Por qué trabajar más duro cuando todo va bien

Pareciera ser que instintivamente todos tendemos a trabajar un poco más duro cuando las situaciones son adversas. Algo tienen las situaciones cómodas que nos cegan ante cualquier posibilidad de adversidad. Esta tendencia la trata bastante Jim Collins en su librazo Good to Great: Why Some Companies Make the Leap…And Others Don’t .

En realidad esto es algo contraproducente ya que es en los momentos de tranquilidad cuando mas tiempo y recursos tenemos para prepararnos para mejores y más grandes oportunidades. También es cuando mejor nos podemos preparar para lo inesperado. Simplemente no lo hacemos.

Para nunca olvidar esto en “los buenos momentos” les dejo con una frase que recientemente escuché en manager tools:

“Mientras mas sudas en tiempo de paz, menos sangrarás en tiempo de guerra”.

“The more you sweat in pace, the less you’ll bleed in war”.

Que sabias palabras!

La sesión semanal de WIGs

En Ubiquo seguimos hacia adelante con la implementación de las 4 disciplinas de la ejecución. Hoy escribo sobre la estructura de la sesión semanal de WIGs (Wildly Important Goals o Metas Crucialmente Importantes).

El propósito principal de esta sesión es resaltar la responsabilidad de cada miembro del equipo respecto a sus comprmisos semanales. La sesión está compuesta de tan solo 3 actividades que se detallan en el siguiente diagrama:

WIG Weekly Session.png

  1. Rendimiento de cuentas, reporte sobre la semana semana pasada: Cada miembro del equipo reporta sobre los resultados de los compromisos que hizo la semana pasada para mover las métricas predictivas.
  2. Revisar el tablero, aprender del éxito y el fracaso: El equipo entero evalúa si sus compromisos están moviendo las métricas predictivas y si las métricas predictivas están moviendo las métricas históricas. Se discute sobre lo que se ha aprendido que funciona y que no. Se sugiera como se debe adaptar.
  3. Planear, se limpia el camino y se hacen nuevos compromisos: Sobre la base de la evaluación anterior, cada miembro del equipo hace compromisos pra la siguiente semana que subirán las métricas predictivas al nivel esperado de rendimiento. Ya que los miembros del equipo crean los compromisos ellos mismos y son publicamente responsables por ellos entre si, salen de la reunión determinados a cumplirlos. El compromiso se vuelve importante a un nivel personal.

La sesión debe ser intensa y corta (no mas de 20-30 minutos). Debe mantenerse directa y con un estilo de comunicación efectivo y claro. No se puede permitir que los aconteceres del día a día entren en la reunión. El enfoque tan solo debe ser en los 3 puntos anteriormente mencionados.

Nicoló Maquiavelo en los negocios: identificación de problemas

Esta vez voy con algo muy corto y directo. Sin embargo es un tema sumamente importante. En El Principe Maquiavelo sugiere que al momento de tomar control de una nuevo principado, el nuevo principe debe ir a vivir de inmediato en el nuevo principado. Propone una analogía médica muy interesante para hacer su punto:

“Una enfermedad en su etapa inicial es muy difícil de diagnosticar pero muy simple de curar. Lo mismo ocurre al revés. Una enfermedad avanzada es obvia de diagnosticar pero ya en esta etapa es extremadament difícil de curar”.

Por ende Maquiavelo exhorta a que en la etapa de formación de un nuevo principado todo se controle de cerca y de una manera muy minuciosa. Esto permitirá diagnosticar cualquier problema desde el principio y resolverlo fácilmente. Si se supervisa de lejos y no se tiene cuidado en el detalle de como va todo, cuando los problemas se hagan evidentes, usualmente ya será muy tarde.

No digo mas, creo que la analogía con las enfermedades habla por si sola y el punto de que se debe hacer en las empresas es obvio.

