10 Tips para trabajar mejor y no trabajar más duro

Me encontré con este infographic muy bueno que detalla 10 puntos que te pueden ayudar a trabajar mejor y no solo trabajar más duro. Es cierto que todos en nuestra búsqueda de crecimiento y productividad cada vez damos mas esfuerzo. Ya hace un tiempo atrás escribí sobre que los resultados nos son lo mismo que el esfuerzo. Estoy convencido que estos 10 tips pueden mejorar los resultados de cualquiera considerablemente con tan solo aplicar un poco mas de esfuerzo. Esto incrementa la eficiencia.

Algunos de los puntos que mas me gustaron son:

  • Mantener un indicador de progreso de tareas y proyectos.
  • Lee algo que cuestione tu manera de pensar todos los días.
  • Para los problemas “difíciles” asegurate de dedicarles 30 – 60 minutos exclusivos cada día.
  • Si quedas atorado con algo, busca otra cosa que hacer y no dejes que eso interrumpa tu día.

El detalle de la infographic está buenisimo. Pueden darle click para ver la imagen en grande.

Work Hacks
From: BestMastersDegrees.com

Una lección de liderazgo del gran Winston Churchill

Winston Churchill entendía el liderazgo y sus características como líder determinar el desenlace de la segunda guerra mundial. A min manera de verlo el liderazgo es el mismo, ya sea en política, guerra o los negocios (que vaya si no por momentos parecen guerra!).

Es por esta similitud que les dejo esta breve reflexión que saco de un artículo que leí en Yahoo Small Business.

“Liderar es inspirar a la grandeza. Es necesario recordarle constantemente a las personas sus buenas cualidades. Su comportamiento “malo” debe ser caracterizado con algo fuera de su carácter. Las acusaciones y los regaños tan solo fomentan mas comportamiento no deseado.”

El artículo original menciona muy buenas referencias a como Churchill utilizó estos principios en sus discursos a Gran Bretaña para darle vuelta a la guerra. Nos ayuda entender como podemos liderar cuando las personas mas lo necesitan. Les recomiendo mucho leerlo.

Un esquema de reuniones que si funciona!

Conforme Interactúa ha ido creciendo los objetivos son cada vez más grandes, tenemos más proyectos y la velocidad con que debemos actuar se debe incrementar. Uno de los puntos que nos ha estado limitando es la habilidad de tener reuniones que sean eficientes y productivas. Esta semana estoy cambiando el esquema de reuniones semanales que estaremos teniendo y la agenda a utilizar en cada una de ellas.

Con el apoyo del libro Mastering the Rockefeller Habits: What You Must Do to Increase the Value of Your Growing Firm
y varios podcasts de Manager Tools he llegado a identificar un esquema que puede resultar muy eficiente para casi cualquier empresa:

El “Huddle” diario:

El propósito del Huddle diario es poder tomar ventaja de las tres herramientas mas poderosas que tiene un líder: presión de grupo, inteligencia colectiva y comunicación clara. El Huddle agiliza los tiempos requeridos para completar tareas, junta al equipo para resolver dudas y realizar consultas — mejora la comunicación y finalmente permite tomar ventaja de las oportunidades que cada miembro del equipo comparte durante la reunión.

Es importante que todas las personas de la empresa asistan al Huddle. No necesariamente todos están en el mismo Huddle pero si todos deben asistir a algún tipo de Huddle con algún equipo. Es decir, puede haber un Huddle del equipo de ventas, otro para el equipo ejecutivo y otro para el equipo de desarrollo. Para organizaciones no muy grandes se recomienda que todos estén en el mismo Huddle. Esto es lo que estamos haciendo en Interactúa hoy por hoy.

Es importante que la persona que lleva la reunión (no necesariamente el líder del equipo) mantenga la reunión fluida, ordenada, respete los tiempos de la agenda y le solicite a los participantes que quieran resolver algo que surgió durante la reunión, que lo hagan por aparte para no retrasar el Huddle. El Huddle se enfoca en identificar oportunidades y problemas. No en resolverlos! Eso se hace aparte.

