Lo importante de primero

La capacidad de enfoque y concentración de las personas se degrada conforme pasa el día. En un día normal, desde que se empieza a trabajar, se deben tomar decisiones, pensar en soluciones, resolver problemas, coordinar equipos y ejecutar tareas. Todo esto consume energía. Por lo tanto las mejores horas del día, las más productivas, son las primeras horas de la sesión de trabajo. Es cuando la mente está fresca y enfocada y la energía abunda.

Es por esto que recomiendo que lo importante se haga de siempre de primero. Si algo es importante, vale la pena dedicarle las mejores horas del día. Lo importante merece tener una mente fresca y enfocada trabajando en ello. El impacto que puede tener hacer algo importante con excelencia es exponencial. Cuando se trabaja en algo importante cada pequeño detalle se magnifica, la atención al detalle es elemental.

Quiero aclarar que con esta propuesta no estoy sugiriendo que todos deben trabajar temprano por la mañana. Sé que hay personas que son nocturnas y las mañanas les cuestan. Tan solo estoy proponiendo que sin importar a qué hora se empiece a trabajar, ya sea por la mañana o por la noche, que lo primero que se haga durante la sesión de trabajo sea lo más importante. Todo lo demás puede esperar.

Siempre hay tiempo

Hay una gran confusión entre lo que es no tener tiempo y saber manejar nuestras prioridades. La expresión “no tengo tiempo” realmente no tiene sentido. El tiempo en ningún momento deja de existir. Lo que en realidad está sucediendo en estos casos es que decidimos hacer otras cosas con el tiempo que tenemos disponible. Siempre hay tiempo.

Mientras una persona sigue viva en este planeta tiene tiempo. Es imposible que no lo tenga. Es parte de las leyes físicas que rigen nuestra existencia. “No tengo tiempo” es simplemente la excusa que utilizamos para no tener que decir “ahora prefiero hacer otra cosa.”

El tiempo siempre sigue su curso y es indiferente a lo que nosotros decidamos o no decidamos hacer con él. Está en cada uno de nosotros utilizarlo responsablemente para lograr lo que queremos hacer. Cuando algo es suficientemente importante, encontramos el tiempo para hacerlo.

Claro, no se puede hacer todo lo que queremos en este mundo. Es por esto que es tan importante llegar a dominar la habilidad de priorizar. Dado que el tiempo es limitado (y esto no es lo mismo que decir que no hay tiempo) es de vital importancia que aprendamos a identificar que es lo más importante qué queremos hacer con el tiempo que tenemos disponible en una determinada situación.

Entender esto es muy liberador. Eliminar para siempre la sensación de “no tener tiempo” y asumir la responsabilidad que viene con saber que sí tenemos tiempo y lo estamos usando justo como queremos nos empodera. Nos recuerda que nadie, ni siquiera el paso del tiempo nos puede privar de la más grande libertad que cada uno de nosotros tiene —la de decidir.

Adaptación y cambio de rutinas (salgo de viaje)

Todos los días son diferentes y es bueno adaptarse a lo que cada uno de ellos trae. Soy una persona que cree que hay algunos tipos de rutina que son buenos y ayudan a la productividad. Pero también creo que la rutina sin la capacidad de adaptación puede ser un problema. Resistirse al cambio nunca es bueno.

Estoy escribiendo sobre esto porque en un par de horas salgo para al aeropuerto en mi primer viaje en más de un año y medio. Si alguno de ustedes está suscrito al blog o lo sigue de cerca habrá notado que durante ya más de 420 días he posteado de manera diaria. La gran mayoría de posts los escribo de noche. Esa ha sido mi rutina. Me siento cómodo dejando mi sesión de escritura para el final del día, cuando ya terminé de hacer todo lo demás que quería hacer. Es una rutina que creo que me ha ayudado. Mi cerebro ya sabe que viene cuando me siento en la computadora cuando está cayendo el sol.

Pero hoy, afortunadamente, ya estamos saliendo de la pandemia. Y las cosas están cambiando. Están cambiando más de lo que creemos. Y hoy salimos de viaje.

