Manolo Alvarez: Blog

La oficina en la nube

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En este momento ya la mayoría de empresas que hemos sobrevivido la pandemia estamos luchando con la difícil decisión de cómo vamos a querer llevar nuestras operaciones de ahora en adelante.

Uno de los temas centrales que debemos resolver es qué hacer con las oficinas y qué rol jugará el trabajo remoto en la operación de la empresa. Ya las disposiciones gubernamentales, al menos acá en Guatemala, están permitiendo el retorno a las oficinas. ¿Pero es esa la mejor ruta a tomar? Es difícil decir.

En Ubiquo Labs hemos recopilado los siguientes aprendizajes que estamos tomando en cuenta:

  • La productividad del equipo de desarrollo de software incrementó con la implementación de Home Office.
  • La operación de nuestros productos (todos hosteados en AWS) no se vio afectada con el Home office.
  • No tenemos certeza de cómo se vio afectado el rendimiento del equipo de ventas ya que hay muchas variables que afectaron las ventas durante la pandemia.
  • El sentido de unión y pertenencia a la empresa decayó. Se extraña el compartir todos juntos en un mismo lugar. Se ha diluido la cultura empresarial.
  • Las personas prefieren hacer la mayoría de su trabajo en casa.
  • Los clientes, al menos en este momento, no quieren visitar nuestras oficinas. La mayoría de reuniones, incluyendo ventas, se han estandarizado como reuniones remotas (zoom, meet, etc.)
  • El costo y la complejidad de implementar protocolos para operar una oficina tiempo completo es muy alto. Causa muchas distracciones.

Después de mucho pensar creo que dada la situación actual las oficinas podrían estar en camino a la nube. No, no estoy diciendo que están muertas y que ya no las usaremos. Tan solo creo que las empezaremos a utilizar en demanda, tal y como usamos los servidores en la nube.

Creo que con lo que hemos aprendido durante los últimos meses sabemos que una estructura física disponibles 24 horas los 365 días del año no es necesaria para operar una empresa. También sabemos que hay ciertas actividades esporádicas que un equipo debe realizar en conjunto para operar a su máxima capacidad. ¿Podrá ser que una oficina en un modelo tipo nube sea la solución? Creo que sí.

La oficina opcional versus la oficina necesaria

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Nota aclaratoria: El contenido de este post está destinado a trabajos intelectuales que NO requieren la producción de objetos físicos.

Cuando le preguntamos a 10 personas, ¿a dónde vas cuando quieres trabajar en tus proyectos más importantes?, 9 de esas 10 personas van a responder que van a cualquier otro lugar que no sea la oficina. Yo definitivamente estoy entre esos 9.

Las razones principales que citan las personas para responder así son:

  • Tengo muchas interrupciones en la oficina:
    • Mis compañeros de trabajo y jefes me interrumpen en todo momento
    • El ambiente no me permite concentrarme durante períodos largos de tiempo
  • Llego cansado y de mal humor por el tráfico 1.Ir a la oficina requiere traslado, tiempo y mucho desgaste. Imaginemos que a alguien le lleve 45 minutos ir a la oficina y otros 45 minutos regresar de la oficina. Eso se convierte 1.5 horas al día por 5 días a la semana y ya estamos en 7.5 horas cada semana. Ahora, tenemos 4 semanas al mes y llegamos 30 horas al mes. Tenemos 12 meses al año que finalmente nos dan 360 horas perdidas en el año por persona.
  • Me distraigo fácilmente con los problemas de los demás
    • Paro trabajando en cosas que no son mis prioridades

Pero si no buscamos ir a la oficina para hacer nuestro mejor trabajo, ¿para qué diablos hacemos la gran inversión de movernos a trabajar ahí? No tengo idea!

Si embargo seguimos sin cuestionar por qué es necesario presentarse a la oficina todos los días. Creo que es importante cuestionarnos por qué. Puede ser que las respuestas que encontremos, particularmente en este período de pandemia, nos liberen de creencias milenarias que nos dicen que para ser productivos tenemos que estar todos juntos en el mismo lugar al mismo tiempo.

En los siguientes días estaré escribiendo una serie de posts sobre por qué creo que las oficinas no deben ser vistas como una necesidad para que existan las empresas. Con esto no quiere decir que las oficinas NO debieran existir y que todos debemos cerrar nuestras oficinas de inmediato.

Tan solo voy a estar proponiendo que puede ser posible reconfigurar las oficinas para que sean lugares mucho más agradables especialmente diseñados para un pequeño porcentaje de actividades empresariales y personales. Voy a estar proponiendo que las oficinas deben verse una opción disponible para las personas que en un momento particular las quieran utilizar.

Si pensamos en que cómo empresa u organización NO requerimos una oficina para lograr nuestros objetivos, seguro la construiremos de una manera muy distinta que si pensamos que para poder existir NECESITAMOS una oficina.

Referencias

Referencias
↩1 Ir a la oficina requiere traslado, tiempo y mucho desgaste. Imaginemos que a alguien le lleve 45 minutos ir a la oficina y otros 45 minutos regresar de la oficina. Eso se convierte 1.5 horas al día por 5 días a la semana y ya estamos en 7.5 horas cada semana. Ahora, tenemos 4 semanas al mes y llegamos 30 horas al mes. Tenemos 12 meses al año que finalmente nos dan 360 horas perdidas en el año por persona.