La agenda:

Durante el Huddle se tratan tan solo 3 temas:

  1. ¿Que hay / que estás haciendo? Durante los primeros 2 – 5 minutos cada asistente tiene hasta 30 segundos para contarle al grupo en que está trabajando y que hay de nuevo. Esto permite que el equipo identifique conflictos, agendas cruzadas y oportunidades perdidas. Se habla de actividades específicas, reuniones, logros, situaciones extraordinarias con clientes, proveedores, etc.
  2. Reporte de métricas clave. 2 – 5 minutos. A continuación todo el equipo revisa la métrica diaria que utiliza la empresa para medir su progreso. Dependiendo de la empresa esto puede ser visitas a una página Web, cantidad de propuestas enviadas, ventas o precio de las acciones. En complemento a esta métrica se debe seleccionar una actividad / comportamiento de los miembros del equipo que se pueda medir diario. Deber ser algún tipo de comportamiento que se pueda medir como cuentas por pagar o tiempo requerido para firmar nuevos contratos. Se menciona el estado de de las métricas para del día anterior y la meta esperada para las métricas del día de la reunión.
  3. ¿Donde estás teniendo problemas? 2 – 5 minutos. Este es un punto muy importante. Cada asistente lista en donde está teniendo problemas. Se identifican los cuellos de botella que limitan al negocio y utilizar recursos en otro lugar es perdida de tiempo. Acá también se identifica quien no está haciendo su trabajo. Cualquier persona trabajando en algo de consecuencia para la empresa, se topará con problemas frecuentemente. Las personas que nunca reportan problemas, usualmente no están haciendo nada importante!

La Reunión Semanal:

La reunión semanal es principalmente un ejercicio estratégico orientado a tratar temas relevantes para la dirección de la empresa. No se tratan temas operativos del día a día ya que todos estos ya fueron tratados en el “Huddle diario”. La duración de esta reunión debe ser de 30  minutos para equipos operativos y de 1 hora si se cuenta con ejecutivos / directores de la empresa en la reunión. La agenda sugerida para esta importante reunión es:

  1. Los primeros 5 minutos de la reunión se deben utilizar para que todos los asistentes compartan una buena noticia con el equipo. Una vez mas, esto crea un ambiente positivo y enfoca a todos en las posibilidades. Si un miembro del equipo pasa varias semanas sin tener una noticia positiva (ya sea personal o laboral), el líder debe intervenir para ver si todo está bien.
  2. Los siguientes 10 minutos se enfocan en el análisis de números. Se hace un enfoque en los KPIs (Indicadores de Rendimiento Principales) que dan un indicio del verdadero rendimiento de la empresa. Se revisan los indicadores de productividad definidos para la empresa y los colaboradores presentes. Esta parte de la reunión requiere de apoyo gráfico ya que estos indicadores se deben poder “ver” para que todos internalicen las tendencias que se están experimentando en la empresa.
  3. Al terminar de revisar los números se procede a dedicar otros 10 minutos a la retroalimentación de los clientes y colaboradores de la empresa. Acá se deben identificar que situaciones están afectando a la empresa cada día. ¿que reportan los clientes? ¿que tiene preocupado al personal de la empresa? ¿que podemos mejorar a corto y mediano plazo?
  4. Luego de esto todo el equipo se enfoca en el tema que se desea resolver en el mes / trimestre. Un error que se comete muy a menudo en las reuniones semanales es tratar de cubrir todo todas las semanas. Esto causa que los temas mas importantes tan solo se traten de manera superficial. Es necesario que el equipo enfoque sus recursos y creatividad en resolver las situaciones grandes (Big Rocks) que afectan a la empresa. Lo mas importante de este punto es que se trate tan solo un tema!
  5. Los comentarios de cierre. La sesión se debe cerrar pidiendo a cada asistente que resuma la reunión con una frase de cierre o u impresión del estado de la empresa. Esto crea un cierre formal y asegura que todos tengan la oportunidad de decir algo relevante.   Permite que todos expresen lo que piensan y/o sienten.

Es idéal que esta reunión se de antes de una comida ya que al terminar todo pueden seguir debatiendo los temas en un ambiente informal. Es en este tipo de situación que las mejores ideas se dan y se logra un verdadero avance.

Son mas importantes los resultados que el esfuerzo

Casi que cualquier persona que sabe lo que está haciendo en el mundo de los negocios estará de acuerdo con el enunciado “al final del día necesito resultados, el esfuerzo es secundario”. En un nivel muy primitivo creo que todos sabemos que esto es cierto. ¿Por qué entonces nos comportamos como que lo que mas vale es el esfuerzo? A ver me explico…..

En particular se me viene a la mente el proceso de reporte de status de proyectos o tareas. Este proceso se ve viciado por una predilección absoluta del esfuerzo sobre los resultados. Es decir, la manera en que lo manejamos indica a todos los involucrados que lo importante es el esfuerzo realizado y no los resultados obtenidos.