Mi itinerario va a estar bastante apretado y tengo bastante por manejar esta noche. Así que me estoy adaptando y hoy escribir es lo primero que estoy haciendo. No es lo último que haré hoy. Se siente extraño, diferente. Pero eso para nada es malo. Incluso en ciertos aspectos siento que es mejor. Me siento con más energía y enfoque disponibles —creo que debiera ser obvio, no es lo mismo hacer algo al inicio del día que a su final cuando ya se usó mucha energía y el enfoque es difícil de mantener.

No lo puedo negar, me está gustando esto de escribir temprano por la mañana. Creo que la disrupción en mi itinerario de hoy me está ayudando a descubrir un cambio de rutina que me puede llevar a ser mucho más efectivo. Ya veré como sigue mi itinerario durante el viaje y que decido hacer. Lo que sí es que quedo totalmente abierto a adecuarme a lo que mejor me funcione.

Una guía para compartir experiencias en redes sociales

Aunque he visto muchas personas hacer preguntas en redes sociales creo que yo nunca he hecho una. Usualmente utilizo las redes sociales para compartir mis ideas y contenido como este a las personas que han decidido seguirme. Hace unos minutos hice mi primer pregunta y estoy impresionado.

Quiero saber si es factible realizar un viaje de Guatemala a Estados Unidos con un pasaporte vigente pero que tiene menos de 6 meses de vigencia. Escribí la pregunta y en menos de 4 minutos ya tenía una buena cantidad de respuestas, todas basadas en experiencias vivenciales de personas que conozco. ¿Qué aprendí?

  1. Las personas aún están dispuestas a tomarse el tiempo de leer una pregunta y responderla compartiendo sus experiencias. Todavía queremos ayudar.
  2. En cuestión de minutos se puede averiguar algo que no se sabe tan solo pidiéndole a la muchedumbre de las redes sociales que nos ayude.
  3. Hay que tener cuidado con todo lo que se lee en Internet y hay que validarlo con otras fuentes, siempre. Recibí algunas respuestas totalmente equivocadas sin fundamento alguno. ¡Cuidado de ir a ciegas!
  4. Compartir experiencias con otras personas se siente muy bien. Aunque sea por Internet, saber que alguien se tomó el tiempo de compartir su experiencia con nosotros para ayudarnos nos acerca de una manera especial a personas que no hemos visto en años.
  5. Recibir respuestas, consejos o sugerencias —como le quieran llamar— solo nos da más información. La responsabilidad de la decisión final le toca a cada uno de nosotros. Nunca abdiques tus decisiones a lo que dicen las personas en las redes sociales.

Productividad antes que felicidad

En algunos casos es fácil confundir la causa y el efecto de un evento. Es parte de la limitada capacidad humana. Es imposible para una persona comprender todas las causalidades del universo.

Por ejemplo, al ver que muchas personas que toman café también son flacas, erróneamente concluimos que el café causa perdida de peso. La realidad es que es más probable que a las personas flacas les guste el café.

Una confusión extremadamente común de causa-efecto es la creencia de que las personas felices son productivas. La realidad es que las personas productivas son felices. Esto es un aprendizaje extremadamente importante de asimilar. Especialmente en las empresas en donde la motivación del personal es baja.

La gran mayoría de personas saludables en el entorno laboral buscan un sentido de cumplimiento que es natural al ser humano. ¿Quién de nosotros no se ha sentido genial al terminar un proyecto? Productividad -> Felicidad.

¿Por qué esto es tan importante? Porque entender esta causalidad puede cambiar radicalmente las inversiones que una empresa decida hacer respecto a sus instalaciones y desarrollo de personal.

Si la empresa equivocadamente cree que las personas felices serán productivas la empresa invertirá en cosas como mesas de pingo pong, comida gratis y áreas de recreación dentro de la oficina. Por el contrario, si la empresa cree, correctamente, que la productividad contribuye a la felicidad de sus colaboradores se invertirá en capacitación, herramientas de trabajo y un agradable ambiente de trabajo que sea altamente productivo.

Esto no quiere decir que la distracción y otros aspectos importantes que contribuyen a la felicidad de las personas deben ser ignorados en la empresa. Son importantes. Lo que no se debe olvidar es que estas cosas NO son la causa de la productividad.

