Manolo Alvarez: Blog

La importancia de la herramienta correcta

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Ayer les conté sobre mi frustración instalando una chapa inteligente. Hoy les cuento que ya la logré instalar. Aparte de que el proyecto me ayudo a crecer mi habilidad para manejar la frustración, también aprendí sobre la importancia de tener la herramienta correcta a la mano.

Resulta ser que uno de los tornillos de la chapa que quería reemplazar estaba sobado y parecía prácticamente imposible de quitar. Esto hasta que hice un par de búsquedas rápidas en YouTube y descubrí los extractores de tornillos y como usarlos. Claro, un extractor de tornillo requiere de otro par de herramientas para funcionar bien, un taladro y una broca de metal. Estas tres herramientas en conjunto parecían ser el secreto para poder terminar el trabajo.

Así que me fui a la ferretería más cercana y compré las tres herramientas. Ayer pasé más de tres horas tratando de quitar ese desgraciado tornillo con un desarmador. Hoy, en menos de 10 minutos ya lo había quitado. ¿Cómo? Utilizando las herramientas correctas para el trabajo.

Una buena computadora, el software adecuado, la silla ergonómica, el Internet que cubre tus necesidades, el tractor ideal, el carro que se ajusta a lo que debes hacer, un extractor de tornillos, un taladro y un broca de metal; todas herramientas correctas que hacen toda la diferencia.

Cualquier persona que dice tomar en serio su efectividad y productividad debe empezar por hacer un inventario de las herramientas a su disposición. Si cualquiera de ellas no es la herramienta ideal para el trabajo lo primero que debe hacer es cambiarla.

Específico no genérico

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Si se quiere que un proyecto tenga impacto real en en el mundo específico es mejor que genérico.

Específico nos compromete con algo medible. Genérico nos da un lugar en dónde escondernos.

Específico nos obliga a definir nuestro proyecto y terminarlo. Genérico nos deja encontrar excusas y procrastinar para siempre.

Específico define nuestro mercado objetivo. Genérico es un escopetazo al aire.

Específico requiere de trabajo y dedicación. Genérico no es constante y depende de la suerte.

Específico se puede medir y es concreto. Genérico es ambiguo.

Específico siempre tiene una mate clara y bien definida hacia dónde caminar. Genérico es inconsistente y no tiene dirección.

Específico tiene claramente definido qué es éxito y que es fracaso. Genérico nunca gana ni pierde.

Cuando se quiere lograr algo específico siempre es mejor que genérico.

Un ritual diario para hacer tu día más efectivo

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Lo que decidimos hacer en la primer hora después de despertarnos puede ser la decisión más importante que tomamos en todo el día. Hay varias razones por lo que esto es tan importante.

Lo primero que debemos saber es que cada decisión que tomamos tiene un costo mental. El costo mental varia muy poco en función de la complejidad la decisión. Es decir, el desgaste que se experimenta es básicamente el mismo sin importar si estamos decidiendo que desayunar o en donde vamos a invertir 10 mil dólares. Mientras menos decisiones tomemos en un día, más energía tendremos para tomar cada una de las decisiones que si tenemos que tomar. Es muy probable que la calidad de estas decisiones será mejor si tenemos más energía reservada para tomar cada una de ellas.

Así que reduce al máximo la decisiones que tomas en la primer hora del día teniendo un ritual diario que no requiera de decisión alguna para echarlo a andar. Por ejemplo, yo me despierto a las 5am, hago mi espresso doble, medito 20 minutos, hago 1 hora de ejercicio, me baño, desayuno 2 huevos, 2 rodajas de jamón y 2 rodajas de queso. Es automático y ya ni tengo que  pensar en que voy a hacer al despertarme. No utilizo energía en tomar estas decisiones.

Esta es la razón detrás de que gente como Steve Jobs y Mark Zuckerberg utilizan ropa igual todos los días. Ellos ni siquiera hayan energía en escoger que ropa usar cada día.

Así que el primer paso es definir un ritual diario que te de consistencia y elimine cualquier necesidad de decidir que hacer durante la primer hora del día. Luego debes escoger las actividades que van a ir dentro de tu ritual. Esta elección es muy personal y cada persona encuentra lo que mejor lo prepara para sus actividades. Para esta parte del ejercicio recomiendo leer el libro Daily Rituals: How Artists Work de Mason Currey en el cual examina a fondo los rituales diarios de grandes personalidades de la historia que han logrado grandes cosas.