Al momento de solicitar el status de un proyecto o de una tarea, lo primero que automáticamente se recibe es una historia detallando todo el esfuerzo realizado. Hago notar que el status de la tarea puede ser verde, amarillo o rojo. Esto es indiferente. Pero lo que siempre se recibirá primero es el detalle de cuanto esfuerzo se ha realizado sin importar que resultado se ha logrado.

Considero sumamente importante que se propague siempre, dentro de las mejores empresas, una cultura de excelencia en la cual los resultados siempre tomen precedencia sobre el esfuerzo realizado. Una manera muy simple de lograr esto es inculcar en todos los miembros de la organización el hábito de responder a las solicitudes de status con una respuesta directa de un a palabra: verde, amarillo  o rojo. Que resultado se está obteniendo respecto a la tarea o proyecto. Luego de esto se puede entrar en detalle de cuanto esfuerzo se está realizando y los por menores de lo que se está trabajando. Pero primero ya se dio a conocer el resultado que es lo más importante.

Para aquellos de ustedes que estén interesados en profundizar mas en este tema les sugiero visitar Manager Tools en donde hay muchos podcasts gratuitos de muy alta calidad, incluyendo este donde se toca este tema en específico.

Suerte con esto y espero que esto les ayude a dar mejores resultados y la enriquecer la cultura en sus empresas.

Avanti!

Top Grading, mejorando el reclutamiento de personal (videos)

Hace alrededor de un año escribí un post sobre el libro “Who” el cual está dedicado a la técnica de Top Grading, un proceso de selección de personal que garantiza contratar a las personas que están en el Top 10 % de todos los candidatos.

Brad Smart, relacionado con este libro y Presidente de Smart & Associates, una firma de consultoría para selección de personal, ha publicado una serie de videos que detallan el proceso básico de Top Grading en muy poco tiempo. La serie de vídeos se puede ver gratis en línea aquí o siguiendo los links que detallo abajo. La serie consta de 1 video introductorio, 1 video para cada paso del Top Grading (12 en total) y un video que resume todo el proceso.

Si están teniendo problemas reclutando las mejores personas, perdiendo tiempo y recursos debido a la rotación de personal o simplemente no saben a quien necesitan contratar, les recomiendo mucho este programa y todo el material relacionado.

El programa consta de estos 14 videos (Inglés):

Como llevar una startup de pequeña a grande

Toda startup necesita crecimiento y prosperidad. ¿Pero que pasa cuando estas empresas empiezan a experimentar un crecimiento rápido? Muchas veces es ahí donde vienen los problemas, la falta de recursos, procesos, estructura e incluso con frecuencia, el colapso total.
Es indiscutible que es necesario que para que una empresa logré una taza de crecimiento considerable debe madurar.

Se debe inculcar un sentido de formalidad en la cultura de la organización. Sin embargo, esto no puede significar perder la identidad, dinamismo y energía que generó ese crecimiento inicialmente de la “startup”.

Esto no implica que toda la operación sea descontrolada y se deje la operación a la suerte. Los líderes de la empresa deben encontrar un delicado balance entre una burocracia que puede llegar a matar el espíritu emprendedor que es el combustible de la empresa y un libertinaje desordenado que no ofrecerá los controles y procesos necesarios para sostener el crecimiento que se esté experimentado.

Complementando el tema de balance y cultura, es de suma importancia tener una evaluación periódica de personal. ¿Que tan frecuente debe ser? Pues mientras más rápido se está creciendo, mas frecuente se debe hacer todo dentro de la empresa.

Si se está creciendo a un ritmo acelerado, lo más seguro es que se están experimentando cambios drásticos dentro de la empresa. Es necesario poder evaluar quienes pueden mantener el ritmo y quienes no. Se debe poder identificar quienes son sus jugadores claves hoy, no hace 6 meses.

Es muy probable que hayan personas dentro de la organización que fueron parte clave del lanzamiento inicial pero que hoy por hoy estén deteniendo el crecimiento. Evalúe a todos siempre.

Otro concepto que no puede faltar es “crecer requiere dinero, crecer rápido requiere mucho dinero”. Siempre que se está experimentando un crecimiento rápido es necesario invertir tiempo, dinero y todos los recursos disponibles en rodearse de personas hábiles en las finanzas. Es imposible crecer sin un buen flujo de efectivo. Si esto no se toma en cuenta, la startup se quedará sin “oxigeno”.