Indudablemente, para subir la motivación y felicidad de un equipo de trabajo la mejor inversión que se puede hacer es crear un ambiente productivo de trabajo. Y cuidado, esto no funciona al revés.

La herramienta en segundo lugar

Por muchos años creí que solo yo era el afectado. Con el paso del tiempo he ido descubriendo una verdad más grande —la mayoría de personas padecemos de lo mismo.

Me refiero a que muchos creemos que lo que necesitamos para poder hacer un trabajo excepcional es una mejor herramienta.

El seguimiento del trabajo en la empresa está fuera de control, necesitamos un mejor sistema de tracking en línea.

No me gusta responder mi correo y por ende no soy efectivo para hacerlo, necesito un cliente de correo más moderno.

Las fotografías que tomo no son suficientemente buenas, necesito una cámara con mejor lente y más meega-pixels.

Las personas que leen los posts que estoy escribiendo no están captando el mensaje que les quiero comunicar, necesito un procesador de palabras más poderoso.

Y sí, todas estas herramientas son importantes y pueden facilitar el trabajo. Pero no son el problema central. Sin embargo, mucho gravitamos a creer que la calidad de todas estas herramientas es la limitación principal.

Esto no es cierto. La limitación principal el 99% de las veces es nuestra falta de habilidad o práctica para hacer el trabajo en cuestión. Una persona habilidosa hará un gran trabajo con herramientas mediocres. Una persona mediocre no podrá lograr un trabajo de clase mundial incluso cuando tiene a su disposición las mejores herramientas del mundo.

La herramienta siempre va en segundo lugar. El desarrollo de nuestras habilidades y capacidades personales va primero.

Ahora, no después

El momento de actuar es ahora, no después.

Si hay algo importante que hacer, no tiene sentido esperar.

Si algo es difícil hoy, no dejará de serlo solo por qué se coló en la lista de pendientes para después.

Cada intento fallido de iniciar suma a la dificultad de lo que se quiere hacer, mejor dejar de sufrir y empezar de una vez.

Se debe hacer o se puede ignorar. No hay matices de gris. Sí se debe hacer, ahora es el momento. Si no, mejor descartar y olvidar.

En el fondo la decisión de hacer o no hacer ya se tomó. Si la decisión es hacer, a empezar ahora, no después.

Antes de dormir

Un listado de cosas a hacer antes de dormir para poder descansar bien y mantener un nivel alto de energía:

  • Escribir a mano un listado de las tres cosas más importantes que quieres hacer mañana
  • Asegurarte que el cuarto esté lo más obscuro posible
  • De ser posible, regular la temperatura de la habitación aentre 18 y 20 grados celsius
  • Agradecer por 3 cosas que te pasaron en el día
  • Recodar que esta puede ser la última vez que cierras los ojos (ejercicio de visualización negativa estoico)
  • Eliminar cualquier tipo de posible ruido que se pueda dar durante la noche

Que descanse, buenas noches…

Aún mejor que administrar el tiempo, administrar la energía

Mucha de la teoría gerencial moderna sugiere que el secreto “non plus ultra” para maximizar la productividad es la administración del tiempo. Se nos ha enseñado que administrar el tiempo es lo que ha llevado a las más grandes personas de nuestros tiempos a alcanzar logros “imposibles” con sus vidas. “Es su habilidad para manejar el tiempo lo que ha cambiado el mundo”, nos dicen los grandes de la gerencia como Peter Drucker.

Y con esta manera de pensar han nacido un sin fin de mecanismos, teorías y libros sobre cómo manejar mejor el tiempo —todos en el nombre de subir la productividad. Puede ser que yo esté equivocado, pero hoy los quiero convencer que hay algo más importante y efectivo que la administración del tiempo para subir nuestra productividad.

Arranquemos con la siguiente pregunta. Qué es más importante, ¿Organizar el tiempo o lo que hacemos con el tiempo que tenemos disponible? Yo creo que lo que hacemos con nuestro tiempo es mucho más importante. De nada sirve tener bloques de tiempo perfectamente organizados si durante ese tiempo no traemos nuestro mejor ser a lo que debemos hacer en ese momento. Lo más importante es lo que hacemos con el tiempo, no cómo lo administramos.