Nicoló Maquiavelo en los negocios: Retroalimentación y Crueldad

y su libro El Principe son muy famosos. Y a pesar del alcance que este personaje y sus ideas han tenido no se puede negar que hay bastantes aspectos de su filosofía que ya sea o no se conocen o son malinterpretados. Principalmente se le asocia con la frase “el fin justifica los medios”. Aunque el nunca escribió es frase como tal, la idea de que si un objetivo es suficientemente “bueno”, pues se deben identificar las acciones necesarias para cumplirlo siempre le fue muy atractiva. Incluso cuando las acciones necesarias fueran crueles.

En este punto es donde esto se pone interesante, y muy pocos saben el resto de la historia. Maquiavelo también pasó mucho tiempo analizando muy a fondo que es realmente una acción cruel. Voy a entrar un poco en detalle y resumir una historia que se menciona en el famoso libro El Principe.

César Borgia al momento de conquistar La Romaña utilizó a su General  Ramiro de Lorca para poner órden en esta tierra. Se le solicitó a de Lorca que se utilizaran los medios mascrueles y fuertes para disminuir el crimen y desorden en la Romaña. Mucha gente murió torturada y demás. Una vez se reestableció el órden (en muy poco tiempo), el pueblo se empezó a manifestar en contra de Lorca y el uso excesivo de violencia.  Borgia tomando nota mandó a que de Lorca fuera partido en dos en la Plaza Central para hacer ver al pueblo que no estaba de acuerdo con los exceso de violencia aplicados por de Lorca y que el “no sabía” hasta donde se había llegado. El siempre supo y estuvo detrás de todo.

En una ciudad vecina la historia fue distinta. El gobierno trató de manera muy “suave” a todos los ciudadanos y se mostró siempre “noble”. La situación resulante fue que el crímen aumentó y la violencia día a día fue brutal durante siglos. Se tornó una ciudad invivible.

En fin, Maquiavelo al ver esto se cuestiona que en realidad es la crueldad. En el primer caso se tomarón medidas muy severas que en cuestión de un año permitieron a toda la población llevar vidas tranquilas y prósperas. La “nobleza” o bondad del segundo caso llevó  a cientos de miles de muertes y un estancamiento social tremendo. Maquiavelo pregunta, ¿quien en realidad fue cruel?

Pues bien, con la retroalimentación (o mas bien falta de retroalimentación) que se le da al personal dentro de las empresas hoy por hoy ocurre lo mismo. Se evita de sobremanera dar retroalimentación correctiva por el miedo a ser crueles, a lástimar ls sentimientos de las personas, etc. Pasa el tiempo y la persona en cuestión muchas veces no sabe que su rendimiento o manera de hacer las cosas no es el esperado. No se le da una guía e incluso se le niega la oportunidad de mejora. Claro, el resultado es que la situación empeora  hasta que se vuelve inevitable despedir a la persona.

Maquiavelo al ver esto una vez mas preguntaría ¿en realidad es cruel dar retroalimentación o corregir directamente? ¿no es mas cruel dejar que las fallas sigan su curso y tener que pedirle a alguien mas adelante que le llegue a decir a su familia que ha perdido su trabajo?

Acuérdense de esto la próxima vez que se sientan mal al querer corregir a alguien o simplemente no quieran darle retroalimentación a un miembro de sus equipos y verán que fácil les resulta!

Que son las métricas predictivas y como usarlas en tu empresa

En este punto en la historia de la gerencia ya damos por sentado que lo que no se puede medir no se puede lograr y usualmente ya es una práctica común tener métricas para medir los indicadores más importantes de una empresa.

El problema que existe es que se manejan métricas históricas como “revenue”, usuarios registrado, ventas, etc. Ampliando un poco más elaboro que una métrica histórica es aquella que se define y se mide hasta que su plazo vence. Por ejemplo, las ventas del mes pasado fueron $145,000.00. La deficiencia de este tipo de métrica es que una vez que la medimos ya no se puede hacer nada al respecto para cambiar el resultado. De acá el nombre de métrica histórica.

Ahora, ¿que es la métrica predictiva? Creo que la mejor manera de definirlas es por medio de un ejemplo. Asumamos que una persona quiere perder 10 libras en 3 meses. Esta es la métrica histórica. Al terminar los 3 meses o la persona perdió las 10 libras o no. Si no las perdió ya no puede hacer nada al respecto mas que elaborar una nueva meta.