En teoría no es tan dificil llevar a una empresa de pequeña a grande (dije en teoría!). Los puntos claves a recordar son:

  • Mantener la identidad y el espíritu innovador que dio a la startup su empujón inicial.
  • Evaluar constantemente al personal y ver que estén alineados con la misión y comportamientos que requiere la empresa en su fase de desarrollo actual.
  • Contar con excelentes financieros alrededor para que nunca le falte “oxigeno” — dinero a la empresa para poder crecer.

Me gustaría mucho escuchar en su experiencia que es lo que ustedes consideran importante para poder crecer una startup y dar ese salto a la grandesa. Déjenme una nota con sus experiencias.

Que es saber discutir profesionalmente?

La palabra discutir tiene una muy mala reputación. Es algo que se sugiere evitar. Discutir no es bueno. Creo que todo esto está equivocado. Discutir es sumamente importante y tenemos que saber hacerlo, tenemos que buscarlo.

Como dijo Henry Ford:
“Si los dos estamos siempre de acuerdo, seguro uno de nosotros ya no es necesario.” 


Es importante incorporar este concepto al comportamiento. Tanto en el propio comportamiento como en el comportamiento de las personas con que se trabaja y/o comparte. Discutir trae grandes beneficios.

La semana pasada tuvimos que resolver un problema. Mi equipo de trabajo y yo nos enfrentamos al reto de encontrar un modelo de negocio nuevo para pasar un servicio de cobro por evento a una suscripción diaria.

Nos reunimos durante más de dos horas y discutimos. Por momentos hubo un poco de tensión y cada participante defendió de manera “fuerte” sus ideas. Argumentamos, discutimos y presentamos opciones. Todo siempre en un tono positivo.

Finalmente encontramos una solución satisfactoria para todos. No lo que alguien quería. Encontramos lo que era correcto para el proyecto.

Con esto lo que quiero decir es que hay que saber discutir profesionalmente. Bien, pero, ¿Que es discutir profesionalmente?

  • Es iniciar la discusión con el propósito de encontrar la mejor solución para todos y no pretender que se haga lo que yo quiero. Esto no quiere decir dejar de pelear y defender la propuesta que se presenta.
  • Es respetar las ideas de los demás y entender que lo que se decida como mejor opción se debe apoyar aunque no sea lo que se quiere. Acaso no es esto lo que esperamos de los demás si nuestra opción es elegida. En corto, no boicotear una opción que no sea la propia al momento de ejecutar.
  • No agregar sentimientos a la mezcla. Todo lo que se presente debe estar respaldado por datos y evidencia tangible. No es válido recurrir a argumento como “Tengo un presentimiento que esto va a matar la empresa”.
  • Es reconocer el valor de cada uno de los participantes y siempre mantener una mente abierta para ver las contribuciones que otros puedan tener respecto el tema siendo discutido.
  • Es actuar en un 100% sobre la decisión tomada y eliminar cualquier posibilidad de retomar otra idea en caso falle la opción decidida. Es comprometerse de lleno con lo que se elija y hacerlo una realidad.

Esto es discutir con profesionalismo. Lastimosamente es algo que se enseña a evitar. Es algo de lo que nos debemos alejar.

Pues espero que esta nota haga a más de alguien reflexionar y le ayude a encontrar mejores soluciones al perderle el miedo a la discusión y al conflicto constructivo. Espero que alguien mas quiera discutir….

El modelo de negocio como parte del producto

No hay industria en la que el modelo de negocio con que se vende o comercializa un producto o servicio no sea al menos igual de importante que el valor que agrega el producto o servicio.

Ahora que he estado trabajando en el desarrollo de servicios para celulares que llegan a mercados muy grandes esto se a hecho más evidente que nunca. Nos estamos enfocando en cambiar el modelo de negocio con que se comercializan los servicios ya que el modelo actual llegó a su límite comercial.

¿Por qué es tan importante el model de negocio como parte del producto o servicio? Por cuestiones tan simples como ¿quien de ustedes se imagina firmando un contrato de financiamiento para comprar su almuerzo en McDonalds? o ¿por qué tantas personas ahora prefieren pagar una mensualidad en Netflix que ir a alquilar a Blockbuster? o ¿se prefiere “arrendar” series de TV en Itunes que comprar los DVDs?

Si se dan cuenta a la larga el producto o servicio es el mismo. Tan solo se presenta como un modelo de negocio distinto.