Así que bien, esta fácil. Reduce la cantidad de decisiones innecesarias que tomarás al despertarte y sigue un ritual diario que te ayude a prepararte para cada día.

Si ya sigues algún tipo de ritual diario compártelo en los comentarios para enriquecer el contenido y ayudarnos a todos a generar ideas de como empezar mejor el día!

PD. Primer artículo escrito completamente desde el iPhone!

Como tener una reunión de seguimiento diaria exitosa con tu equipo

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Muchas empresas tenemos reuniones de seguimiento diario con los diferentes equipos. Estas pueden variar desde tener una reunión tipo “daily huddle” en un ambiente scrum hasta la costumbre de almorzar juntos todos los días para poder intercambiar impresiones y sugerencias.

Sin importar cual sea el estilo particular de la organización es muy importante que la reunión apalanque las 3 herramientas mas poderosas que tiene un líder para poder generar un buen rendimiento en el equipo:

  • presión de grupo
  • inteligencia colectiva
  • comunicación clara

Si la reunión logra integrar estas tres herramientas todos los días, los resultados de la organización crecerán considerablemente.

La reunión debe durar entre 5 y 15 minutos y puede ser a cualquier hora del día pero la asistencia debe ser obligatoria y respetada por todos, todos los días. Es una buena idea involucrar a todo el equipo en la selección de la hora en que se tendrá la reunion diariamente.

Es muy importante que la reunión sea corta, punzante, empiece y termine a tiempo y sobre todo NO debe ser utilizada para resolver problemas. Si la reunión dura mas de 15 minutos las personas descartarán el hábito. Para lograr trabajar abajo de este tiempo el equipo se debe limitar a identificar los problemas que están limitando la operación.

La reunión debe ser liderada por alguien que sea naturalmente estructurado y disciplinado, no necesariamente esta persona será el líder del equipo. La función principal de esta persona es hacer que todo corra en tiempo y se respete la agenda. De la misma manera esta es la persona que debe indicar algunos miembros del equipo que sigan trabajando fuera de la reunión si se van por un tangente y empiezan a tratar de resolver un problema particular.

La Agenda

Durante los primeros 5 minutos cada asistente reporta “que hay”. En otras palabras, cada quien comunica en que está trabajando y que ha pasado. Esto permite visualizar conflictos, agendas cruzadas y oportunidades desaprovechadas.

Como siguiente paso se revisan las métricas de rendimiento diarias de la empresa. Por ejemplo, una empresas dedicada a ventas revisará la cantidad de propuestas enviadas el día anterior, una empresa de internet revisará cuantas visitas tuvo el día anterior a su sitio Web y alguien como Walmart revisará el precio de su acción en el bolsa. De la misma manera se deben revisar indicadores basados en cada contribuidor individual que evalúen el comportamiento de cada uno de ellos. Esto puede ser algo como las cuentas por cobrar, tiempo para completar proyectos o el tiempo necesario para cerrar contratos. En resumen, esto debe ser algún tipo de comportamiento medible.

El tercer y último punto es donde está cada uno de los miembros del equipo trabado. Acá se están buscando cuellos de botella u obstáculos que son los enemigos del negocio. Utilizar la energía y el enfoque del equipo en cualquier otro lugar que no sean los obstáculos es un desperdicio de recursos.

También, la discusión acerca de los obstáculos descubre quien está haciendo y quien NO está haciendo su trabajo. Cada vez que alguien pase un par de días sin reportar un obstáculo, seguro que hay un problema mas grande a la vuelta de la esquina. Las personas productivas, que están ocupadas y que están constantemente haciendo algo significativo siempre tienen obstáculos en su camino. Las únicas personas sin obstáculos son aquellas que no están haciendo nada. Se debe tener cuidado y llamar la atención a aquellos que todos los días  reportan “todo va bien”.

La última recomendación es que se debe tener cuidado que esta discusión sobre los obstáculos no divague en una discusión sobre como resolverlos. Eso se resuelve fuera de la reunión.

Como estar ocupado puede ser una forma de haraganería

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Hay días en los que tenemos mucho que hacer. La cantidad de trabajo es muy alta y si, estamos ocupados. Tenemos mas que hacer de lo que en realidad podemos hacer. Esto es una realidad.