La métrica predictiva en este caso se puede definir como correr 10kms 3 veces a la semana y no consumir mas de 2,000 kcalorías al día. La persona tiene total control sobre lo que hace todos los días (correr y controlar su consumo de alimentos). Mejor aún! La persona sabe que si cumple con esta métrica predictiva, necesariamente la métrica histórica se cumplirá, no hay opción a que no se dé.

En resumen, la métrica predictiva es aquella que se puede controlar y cuyo cumplimiento garantiza el logro de la meta histórica. No solo eso, sino que la medición de la métrica predictiva ayuda a realizar cambios de comportamiento y estrategia para ayudar a corregir el rumbo y mejorar el % de cumplimiento de las métricas históricas.

El reto que les dejo ahora es tomar sus métricas históricas y encontrar las métricas predictivas que les ayuden a garantizar el cumplimiento de sus métricas históricas. Para esto les dejo algunas preguntas de ejemplo que pueden servir:

  • ¿Cuantas llamadas debo realizar al día para lograr vender $8,000.00 en el mes?
  • ¿Que módulos debo entregar esta semana para lanzar el producto en diciembre?
  • ¿Cuantos candidatos debo entrevistar al día para contratar 5 personas en el trimestre?

Si tienen mas casos y preguntas para enriquecer el ejemplo por favor déjenlos en los comentarios!

Métricas de acción versus métricas de vanidad, lo que realmente debes medir

Muchas empresas dedican bastantes recursos a la recopilación de datos, su almacenamiento y despliegue. Crean avanzados sistemas de reportería que permiten el análisis de un sin fin de métricas. Este proceso puede ser tan provecho o inútil dependiendo el tipo de métricas que se estén analizando.

Para efecto de este estudio estaré definiendo 2 tipos de métricas:

  1. Métricas de vanidad: Son todas aquellas métricas que se basan en los números “top-line” como lo son nuevos usuarios registrados o facturación (revenue) total. Dan el panorama mas prometedor que se puede y usualmente presentan las tradicionales gráficas de crecimiento “hockey stick”.
  2. Métricas de acción: Métricas que son accionables (demuestran una clara relación entre causa y efecto), accesibles (son fáciles de entender y utilizan unidades que transforman situaciones complejas en números con los que las personas se pueden relacionar) y finalmente son auditables (la data es verificable y los miembros del equipo creen en ella). Si la métrica lo dice, es real.

El problema con las métricas de vanidad es que pueden esconder problemas con los engranajes internos de la empresa o de un producto / servicio. Por ejemplo, un servicio puede ver mucho crecimiento en nuevas suscripciones y se puede interpretar este dato como un logro real mientras que la verdadera razón detrás de el crecimiento fue solo una fuerte inversión en publicidad que no necesariamente será sostenible.

Por el otro lado, una métrica de acción puede ser el cambio en la cantidad de suscrito por día luego de introducir la nueva funcionalidad X. Si este cambio es positivo, la funcionalidad X obviamente acerca el servicio mas a lo que el mercado quiere. De lo contrario, la funcionalidad X no agrega valor y deberá ser descartada. Medir esto genera acción dentro de la empresa y ofrece datos que si tendrán un impacto real en el futuro del servicio.

Este tan solo es un breve ejemplo pero espero que ilustre el cuidado que se debe realmente medir en una empresa, especialmente si está en su fase de “startup”.

La importancia de especializar el manejo de personal

Usualmente la especialización se toma como una tendencia de estrategia a nivel de organización. Es decir, la empresa se especializa en hacer esto o en aquello. La realidad es que muy pocos gerentes toman ventaja de la especialización a nivel manejo de personal y sus operaciones diarias. Menos de la mitad siquiera consideran el concepto.

Al igual que las empresas, las personas también son diferentes. Cada una es un mundo en sí y sus habilidades, destrezas son únicas. Lo mismo ocurre con sus debilidades aunque ese tema no lo quiero tocar aquí. Basta decir que a la hora de evaluar el rendimiento de un colaborador es mucho más efectivo ver sus fortalezas que sus debilidades.