A mi manera de verlo y con la experiencia recientemente obtenida, un modelo de negocio debe cumplir con las siguientes características para ser atractivo al cliente y viable para el negocio:

  • Antes que nada el modelo debe apelar emocionalmente al cliente. Es decir, una vez el cliente decide comprar, el modelo debe invitar al cliente a usar el servicio para justificar el gasto que ha hecho. “Ya lo pagué, ahora lo voy a aprovechar al máximo!”.
  • El modelo se debe ajustar a las capacidades económicas de el mercado objetivo. Se puede utilizar un modelo por subscripción ilimitada, por uso, “pay as you go” etc.
  • El modelo debe ayudar a generar confianza, es muy importante que los usuarios puedan probar el producto o servicio antes de “firmar en la línea”.
  • El modelo de negocio debe permitir al cliente recordar usar el producto o servicio  de manera periódica, de lo contrario el producto sale de “el radar” del cliente y eventualmente cae en desuso. Se pierde el cliente.
  • El modelo debe facilitar las referencias. Un buen modelo de negocio debe permitir a los clientes “contarle” a potenciales clientes e invitarlos a usar el producto o servicio.

Estos son 5 puntos que yo considero importante en un modelo de negocio. En sus diferentes industrias, ¿que es lo que más importante?

El cambio de CEO de Google y los visionarios

Siempre he tenido la percepción de que una persona visionaria no es ordenada. He pensado que una persona visionaria puede dirigir una “startup” en su etapa de crecimiento inicial y que una vez que la operación llega a cierto tamaña, ele CEO debe ser reemplazado por alguien más formal y “organizado”.

Recientemente Google anunció que Larry Page tomará el lugar de Eric Schmidt en Google  como CEO. Google inicialmente nombró a Eric Schmidt como CEO con la finalidad de tener a alguien formal y “organizado” en la etapa inicial de la “startup”. Les dio un excelente resultado.

Sin embargo parece ser que Google empieza a perder tracción y que necesitan a alguien más visionario en la cima. Alguien como Steve Jobs.

Este artículo de Mashable compara a Ballmer con Gates, hace referencia a Jobs y plantea en que circunstancias una empresa necesita a un visionario en la cima. Se los recomiendo:

En realidad escuchas tus clientes / usuarios?

Hace unos 4 días empezamos el trabajo de integrar uno de nuestros productos, Grupito.com, con Facebook. Grupito le permite al usuario crear grupos de hasta 10 amigos y escribirle a todos enviando tan solo 1 mensajito SMS al grupo. Todos los que reciben el mensaje lo reciben gratis. El único costo está en el envío único del mensaje (costo menor a tener que enviar mensaje por mensaje).

La situación es la siguiente. A las pocas horas de tener la aplicación integrada con Facebook empezamos a recibir una buena cantidad de retroalimentación. Bastante de esta retroalimentación iba orientada a problemas que estaban experimentando los usuarios con la integración. Recibimos comentarios de otro tipo de problemas y mejoras sugeridas por los usuarios. También tuvimos varios comentarios de reconocimiento al buen trabajo.

El proceso mental que se experimenta al tener una situación de este tipo debe ser controlada y se debe manejar bien. La reacción instintiva es de molestarse. “¿Que le pasa a mis usuarios?” “Pero si esto funciona!” “Lo están usando mal”. En fin, estas son unas de las ideas que impulsivamente entran en la mente del equipo. No te dejes llevar por estos impulsos.

¿Cual es el mensaje que te están dando tus usuarios/clientes cuando se quejan? Primero que les importa tu producto o servicio y que se quieren tomar el tiempo de decirtelo en lugar de ir a buscar silenciosamente otra solución. Segundo están diciendo que quieren tener una mejor experiencia con tu organización y tercero te están diciendo que tu producto / servicio les es útil.

Nadie conoce un producto / servicio mejor que alguien que lo utiliza todos los días. En el caso particular de Grupito los usuarios nos ayudaron a encontrar problemas que nosotros simplemente no podríamos haber visto. Estamos trabajando con algunos de ellos ya para mejorar la experiencia de toda la comunidad.

En fin, nuestro equipo está entusiasmado en escuchar a nuestros usuarios y estamos muy agradecidos de que se están tomando el tiempo de ayudarnos a mejorar. Estamos trabajando duro para satisfacer las necesidades que nos presentan día a día. Los estamos escuchando. Gracias a todos los que han comentado en la página de Facebook y gracias al Equipo IM por su respuesta!

Y tu equipo, ¿como reacciona a la retroalimentación de sus usuarios / clientes? ¿Estas utilizando las redes sociales para saber que piensa el mercado de tus productos / servicios?