Ahora, ¿Cuál es el factor que determina qué tanto podemos hacer en un período determinado de tiempo? Sin duda alguna: la energía que tenemos en ese momento. De nada sirve tener una semana perfectamente organizada si cuando nuestro calendario indica que es hora de hacer algo no tenemos la energía (y por ende ni la motivación ni las ganas) de hacerlo. Seguro que este será un bloque de tiempo perdido.

Con esto no quiero decir que calendarizar y alocar el tiempo sea algo innecesario y que no sirve para nada. Lo único que estoy proponiendo es que la administración de energía es más importante que la administración del tiempo. A mayor energía tengamos, más productivos seremos. Cuando tenemos altos niveles de energía y no tenemos tiempo disponible, encontramos el tiempo que necesitamos para hacer lo que queremos. Cuando tenemos el tiempo disponible y no tenemos energía dentro de nuestro ser, tomamos una siesta enfrente del monitor.

Me gustaría saber si alguien quisiera que profundice un poco más sobre la administración de ese fuego interno que llamamos energía. Es de este fuego que nace la motivación. Déjame saber si debiera escribir más acerca de esta idea con un comentario.

La maravilla de poder escribir desde cualquier lugar

Ya desde hace un par de semanas he estado escribiendo en varios lugares. Escribí un par de posts desde la playa, otros los escribí en distintas cafeterías y la gran mayoría los trabajé desde mi casa. De hecho mi cuello me está recordando que anoche escribí en mi cama y que la posición no era muy ergonómica que digamos.

¿Qué he aprendido escribiendo en cualquier lugar? Primero, que las cafeterías acá en Guatemala deben mejorar la calidad de su servicio de Internet si quieren servir a personas que quieren trabajar en serio desde sus establecimientos. Es impresionante cómo, a pesar de tener menos de la mitad de su capacidad habilitada, resulta imposible sostener una conexión estable desde un Café Barista o Starbucks en esta ciudad. A manera de sugerencia les digo, inviertan en la calidad de su servicio de Internet. Muchas personas, al igual que yo, están trabajando de manera distribuida y pasar un par de horas en un café es una opción muy atractiva. La calidad del Internet es esencial para dar una buena experiencia a sus clientes.

Segundo, la opción de hacer “tethering” entre el teléfono y la computadora es una excelente opción para contrarrestar el problema que recién acabo de describir. Al tener teléfono y laptop Apple el proceso es muy fácil y usar el Internet de el teléfono en la computadora funciona sorprendentemente bien. No he tenido problema alguno, incluso trabajando desde la playa. Es cierto, principalmente trabajo con texto pero el par de llamadas por Zoom que he tenido usando esta modalidad han funcionado bastante bien.

Tercero, estar rotando el lugar desde donde se trabaja, por lo menos para mí, resulta en mayor creatividad y energía. Hay algo que se activa en el cerebro cuando se expone a diferentes ambientes. Particularmente cuando los espacios ofrecen acceso a la naturaleza (playa, jardines espaciosos, árboles, etc.).

Cuarto, un buen par de audífonos hace toda la diferencia. Me gusta escuchar música cuando trabajo y en mi casa o en la oficina la escucho mayormente a través de bocinas. Recientemente volví a trabajar usando mis Audio Technica ATHX-M40X. El nivel de concentración que se puede alcanzar con la música correcta (esto es único para cada quien) y un buen par de audífonos, es de otro nivel. Si alguien tuviera consejos de cómo minimizar la incomodidad de usar audífonos por períodos prolongados de tiempo CON lentes, le agradeceré dejar un comentario.

Hoy estoy escribiendo este post desde el sofá de la casa de mis suegros y lo estoy disfrutando mucho. Tengo puesto el juego de los Miami Dolphins contra los Las Vegas Raiders que está empatado a trece en el tercer cuarto. Tengo muy buen internet y la luz está apagada. En el fondo escucho las voces de todos los que están cenando y las risas de algunos niños que están jugando. ¡Que maravilla poder trabajar desde cualquier lugar!