Pero, ¿que pasa cuando estar ocupado se convierte en estar “ocupado y una excusa para evitar hacer lo que en realidad es importante? A ver, lo explico un poco mas a fondo.

No todas las tareas fueron creadas iguales!

Hay tareas que son mas importantes que otras. Hay tareas que nos dan mas miedo que otras. Hay tareas que crean mas valor cuando se cumplen que otras. Existe una muy fuerte correlación entre el nivel de  inseguridad, miedo y complejidad del  retos de una tarea y que tan importante y que tanto valor generará al ser completada.

Cuando estés procrastinando o sintiéndote tan ocupado que simplemente no tienes tiempo para hacer una tarea que te tiene ansioso, la correlación que acabo de mencionar, indica que esa es una tarea importante de alto valor.

Es acá donde estar “ocupado” toma la connotación de haraganería. Utilizamos, e incluso creamos, tareas de menor valor que utilizamos como escudos para no tener que afrontar las tareas difíciles que realmente moverán las cosas hacia adelante. Nos pasamos todo el día atendiendo todo aquellos con que nos sentimos cómodos. Nos la pasamos “ocupados” como un mecanismo de defensa en contra de hacer lo difícil y ponernos a prueba de que tanto mas podemos realmente hacer.

Lo mas difícil es empezar

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No se si será algo que me pasa a solo a mi o es algo mas general. Tengo ganas de hacer algo, quiero lograr un nuevo proyecto, empezar una nueva rutina o hábito o simplemente hacer una tarea puntual. Es en este momento que muchas veces empieza la lucha.

Por un lado tengo el deseo de ponerme manos a la obra. Por el otro empiezo a contarme historias, divagar y en muchos casos procrastinar de una manera mas que profesional. En este punto mi mente se especializa en crear escenarios ficticios en los cuales lo que quiero hacer parecer una tarea titánica fuera de todo alcance. El esfuerzo requerido para completarla toma una forma desproporcionada a lo que realmente se requiere. La complejidad crece exponencialmente y empiezo a rechazar la tarea.

Lograr sobrepasar este juego mental, para mi, es lo más difícil para lograr cualquier cosa que quiera. La mas difícil es empezar. Lo mas difícil es poner las cosas en perspectiva y dejar de sufrir por un futuro incierto que realmente no estamos dimensionando.

Hoy por hoy se que si logro sobrepasar esta parte del proceso y controlar mi mente uy mis emociones, lograré mucho mas cosas en mucho menos tiempo.

¿A alguien mas le sucede esto? ¿Que recomiendan para hacer que empezar sea mas fácil?

Si chequeas tu email como lavas tu ropa sucia serás más efectivo

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Es en serio! Si sigues los patrones con los que lavas  la ropa cuando chequeas tu email podrás ser mucho mas efectivo! Voy a empezar con describir brevemente como es que lavamos la ropa.

La mayoría de personas no nos quitamos los calcetines y corremos a meterlos a la lavadora a meterlos y lavarlos. Usualmente vamos acumulando la ropa sucia, luego la clasificamos  y hasta en ese momento, cuando ya vale la pena es que la lavamos. También no olvidemos que regularmente lavamos en un horario predefinido!

Ahora al email. Que es lo que todos hacemos. Tenemos nuestro cliente de email prendido todo el tiempo notificandonos de cada email que entra. ¿Y luego que hacemos? Paramos lo que estamos haciendo para leer ese email y procesarlo (quitarnos el par de calcetines e irlos a lavar).

La efectividad y eficiencia vienen con chequear el email de 2 a 3 veces en el día. Es importante dejar que se acumule y atenderlo por lotes. De preferencia en horarios predefinidos, ¿recuerdan? Al igual que la var la ropa sucia!

La lista de por hacer versus la lista de completados

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Hay infinitas aplicaciones, metodologías, estrategias, etc. a cerca de como subir la productividad y ser mas efectivos utilizando las famosas listas por hacer o “to do lists. Todo diseñado para ayudarnos a planear que tareas debemos completar y en que orden. Aunque todas las aplicaciones y metodologías son muy diferentes, todas tienen algo en común: Todas desaparecen o sacan de el protagonismo las tareas que han sido completadas (grayed out, strike through, etc.).

Pensando un poco en lo bien que nos hace sentir completar tareas y ver todo el avance que hemos realizado creo que no es una mala idea ofrecer a nuestros equipos de trabajo un app o un lugar en donde puedan tener una lista de completados o un “done list” en el cual se muestre con orgullo todo el trabajo que ha sido orgullosamente completado.