Poder tomar ventaja de la especialización a un nivel de personal requiere un especial esfuerzo en el área de selección de personal y contratación. La tendencia natural es tratar de buscar la persona perfecta que pueda hacer un poco de todo. Esto no da resultado. Es necesario identificar la tarea más importante que esta persona debe realizar y buscar si tiene la destreza y experiencia necesarios para realizar la tarea con eficacia.

Las debilidades que la persona pueda tener en otras áreas deben ser ignoradas.

De esta manera se puede garantizar que las actividades cruciales (prioridades) que se deben cumplir para aportar el mayor valor posible a la organización serán realizadas con calidad y eficiencia. Siempre es ganancia sacrificar los pequeños deslices que se tengan en otras áreas por lograr cumplir lo que es mas importante en la empresa. Hay que discernir y saber evaluar este punto con mucha cautela. Es importante hacer notar que esto implica desarrollar la habilidad de poder mover al personal de puesto. Si alguien no está logrando expectativas en un puesto, no necesariamente quiere decir que no pueda aportar haciendo algo mas dentro de la misma empresa.

Llegar a este nivel de especialización requiere que la coordinación entre las personas sea muy buena. Hay que poder manejar un verdadero equipo y hacer resaltar las cualidades de cada uno de sus miembros. ¿A que nos lleva esto? A que los gerentes se deben especializar en como coordinar y alocar sus recursos. No en estar apagando fuegos y buscando mil-usos que siempre están corriendo y  haciendo un poco de todo.

Como desarrollar el sistema inmune de tu empresa para eliminar problemas

Conforme una empresa logra agarrar mas inercia y la taza de crecimiento sube, los equipos de trabajo son propensos a cambiar la calidad por tiempo. Esto causa problemas de producción, proceso, finanzas, etc. La calidad del trabajo tiende a disminuir.

Es en estos momentos que la “startup” debe tener un fuerte sistema inmune que le permita “curarse” de estos problemas, encontrar los problemas de raíz y mantenerse saludable durante el crecimiento. El método “Lean Startup” sugiere utilizar el ciclo de los “5 por qué(s)” para encontrar los problemas de raíz que están causando los síntomas que se investiguen. El concepto inicial es muy simple.

Se procede a realizar la pregunta investigativa por qué 5 veces. Este proceso nos llevará a la inevitable conclusión que en el fondo de problemas aparentemente técnicos, la razón siempre es un problema humano. Tomo este ejemplo directamente del libro de Eric Ries, The Lean Startup:

  1. Por qué se detuvo la máquina? (Hubo una sobrecarga y el fusible se quemó)
  2. Por qué hubo una sobrecarga? (El engranaje no estaba bien lubricado)
  3. Por qué no estaba bien lubricado? (La válvula de lubricante no estaba dando lubricante suficiente)
  4. Por qué no daba lubricante suficiente? (La salida de la válvula estaba desgastada y floja)
  5. Por qué estaba desgastada la salida de la válvula? (No tenía puesta la pieza que evita la fricción)

Como podemos ver, un problema aparentemente técnico, se tradujo en un puramente humano (a alguien se le olvidó poner la pieza que evita la fricción en la válvula de salida). Este procedimiento permite encontrar un síntoma (se quemó un fusible) y solventar el problema de raíz (los operarios no arman bien las máquinas) a manera de que los síntomas no sigan ocurriendo una y otra vez.

En este ejemplo, de no atacar el problema de raíz se hubiera cambiado el fusible y en un par de semanas se hubiera vuelto a quemar y así sucesivamente.

El simple proceso de preguntar por qué 5 veces puede mejorar la calidad de la operación de cualquier empresa en un orden exponencial.

Pronto espero poder ampliar este tema y detallar como tener reuniones con todas las personas involucradas en una falla para poder más fácilmente utilizar los 5 por qué(s) y mejorar el sistema inmune de una empresa.

