“Cambiar de Cassette” es bastante caro

“Cambiar de Cassette” es una expresión que sin duda alguna revela mi edad. Aunque la expresión ya casi no se usa, lo que significa sigue igual de relevante hoy que en los 80’s.

“Cambiar de Cassette” se utilizaba para hacer referencia a aquellas situaciones en las que el cambio de contexto requiere de un cambio fuerte en la manera de pensar. Un ejemplo puede terminar de clarificar la expresión:

Si por ejemplo, yo estoy concentrado escribiendo sobre el manejo de emociones y de repente entra mi hijo y me pide que lo ayude con su tarea de algebra, entonces tengo que "Cambiar de Cassette".

Como queda claro para cualquiera que haya pasado por una experiencia como la que acabo de describir, “Cambiar de Cassette” es muy caro. Por caro me refiero a que tiene un alto costo mental. El tipo de enfoque y estado mental que funciona para un tipo de tarea no es el mismo que funciona para otra. Cambiar el estado mental y el tipo de enfoque es una tarea compleja que requiere de mucho tiempo y energía.

Estar realizando estos cambios de contexto y adecuando la mente a distintos tipos de tareas cansa el cerebro. También reduce la productividad ya que un cambio de contexto de este tipo puede requerir de hasta 20 minutos para poderse completar. Cambiar de contexto es cansado y quita tiempo.

Es por esto que muchos expertos en productividad recomiendan alocar bloques largos de tiempo ininterrumpidos (de por lo menos una hora) para hacer tareas que al menos sean similares en el tipo de contexto cerebral que requieren para poderse hacer. También, evitar interrupciones, que al final del día son “Cambios de Cassette”, es otra recomendación muy común ya que cada interrupción probablemente requiera de dos cambios de contexto (uno cuando sucede la interrupción y otro para regresar a la tarea que se estaba haciendo).

“Cambiar de Cassette” es caro. Es algo que hay que tratar de evitar.

Bloques continuos de tiempo y menos interrupciones = más productividad. Una formula simple que realmente funciona.

Un inventario de proyectos en 5 simples pasos

Cuando se trata de proyectos la calidad es más importante que la cantidad. Todos tenemos un tiempo finito en esta tierra y la cantidad de proyectos en los que podremos trabajar es limitada.

Hay pocas cosas con las que recomiendo ser egoísta. El uso del tiempo es una de ellas. No tiene sentido trabajar en proyectos que realmente no nos apasionan. Tan solo le quitan el poco tiempo que tenemos a aquellos que sí realmente nos mueven.

Es por esto que propongo que toda persona que se quiera sentir realmente satisfecha haga un inventario de proyectos. Este proceso no debe ser para nada complejo. Creo que con el simple hecho de tener consciencia de cuales son todos los proyectos en que se está trabajando se logra un gran avance.

Para aquellos de ustedes que quieran algo un poco más estructurado les dejo una simple lista de 5 pasos para que puedan hacer su inventario de proyectos:

  1. Haz una lista que contenga todos los compromisos que has adquirido.
  2. Distingue cuales de ellos son tareas y cuales sí son tan grandes para considerarse proyectos.
  3. Clasifica los proyectos identificados en: Familia y relaciones, Hobbies, Crecimiento Personal y Profesionales.
  4. Asigna un número del 1 al 10 sin poder utilizar el 7 a cada uno de los proyectos en donde 1 es muy poco entusiasmo por el proyecto y 10 es el máximo entusiasmo que una persona puede sentir por estar trabajando en algo.
  5. Quédate con los proyectos que tengan una puntuación de 8 o más. Descarta los demás.

Es muy probable que la cantidad de proyectos resultantes al final de este proceso de inventario sea muy pequeña. Eso está bien. Recuerda, tenemos poco tiempo en este mundo y cuando hablamos de proyectos la calidad es mejor que la cantidad. Si te quedas con pocos proyectos tendrás más tiempo para trabajar en cada uno de ellos.

Tu calendario como administrador de tiempo de los demás :-(

La manera en que muy seguramente estás utilizando tu calendario está mal. La probabilidad y muchos estudios que se han corrido recientemente muestran que prácticamente los calendarios son utilizados para recibir solicitudes de tiempo de otras personas. Es decir, tu calendario es el punto de entrada de otros para acceder a tu recurso mas valioso. Tu tiempo.

¿Por qué es esto? Pienso que con las maravillosas herramientas tecnológicas que tenemos hoy en día para administrar el tiempo no es difícil poder administrar este recurso un poco mejor. Lo que en realidad sucede es que simplemente no organizamos nuestras prioridades y actividades y por ende quedamos a la merced de lo que los demás quieren de nosotros.

¿Que pasa si empiezas a utilizar tu calendario para bloquear tiempo (como lo haces con las reuniones que los demás te  piden) para hacer esa presentación que te es importante? Que pasa si haces una cita con vos mismo para terminar esa estrategia que es tan importante de 2:30pm – 4:00pm este jueves? Y luego no dejas que nada ni nadie se meta en ese tiempo que ya tenés reservado para tu prioridad. Es entonces que el  calendario se vuelve una herramienta y no un elemento de terror que se “chupa” todo el tiempo del mundo.

El secreto está en saber que quieres hacer y cuando lo quieres hacer. Luego tan solo debes crear las citas en tu manejador de calendario favorito y alocarte el tiempo. Finalmente debes tener la disciplina de no dejar que otros se metan en tu calendario. Al menos en las franjas de tiempo que ya tenés reservadas para tu trabajo mas importante.