Una “to do list” siempre sigue creciendo y en cuanto se completa algo se pierde y aparece algo nuevo que hacer. En un “done list” cada vez que algo se completa la lista crece y se agrega un nuevo “trofeo” al área de logros. Creo que esto puede ser un gran motivador para nuestros equipos y tener un impacto significativo en su productividad.

¿Que tal les parece la idea?

El origen de las páginas amarillas y lo único que cuenta en mercadeo

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La cantidad de indicadores y métricas que existen hoy para medir la efectividad de el mercadeo y las campañas de publicidad es exorbitante. Esto es una tendencia particularmente presente en las campañas digitales. ¿Cuantas conversiones, CTRs, CPAs, etc? Con cada nuevo canal que nace vienen mas y mas métricas.

Personalmente creo que los avances tecnológicos son muy buenos y que todos estos nuevos canales e información disponible construyen mucho valor en el mundo. Pero al mismo tiempo se que no podemos olvidar cuales son los objetivos principales que estamos buscando. En el caso del mercadeo y la publicidad el objetivo principal es incrementar la cantidad de personas que visitan un establecimiento (ya sea físico o digital) a comprar un producto o servicio, los el CTR, conversiones, etc.

Para poder ilustrar este argumento déjenme contarles la historia de como empezó el negocio de las páginas amarillas en Estados Unidos. Un vendedor visitaba una pizzería. De una u otra manera convencía al dueño que le permitiera dejar gratis un teléfono (usualmente amarillo) al lado de su teléfono existente. Es muy difícil negarse a una oferta como esta donde no hay que hacer nada mas que decir que si. El teléfono amarillo se quedaba.

En un par de semanas el teléfono amarillo era el único que sonaba y sonaba ya que el número de ESE teléfono es el que aparecía registrado en las páginas amarillas. Al paso de unos meses el vendedor regresaba a la pizzeria a llevarse el teléfono. Por su puesto que el dueño de la pizzeria no quería que se llevara el teléfono. Era su mayor fuente de clientes. En ese momento ya estaba dispuesto a pagar lo que fuera con tal de que no se llevaran su teléfono amarillo.

Al dueño de la pizzeria no le importa cuantas páginas amarillas hayan en circulación, cuantas visitas hay en la páginas web, cuantas personas las usan, etc. Lo único que le importa al dueño del negocio es que el teléfono suena con llamadas de gente que le van a comprar.

Es en lograr eso que el mercadeo y la publicidad se deben enfocar.

Un esquema de reuniones que si funciona!

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Conforme Interactúa ha ido creciendo los objetivos son cada vez más grandes, tenemos más proyectos y la velocidad con que debemos actuar se debe incrementar. Uno de los puntos que nos ha estado limitando es la habilidad de tener reuniones que sean eficientes y productivas. Esta semana estoy cambiando el esquema de reuniones semanales que estaremos teniendo y la agenda a utilizar en cada una de ellas.

Con el apoyo del libro Mastering the Rockefeller Habits: What You Must Do to Increase the Value of Your Growing Firm
y varios podcasts de Manager Tools he llegado a identificar un esquema que puede resultar muy eficiente para casi cualquier empresa:

El “Huddle” diario:

El propósito del Huddle diario es poder tomar ventaja de las tres herramientas mas poderosas que tiene un líder: presión de grupo, inteligencia colectiva y comunicación clara. El Huddle agiliza los tiempos requeridos para completar tareas, junta al equipo para resolver dudas y realizar consultas — mejora la comunicación y finalmente permite tomar ventaja de las oportunidades que cada miembro del equipo comparte durante la reunión.

Es importante que todas las personas de la empresa asistan al Huddle. No necesariamente todos están en el mismo Huddle pero si todos deben asistir a algún tipo de Huddle con algún equipo. Es decir, puede haber un Huddle del equipo de ventas, otro para el equipo ejecutivo y otro para el equipo de desarrollo. Para organizaciones no muy grandes se recomienda que todos estén en el mismo Huddle. Esto es lo que estamos haciendo en Interactúa hoy por hoy.

Es importante que la persona que lleva la reunión (no necesariamente el líder del equipo) mantenga la reunión fluida, ordenada, respete los tiempos de la agenda y le solicite a los participantes que quieran resolver algo que surgió durante la reunión, que lo hagan por aparte para no retrasar el Huddle. El Huddle se enfoca en identificar oportunidades y problemas. No en resolverlos! Eso se hace aparte.

