendo es que el comportamiento de las familias en las casas en donde los contadores están visibles es distinto al comportamiento de las familias que nunca ven el contador. Las familias que pueden ver el disco del contador girar escuchan “oye, estás gastando electricidad” todo el tiempo. Obviamente estas familias son mucho más cuidadosas con su consumo. Exactamente 30% más cuidadosas. Las familias que no tienen esta retroalimentación visible no se preocupan tanto de optimizar su consumo.

¿La moraleja de la historia? Poder ver la retroalimentación constantemente en tiempo real ayuda a optimizar cualquier resultado deseado. El simple hecho de que estés recibiendo retroalimentación (data, información, comunicación, noticias, tendencias, etc.) con cierto retraso te pone en desventaja.

La manera más eficiente de mejorar los resultados que se obtienen es acelerar los ciclos de retroalimentación. Poder ver el progreso (o la falta de) en tiempo real usualmente es una muy buena cura para el bajo rendimiento.

La retroalimentación y un mejor futuro para tu equipo

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Así que ya eres gerente y te encuentras con un equipo a tu cargo. Sabes que pueden lograr más y los quieres ayudar a alcanzarlo pero no sabes cómo. ¿Qué hacer para ayudarles a tener mejor resultados en el futuro?

Las respuesta se puede encontrar en la misma pregunta. La solución está en el futuro y no en lo que ha ocurrido en el pasado. 100% de las oportunidades de mejora están en el futuro, el pasado ya pasó y no hay nada que se pueda hacer para cambiarlo —lo hecho, hecho está.

Recuerda, la retroalimentación constante es una de las herramientas más poderosas que los gerentes tienen a su disposición. Bien utilizada puede, sin duda alguna, cambiar el rendimiento de un equipo de trabajo para bien.

Sin embargo, el primer impulso que muchas personas siguen al dar retroalimentación es enfocarse en lo ya sucedido y en resaltar el comportamiento que lo causó. La reacción de la persona que está recibiendo la retroalimentación naturalmente será defensiva. Hablar del pasado es frustrante porque no se puede cambiar. Esta situación en lugar de mejorar el rendimiento futuro, solo desgastará la relación.

Ahora vale la pena detenerse un momento a pensar y preguntarse, ¿cuál es el propósito de la retroalimentación? Para mí es: cambiar el comportamiento futuro de una persona para que pueda obtener mejores resultados. Así de simple.

El rendimiento futuro de tu equipo dependerá grandemente de cuánto tiempo pases pensando en quienes quieres que sean en el futuro. ¿Cómo quieres que se comporten la próxima vez que se encuentren ante una situación similar a la que les acaba de dar problemas? Esta es la pregunta central. Todo lo demás no importa. Especialmente lo que pasó en el pasado.

Retroalimentación bienvenida acá!

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Uno de los principales efectos que tiene nuestra tendencia a no poder distinguir nuestros resultados de la persona que somos es que se nos dificulta mucho poder recibir retroalimentación. Es bastante directa la relación, si pienso que mi valor en el mundo está directamente vinculado con los resultados que logro en un área específica de mi vida, cualquier dato que muestre que mis resultados no fueron los deseados será devastador, al punto que este muy probablemente será ignorado por mi conciencia.

Es de suma importancia poder hacer la distinción entre lo que somos y lo que proponemos, creemos, probamos y producimos en el mundo. La consecuencia natural de poder hacer esta distinción es que seremos mucho más receptivos a la retroalimentación y por ende podremos ver con mas claridad todas las oportunidades de crecimiento que tenemos a nuestra disposición todos los días de nuestras vidas. Sin duda alguna aprenderemos mucho mas!