The Lean Startup: Un libro que debe estar al lado de todo emprendedor

En Interactúa Móvil, como parte de nuestra cultura de desarrollo continuo, tenemos un club de lectura en el cual todo el equipo lee un libro al mes. Es buenísimo! Hace un par de meses un miembro de la junta directiva me sugirió leer The Lean Startup de Eric Ries. Lo hizo con mucho entusiasmo y enfatizó lo importante que era. Vaya que tenía razón! Tanto así que en las semanas recientes he escrito unas cuantas entradas directamente relacionadas al libro:

La retroalimentación que tuve del equipo fue unánime: La metodología descrita en el libro, aunque bastante simple y no del todo revolucionaria, tiene un poder de transformación muy grande que necesitamos aprovechar. Basta con decir que decidimos dedicarle un segundo mes al contenido a manera de implementar el conocimiento y no solo quedarnos con la teoría.

En resumen la metodología Lean Startup se enfoca en:
  1. Aprendizaje Válidado: Lo más importante que puede hacer una “startup” es conocer lo que el mercado quiere de sus productos (que problema necesitan resolver y como lo quieren hacer con tu producto)
  2. El ciclo de “Construye-Mide-Aprende” debe ser lo más rápido posible. La empresa debe construir MVPs (Minimum Viable Products) que son productos muy simples estilo prototipo que permiten llegar al mercado muy rápido y medir la reacción de los usuarios al producto. En base a esta reacción se aprende que funcionó y que no y se vuelve a iniciar el ciclo.
  3. Un nuevo concepto contable. La cultura de la empresa se debe mover a dejar de evaluar las métricas de vanidad y enfocarse en medir lo que realmente importa. Que tan efectivo es el aprendizaje que se está teniendo sobre lo que quiere el mercado y que tan buena es la solución que se está ofreciendo.

Estoy seguro que durante este mes que vamos a seguir de cabeza en The Lean Startup estaré escribiendo mas al respecto. Agradezco a todo el equipo de Interactúa por sus apoyo con esta iniciativa y su valiosa retroalimentación en el proceso de volvernos cada vez un poco mas Lean!

Si alguien lo quiere leer en su Kindle lo pueden hacer por medio de Amazon aquí:

Unificando el aprendizaje en una empresa, cultura propia

Algunas empresas tienen culturas en las que se fomenta el aprendizaje mas que en otras. Sin embargo, todas las empresas siempre están aprendiendo. Ahora que lo pienso, es más, todos siempre estamos aprendiendo.

El mundo en el que vivimos hoy nos ofrece muchas ventajas. El acceso a la información se ha democratizado y aprender es mas fácil que nunca. Tenemos libros digitales, blogs, artículos, twitter, etc. Podría seguir por horas…. Pero todas estas fuentes de información pueden reducir el aprendizaje real de las organizaciones. ¿A que me refiero?

Creo que muy pocas empresas han desarrollado su identidad y cultura a un punto en el que puedan tomar toda esta información (muchas veces hay sobrecarga de información) y APLICARLA e INTEGRARALA a sus operaciones de una manera concreta. ¿Que es lo que pasa? Que con tanta información los equipos gerenciales brincan de una nueva tendencia a la otra buscando la solución mágica que lleve a la empresa al siguiente nivel. La “bala de plata” que solvente todos sus problemas. Esto simplemente no existe. Peor aún, onforme ha incrementado la disponibilidad de la información, estos saltos se han hecho mas frecuentes. Se diluye la identidad de la empresa en cada nueva tendencia siendo aplicada.Se incrementan los fracasos y eventualmente se pierde la confianza en aprender y probar cosas nuevas.

Lo que se requiere es que las empresas empiecen a fortalecer su identidad y cultura. Que sepan hacia donde van y por qué. Parte de este fortalecimiento debe incluir una cultura en donde todos en la organización aprendan constantemente y ejerciten la capacidad de aplicar lo que aprenden a lo que ES su empresa.

Para lograr esto se requiere de 2 cosas:

  1. Comprender de antemano que no todo lo que se aprende es verdad absoluta
  2. Lograr discernir de todo lo que se aprende eque es lo que mas beneficio le va a traer a la organización

En el momento que un equipo de trabajo logra tomar toda la información que el Internet le hace disponible, la unifica, depura, prueba y encuentra lo mas relevante para su situación específica, el resultado no puede ser otro mas que el éxito rotundo.

¿Como están aprendiendo ustedes?