La agenda:

Durante el Huddle se tratan tan solo 3 temas:

  1. ¿Que hay / que estás haciendo? Durante los primeros 2 – 5 minutos cada asistente tiene hasta 30 segundos para contarle al grupo en que está trabajando y que hay de nuevo. Esto permite que el equipo identifique conflictos, agendas cruzadas y oportunidades perdidas. Se habla de actividades específicas, reuniones, logros, situaciones extraordinarias con clientes, proveedores, etc.
  2. Reporte de métricas clave. 2 – 5 minutos. A continuación todo el equipo revisa la métrica diaria que utiliza la empresa para medir su progreso. Dependiendo de la empresa esto puede ser visitas a una página Web, cantidad de propuestas enviadas, ventas o precio de las acciones. En complemento a esta métrica se debe seleccionar una actividad / comportamiento de los miembros del equipo que se pueda medir diario. Deber ser algún tipo de comportamiento que se pueda medir como cuentas por pagar o tiempo requerido para firmar nuevos contratos. Se menciona el estado de de las métricas para del día anterior y la meta esperada para las métricas del día de la reunión.
  3. ¿Donde estás teniendo problemas? 2 – 5 minutos. Este es un punto muy importante. Cada asistente lista en donde está teniendo problemas. Se identifican los cuellos de botella que limitan al negocio y utilizar recursos en otro lugar es perdida de tiempo. Acá también se identifica quien no está haciendo su trabajo. Cualquier persona trabajando en algo de consecuencia para la empresa, se topará con problemas frecuentemente. Las personas que nunca reportan problemas, usualmente no están haciendo nada importante!

La Reunión Semanal:

La reunión semanal es principalmente un ejercicio estratégico orientado a tratar temas relevantes para la dirección de la empresa. No se tratan temas operativos del día a día ya que todos estos ya fueron tratados en el “Huddle diario”. La duración de esta reunión debe ser de 30  minutos para equipos operativos y de 1 hora si se cuenta con ejecutivos / directores de la empresa en la reunión. La agenda sugerida para esta importante reunión es:

  1. Los primeros 5 minutos de la reunión se deben utilizar para que todos los asistentes compartan una buena noticia con el equipo. Una vez mas, esto crea un ambiente positivo y enfoca a todos en las posibilidades. Si un miembro del equipo pasa varias semanas sin tener una noticia positiva (ya sea personal o laboral), el líder debe intervenir para ver si todo está bien.
  2. Los siguientes 10 minutos se enfocan en el análisis de números. Se hace un enfoque en los KPIs (Indicadores de Rendimiento Principales) que dan un indicio del verdadero rendimiento de la empresa. Se revisan los indicadores de productividad definidos para la empresa y los colaboradores presentes. Esta parte de la reunión requiere de apoyo gráfico ya que estos indicadores se deben poder “ver” para que todos internalicen las tendencias que se están experimentando en la empresa.
  3. Al terminar de revisar los números se procede a dedicar otros 10 minutos a la retroalimentación de los clientes y colaboradores de la empresa. Acá se deben identificar que situaciones están afectando a la empresa cada día. ¿que reportan los clientes? ¿que tiene preocupado al personal de la empresa? ¿que podemos mejorar a corto y mediano plazo?
  4. Luego de esto todo el equipo se enfoca en el tema que se desea resolver en el mes / trimestre. Un error que se comete muy a menudo en las reuniones semanales es tratar de cubrir todo todas las semanas. Esto causa que los temas mas importantes tan solo se traten de manera superficial. Es necesario que el equipo enfoque sus recursos y creatividad en resolver las situaciones grandes (Big Rocks) que afectan a la empresa. Lo mas importante de este punto es que se trate tan solo un tema!
  5. Los comentarios de cierre. La sesión se debe cerrar pidiendo a cada asistente que resuma la reunión con una frase de cierre o u impresión del estado de la empresa. Esto crea un cierre formal y asegura que todos tengan la oportunidad de decir algo relevante.   Permite que todos expresen lo que piensan y/o sienten.

Es idéal que esta reunión se de antes de una comida ya que al terminar todo pueden seguir debatiendo los temas en un ambiente informal. Es en este tipo de situación que las mejores ideas se dan y se logra un verdadero avance.